phone total snom 821 Systemtelefon Handbuch Kommunikation aus einer Hand Benutzerhandbuch Serviceportal

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1 phone total Kommunikation aus einer Hand snom 821 Systemtelefon Benutzerhandbuch Serviceportal Handbuch

2 Herzlich Willkommen! Ihr neues planet 33_phone total IP Telefon stellt den direkten Zugang zu Ihrer Telefonanlage dar. Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, Ihr snom IP-Telefon in Verbindung mit der Telefonanlage phone total optimal zu nutzen. Wir wünschen Ihnen viel Freude bei der Nutzung! Stand:

3 snom 821 phone total Systemtelefon 3

4 Anklopfen und Makeln Wie finde ich die IP-Adresse des Telefons?

5 Um dieses snom IP-Telefon in Verbindung mit Ihrer Telefonanlage nutzen zu können, benötigen Sie lediglich eine stabile Breitbandverbindung. Sollte Ihnen nur ein einzelner Netzwerkstecker zur Verfügung stehen (z. B. im Home Office), Sie aber gleichzeitig mit dem Laptop im Internet surfen und mit dem snom telefonieren wollen, so können Sie das snom auch gerne an den Netzwerkstecker Ihres Laptops anschließen. Sämtliche Telefone die Ihnen zugesandt werden, sind bereits vorkonfiguriert und an die Telefonanlage angeschlossen. Weiterführende Informationen zum Anlegen einer Nebenstelle finden Sie im Handbuch Serviceportal. 5

6 Sie haben die Möglichkeit der Sprachverschlüsselung (SRTP) für Ihre Telefonate. Diese Funktion können Sie jederzeit für Ihren Kunden-Account im Serviceportal aktivieren. Für die Aktivierung entstehen Ihnen Kosten! Hinweis: Sie können im Serviceportal unter ADMINISTRATION / Profil die Funktion Voice Traffic Verschlüsselung (SRTP) aktivieren. Nachdem Sie diese Funktion aktiviert haben, müssen alle Telefone neugestartet werden. Dieser Neustart kann bis zu einigen Minuten dauern. Eine aktive Verschlüsselung erkennen Sie an dem Schlosssymbol auf dem Display Ihres snom-telefons. Das aktive Gespräch ist nun verschlüsselt. 6

7 Die Basisfunktionalität des Hot Desking ermöglicht das Abmelden existierender und das Anmelden neuer Nutzer auf Ihrem snom Endgerät. Die ist hilfreich, wenn Mitarbeiter oft Ihren Arbeitsplatz wechseln ohne ihre Endgeräte mitzunehmen. Ihre Konfiguration wird automatisch nach dem erfolgreichen Anmelden auf dem neuen Telefon übertragen. 1. Schritt: Abmeldung der momentanen Nebenstelle Menü Telefoneinstellungen Nebenstelle abmelden Bestätigung Die Nebenstelle wird nun abgemeldet und das Telefon wird neugestartet. Dies kann ggf. einige Zeit in Anspruch nehmen. 2. Schritt: Anmeldung der neuen Nebenstelle Menü Eingabe der Nebenstellen-Nummer Bestätigung Eingabe des Voic PIN Bestätigung Die neue Nebenstelle wird nun angemeldet. Dies kann ggf. einige Zeit in Anspruch nehmen. 7

8 1.1 Tasten im Überblick 8

9 A Frei programmbierbare Funktionstasten mit LEDs 12 Alphanumerische Tastatur B Menü- und Funktionstasten 13 DnD-Taste (bitte nicht stören) 1 Display 14 Telefonbuch-Taste 2 LED Anrufanzeige 15 Menü-Taste 3 Leitungstasten 1-4 (wenn nicht als BFL belegt) 16 Transfer-Taste 4 Anruflisten anzeigen 17 Halten-Taste 5 Virtuelle Tasten (Funktionstasten) 18 Stummschalten-Taste mit LED 6 nicht belegt 19 Lautstärke-Taste 7 nicht belegt 20 Lautsprecher-Taste mit LED 8 Bestätigen-Taste 21 Headset-Taste mit LED 9 Navigationstaste 22 Mikrofon für Lautsprecher-Funktion 10 Beenden-Taste 23 Lautsprecher 11 Voic -Taste mit LED 24 / 25 Hörer-Mikrofon / Hörer-Lautsprecher 9

