Anleitung MEMICS MultiCall Routing mit Anrufbeantworter plus

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1 Anleitung MultiCall Routing mit Anrufbeantworter plus Was ist MultiCall Routing? MultiCall Routing ist ein praktisches, intelligentes Routingverfahren, das es Ihnen ermöglicht eingehende Anrufe nach Ihren individuellen Bedürfnissen auf verschiedene Zielrufnummern zu leiten. Und das sind die Merkmale des MultiCall Routings: Leiten Sie den Anruf nicht nur an eine Rufnummer, sondern geben Sie bis zu zehn Ziel Rufnummern an. Sie können das Gespräch gleichzeitig an mehrere Nummern weiterleiten und erhalten das Gespräch dann an dem Telefon, das Sie zuerst abheben. Sie können das Gespräch auch nacheinander an mehrere Nummern leiten. Zusätzlich können Sie individuell festlegen, wann Sie auf welchem Anschluss erreichbar sind (nach Wochentag und Uhrzeit). Definieren Sie nach Ihren Wünschen, wielange welcher Anschluss berücksichtigt werden soll. Lassen Sie z. B. die ersten 5 Sekunden eines eingehenden Anrufs nur Ihre Büronummer klingeln, danach soll zusätzlich auch Ihr Mobiltelefon angewählt werden. Legen Sie fest, was Sie dem Anrufer signalisieren, wenn Sie gerade auf einem Ihrer Anschlüsse besetzt sind. Leiten Sie ihn z. B. direkt zu einem anderen Mitarbeiter, auf Ihr Handy, an Ihren Anrufbeantworter oder signalisieren Sie ihm ein Besetztzeichen. Sie bestimmen individuell, nach welcher Zeit Ihr Anrufbeantworter den Anrufer annimmt. Leiten Sie den Anruf beispielsweise gleichzeitig an Ihren Privatanschluss, Ihre Büronummer und Ihr Handy weiter und das Gespräch erreicht Sie genau dort, wo Sie gerade sind. Was ist der Anrufbeantworter? Beim Anrufbeantworter handelt es sich um die durch die AG bereitgestellte Anrufbeantworterfunktion für Ihre Servicerufnummer bei der AG. Hierfür benötigen Sie kein extra Gerät. Vielmehr handelt es sich dabei um einen "Anrufbeantworter im Netz". Was leistet der Anrufbeantworter? Der Anrufbeantworter bietet zunächst die normalen Funktionen von Anrufbeantwortern: Dem Anrufer wird eine von Ihnen aufgesprochene Ansage vorgespielt. Es besteht anschließend die Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen. Zusätzlich kann dem Anrufer auch noch eine Schlussansage eingespielt werden. Die Nachrichten werden anschließend sofort z. B. an eine von Ihnen hinterlegte E Mail Adresse zugestellt. Über neue Nachrichten können Sie sich durch Hinterlegen Ihrer Handynummer auch per SMS informieren lassen. Alternativ bietet der Anrufbeantworter auch eine reine Ansagefunktion ohne Möglichkeit eine Nachricht zu hinterlassen, z. B. Urlaubsansage, für den Fall, dass Sie im Urlaub sind und keine Nachrichten beantworten können. Sie können Ihren Anrufbeantworter von jedem beliebigen Telefon aus über eine Festnetzrufnummer abfragen. Sofern der Anrufer seine Rufnummer übermittelt hat, können Sie sich direkt mit dem Anrufer verbinden lassen. Sie erhalten Zugang zum Web Protal unseres Systems. Dort können Sie Ihren Anrufbeantworter nach Ihren persönlichen Bedürfnissen einstellen. AG Sitz des Unternehmens: München Registergericht: Amtsgericht München HRB Vorstand: Dr. Peter Sties Vorsitzender des Aufsichtsrates: Jochen Sties

2 Die Einstellmöglichkeiten für Routing und Anrufbeantworter im Web Portal Im folgenden werden die einzelnen Einstellmöglichkeiten erläutert, mit denen Sie Ihr MultiCall Routing und Ihren Anrufbeantworter im Web Portal ganz nach Ihren Wünschen konfigurieren können. Das Web Portal finden Sie unter der folgenden Internet Adresse: config.net/service/login.html Nach dem Einloggen mit den Ihnen zugesandten Login Daten können Sie Ihre Servicerufnummer auswählen und dann das Routing und den Anrufbeantworter für diese Servicerufnummer wie folgt konfigurieren. Routing Um Ihre Routing Einstellungen vorzunehmen, klicken Sie zunächst auf den Link bearbeiten in der Zeile Routing. Routing Übersicht In Ihrer Routing Konfiguration finden Sie die Felder Position, Ablauf, Zeitbeschränkung, Zielrufnummer, Wartezeit, Verbindungszeit, Aktion bei besetzt, Angezeigte Rufnummer, Rufannahme sowie die Felder ändern und löschen. Jede Zeile der Tabelle beschreibt dabei eine Zielrufnummer. Im Folgenden werden alle Funktionen einzeln erklärt. Position Hier legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die von Ihnen in der Tabelle angelegten Zeilen abgearbeitet werden. Wenn sich die Prioriät Ihrer Zielrufnummern einmal ändern sollte, so können Sie hier einfach die Reihenfolge ändern. Ein eingehender Anruf wird also zunächst an die Rufnummer mit der kleinsten Position geleitet. Haben zwei Zeilen die gleiche Position, so wird ein eingehender Anruf an beide Rufnummern gleichzeitig geroutet. 2

