My.OHMportal Team Collaboration Arbeitsbereiche

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1 My.OHMportal Team Collaboration Arbeitsbereiche im Windows Explorer Felizitas Heinebrodt Technische Hochschule Nürnberg Rechenzentrum Kesslerplatz 12, Nürnberg Version 3 April 2014 Technische Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm

2 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 1 My.OHMportal Team Collaboration - Arbeitsbereiche im Windows Explorer Inhalt: 1 Einführung Persönliche Arbeit und Teamarbeit Web, Outlook oder Explorer? Beispiel Ihr persönlicher Arbeitsbereich Sichtbare Arbeitsbereiche Einrichtung des Arbeitsbereiches Name und -Adresse Mitglieder Einladung der Mitglieder Anpassung der Mitglieder-Rollen Rollen zuweisen Mitglieder entfernen Nutzung des Arbeitsbereiches Online arbeiten Dokumente ablegen Ordner erstellen Dokumente hochladen Offline arbeiten Umschalten Online- / Offline Dokumente oder Ordner offline zur Verfügung stellen Dokumente erstellen oder bearbeiten Noch Fragen??? Einführung My.OHMportal bietet verschiedene Werkzeuge, die Sie bei der Organisation von Projekten oder bei der- Durchführung Ihrer Lehrveranstaltungen unterstützen können. Sie können die Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe (Ihrer Lehrveranstaltung) per anschreiben. Sie können einen gemeinsamen Kalender für Ihre Projektgruppe führen. Alle Mitglieder der Arbeitsgruppe sehen die eingetragenen Termine. Sie können Ihre Skripten veröffentlichen zielgerichtet genau für die Studierenden, die sich zu Ihrer Lehrveranstaltung angemeldet haben. 1.1 Persönliche Arbeit und Teamarbeit My.OHmportal ist eine Plattform, auf der Sie Ihre Arbeit organisieren können sowohl Ihre persönliche Arbeit als auch Ihre Mitarbeit in Teams oder Projektgruppen. Für Ihre persönliche Arbeit bietet Ihnen my.ohmportal einen persönlichen Arbeitsbereich. Hier finden Sie Ihre Mailbox einen Kalender für Ihre persönliche Terminplanung eine Ablage für Dokumente, die Ihre persönliche Arbeit betreffen Arbeitsgruppen können zusätzliche Werkzeuge nutzen wie eine gemeinsame Dokumentablage einen gemeinsamen Kalender Wiki und Diskussionsforen für den schnellen Informationsaustausch 1.2 Web, Outlook oder Explorer? Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre Arbeitsbereiche zu organisieren: Die Weboberfläche von my.ohmportal Microsoft Outlook (mit Outlook Extensions) Windows Explorer (mit Explorer Extensions)

3 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 2 Manche Werkzeuge stehen Ihnen nur in Microsoft Outlook, andere nur in der OHMportal-Weboberfläche zur Verfügung. Zum Beispiel können Sie in der Weboberfläche der Team Collaboration nicht auf die Dokumentablage in Ihrem Persönlichen Arbeitsbereich zugreifen. Dafür stehen Ihnen die Diskussionsforen und der Wiki nur dort zur Verfügung. 1.3 Beispiel Ihrem persönlichen Arbeitsbereich und wählen in dem Menü, das daraufhin aufklappt Arbeitsbereiche Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie zunächst auswählen, welche Arbeitsbereiche sie sehen möchten. Dazu wählen Sie oben: Verfügbare Arbeitsbereiche Diese Anleitung stellt Ihnen anhand eines Beispiels vor, wie Sie Ihren Arbeitsbereich in my.ohmportal mit dem Windows Explorer organisieren können. Frau Prof. Dr. Musterfrau eine Vorlesung namens Das Leben des Georg Simon Ohm an. Dazu hat sie über den Online-Service einen Arbeitsbereich namens LV-B-TJ-Georg-Simon-Ohm erstellt. Als Mitglieder hat sie die für diese Lehrveranstaltung angemeldeten Studierenden eingeladen. Sie hat den Mitgliedern Viewer -Rollen zugewiesen, d.h. die Mitglieder können die Dokumente im Arbeitsbereich lesen oder herunterladen. Verfügbare Arbeitsbereiche sind alle Arbeitsbereiche, bei denen Sie Teilnehmer sind. Jetzt können Sie einzelne Arbeitsbereiche als Sichtbar markieren oder zu Ihrem Favoriten machen. Hinweis: Bei Lehrveranstaltungen, deren Anmeldung über VirtuOhm angeboten wird, können die Mitglieder direkt im Online-Service eingeladen werden. Bei Projekten oder Lehrveranstaltungen außerhalb von VirtuOhm laden Sie die Mitglieder nachträglich ein. 2 Ihr persönlicher Arbeitsbereich Nach dem Start sehen Sie zunächst nur Ihren persönlichen Arbeitsbereich. Um einen Arbeitsbereich sichtbar zu machen, klicken Sie in der Liste auf den Punkt vor dem Arbeitsbereich (nötig für Outlook oder Explorer). Um einen Arbeitsbereich als Favorit zu markieren, klicken Sie hinter dem Arbeitsbereich auf den Stern (nötig für die Team Collaboration Weboberfläche). Um andere Arbeitsbereiche sehen und bearbeiten zu können, müssen Sie die gewünschten Arbeitsbereiche sichtbar machen. Sichtbare Arbeitsbereiche erscheinen in Ihrem Explorer als zusätzlicher Ordner. 3 Sichtbare Arbeitsbereiche Um Arbeitsbereiche sichtbar zu machen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das leere Feld unter