10 1.2 Tasten im Detail Mit der Wippe können Sie im Display blättern (Im Startbildschirm: Nach unten -> Anruflisten; Nach oben -> Einstellungen) Bestätigt eine Aktion, Auswahl oder Eingabe Bricht eine Aktion, Auswahl oder Eingabe ab Schaltet während eines Gespräches das Mikrofon stumm Reguliert die Hörer-Lautstärke oder die Lautstärke des Klingeltones Freisprech-Modus (Annahme möglich) Headset-Modus Voic anrufen Do not Disturb ( Bitte nicht stören ) Modus an / aus. Nebenstelle verhält sich wie Rufumleitung nach Zeit. Telefonbuch (Einrichtung über das Serviceportal) Menü Gespräch weiterleiten Gespräch halten Led Anzeigen 1) Anrufanzeige LED - Blinkt bei eingehenden Anruf schnell und rot. - Leuchtet strahlend rot beim Wählen, während eines Gespräches und wenn ein Anruf auf Halten gesetzt ist. - Leuchtet etwas schwächer rot, um einen verpassten Anruf anzuzeigen. 2) LEDs der Funktionstasten. Die Standarteinstellung ist Leitung. D.h., wenn die ersten vier frei programmierbaren Funktionstasten nicht belegt sind, können die Funktionstasten mit LEDs als Leitungstasten benutzt werden. - Blinkt schnell und grün, wenn ein Anruf auf der dazugehörigen Leitung eingeht. - Leuchtet grün, wenn auf der Leitung gesprochen wird. - Blinkt langsam und grün, wenn ein Anruf auf der Leitung gehalten wird. 3) LED für Voic Diese leuchtet rot, wenn eine neue Nachricht auf der Voic gespeichert wurde. 10

11 1.3 Abgehender Ruf: Anmerkung: a) Bei Wahl einer internen Rufnummer reicht die Eingabe der Nebenstelle. b) Bei Wahl einer externen Rufnummer muss zunächst eine 0 vorangestellt werden, geben Sie daran anschließend die externe Nummer ein. Auswahl des Audioteils 1. Hörer - Hörer abnehmen, Nummer eingeben und drücken. - Nummer eingeben und Hörer abnehmen. 2. Headset - Nummer eingeben und drücken. 3. Lautsprecher / Mikrofon - Drücken sie die Lausprecher-Taste, um den Lautsprecher bzw. das Mikrofon einzuschalten. Geben Sie dann die gewünschte Nummer ein und drücken. Nummer von Anruflisten wählen 1. Gehen sie auf Listen und wählen Sie die entsprechende Liste aus. Drücken Sie, um in die gewünschte List zu öffnen. 2. Wählen sie die gewünschte Rufnummer aus und bestätigen Sie mit. Nummer aus Telefonbuch anrufen 1. Drücken Sie die Telefonbuchtaste. 2. Geben Sie den Anfangsbuchstaben des Namens ein oder weitere wenn erforderlich. Auch können Sie die Pfeiltasten verwenden. 3. Drücken Sie um die entsprechende Nummer zu wählen. 11