3 Zeitbeschränkung Diese Funktion stellt ein äußerst praktisches Feature Ihrer Routinglösung dar. Hier legen Sie für jede Zielrufnummer individuell fest, wann diese angerufen werden kann. So können Sie hervorragend z.b. zwischen Büro, Handy und Privatanschluss differenzieren. Wenn Sie das jeweilige Feld leer lassen, so werden eingehende Anrufe zu jeder Zeit an die hinterlegte Rufnummer durchgestellt. Zielrufnummer Für die Zeitbeschränkung können Sie Wochentage oder Uhrzeiten verwenden. Die Angabe Mo, Mi Fr beschränkt die Anrufe zu dieser Zielrufnummer auf Montag, Mittwoch, Donnerstag und Freitag. Sie können auch Zeiten eingeben, z.b. 8 10, 14:30 16 : Die Rufnummer wird dann nur von 8 bis 10 Uhr und von 14:30 Uhr bis 16 Uhr berücksichtigt. Wochentage und Zeiten können Sie beliebig kombinieren, z. B. Mo, Mi Fr, : Die Rufnummer wird dann Montags und Mittwochs bis Freitags jeweils von 10 bis 12 Uhr berücksichtigt. Zusätzliche Einträge geben Sie einfach durch Schrägstrich getrennt ein, z.b. Mo, Mi Fr, 10 12/Sa 8 10, : Die Rufnummer wird dann Montags und Mittwochs bis Freitags jeweils von 10 Uhr bis 12 Uhr sowie Samstags von 8 Uhr bis 10 Uhr und von 11 Uhr bis 13 Uhr für das Routing berücksichtigt. Deutschlandweite Feiertage werden vom System wie ein Sonntag behandelt. Hier hinterlegen Sie die jeweils gewünschte Zielrufnummer.Tragen Sie also z.b. Ihre Büronummer, Ihre Handynummer und Ihre Privatnummer ein. Auslandsrufnummern können Sie einfach mit der Landesvorwahl einstellen. Beim Abspeichern der Nummern werden diese in ein einheitliches Format konvertiert. Wartezeit Wenn Sie mehrere Rufnummern durch Angabe einer gleichen Position gleichzeitig anrufen lassen, so können Sie hier für jede dieser Nummern eine Wartezeit festlegen. Der Anruf zu dieser Nummer beginnt dann erst nachdem diese Zeitdauer abgelaufen ist. Wenn Sie überall eine 0 eintragen, wird jeder Anruf sofort gleichzeitig an alle hinterlegten Rufnummern weitergeleitet. Es kann aber auch sinnvoll sein, einige Rufnummern mit einer Verzögerungszeit zu belegen. Z.B. Hinterlegen Sie eine 0 für Ihren Büroanschluss und eine 5 für Ihr Mobiltelefon. Eingehende Anrufe werden nun zunächst auf Ihren Büroanschluss weitergeleitet, nach 5 Sekunden wird zusätzlich versucht, Sie auf dem Mobiltelefon zu erreichen. 3

