Telefon: Telefax: Referatsleitung Beteiligungsmanagement KULT-RL-BM

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1 Telefon: Telefax: Kulturreferat Seite 1 von 7 Referatsleitung Beteiligungsmanagement KULT-RL-BM Münchner Volkshochschule GmbH Akademie der Erwachsenenbildung; Finanzierung Verwaltungssoftware und Webauftritt; Änderung MIP Sitzungsvorlage Nr / V Beschluss des Kulturausschusses vom (VB) Öffentliche Sitzung I. Vortrag des Referenten: 1. Anlass für die Vorlage Die Münchner Volkshochschule Akademie für Erwachsenenbildung GmbH (MVHS) ist eine 100%-ige Tochtergesellschaft der Landeshauptstadt München (LHM). Zur Erfüllung ihres Gesellschaftszwecks gewährt die LHM einen jährlichen Betriebszuschuss, dessen Höhe sich nach dem im Wirtschaftsplan ausgewiesenen Defizit richtet und der nach Maßgabe der im Haushalt der LHM zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel ausgereicht wird. Erforderliche Betriebszuschusserhöhungen und Ausreichungen von Investitionszuschüssen werden auf der Grundlage von Einzelbeschlüssen der Vollversammlung des Stadtrates gewährt. Die MVHS muss zur Sicherung ihrer Handlungsfähigkeit den Verwaltungsbereich auf eine neue Software umstellen und in diesem Zusammenhang auch den Internetauftritt überarbeiten. Die Anschaffung der neuen Verwaltungssoftware sowie die Überarbeitung der Webseite verursachen einen einmaligen zusätzlichen finanziellen Mehraufwand. Die Gesellschaft sieht sich nicht in der Lage, diesen finanziellen Mehraufwand aus eigener Kraft zu erwirtschaften. Das Kulturreferat ist das Betreuungsreferat der MVHS und befasst daher den Kulturausschuss vorberatend vor der Vollversammlung des Stadtrats mit der einmaligen Erhöhung des Betriebszuschusses und der Bereitstellung eines einmaligen Investitionszuschusses an die MVHS in Höhe des finanziellen Mehrbedarfs für diese Maßnahme. 2. Im Einzelnen 2.1 Sachstand Die MVHS hatte ursprünglich für das Jahr 2014 vorgesehen, den Einsatz einer neuen Verwaltungsoftware sowie die Überarbeitung der Webseite vorzubereiten und nach Definition der Anforderungsprofile die erforderlichen Leistungen auszuschreiben. Den entsprechend formulierten strategischen Zielen Neues Verwaltungsprogramm und