4 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 3 4 Einrichtung des Arbeitsbereiches Sie können verschiedene Änderungen an Ihrem Arbeitsbereich vornehmen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Explorer-Fenster und wählen in dem Menü, das daraufhin aufklappt Arbeitsbereiche In der Liste Ihrer Arbeitsbereiche markieren Sie den gewünschten Arbeitsbereich und wählen dann Eigenschaften 4.1 Name und -Adresse Bei der Erstellung durch den Online-Service wurden Ihrem Arbeitsbereich zwei -Adressen zugewiesen: arbeitsbereichname@ohmportal.de und arbeitsbereichname.participants@ohmportal.de Sie wählen einen Arbeitsbereich aus und klicken dann in der Menüleiste darüber auf Eigenschaften Und dann die Registerkarte Mitglieder Einladung der Mitglieder Beispiel: Die Lehrveranstaltung LV-B-TJ-Georg-Simon-Ohm verfügt über die beiden -Adressen LV-B-TJ-Georg-Simon-Ohm@ohmportal.de und LV-B-TJ-Georg-Simon-Ohm.Participants@ohmportal.de Frau Musterfrau konnte ihre Kollegin Erika Mustermann als zusätzliche Dozentin gewinnen. Um Mitglieder zu Ihrem Arbeitsbereich einzuladen, klicken Sie in der Mitglieder-Registerkarte unten auf Hinzufügen Beide Felder sollten Sie unbedingt unverändert lassen! Es öffnet das Adressbuch der Hochschule. 4.2 Mitglieder Sie können die Rollen einzelner Mitglieder verändern, zusätzliche Mitglieder einladen (z.b. Kollegen) oder einzelne Mitglieder aus dem Arbeitsbereich entfernen. Sie suchen den passenden Eintrag heraus. Mit einem Doppelklick wird der Name in die untere Zeile übernommen. Sie schließen das Fenster durch Klick auf Ok Die Rolle des neuen Mitglieds ändern Sie durch Klick auf die vorgeschlagene Rolle.

5 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 4 workspace-reviewer Mitglieder mit der Rolle Reviewer verfügen über Leseberechtigungen für Arbeitsbereichsinhalte. Zusätzlich können sie Diskussionsthemen kommentieren, versenden und beantworten. workspace-participant-coordinator Mitglieder mit der Rolle Participant-Coordinator können andere Mitglieder hinzufügen und entfernen sowie neuen und vorhandenen Mitgliedern Rollen zuweisen. Hinweis: Diese Rolle beinhaltet keine Lese- oder Schreibberechtigung, d.h. es müssen unter Umständen zusätzliche Rolle zugewiesen werden. Tipp: Nur Teilnehmer, denen die entsprechende Rolle (workspace-participant-coordinator oder workspace-coordinator) zugewiesen wurde, können zusätzliche Teilnehmer einladen Anpassung der Mitglieder-Rollen Es gibt im Arbeitsbereich unterschiedliche Berechtigungsmodelle, die regeln, wie (in welchem Umfang) die einzelnen Mitglieder auf den Arbeitsbereich zugreifen dürfen. Diese Berechtigungsmodelle nennen sich Rollen. workspace-member Mitglieder mit der Rolle Member haben vollständigen Zugriff auf Arbeitsbereichsinhalte und können diese Inhalte erstellen, lesen, ändern und löschen. workspace-document-coordinator Mitglieder mit der Rolle Document-Coordinator können Dokumentverwaltungsvorgänge wie das Anwenden von Versionierungseinstellungen und das Außerkraftsetzen von Sperren für Dateien und Ordner ausführen. Frau Musterfrau möchte in dem Arbeitsbereich hauptsächlich ihre Skripten zur Verfügung stellen. Aus diesem Grund hat sie bei der Erstellung des Arbeitsbereiches als Standard-Rolle Workspace-Viewer angegeben, d.h. die Studierenden dürfen die Inhalte (E- Mails, Termine und Dokumente) lesen. workspace-coordinator MItglieder mit der Rolle Coordinator verfügen über vollständige Administratorberechtigungen für den Arbeitsbereich und dessen Inhalte, einschließlich Ankündigungen Rollen zuweisen Frau Musterfrau möchte im Rahmen der Lehrveranstaltung mit einer Gruppe von Studierenden einen Artikel zu dem Thema erarbeiten. Dazu möchte sie einzelnen Studierenden die Rolle Workspace-Member zuweisen, damit diese Studierenden vollständigen Zugriff auf die Inhalte des Arbeitsbereiches haben. Mögliche Rollen sind: workspace-viewer Um einem Mitglied nachträglich eine andere Berechtigungsrolle zuzuweisen, wählen Sie die Registerkarte Mitglieder Mitglieder mit der Rolle Viewer verfügen über Leseberechtigungen für Arbeitsbereichsinhalte.

