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- Hertha Hartmann
- vor 8 Jahren
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1 Tempus-Projektmanagement Tipps & Tricks Jenny Kopsch Osteuropazentrum, Universität Hohenheim DAAD Informationsseminar Projektmanagement in Tempus IV, 2. Juni 2010
2 Inhalt Struktur des Osteuropazentrums 15 Jahre Tempus-Erfahrung Tempus Projektmanagement - Grundsätzliches - Sprache - Finanzen - Reporting - Tipps
3 Struktur der Universität Hohenheim Fakultät I Naturwissenschaften 13 Institute Forschungsstationen Botanischer Garten Fakultät II Agrarwissenschaften 18 Institute 6 Forschungsstationen Fakultät III Wirtschafts- und Sozialwissenschaften 7 Institute 12 Forschungsstationen 6 Fakultätsübergreifende Einrichtungen Tropenzentrum Osteuropazentrum Life Science Center Food Security Center Forschungszentrum Innovation und Dienstleistung Kompetenzzentrum Forschung und Ernährung
4 Struktur des Osteuropazentrums 3 Unterabteilungen mit insgesamt 23 Mitarbeitern: Agrar- und Ernährungswirtschaft der Transformationsländer Lektorenprogramm der Robert Bosch Stiftung Kulturmanagerprogramm der Robert Bosch Stiftung Personalhaushalt 2009: Eingeworbene Drittmittel 2009:
5 Tempusprojekte koordiniert durch das Osteuropazentrum ( ) Insgesamt: 29 Central Asia; 2 Western Balkan; 12 Eastern Neighbouring Area; 15 Eastern Neighbouring Area including 2 projects with Lithuania (PHARE) Western Balkan including 2 projects with Romania
6 Laufende Tempusprojekte koordiniert durch das Osteuropazentrum TEMPUS IV 2008: Improvement and Establishement of Biotechnology in Higher Education ( ) Western Balkans TEMPUS IV 2009: Vocational Training in Rural Development and Ecology ( ) Russian Federation
7 Tempus-Projektmanagement: Grundsätzliches Einbindung aller Partner von Beginn an Projektstart mit Kick-Off- Meeting verbinden Zwischen- bzw. Endkonferenz durchführen, um Ergebnisaustausch aller Projektpartner zu gewährleisten und um Vertrauen zueinander zu festigen auf diesen Treffen entstehen meist die zukünftigen gemeinsamen Projektideen Transparenz schaffen klare Kommunikationsstrukturen festlegen Ansprechpartner in den Partnerinstitutionen vereinbaren
8 Tempus-Projektmanagement: Sprache Projektsprache: Englisch bei eingeplanten EU Aufenthalten einen transparenten Auswahlprozess vereinbaren (z.b. Sprachnachweis, CV), um Kommunikation in den EU Ländern zu gewährleisten
9 Tempus-Projektmanagement: Finanzen wenn möglich: Reisen werden vom grantholder gebucht Auszahlung Reisekosten an Projektpartner nur nach Nachweis (Tickets, Quittungen etc.) rechtzeitige Kommunikation über Übernachtungs- und Verpflegungskosten, die während der Projekttreffen anfallen und von den Tagegeldern bestritten werden müssen Auszahlung Tagegelder an Teilnehmer der Partnerländer in bar während des Treffens Auszahlung Tagegelder an Teilnehmer der EU-Länder per Überweisung
10 Tempus-Projektmanagement: Finanzen Abschlagszahlungen für staff costs an Partnerinstitutionen (jährlich) erst wenn der Nachweis durch staff convention forms erbracht wird, erfolgt die nächste Abschlagszahlung Zahlung für Equipment nur nach Rechnung; wenn möglich direkt an die Firma (vorher: 3 Angebote schicken lassen) Erstattung Druckkosten nur nach Nachweis (Rechnung von der Fakultät/Uni mit expliziter Auflistung welcher Ausgaben wird auch von der EU akzeptiert) Möglichkeit für interproject coaching nutzen (max )
11 Tempus-Projektmanagement: Finanzen VAT Geräteanschaffung ist von Mehrwertsteuer ausgenommen ( Finance Agreement zwischen EC und Partnerland) bei Schwierigkeiten: direkte Verschickung von Deutschland aus ist oft besser (z.b. Bücher, Geräte oder Software können direkt mehrwertsteuerfrei verschickt werden, weil es sich um eine Auslandslieferung handelt)
12 Tempus-Projektmanagement: Finanzen other costs external Audit mit einplanen! Budgetverschiebung innerhalb des Projektbudgets möglich, wenn man zu wenig Geld unter other costs eingeplant hat nur in Absprache mit EACEA
13 Tempus-Projektmanagement: Reporting rechtzeitig Aufgaben und fehlende Dokumente für Zwischen- und Endbericht kommunizieren bereits während des Projektes Projektpartner in den Reporting-Prozess mit einbinden; ggf. abschliessendes Koordinationstreffen beim grantholder einplanen, bei dem nationale Koordinatoren sämtliche fehlende Dokumente mitbringen und in den Reporting-Prozess eingebunden werden Zeitaufwand für den Endbericht nicht unterschätzen!
14 Tempus-Projektmanagement: Tipps external experts können mit ausreichender Begründung (inkl. CV) in das Konsortium mit aufgenommen werden nur in Absprache mit EACEA generell: vorherige Rücksprache mit Ansprechpartner bei EACEA immer besser, als nachträglich um Genehmigung zu bitten Termin- bzw. Ortsverschiebungen abweichend geplanter Projekttreffen laut Antrag sind unproblematisch
15 Tempus-Projektmanagement: Tipps kulturelle und politische Unterschiede nicht unterschätzen Projektpartnern Zeit geben sich untereinander zu verständigen ein weiteres Treffen der Partner untereinander ist oft erfolgreicher als zehn s Breitenwirkung an der Universität erzielen Einbindung aller Ebenen (Rektor, Profs, Mittelbau, Studenten); Verbreitung durch Radio, Fernsehen, Internet und Zeitung in der Region
16 Tempus-Projektmanagement: Tipps monitoring visits in den Partnerinstitutionen können häufig erfolgen Kommunikationsstrukturen der Koordinatoren untereinander und zum grantholder werden abgefragt; angeschaffte Geräte werden gecheckt und es wird über das Projekt geredet Kurzberichte werden danach von der EACEA an den grantholder verschickt
17 Kontakt Universität Hohenheim Osteuropazentrum (770) Stuttgart Jenny Kopsch Tel Fax
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