2 Seite 2 von 7 Erneuerung der Webseite für 2014 stimmte der Stadtrat in seiner Vollversammlung am (Kulturausschuss ) zu. Da die Verwaltungssoftware aktuell von der Herstellerfirma nicht mehr weiter betreut wird, ein Ansprechpartner für den Support nicht mehr zur Verfügung steht und eine zusätzliche Programmierhilfe für die Umstellung auf einen einheitlichen Eurozahlungsverkehrsraum (SEPA) ab notwendig wird, hat die MVHS die Anschaffung der neuen Software in das Jahr 2013 vorgezogen. Die Geschäftsführung informierte den Aufsichtsrat in seiner Sitzung am über den aktuellen Sachstand (siehe Ziff. 2.2). 2.2 Bedarfsbegründung Vor über 10 Jahren richtete die MVHS zur Kommunikation aller Unterrichtsstandorte miteinander ein EDV-Netz, dass aus Datenschutzgründen getrennt und unabhängig vom EDV-Netz des pädagogischen Bereiches arbeitet, ein. Das Verwaltungsnetz wurde zum damaligen Zeitpunkt für ca. 250 Arbeitsplätze eingerichtet. Parallel dazu wurden alle Standorte internetfähig ausgerüstet und ein Intranet aufgebaut, so dass die Präsentation und Buchung des Programmangebotes der MVHS über das Internet ermöglicht wurde. Die Gesellschafterin bezuschusste diese Maßnahme mit einem Zuschuss in Höhe von 551 T (Vollversammlung des Stadtrats vom ). Die Realisierung erfolgte Die MVHS arbeitet seitdem mit der derzeit installierten Software (OS-BIZ von Orga-Soft). Sie wird inzwischen flächendeckend an allen Standorten der MVHS an insgesamt 365 Arbeitsplätzen eingesetzt. Mit der Software erfolgt neben der Abwicklung der allgemeinen Verwaltung (Kursanmeldungen, Dokumentenmanagement) die Planung aller Veranstaltungen (ca ) und des Einsatzes der rd tätigen Dozenten und Dozentinnen sowie die Bearbeitung deren Verträge und Abrechnungen. Weitere Bereiche, die mit der Software unterstützt werden, sind die Projektverwaltung und das Marketing (u. a. die Vorbereitung sämtlicher Printmedien). Mittlerweile entspricht die Software nicht mehr den heutigen ergonomischen Anforderungen an eine bedienerfreundliche, nach Standards leicht verständliche und kundenorientierte Verwaltungssoftware und muss daher ersetzt werden. Ebenso bedarf der Internetauftritt sowie das Intranet einer zeitgemäßen Ausrichtung, die die Voraussetzungen wie z. B. schneller, sicherer und übersichtlicher Buchungsprozess, optimierte Zugänglichkeit hinsichtlich einer unkomplizierten Handhabung, Barrierefreiheit, Mehrsprachigkeit sowie Mobilität berücksichtigt. Die Anmeldungen zu Veranstaltungen erfolgen inzwischen zu über 50 % online über das Internet. Mit einem weiteren Anstieg der Online-Anmeldung im Verhältnis zur herkömmlichen Anmeldung ist zu rechnen. Zur Archivierung von lizenzfreien Fotos sowie zu deren Verwendung in allen Medien ist zusätzlich der Aufbau einer Fotodatenbank erforderlich. Die Umstellung der Verwaltung auf eine zeitgemäße Software einschließlich eines neuen Internetauftritts gewährleistet, dass die MVHS in den vorgenannten Bereichen ihre Qualität ausreichend sichern kann. Da wie unter Ziffer 2.1 ausgeführt, eine Betreuung der

3 Seite 3 von 7 Software durch die Herstellerfirma nicht mehr gewährleistet ist, ist die Neuanschaffung für die MVHS zum jetzigen Zeitpunkt unbedingt notwendig. Die Geschäftsführung informierte den Aufsichtsrat in seiner Sitzung am über die Notwendigkeit der Anschaffung einer neuen Verwaltungssoftware einschließlich der Überarbeitung des Internetauftritts der MVHS und legte den finanziellen Mehrbedarf dar. Nach ausführlicher Beratung fasste der Aufsichtsrat anhand der Sitzungsvorlage der Geschäftsführung folgenden Beschluss: Der Aufsichtsrat nimmt den Bericht der Geschäftsführung zur neuen Verwaltungssoftware und zum neuen Webauftritt zur Kenntnis. Die Geschäftsführung wird ermächtigt, die Kaufverträge für eine neue Verwaltungssoftware inkl. Schulung, Dokumentation, Pflege, Wartung, Weiterentwicklung und dem dazugehörigen Support für eine Laufzeit von 10 Jahren auf Basis des Ausschreibungsergebnisses bis zu einer Höhe von insgesamt 420 T abzuschließen. Die Geschäftsführung wird dem Aufsichtsrat in der nächsten Sitzung berichten. Der Aufsichtsrat empfiehlt der Gesellschafterin, LHM, zur Deckung des im Vortrag dargestellten Finanzierungsbedarfes die erforderlichen zusätzlichen Mittel aus dem Hoheitshaushalt einmalig der MVHS für das Geschäftsjahr 2014 bereitzustellen. Das Kulturreferat wird gebeten, in Abstimmung mit der MVHS und der Stadtkämmerei, die entsprechend erforderliche Stadtratsentscheidung herbeizuführen. 2.3 Finanzieller Mehrbedarf MVHS Die MVHS hat die im folgenden aufgeführten Finanzierungsbedarfe im Aufsichtsrat dargelegt. Etwaige Überschreitungen des einmaligen Investitionsaufwandes und des einmaligen Betriebsaufwandes deckt die MVHS aus eigenen Mitteln. Ebenso werden die jährlich wiederkehrenden Wartungsaufwendungen, die wie bisher anfallen, von der Gesellschaft aus eigenen Mitteln erwirtschaftet. Einmaliger Betriebsaufwand (Angaben brutto, inkl. 19 % Mehrwertsteuer) Für die Schulungen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und für das Consulting einschließlich Programmierung von Anpassungen sowie für die Fotodatenbank besteht ein einmaliger Finanzierungsbedarf in Höhe von bis zu 170 T. Zur Deckung dieses Bedarfes ist die Bereitstellung zusätzlicher finanzieller Mittel in Höhe von 170 T in Form einer einmaligen Erhöhung des Betriebszuschusses an die Gesellschaft erforderlich. Einmaliger Investitionsaufwand (Angaben brutto, inkl. 19 % Mehrwertsteuer) Für die Verwaltungssoftware inkl. der notwendigen Anpassungen und für die Neugestaltung der Online-Anmeldung im Rahmen der Überarbeitung des Internetauftritts besteht ein Finanzierungsbedarf in Höhe von bis zu 250 T. Zur Deckung dieses Bedarfes ist die Bereitstellung zusätzlicher finanzieller Mittel in Höhe von 250 T in Form eines einmaligen Investitionszuschusses an die Gesellschaft erforderlich.

