Anforderungen bei der Umstellung auf SEPA. Volksbank Kaiserslautern- Nordwestpfalz eg

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1 Anforderungen bei der Umstellung auf SEPA Volksbank Kaiserslautern- Nordwestpfalz eg 15.August 2012 Thomas Wildenauer, IT-Prüfung Gennossenschaftsverband e.v. Seite 1

2 SEPA - Produkte Die europäischen Überweisung: IBAN und BIC Die IBAN ist die internationale Kontonummer (max. 34 alphanumerische Zeichen). Länge je Land unterschiedlich (Deutschland: 22 Stellen) DE ISO-Ländercode (2) Prüfziffer (2) Bankleitzahl (8) Kontonummer (10) Der BIC ist der international standardisierte Bank-Code zur weltweit eindeutigen Identifizierung von Kreditinstituten, entweder 8 oder 11 Stellen; Beispiel: GENODEXXXXX IBAN und BIC ermöglichen innerhalb des SEPA-Raumes die automatisierte Verarbeitung von Zahlungsaufträgen IBAN-Rechner : Software zur automatischen Ermittlung der IBAN aus Kontonummer und Bankleitzahl SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung Seite 5

3 SEPA - Produkte Vergleich der Lastschriftverfahren (Einzugsermächtigung / Core) Einzugsermächtigungslastschriftverfahren Einzugsermächtigung Europäisches Lastschriftverfahren SEPA-Basislastschriftverfahren (SDD-Core) Interbankenregelwerk ZKA-Lastschriftabkommen EPC-Regelwerk SDD Core Start bereits aktiv seit Ausführung bei Sicht (D) D-2 (D-5) Rückgabefristen Interbankenbereich: 6 Wochen Kundenbereich: für Zahlungspflichtige grundsätzlich unbefristet, aber nach geltender Rechtsprechung i. d. R. innerhalb von sechs Wochen nach Zugang eines Rechnungsabschlusses Interbankenbereich: aus bankfachlichen Gründen von Zahlstellen bis 5 Tage nach D Kundenbereich: für den Zahlungspflichtigen - bis acht Wochen nach D für autorisierte und - bis 13 Monate nach D für unautorisierte Lastschriften Datenformat DTAUS (Kennzeichnung 05 ) XML (Kennzeichnung als core ) Mandat Mandatsprüfung Zahlstelle Einzugsermächtigung Auftrag vom Zahlungspflichtigen an den Zahlungsempfänger nicht erforderlich SEPA-Lastschriftmandat Auftrag vom Zahlungspflichtigen (Debtor) an den Zahlungsempfänger (Creditor) und die Bank des Zahlungspflichtigen (Zahlstelle) nicht erforderlich Gläubiger-ID (CI) nicht vorhanden / nicht notwendig vorhanden / notwendig (neu) SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung Seite 11

4 SEPA - Produkte Vergleich der Lastschriftverfahren (Abbuchungsauftragsverfahren / B2B) Abbuchungsauftragsverfahren Abbuchungsauftrag Europäisches Lastschriftverfahren SEPA-Firmenlastschriftverfahren (SDD B2B) Interbankenregelwerk ZKA-Lastschriftabkommen EPC-Regelwerk SDD B2B Start bereits aktiv seit Ausführung bei Sicht (D) D-1 Rückgabefristen Interbankenbereich: entfällt Kundenbereich: keine Widerspruchsmöglichkeit des Kunden vorgesehen Interbankenbereich: aus bankfachlichen Gründen von Zahlstellen bis 2 Tage nach D Kundenbereich: keine Widerspruchsmöglichkeit des Kunden bei autorisierten Zahlungen vorgesehen Datenformat Mandat Mandatsprüfung Zahlstelle DTAUS (Kennzeichnung 04 ) Abbuchungsauftrag Auftrag vom Zahlungspflichtigen an die Bank des Zahlungspflichtigen erforderlich; Mandat muss vor dem ersten Einzug der Zahlstelle vorliegen und geprüft sein XML (Kennzeichnung als B2B ) SEPA-Firmenlastschriftmandat Auftrag vom Zahlungspflichtigen (Debtor) an den Zahlungsempfänger (Creditor) und die Bank des Zahlungspflichtigen (Zahlstelle) erforderlich; Firmenlastschriftmandat muss vor dem ersten Einzug der Zahlstelle vorliegen und geprüft sein Gläubiger-ID (CI) nicht vorhanden / nicht notwendig vorhanden / notwendig (neu) SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung Seite 12

