Ulf Rerrer-Brusch. Quellen: Felix Heine, syskoplan AG, Thomas Lang, Unilog Integrata

Transkript

1 Einführung in das Projektmanagement Ulf Rerrer-Brusch Quellen: Felix Heine, syskoplan AG, Thomas Lang, Unilog Integrata

2 Inhalte Was ist ein Projekt? Projektorganisation Projektphasen Projektplanung Projektdurchführung Erfolgsfaktoren Rolle des Projektleiters Projektmanagement 2

3 Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist ein einmaliges komplexes zeitlich begrenztes Vorhaben, zu dessen Realisierung unterschiedliche Personen, Arbeitsgruppen etc. herangezogen werden müssen das ein klar definiertes Ziel hat Unterscheidung zu sog. "Linienarbeit" Projektmanagement 3

4 Wie entsteht ein Projekt? Analyse Probleme Marktanalyse Konkurrenz Technologie Ideen präzise messbar lösungsneutral Projektdefinition, Projektziel Projektmanagement 4

5 Projektorganisation Auftraggeber Lenkungsausschuss: Vertreter vom Auftraggeber + PL Projektleiter Projektteam evtl. Teilprojektleiter Projektmanagement 5

6 Projektphasen 1. wilde Begeisterung 2. Ernüchterung 3. Frustration 4. Konfusion 5. Suche nach den Schuldigen 6. Bestrafung der Unschuldigen 7. Beförderung der Unbeteiligten 8. Gras über die Sache wachsen lassen Projektmanagement 6

7 Projektphasen Durchführung Initialisierung Konzept Abschluss Vorstudie Analyse Design Realisierung Einführung Nutzung Grobkonzept Machbarkeitsstudie IT-Konzept Software Produktives System neue Projektidee? Projektmanagement 7

8 Projektphasen: Initialisierung Vorstudie Analyse Design Vorstudie Realisierung Einführung Nutzung Ziel: Klärung der grundsätzlichen Voraussetzungen, grobe Problemanalyse und Zielsetzung Inhalt: Fachliche, organisatorische und technische Vorgaben; terminliche, personelle und wirtschaftliche Anforderungen Ergebnisse: Machbarkeitsstudie, Antrag für Analysephase Projektmanagement 8

9 Projektphasen: Konzept Vorstudie Analyse Design Realisierung Einführung Analyse Ziel: Ermöglichen einer Entscheidung für einen Lösungsweg Inhalt: Ist-und Sollanalyse mit Lösungsmöglichkeiten, Spezifikation der fachlichen Anforderungen Nutzung Ergebnisse: Grobkonzept, Pflichtenheft, Prototyping Design Ziel: Umsetzung des Fachkonzeptes in ein IT-Konzept Inhalt: Ausarbeitung einer Software-und Hardwarearchitektur und deren konkrete Ausgestaltung Ergebnisse: IT-Konzept, Qualitätssicherungssystem ( Testfälle) Projektmanagement 9

10 Projektphasen: Realisierung Vorstudie Analyse Design Realisierung Realisierung Einführung Ziel: Umsetzung des IT-Konzeptes in Software Inhalt: Erstellung von Komponenten, Dokumentation, Komponententest Ergebnisse: Software, Dokumentation, Testumgebung Integration Inhalt: Integrationstest, Systemtest, Abnahmetest Nutzung Ergebnis: getestetes Anwendungssystem, Dokumentation und Testdokumentation Projektmanagement 10

11 Projektphasen: Abschluss Vorstudie Analyse Design GoingLive Realisierung Einführung Nutzung Ziel: Integration des Anwendungssystems in die IT-Landschaft und die Arbeitsabläufe des Auftraggebers Inhalt: Schulung der Pilotanwender, Übergabe des Systems und der Dokumentation Nutzung und Betreuung Inhalt: Anwendung des Systems und Sicherstellung des Betriebs, Stabilisierung, Optimierung, Modifikation Projektmanagement 11

12 Planung: Projektstrukturplan Hausbau Arbeitspakete 1 Rohbau 2 Ausbau 3 Außenanlagen 1.1 Erdarbeiten 2.1 Estrich 3.1 Garten Aufgaben 1.2 Fundament, Mauerwerk 2.2 Sanitär, Heizung 3.2 Zaun 1.3 Dach 2.3 Elektro 3.3 Vorplatz 1.4 Fenster, Türen 2.4 Innenputz, Außenputz Projektmanagement 12

13 Projektplanung Abhängigkeiten von Aufgaben beachten Arbeitspakete und Aufgaben zeitlich einsortieren Aufwand schätzen Ressourcen für Aufgaben zuweisen hauptsächlich: durchführende Personen aber auch andere nötige Ressourcen Ansprechpartner in Fachabteilung Sachmittel, Infrastruktur, Räume Meilensteine planen Puffer berücksichtigen! Projektmanagement 13