4 Seite 4 von 7 Da für die einmalige Erhöhung des Betriebszuschusses sowie für die Ausreichung eines einmaligen Investitionszuschusses im Budget des Kulturreferates keine Mittel vorhanden sind, muss das Budget des Kulturreferates durch Bereitstellung entsprechend zusätzlicher finanzieller Mittel aus dem Haushalt der Landeshauptstadt München erhöht werden. 3. Finanzierung inkl. Produktbezug 3.1 Betriebszuschuss MVHS Die einmalige Erhöhung des Betriebszuschusses an die MVHS (Produkt , Beteiligungsmanagement für die MVHS; Fipo , Sachkonto: /Innenauftrag: ) stellt eine Ausweitung des städtischen Hoheitshaushalts dar. Da für die Zuschusserhöhung keine Mittel im Budget des Kulturreferats zur Verfügung stehen, ist eine zentrale Finanzierung zu Lasten des städtischen Hoheitshaushalts erforderlich. Das Budget des Kulturreferats soll in gleicher Höhe zu Gunsten der Erhöhung der Betriebszuschusses an die MVHS ausgeweitet werden. Die Finanzierung der Erhöhung des Betriebszuschusses der MVHS erfolgt einmalig für das Haushaltsjahr 2014 auf dem Büroweg über eine Mittelbereitstellung in Höhe von max. 170 T. Angaben in T gerundet ff Betriebszuschuss ALT Verwaltungsbereich/Webauftritt Betriebszuschuss NEU Investitionszuschuss MVHS Die Bereitstellung des Investitionszuschusses an die MVHS (Finanzposition ) stellt eine Ausweitung in der Mehrjahresinvestitionsplanung des städtischen Hoheitshaushalts dar. Die einmalige Bereitstellung des Investitionszuschusses in Höhe von max. 250 T ist eine zahlungswirksame Etaterhöhung. Das Budget des Kulturreferats soll in entsprechender Höhe in der Mehrjahresinvestitionsplanung für die MVHS ausgeweitet werden. Die Umsetzung der Erhöhung des Investitionszuschusses der MVHS erfolgt in 2014 Zuge des Nachtragshaushalts. Mit der Bereitstellung des einmaligen Investitionszuschusses für den MVHS Verwaltungsbereich (Finanzposition ) ist das Mehrjahresinvestitionsprogramm in Investitionsliste 1 bei Investitionsgruppe 3500, neue Maßnahmenummer 7590 wie folgt zu erweitern:

5 Seite 5 von 7 Maßnahme Gesamtkosten Bisher finanziert Programmzeitraum ff. Investitionszuschuss MVHS / Verwaltungssoftware und Webauftritt in Tsd. alt neu Abgrenzung der Zuschüsse Die Aufteilung des Zuschussbedarfes in Investionszuschuss und Betriebszuschuss erfolgte auf Basis des derzeitigen Kenntnisstandes. Aufgrund von derzeit nicht zu planenden Programm-Anpassungen und zusätzlich notwendigen Schulungsaufwendungen können sich geringfügige Änderungen ergeben. Insofern kann es im Verlauf der Realisierung der Maßnahme zu Verschiebungen zwischen investiven und konsumtiven Zuschussmitteln kommen. Eine abschließende Beurteilung ist erst im Rahmen der Aufstellung des Jahresabschlusses der MVHS möglich. Bei Bedarf werden daher Umschichtungen zwischen investiven und konsumtiven Zuschussmitteln vorgenommen. 4. Abstimmungen Die Vorlage ist mit der MVHS abgestimmt. Die Stadtkämmerei stimmt der beantragten Finanzierung zu. Dieser Beschluss unterliegt nicht dem Finanzierungsmoratorium, da für die MVHS die Umsetzung der Maßnahme zum jetzigen Zeitpunkt zur Gewährleistung der Handlungsfähigkeit der Verwaltung der MVHS unabdingbar ist. Es besteht somit besondere Eilbedürftigkeit. Der Korreferent des Kulturreferats, Herr Stadtradt Quaas, der Verwaltungsbeirat für Erwachsenenbildung, Wissenschaft und Hochschulen, Herr Stadtrat Liebich und der Verwaltungsbeirat für Stadtgeschichte, Stadtmuseum, Jüdisches Museum, Museum Villa Stuck, Herr Stadtrat Leonhart haben Kenntnis von der Vorlage.

6 Seite 6 von 7 II. Antrag des Referenten: 1. Der Vortrag des Referenten wird zustimmend zur Kenntnis genommen. 2. Der Betriebszuschuss an die MVHS (Produkt , Beteiligungsmanagement für die MVHS; Finanzposition , Sachkonto: /Innenauftrag: ) wird gem. Ziffer 3.1 des Vortrags durch Bereitstellung zusätzlicher finanzieller Mittel aus dem Hoheitshaushalt für das Haushaltsjahr 2014 auf dem Büroweg - einmalig um max. 170 T erhöht. 3. Mit der einmaligen und budgetwirksamen Ausreichung eines Investitionszuschusses i.h.v. max. 250 T (Finanzposition ) aus dem Finanzmittelbestand gem. Ziffer 3.2 des Vortrages besteht Einverständnis. Die Bereitstellung der zusätzlichen Mittel aus dem Hoheitshaushalt erfolgt - in 2014 einmalig im Zuge des Nachtragshaushalts. 4. Mit der Bereitstellung des einmaligen Investitionszuschusses für den MVHS Verwaltungsbereich ist das Mehrjahresinvestitionsprogramm in Investitionsliste 1, bei Investitionsgruppe 3500, neue Maßnahmenummer 7590 wie folgt zu erweitern: Maßnahme Gesamtkosten Bisher finanziert Programmzeitraum ff. Investitionszuschuss MVHS / Verwaltungssoftware und Webauftritt in Tsd. alt neu Es besteht Einverständnis, dass gem. Ziffer 3.3 des Vortrages bei Bedarf eine Umschichtung zwischen den investiven und konsumtiven Zuschussmitteln innerhalb des max. Finanzierungsbedarfes i.h.v. 420 T auf dem Büroweg vorgenommen wird. 6. Dieser Beschluss unterliegt aufgrund der Eilbedürftigkeit nicht dem Finanzierungsmoratorium, da zur Gewährleistung der Handlungsfähigkeit der Verwaltung der MVHS die Umsetzung der Maßnahme zum jetzigen Zeitpunkt unbedingt notwendig ist. 7. Dieser Beschluss unterliegt nicht der Beschlussvollzugskontrolle.

7 Seite 7 von 7 III. Beschluss: nach Antrag. Über den Beratungsgegenstand entscheidet endgültig die Vollversammlung des Stadtrats. Der Stadtrat der Landeshauptstadt München Der Vorsitzende: Der Referent: Ude Oberbürgermeister Dr. Küppers Berufsm. Stadtrat IV. Abdruck von I., II. und III. über den Stenografischen Sitzungsdienst an die Stadtkämmerei an das Direktorium Dokumentationsstelle an das Revisionsamt mit der Bitte um Kenntnisnahme. V. Wv. Kulturreferat (Vollzug) Zu V. (Vollzug nach Beschlussfassung): 1. Übereinstimmung vorstehender Ausfertigung mit dem Originalbeschluss wird bestätigt. 2. Abdruck von I. mit V. an StD an RL-BM an GL-2 (3x) an die Münchner Volkshochschule GmbH (2x) an das Direktorium (D-I C/S) mit der Bitte um Kenntnisnahme bzw. weitere Veranlassung. 3. Zum Akt München, den... Kulturreferat