5 SEPA SDD Transaktionsfluss Ermächtigung Gläubiger Ermächtigung Zahlstelle Unterschrift 36 Monate D - 14 Optional: Prüfung mandatsbezogener Daten und Avis D 5 bzw. D - 2 Frühestens D -14 Transaktionsbezogene Daten Mandatsbezogene Daten Erstlastschrift D 5 Folgelastschrift D - 2 SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung Seite 13

6 Vorteile SEPA-Lastschrift SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung Seite 50

7 Zeichensätze SEPA-Lastschrift SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung Seite 51

8 Software SEPA-Lastschrift SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung Seite 52

9 SEPA-Lastschrift ist ein anderer Prozess für den Kreditor Vertragsabschluss mit dem Kunden > Mandatserstellung (qualifizierte Tätigkeit) sowie Pre-Notfikation im Vertrag mit Cut-Off Datum (ab z.b. 15. Mai erster Einzug 1. Juli) Einbindung von Pre- Notifikation und Fälligkeitsdatum in den Workflow Lastschrifteinzug Erstellung SEPA- Datei auf Grundlage der DTA-Datei aus ERP-System mit Mandatsdaten SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung Seite 53

10 SEPA-Lastschrift ist ein anderer Prozess für den Kreditor SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung Seite 54

11 SEPA-Lastschrift ist ein anderer Prozess für den Kreditor SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung Seite 55

12 Kurzcheck für die Vorbereitung SEPA DirectDebit (SDD) Was ist für die Umstellung der Zahlungsprozesse auf SEPA zu tun: Mit welcher Art der SDD wird im Unternehmen gearbeitet (SEPA-Basis- Lastschrift und SEPA-Firmen-Lastschrift) oder sind beide im Einsatz? Beantragung der eigenen Gläubiger-Identifikationsnummer über die jeweilige nationale Vergabestelle(Deutschland: Deutsche Bundesbank).Die Verwendung der Gläubiger ID ist Pflicht, wenn Lastschriften eingereicht werden sollen. Nur eine Gläubiger-ID je juristischer bzw. natürlicher Person möglich. Identifizierung der betroffenen ERP Systeme; Herstellen der IBAN/BIC- Fähigkeit der betroffenen Systeme IBAN und BIC von Lieferanten/Zahlungspflichtigen erfragen und hinterlegen, ggf. Konvertierungsservicenutzen Schaffung technischer Voraussetzungen für die Nutzung der SEPA- Zahlverfahren durch Umstellung auf XML-Format SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung Seite 56

13 Kurzcheck für die Vorbereitung SEPA DirectDebit (SDD) Was ist für die Umstellung der Zahlungsprozesse auf SEPA zu tun: Einholung der SEPA-Mandate und Aufsetzen eines Mandatsprozesses zur Sicherstellung der Gültigkeit (Mandatsformat; vergeben der Mandatsreferenz; überwachen der 36-Monate-Frist, Archivierung der Mandatsdaten) ggf. Trennung nach SEPA Core Direct Debit und SEPA B2B DirectDebit Lastschrifteinreichungen: Anpassung der Einreicherprozesse auf neue Fristen (Vorgabe des Fälligkeitsdatums; Einreicherfristen: mindestens2 bzw. 5 Tage im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren; 1 Tag im SEPA-Firmen- Lastschriftverfahren). Anpassung der internen Unternehmensprozesse an die geänderten Rahmenbedingungen der Rücklastschriften im SEPA-Umfeld SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung Seite 57

14 Kurzcheck für die Vorbereitung SEPA DirectDebit (SDD) Was ist für die Umstellung der Zahlungsprozesse auf SEPA zu tun: Eingehende Lastschriften haben nur geringe praktische und technische Auswirkungen auf den Zahlungspflichtigen. Im Rahmen des SEPA-Firmen- Lastschriftverfahrens muss der Zahlungspflichtige seinem Kreditinstitut unverzüglich die Autorisierung des Mandates mitteilen. (B2B nur unter Firmen möglich) Prüfung, ob Auftraggeberreferenz genutzt werden soll; falls ja: Definition der Prozesse und Anpassung der relevanten Systeme Neue Vordrucke für Verträge bei Neugeschäft ggf. erstellen und das SEPA- Mandat integrieren. SEPA Inhouseschulung Thomas Wildenauer IT-Prüfung Seite 58