6 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 5 In der Liste aller Mitglieder, die zu Ihrem Arbeitsbereich eingeladen wurden, klicken Sie auf die Rolle des Mitglieds, die verändert werden soll Dokumente ablegen Jeder Arbeitsbereich verfügt über eine Dokumentablage: documents Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die gewünschte Rolle auswählen können. Auf die Ablage in Ihrem persönlichen Arbeitsbereich können nur Sie selbst zugreifen, d.h. diese Ablage ist nicht geeignet, um Dokumente oder Skripten für Andere zur Verfügung zu stellen. Die Dokumentablage documents in den anderen Arbeitsbereichen kann von den Mitgliedern der jeweiligen Arbeitsbereiche entsprechend ihrer Berechtigungsrolle eingesehen werden Ordner erstellen Zum Abschluss klicken Sie auf Ok Mitglieder entfernen Um einen Ordner zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Explorer-Fenster und wählen dann Neu Ordner Um ein Mitglied aus Ihrem Arbeitsbereich zu entfernen, wählen Sie das Mitglied in der Mitglieder- Registerkarte aus und klicken unten auf Entfernen 5 Nutzung des Arbeitsbereiches 5.1 Online arbeiten Standardmäßig wird die Verbindung zu my.ohmportal im Onlinemodus hergestellt. Alle Features der Oracle Beehive Extensions for Explorer sind verfügbar, wenn Sie online arbeiten. Danach klicken Sie auf Ok Dokumente hochladen Sie können ein Dokument nur in Arbeitsbereiche verschieben, in denen Sie mindestens die Rolle Member haben.

7 Informationen des Rechenzentrums der Technischen Hochschule Nürnberg Seite 6 Wurde Ihnen für einen Arbeitsbereich lediglich die Viewer-Rolle zugewiesen, erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn Sie versuchen, ein Dokument in die Dokumentablage zu verschieben. Sie können Dokumente durch einfaches Ziehen mit der Maus in die Dokumentablage verschieben. 5.2 Offline arbeiten Wenn Sie unterwegs oder vom Netzwerk abgemeldet sind, können Sie weiterhin offline mit Oracle Beehive Extensions for Explorer arbeiten. Hinweis: Nur Dokumente oder Ordner, die Sie auf Ihre Festplatte heruntergeladen haben, bevor Sie offline gegangen sind, sind auch verfügbar, wenn Sie offline arbeiten Umschalten Online- / Offline Klicken Sie im Explorer im Menü Beehive auf Offline arbeiten Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument, und wählen Sie Dieses Dokument herunterladen Um alle Dokumente eines Ordners herunterzuladen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Alle Dokumente herunterladen 5.4 Dokumente erstellen oder bearbeiten Sie können im Offlinemodus Dokumente ändern oder neue Dokumente erstellen. Sobald Sie erneut mit dem Server verbunden sind werden alle neu erstellten, bearbeiteten und umbenannten Dokumente auf dem Server aktualisiert. Bitte beachten Sie: Die direkte Erstellung eines neuen Dokuments ist im Explorer nicht möglich. Sie können ein vorhandenes Dokument öffnen und verändern. Oder Sie verschieben ein Dokument aus einem anderen Ordner in den Beehive- Arbeitsbereich. Veränderte, noch nicht zum Server hochgeladene Elemente erkennen Sie an einem kleinen Sternchen. Sobald Sie wieder online sind, wird die offline veränderte Datei am Server aktualisiert: Dateien, die Sie während Ihrer Offline-Zeit aus einem anderen Ordner in den Arbeitsbereich verschoben haben, werden in den Arbeitsbereich hochgeladen. Diese Option kann ein- und ausgeschaltet werden: Wenn Sie im Offlinebetrieb arbeiten, wird ein Häkchen neben der Option angezeigt. Hinweis: Das Menü blenden Sie im Explorer durch Drücken der Alt-Taste ein. 5.3 Dokumente oder Ordner offline zur Verfügung stellen Bevor Sie die Verbindung zum Server trennen, um offline zu arbeiten, müssen Sie die Dokumente herunterladen, auf die Sie Zugriff benötigen. Hinweis: Hat in der Zeit, in der Sie offline waren, ein Kollege ebenfalls an dieser Datei gearbeitet, erhalten Sie beim Hochladen eine Fehlermeldung. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Sie die Änderung Ihres Kollegen nicht überschreiben. 6 Noch Fragen??? Eine Hilfe erhalten Sie, indem Sie oben in der Menüleiste auf? klicken. Beehive-Hilfe und Support Hilfe