12 1.4 Ankommender Anruf Sie haben verschiedene Möglichkeiten einen Anruf entgegenzunehmen: 1) Mit dem Hörer - Nehmen Sie den Hörer ab. 2) Mit einem Headset - Drücken Sie. 3) Mit dem Lautsprecher / Mikrofon - Drücken Sie die Lautsprecher-Taste, um den Lautsprecher / Mikrofon zu aktiveren und den Anruf entgegenzunehmen. 1.5 Halten 1.Drücken Sie die Halten-Taste, um das aktive Gespräch auf Halten zu setzen. Gehaltene Anrufe werden Ihnen dreifach Angezeigt: durch den Bildschirmtext, die langsam grün blinkende LED der Leitung (D.h., wenn die ersten vier frei programmierbaren Funktionstasten nicht belegt sind) und die rot leuchtende Anrufanzeige LED. Sie könne den gehaltenen Anruf nun weiterleiten oder weitere Anrufe tätigen oder halten. 2.Durch Drücken der Halten-Taste oder der entsprechenden Leitungstaste nehmen Sie den gehaltenen Anruf wieder auf. Falls der gehaltene Teilnehmer während des Vorganges auflegt, wird die Verbindung beendet. 12

13 Wenn während eines Anrufes ein weiterer Anruf eingeht, wird Ihnen dies zum einem durch das Symbol eines läutenden Hörers auf dem Display, zum anderen durch einen doppelten Anklopfton gemeldet. Optionen 1)Sie können den eingehen Anruf annehmen und setzten somit das aktive Gespräch automatisch auf halten. 2)Sie können den eingehenden Anruf mit abweisen. Der Anrufer hört das Besetztzeichen. 3)Auch können sie den eingehen Anruf ohne Ankündigung weiterleiten. 1.7 Anrufweiterleitung mit und ohne Rückfrage Hinweis: Wenn während eines aktiven Gespräches ein weiterer Anrufer anklopft, können Sie ihn ablehnen, in Sie haben zwei verschiedenen Möglichkeiten einen Anruf weiter zuleiten: dem Sie mehrere Sekunden die X-Taste gedrückt halten. Um den aktiven Anruf 1)Mit Rückfrage vorher aufzulegen, drücken Sie kurz die - Drücken sie die Hold-Taste X-Taste. Anschließend können Sie den - Wählen Sie die Nummer des anderen Anschlusses anklopfenden Anruf annehmen. - Bestätigen Sie mit. - Wenn der Anruf angenommen wird, kündigen Sie den durchzustellenden Anruf an - Betätigen Sie die Transfer-Taste.. 2)Ohne Rückfrage - Drücke Sie die Transfer-Taste. - Wählen Sie die Nummer zu dem der Anruf durchgestellt werden soll - Bestätigen Sie mit. 13

14 1.8 Dreierkonferenz Ablauf: 1)Setzen Sie die beiden anderen Teilnehmer auf Halten. Betätigen Sie anschließen den Button Knf.An, um die Dreierkonferenz einzuleiten. 2)Um die Dreierkonferenz zu Halten, drücken Sie bitte den Button Knf. An. Um eine Dreierkonferenz zu beenden, drücken Sie bitte. Anschließend sind beide Teilnehmer auf Halten gesetzt und Sie können entscheiden, ob Sie nun mit einem einzelnen Teilnehmer weitertelefonieren möchten oder einfach Auflegen. 1.9 Mailbox abrufen 1)Drücken Sie die Voic -Taste. Diese leuchtet, wenn Sie eine neue Nachricht erhalten haben. 2)Geben Sie ihren Voic PIN ein. 3)Drücken Sie dann die Taste 1 um die Nachricht anzuhören. Nach dem Anhören der Nachricht haben Sie dann folgende Möglichkeiten : - Taste 7 zum Löschen - Taste 5 zum Wiederholen der Ansage - Taste 6 um zur nächsten neuen Nachricht zu gelangen 4) Zum Beenden legen Sie einfach auf oder drücken Sie. 14