14 Aufwandsschätzung Zentraler Punkt, um später Termin und Budget garantieren zu können Erfordert viel Erfahrung! Aufwandsschätzungen Bottom-Up: Jede Aufgabe getrennt schätzen Nach oben aggregieren Quer-Prüfung: Passt die prozentuale Verteilung über die Pakete? Steht der Gesamtaufwand im Verhältnis zum Ergebnis? Nicht unterschätzen: Abstimmungsaufwand: wer ist an einer Aufgabe beteiligt? Aufwand für Test und Fehlerbehebung, Integrationstest Aufwand für Dokumentation Aufwand für Projektmanagement Risiko für jede Aufgabe bewerten, Risikoaufschlag Projektmanagement 14

15 Zeitliche Planung: Gantt-Chart Hausbau 1 Rohbau 1.1 Erdarbeiten 1.2 Fundament, Mauerwerk 1.3 Dach 1.4 Fenster, Türen 2 Ausbau 2.1 Estrich 2.2 Sanitär, Heizung 2.3 Elektro 2.4 Innenputz, Außenputz 3 Außenanlagen 3.1 Garten 3.2 Zaun 3.3 Vorplatz Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Meilenstein 1: Meilenstein 2 Rohbau fertig Übergabefertig Projektmanagement 15

16 Spannungsfeld Qualität Budget Termin 80/20-Regel: Mit 20% des Aufwandes erhält man 80% der Lösung Projektmanagement 16

17 Durchführung: Kick-Off Kick-Off vor Arbeitsbeginn, nach Planung: Treffen mit allen Beteiligten "auf das Projekt einschwören" Rollen definieren, Ansprechpartner Ziele definieren Eckdaten, Planung vorstellen Arbeitsaufträge vergeben Projektmanagement 17

18 Durchführung: Controlling Unterscheidung: Projektinternes Controlling Projektleiter, Teilprojektleiter Projektexternes Controlling Sitzungen des Lenkungsausschusses Ist-Zustand gegen Planung vergleichen Wichtig: Budget, Termin und Qualität checken! Berichte von allen Teilaufgaben einfordern Projektdokumentation Umgang mit Änderungen während der Laufzeit Konsequenzen aufzeigen, dokumentieren Projektmanagement 18

19 Erfolgsfaktoren Ressourcen Realistische Planung Zeit Klare Ziele Qualifikation Motivation Erfolg Kommunikation Projektmanagement 19

20 Erfolgsfaktoren: Teambildung Schnupperphase Wer kennt sich aus? Wer hat welchen Einfluss? Wer ist nett, wer nicht? Formierungsphase Rollenbildung, Verhaltensnormen, Regeln zum Vorgehen, Machtkämpfe Festigungsphase "Man hat sich zusammengerauft", Wir-Gefühl, erste Arbeitserfolge, Präsentation nach aussen Arbeitsphase Team arbeitet routiniert und kollegial, Selbstbewusstsein als Team Projektmanagement 20

21 Spielregeln im Team Informationen, die ich habe, sind Bringschuld. Informationen, die ich brauche, sind Holschuld. Jeder kann mit jedem über alles sprechen. Nach außen nicht abfällig über das Projekt oder Beteiligte Sprechen. Jeder hat das Recht, Fehler zu machen. Jeder hat die Pflicht, diese Fehler zu korrigieren und nicht zu wiederholen. Jeder hat das Recht, Meinungen und Bedenken zu äußern. Niemand hat das Recht, Entscheidungen nachträglich zu torpedieren Projektmanagement 21

22 Rolle des Projektleiters Gesamtverantwortlich für das Projekt gegenüber Auftraggeber Führt das projektinterne Controlling durch Überwachung von Arbeitsfortschritt bzgl. Termin, Qualität und Budget Aufgabenverteilung Fällt interne Entscheidungen Kommunikation mit dem Lenkungsausschuss Berichterstattung Klärung von offenen Fragen Change-Requests Projektmanagement 22

23 Qualifikation des Projektleiters Urteilsfähigkeit und schnelle Auffassungsgabe Grundlegende projektbezogene Sachkenntnis Kenntnisse im Projektmanagement, organisatorische Begabung systematische und pragmatische Arbeitsweise kann gut mit Menschen umgehen Geduld, Gelassenheit, aber auch Beharrlichkeit Verantwortungs- und Risikobewusstsein hohe Belastbarkeit Vitalität und Kreativität Delegationsbereitschaft echtes Interesse am Projekt Persönlichkeit und natürliche Autorität gutes Verhältnis zu allen beteiligten Gruppen gute Kenntnis des Auftraggebers Projektmanagement 23

24 Umsetzung im Uni-Projekt Vorstudie Analyse Design Realisierung Einführung Nutzung Budget: eure Zeit Termin: Semesterende Qualität: bestimmt eure Note Projektleiter: z.b. 1 PL, 3 TPL =4 Posten; jeweils rollierend, also3 Personen pro Posten schwieriges Rollenspiel. Verantwortung ernstnehmen! Bei Problemen: erst versuchen intern zu klären dann eskalieren: Teamerfolg nicht gefährden "Ultima Ratio": Wir entfernen jemand aus dem Projekt Dies passiert auch in echten Projekten! Projektmanagement 24

25 Zusammenfassung Projektablauf in mehreren Phasen Projektplanung Projektdurchführung Erfolgsfaktoren im Projekt Rolle des Projektleiters Umsetzung im Projekt Projektmanagement 25