4 Verbindungszeit In der Rubrik Verbindungszeit stellen Sie ein, wie lange versucht werden soll, Sie auf der jeweiligen Rufnummer zu erreichen. Auf diese Weise definieren Sie auch sofern Sie die Anrufbeantworterfunktion aktiviert haben, wann der Anrufbeantworter das Gespräch annehmen soll. Z.B. legen Sie fest, dass der Verbindungsaufbau zu Ihrer Bürorufnummer 30 Sekunden lang versucht werden soll. Da Sie z.b. für Ihr Handy eine Wartezeit von 5 Sekunden definiert haben, stellen Sie bei Verbindungszeit für Ihre Handynummer nur noch 25 Sekunden ein. So ist sichergestellt, dass nach insgesamt 30 Sekunden Ihr Anrufbeantworter das Gespräch annimmt. Aktion bei besetzt Hier legen Sie fest, was mit dem Routing geschehen soll, wenn die entsprechende Zielrufnummer von ihnen besetzt ist. Z.B. telefonieren Sie auf Ihrem Büroanschluss und ein weiterer Anruf geht ein. Wenn Sie hier die Einstellung nichts vorgenommen haben, wird das Routing in der nächsten Zeile fortgesetzt, d.h. der eingehende Anruf wird die nächste von Ihnen hinterlegte Zielrufnummer geleitet. Dies könnte beispielsweise Ihr Mobiltelefon sein. Haben Sie die Einstellung besetzt vorgenommen, so bekommt der Anrufer in diesem Fall ein Besetztzeichen und das Gespräch wird nicht auf Ihr Handy weitergeleitet. Haben Sie Anrufbeantworter eingestellt, so nimmt der Anrufbeantworter den Anruf für den Fall entgegen, dass die hinterlegte Rufnummer (also z.b. ihr Büroanschluss) gerade belegt ist. Angezeigte Rufnummer Mit dem Auswahlfeld Angezeigte Rufnummer können Sie einstellen, welche Rufnummer am gewählten Anschluss bei einem eingehenden Gespräch angezeigt werden soll. Wählen Sie normal, so wird die Rufnummer des Anrufers angezeigt (sofern sie nicht unterdrückt wurde). Mit der Einstellung prefix wird der Rufnummer des Anrufers ein +0 vorangestellt. So können Sie bei einem eingehenden Anruf erkennen, dass dieser Anruf über Ihre Servicerufnummer vermittelt wurde und der Anrufer nicht direkt auf Ihrem Telefon anruft. Wenn Sie dagegen eigene einstellen, wird Ihnen immer Ihre eigene Servicerufnummer als Absendernummer übermittelt. So erkennen Sie am schnellsten, woher der Anruf stammt, können jedoch die ursprüngliche Rufnummer des Anrufers nicht mehr sehen. 4

5 Rufannahme Änderung/Löschen Im Feld Rufannahme definieren Sie, wie die Annahme der weitergeleiteten Anrufe funktionieren soll. Wenn Sie normal einstellen, so wird der Anruf ganz normal durch das Abnehmen des Endgeräts angenommen. Sie sind also sofort nach dem Abheben mit dem Anrufer verbunden. Wählen Sie hier die Einstellung taste, wenn Sie den Anruf über das jeweilige Endgerät nicht nur durch herkömmliches Abnehmen entgegen nehmen wollen, sondern zusätzlich dafür eine Taste gedrückt werden soll. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Ihr Mobilfunkprovider eingehende Anrufe selbstständig annimmt falls Ihr Handy nicht erreichbar ist. Mit der Einstellung taste stellen Sie in einem solchen Fall sicher, dass der Mobilfunkprovider Ihnen das jeweilige Gespräch nicht wegschnappt, sondern Ihr konfigurierter Anrufbeantworter das Gespräch entgegen nimmt. Sämtliche Änderungen, werden nur wirksam, wenn Sie in der entsprechenden Zeile auf ändern drücken. Änderungen werden wiederum auch nur in der entsprechenden Zeile wirksam. Alle übrigen, in anderen Zeilen vorgenommenen Änderungen werden verworfen. Bitte bearbeiten Sie daher immer nur eine Zeile der Tabelle und Speichern Sie die Daten durch ändern bevor Sie mit der Bearbeitung der nächsten Zeile beginnen. Nicht mehr benötigte Zeilen können Sie durch Drücken der Taste löschen entfernen. Datensatz anlegen Einen neuen Datensatz für Ihr Routing und damit die Möglichkeit der Eingabe einer neuen, weiteren Zielrufnummer, legen Sie ganz unten auf der Seite unter der Überschrift Neuen Datensatz einfügen an. Füllen Sie die Zeile aus und drücken Sie anschließend auf die Schaltfläche einfügen. Die maximale Anzahl an Zeilen in Ihrem Routing ist dabei begrenzt (bei MultiCall: 10 Zeilen). Aktivierung des Anrufbeantworters Anrufbeantworter Eingang Legen Sie fest, ob Sie den Anrufbeantworter nutzen möchten. Wählen Sie ja, um Ihren Anrufbeantworter zu aktivieren. Wählen Sie nein, wenn Sie den Anrufbeantworter nicht nutzen wollen. Ihr Anrufbeantworter wird dabei immer aktiv, wenn das Gespräch nicht erfolgreich weitervermittelt werden könnte. 5