15 1.10 Rufumleitung Sie haben die Möglichkeit drei verschiedene Rufumleitungen auf Ihrem snom 821 zu konfigurieren: 1) Alles Umleiten: Alle eingehende Anrufe werden sofort zum Umleitungsziel umgeleitet. 2) Umleiten bei Besetzt: Wenn während eines aktiven Telefonats weitere Anrufe eingehen, werden diese sofort umgeleitet. 3) Umleiten nach Zeit: Wenn ein eingehender Anruf während einer selbst definierten Zeit nicht angenommen wird, wird dieser Anruf entsprechend umgeleitet. Diese Rufumleitungen können Sie über *-Codes aktivieren: *11 + Ziel Feste Rufumleitung auf Rufnummer **11 Feste Rufumleitung aufheben *12 + Ziel Umleitung nach Zeit auf Rufnummer **12 Umleitung nach Zeit aufheben *13 + Ziel Umleitung bei besetzt auf Rufnummer **13 Umleitung bei besetzt aufheben Bsp.: Für eine feste Rufumleitung auf die Nebenstelle 555 würden Sie *11555 und zum aufheben **11 eingeben. Sie werden per Computerstimme über die Aktivierung / Deaktivierung der Nebenstelle informiert. Eine aktive Rufumleitung wird Ihnen auf dem Display ihres snom-telefons angezeigt. 15

16 2.1 Erweiterte Telefonfunktionen (Telefonanlagenfunktionen) Die verschiedenen Funktionen der Telefonanlage (z.b. Wartschlangen, Zeitsteuerung, Gruppen usw.) können Sie im Serviceportal konfigurieren. Detaillierte Informationen zu Konfiguration erhalten Sie im Handbuch Serviceportal. Grundeinstellungen des snom Telefons können Sie auch direkt über die Menütaste vornehmen. Folgende Funktionen stehen Ihnen nach dem Drücken der Taste zur Verfügung. 1) Anrufeinstellungen - Anklopfen (ein/aus): Legen Sie fest ob die Funktion Anklopfen aktiviert werden soll. - Timeout (ein/aus): Legen Sie die Klingeldauer fest. - Intercom (ein/aus): Die Funktion Intercom ermöglicht über die Anlage das direkte Gegensprechen mit einer verknüpften Nebenstelle, ohne Freizeichen und Klingelton - Nummernunterdrückung (ein/aus): Hier kann die vollständige Anzeige der Rufnummer beim Angerufenen oder nur die Anzeige der Zentralnummer unterdrückt werden. - Rufumleitung: Aktivieren Sie eine Rufumleitung - Parallelruf: Hier können Sie bestimmen, dass neben Ihrem Telefon bei einem Anruf ein weiteres Telefon bspw. Ihr Mobiltelefon gleichzeitig klingelt. Sie können so den Anruf mit einem der beiden Geräte entgegennehmen. 2) Telefoneinstellungen - Automatische Wahl - Nummernvorschlag - Nebenstelle abmelden 3) Anlageneinstellungen (Dienste können ein- und ausgebucht werden; zur Einrichtung siehe Handbuch Serviceportal) - Warteschlangen 16

17 2.2 Funktionstasten Über das Serviceportal (siehe auch Handbuch Serviceportal) lassen sich die Funktionstasten mit folgenden Funktionen belegen: a) Standardeinstellung (d.h. keine Belegung): Amtsleitung Das heißt, bei Ihnen eingehende Anrufe werden durch Blinken der jeweils ersten LED (die mit Amtsleitung belegt ist) angezeigt. Durch Entgegennahme des Anrufs leuchtet die LED konstant. Wenn Sie während des Telefonats ein weiteres Gespräch erhalten, blinkt die zweite LED. Durch Drücken der Taste neben der blinkenden LED, wird das erste Gespräch automatisch geparkt und das zweite Gespräch entgegengenommen. Sie können nun beliebig, durch Wahl der Taste neben den blinkenden oder leuchtenden LEDs, zwischen den Gesprächen wechseln. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die ersten vier frei programmierbaren Funktionstasten nicht belegt sind. Nur dann können die Funktionstasten mit LEDs als Leitungstasten benutzt werden. b) Nebenstelle / Rufnummer: Funktionstasten mit LED Sie können hier eine beliebige Nebenstelle oder Rufnummer hinterlegen. Durch Drücken der Taste starten Sie ein Telefongespräch. Wenn Sie eine interne Nebenstelle hinterlegt haben, dann sehen Sie, ob der entsprechende Teilnehmer gerade telefoniert: Bei Blinken der LED neben der Taste, wird der hinterlegte Teilnehmer gerade angerufen. Wenn die LED konstant leuchtet, hat der Teilnehmer das Gespräch entgegengenommen und ist im Moment belegt. Wenn die LED neben der entsprechenden Taste blinkt, können Sie den Anruf einfach übernehmen, indem Sie die entsprechende Taste neben der blinkenden LED drücken. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass alle Teilnehmer in einer gemeinsamen Pick-Up Gruppe sind. 17

