Digitaler Posteingang. Das Ziel Unsere Lösung Ihr Nutzen

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1 Digitaler Posteingang Das Ziel Unsere Lösung Ihr Nutzen

2 Das Ziel. Keine manuelle Erfassung mehr Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse Schnelle Bearbeitung der Posteingangsdokumente (digital) Automatische Zuweisung an die zuständige Person Sicherheit vor Verlust und Manipulation (Revisionssicherheit) Integration in Ihre Umgebung (ERP-unabhängig) Unsere Lösung. Massgeschneiderte Lösung zur elektronischen Erfassung Ihres Posteingangs: Import: Scanning und Datenimport Datenextraktion: Datenkontrolle und Zuweisung Workflow: Digitaler Arbeitsablauf Archiv: Revisionssichere Ablage Ihr Nutzen. Automatisierte Geschäftsprozesse Erhöhte Reaktions- und Auskunftsfähigkeit Zeitersparnis Effizienzsteigerung Ein erfahrener Partner mit umfassendem Know-how in den Bereichen DMS und Workflow

3 Import Scanning und Datenimport Für den Import des gesamten Posteingangs können Sie diverse Medienformen nutzen. Unterstützt werden Dokumente in Papierform sowie elektronische Daten aus , E-Fax und verschiedenen Dateiformaten aus Microsoft Office. Import Datenextraktion Workflow Archiv Briefpost s Papier- und E-Fax Elektronische Dokumente

4 Datenextraktion Datenkontrolle und Zuweisung smartfix analysiert und klassiert das Dokument (ohne Formulardefinition, Freeform). Bei einer erfolgreichen Klassierung versucht smartfix, den Dokumententext in verwertbare Daten umzuwandeln. Dabei kommen verschiedene Verfahren zum Einsatz: Top-Down-Suche: Vergleich der Dokumentendaten mit Daten aus Ihrem ERP-System (z.b. Personen, Kreditoren) Selbstlernmechanismen (z.b. bei Rechnungsdatum, Rechnungsnummer pro Kreditor) Erkennen von mathematischen Zusammenhängen (z.b. Netto- Betrag + MwSt-Betrag = Bruttobetrag) Anschliessend stellt smartfix die extrahierten Daten dem Workflow zur Verfügung. Import Datenextraktion Workflow Archiv Automatische Dokumentenanalyse Zuordnung der Geschäftsprozesse

5 Workflow Digitaler Arbeitsablauf FIVE Webflow ist eine von uns entwickelte, webbasierte Workflow- Anwendung, die Ihre individuellen Geschäftsprozesse abbildet. Eine von Ihnen frei wählbare Anzahl Benutzer greift mit einem gängigen Browser auf die Anwendung zu. Die Oberfläche zur Bearbeitung des Prozesses ist selbsterklärend und flexibel. FIVE Webflow archiviert das Dokument nach Abschluss des Prozesses. Es ist zudem möglich, vom FIVE Webflow auf das Archiv zuzugreifen. Import Datenextraktion Workflow Archiv Weiterleitung der eingescannten Dokumente Weiterbearbeitung

6 Archiv Revisionssichere Ablage Kendox InfoShare ist ein System zur revisionssicheren Dokumentablage. Diese ist zentral angelegt, so dass Sie rasch auf die gewünschten Dokumente/Rechnungen zugreifen können. Selbstverständlich ist es möglich, auch aus anderen Unternehmensbereichen Dokumente zu archivieren und so die Lösung firmenweit zu nutzen. Import Datenextraktion Workflow Archiv Dokumentenmanagement Revisionssichere Archivierung

7 Ihre Vorteile. Effizienzsteigerung Elektronische Erfassung des gesamten Posteingangs Rasche Informationsverfügbarkeit für alle Beteiligten Fortlaufende Kontrolle des gesamten Prozesses Vielfältige Steuerungsmöglichkeiten, stetige Anpassung an Ihr Unternehmen Zeit- und Ablaufoptimierung Kein Ablageaufwand Erhöhung der Reaktions- und Auskunftszeit durch einfache und zuverlässige Archivsuche Keine Arbeitswege dank digitaler Weiterleitung Zuweisung von Stellvertretungen bei Abwesenheiten Zuverlässige Erkennung von Engpässen in der Verarbeitung Erhöhte Sicherheit Sicherheit vor Verlust und Zerstörung durch revisionssichere, elektronische Archivierung der Eingangspost Grosse Flexibilität Die offene Schnittstelle erlaubt die Anbindung sowohl des gesamten Paketes als auch einzelner Module an Ihre bestehenden Lösungen

8 Kontakt. Beat Flückiger Dr. phil. nat., DMS-Projektleiter FIVE Informatik AG Solothurnstr. 28 CH-3322 Schönbühl Tel Fax