6 Wahl der individuellen Ansage Insgesamt haben Sie die Möglichkeit, drei verschiedene Ansagen zu hinterlegen. Zwischen diesen können Sie je nach Bedarf wechseln. So bietet es sich z. B. an, eine Ansage für den Anrufbeantworterbetrieb zu hinterlegen (z.b. Bitte hinterlassen Sie mir nach dem Signalton eine Nachricht... ) und eine für den reinen Ansagebetrieb (z.b. Vom 30. April bis 10. Mai bin ich nicht im Büro. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Herrn... ). Anrufbeantworterbetrieb versus Ansagebetrieb Hier legen Sie fest, ob der Anrufer die Möglichkeit haben soll, Ihnen eine Nachricht zu hinterlassen oder ob er lediglich eine Ansage von Ihnen vorgespielt bekommen soll. Wiederholungen im Ansagebetrieb Für den Fall, dass Sie sich für den Ansagebetrieb entschieden haben, legen Sie hier fest, wie oft Ihre Ansage abgespielt werden soll. Stellen Sie eine 1 ein, wenn dem Anrufer Ihre Ansage einmal vorgespielt werden und die Verbindung danach getrennt werden soll. Bei einer 2 wird die Ansage entsprechend noch einmal wiederholt, usw. Schlussansage Für den Fall, dass Sie sich für den Anrufbeantworterbetrieb entschieden haben, legen Sie hier fest, ob dem Anrufer nach Aufsprechen der Nachricht noch eine Schlussansage von Ihnen vorgespielt wird (z.b. Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich werde mich schnellstmöglich bei Ihnen melden... ) E Mail Weiterleitung der Nachrichten Hinterlegen Sie hier die E Mail Adresse, auf der Sie über eingehende Anrufe informiert werden wollen. Hinterlassene Nachrichten werden Ihnen ebenfalls an diese Adresse gleich mitgeschickt. 6

7 Benachrichtigung per SMS Wenn Sie über eingehende Anrufe auf Ihrem Anrufbeantworter per SMS informiert werden möchten, so hinterlegen Sie hier Ihre entsprechende Handynummer. Benachrichtigung auch über Anrufe ohne Nachricht? Möchten Sie auch über Anrufe per SMS oder E Mail informiert werden, bei denen der Anrufer keine Nachricht hinterlassen hat? Legen Sie dies hier fest. Ändern der Ansagen Zum Ändern Ihrer Ansagen rufen Sie bitte die angegebene Rufnummer an und geben Sie die hier eingestellte PIN über die Tasten des Telefons ein. Die Eingabe der PIN beenden Sie dabei mit der * Taste. Anschließend können Sie auswählen, welche Ansage Sie ändern möchten. Die telefonische Abfrage Ihres Anrufbeantworters Um die telefonische Abfrage Ihres Anrufbeantworters zu konfigurieren, klicken Sie im Hauptmenü des Web Portals auf AB Abfrage. Ganz oben sehen Sie die Festnetznummer, die Sie zur Fernabfrage Ihres Anrufbeantworters anrufen müssen. Am besten speichern Sie diese in Ihrem Mobiltelefon. Für den Fall, dass neue Nachrichten vorliegen, meldet sich Ihr Anrufbeantworter bei Ihrer Fernabfrage (über die angegebene Festnetzrufnummer) sofort. Falls keine neuen Nachrichten vorliegen, klingelt es zunächst ca. 20 Sekunden, bis der Anrufbeantworter sich meldet. In diesem Fall können Sie einfach vorher auflegen und sich den Anruf im wahrsten Sinne sparen. Ihre Rufnummer Hier können Sie eine Rufnummer hinterlegen, von der aus Sie Ihren Anrufbeantworter ohne Eingabe Ihrer PIN abfragen können. Hinterlegen Sie also z. B. Ihre Mobilfunknummer, so können Sie mit Ihrem Handy von unterwegs Ihren Anrufbeantworter abhören ohne sich erneut identifizieren zu müssen. Das Feld kann selbstverständlich auch leer sein. In diesem Fall müssen Sie sich in jedem Fall per PIN identifizieren. PIN Hier können Sie Ihre persönliche Identifikationsnummer (PIN) ändern. Diese benötigen Sie, um Ihren Anrufbeantworter von jedem beliebigen Anschluss aus abzufragen. 7

8 Rufnummernansage Wählen Sie hier aus, ob die Rufnummern des Anrufers bei den Nachrichten jeweils angesagt werden sollen. Steuerung des Anrufbeantworters beim Abhören von Nachrichten Rufen Sie auf der im Web Portal oben angegebenen Rufnummer an und geben Sie Ihre PIN ein. Drücken Sie nach Eingabe der Pin die * Taste. Während des Abhörens der Nachrichten können Sie Ihren Anrufbeantworter mit den folgenden Tasten Ihres Telefons steuern: 4 Eine Nachricht zurückspringen 5 Aktuelle Nachricht noch einmal vom Anfang hören 6 Zur nächsten Nachricht springen 7 Den Anrufer direkt zurückrufen. Dies funktioniert nur, wenn der Anrufer seine Rufnummer übermittelt hat. Den Anruf können Sie jederzeit durch Drücken der * Taste abbrechen. 9 Die aktuelle Nachricht löschen 8