18 c) Intercom Sie können eine beliebige Nebenstelle der TK-Anlage hinterlegen und können dann mit dieser Nebenstelle direkt über die Funktionstaste kommunizieren per Gegensprechanlage. Der andere Teilnehmer muss dazu allerdings Intercom auf seinem Apparat aktiviert haben. Unter Intercom versteht man also eine herkömmliche Gegensprechanlage (ähnlich wie Walkie-Talkie), wo man durch Drücken der belegten Funktionstaste direkt auf den Lautsprecher des Gegensprechpartners verbunden wird. d) Weitere Funktionen über *-Codes Sie können durch Eingabe verschiedener Codes auch Funktionen wie Anrufumleitungen auf die Tasten programmieren. Dazu geben Sie einfach den Code mit dem gewünschten Ziel in das Eingabefeld ein. Telefonanlagenkennziffern: *80 Intercom einschalten **80 Intercom aus schalten *80+Nst Intercom zu Nebenstelle *86 Rufnummer unterdrücken (CLIR) *860 Kopfnummer als Rufnummer anzeigen **86 Rufnummer inkl. Durchwahl anzeigen (CLIP) *791 Voic der eigenen Nebenstelle mit Kennwortabfrage *792 Voic abfrage mit Eingabe der Nebenstelle *793 Voic abfrage der eigenen Nebenstelle (Anruf auf *793) oder Voic der angerufenen Nebenstelle (Weiterleitung auf *793) *795 Einsprung in Voic für Nebenstelle *73+nnnn n-fax (nnnn ist die auf vier Stellen mit führenden Nullen (0) aufgefüllte Nummer des n-faxes, d.h. 1 wird zu 0001) #+n Nutzung der Amtsleitung n für den Anruf auf die Rufnummer (Das n ersetzt die sonst notwendige 0 für die Amtsholung) *74+nnnn Anruf auf Zeitsteuerung nnnn *75+nnnn Anruf auf die Anrufgruppe nnnn 18

19 *76+nnnn *77+nnnn *84+nnnn **84+nnnn Anruf auf die Sprachdialog nnnn Anruf auf die Warteschlange nnnn Mitglied der Warteschlange mit der Nummer nnnn werden Mitgliedschaft in der Warteschlange mit der Nummer nnnn beenden (nnnn ist die auf vier Stellen mit führenden Nullen (0) aufgefüllte Nummer der Anrufgruppe, d.h. 1 wird zu 0001) *490 Anklopfen einschalten **490 Anklopfen aus schalten *11 Feste Rufumleitung auf Rufnummer **11 Feste Rufumleitung aufheben *12 Umleitung bei nicht erreichbar auf Rufnummer **12 Umleitung bei nicht erreichbar aufheben *13 Umleitung bei besetzt auf Rufnummer **13 Umleitung bei besetzt aufheben *3+Nst Übernahme des an der Nebenstelle klingenden Anrufs Eine andere Taste kann mit dem Code **11 zur Deaktivierung der Rufumleitung belegt werden. 19

20 1. Durch das Drücken der Funktionstaste v. Keys gelangen Sie auf die gesamte Übersicht der konfigurierte Funktionstasten 2. Bitte beachten Sie, dass die ersten vier Tasten, entsprechen den Funktionstasten mit LED. Die Konfiguration der Funktionstasten erfolgt über das Serviceportal. Für detaillierte Informationen siehe Handbuch Serviceportal

21 Sie haben die Möglichkeit ihr Telefon vor missbräuchlicher Nutzung zu schützen, in dem Sie die Tastatur Ihres Telefons sperren. D.h. sobald die Telefonsperre aktiviert ist, können keine Rufnummern ausgehend gewählt werden. Sie können die Telefonsperre jedoch jederzeit wieder deaktivieren. Um Ihr snom Telefon zu sperren, drücken Sie für mehrere Sekunden die -Taste. Sie erkennen die Telefonsperre anhand des Schloss-Symbols im Display des snom Telefons. Um die Telefonsperre aufzuheben drücken Sie erneut für mehrere Sekunden die -Taste. Standardmäßig ist die Telefonsperre ohne Pinabfrage. Um einen Pin für das Entsperren festzulegen, gehen Sie bitte auf das Webinterface Ihres Endgerätes und legen unter Einrichtung Präferenzen Tastatursperre Ihren individuellen Pin fest. Sie können Ihren individuellen Pin dort auch wieder ändern bzw. ausschalten. 21

22 Wenn Sie sich zum ersten Mal in das Sprachmenü des Voic -Systems einwählen, sollten Sie direkt Ihren persönlichen Anrufbeantworter einrichten. Für detaillierte Information siehe Voic -Merkblatt. a) Durch Drücken der Voic -Taste auf dem snom Telefon gelangen Sie in das Sprachmenü des Voic -Systems. b) Wählen Sie dann zum Einrichten der Mailbox 0 Mailbox Optionen c) Wählen Sie nun 1, um eine Ansage für den Fall aufzunehmen, dass Sie nicht erreichbar sind. d) Sprechen Sie dann Ihre Nachricht und drücken Sie #, um die Aufnahme zu beenden. e) Mit 1 können Sie die Aufnahme akzeptieren, mit 2 können Sie die Aufnahme noch einmal abspielen und mit 3 können Sie die Aufnahme wiederholen. Hinweis: Sie haben die Möglichkeit über das Serviceportal individuelle Voic Ansagen für jede Nebenstelle einzuspielen. Die Formate müssen jedoch in.mp3 oder.wav Format sein. (Sprachmenü) a) Durch Wahl der Voic -Taste auf dem Gerät. b) Durch Wahl der Nebenstelle, welcher Sie im Serviceportal den Abruf der Mailbox zugeordnet haben. Über das Serviceportal können Sie sich die Voic Nachrichten auch per zustellen lassen; siehe hierzu Handbuch Serviceportal 22

23 4.1. Wie finde ich die IP-Adresse des Telefons? a)drücken Sie die Navigationstaste nach unten um zu den Einstellungen zu gelangen. b)wählen Sie mit Hilfe der Navigationstasten unter Punkt 3 Wartung aus. c)wählen Sie unter Punkt 1 Systeminfo aus, dann wird Ihnen sowohl die IP- als auch die MAC-Adresse des Telefons angezeigt. Sie benötigen die IP-Adresse des Telefons beispielsweise bei der Konfiguration des CTI-Clients. 23

24 Wo bekommen Sie Hilfe zu Ihrer phone total Telefonanlage? Ihnen stehen verschiedene Quellen als Hilfe zur Verfügung, bitte nutzen Sie diese in der hier vorgeschlagenen Reihenfolge: phone total Serviceportal: phone total Userportal: planet 33 Website & -Support: Installationsanleitung Technischer Support Auf der Startseite Ihres Serviceportals finden Sie zahlreiche Links zu Handbüchern, Software- Downloads und Vorlagen. Bitte arbeiten Sie die Handbücher im Detail durch. Sie helfen Ihnen ein Optimum aus Ihrer phone total Telefonanlage herauszuholen. Im phone total User Portal haben Sie die Möglichkeit Einstellungen zu einzelnen Nebenstellen Ihrer Telefonanlage vorzunehmen. Im rechten Bildschirmbereich befindet sich eine ausklappbare Kontext-Hilfe mit nützlichen Tipps rund um die Konfiguration Ihres Systemtelefons. Das planet 33 Technik-Team kümmert sich gerne um Ihr Anliegen. 24