Die E-Akte in der Landesverwaltung

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1 Die E-Akte in der Landesverwaltung Dr. Thomas List (MIK) Andre Mühlenbäumer (IT.NRW) 20. August 2015

2 Agenda Aktueller Stand der E-Akte mit DOMEA Geplante neue E-Akte Aktueller Stand der Umsetzung Geplanter Ausschreibungsinhalt Weitere Vorgehensweise

3 Aktueller Stand der E-Akte mit DOMEA über DOMEA -Arbeitsplätze in der Landesverwaltung Einsatz in vielen Behörden in der Landesverwaltung für klassische Akten, aber z.b. auch für die elektronische Personalakte in den meisten Behörden eine gemischte Umgebung aus E-Akte und klassischer Papierakte

4 Aktueller Stand der E-Akte mit DOMEA OpenText wird langfristig nicht mehr auf DOMEA setzen das DOMEA-Konzept ist überholt egovernment-gesetz NRW sieht vor, die E-Akte bis 2022 einzuführen verlässliche Basis ist erforderlich, die mit der neuen E-Akte geschaffen werden soll

5 Agenda Aktueller Stand der E-Akte mit DOMEA Geplante neue E-Akte Aktueller Stand der Umsetzung Geplanter Ausschreibungsinhalt Weitere Vorgehensweise

6 Geplante neue E-Akte konsequente und optimierte IT-gestützte Vorgangsbearbeitung auf Grundlage der E-Akte ein Zugangspunkt für alle vorgangsrelevanten Informationen E-Akte und Vorgangsbearbeitung für die Landesverwaltung NRW Trennung von DMS und VBS modularer Ansatz, vergleichbar mit dem Organisationskonzept everwaltungsarbeit

7 Projektleitfaden Leitfaden für Führungskräfte Geplante neue E-Akte Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit eakte evorgangsbearbeitung ezusammenarbeit Grundlagen und Bedarfsanalyse Glossar elangzeitspeicherung epoststelle und Signatur Scan- Prozess Datenschutz, Personaldaten, VS efachverfahren Bundesregierung: Die E-Akte in der Landesverwaltung

8 Projektleitfaden Leitfaden für Führungskräfte Geplante neue E-Akte Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit eakte evorgangsbearbeitung ezusammenarbeit Grundlagen und Bedarfsanalyse Glossar elangzeitspeicherung epoststelle und Signatur Scan- Prozess Datenschutz, Personaldaten, VS efachverfahren Bundesregierung: Die E-Akte in der Landesverwaltung

9 Projektleitfaden Leitfaden für Führungskräfte Geplante neue E-Akte Anwendersicht eakte evorgangsbearbeitung eakte evorgangsbearbeitung ezusammenarbeit Grundlagen und Bedarfsanalyse Glossar elangzeitspeicherung epoststelle und Signatur Scan- Prozess Datenschutz, Personaldaten, VS efachverfahren Bundesregierung: Die E-Akte in der Landesverwaltung

10 BasisIT Anwendersicht eakte evorgangsbearbeitung Explorer als bekanntes Werkzeug für Ablage von Dokumenten / Dateien Keine weitere Anwendung für E-Akte und Workflows Erstellen und Bearbeiten von - Akten - Vorgängen - Dokumenten als bekanntes Werkzeug für informelle Zusammenarbeit Keine weitere Anwendung für E-Akte und Workflows Formelle Zusammenarbeit mit Umlaufmappen inklusive Zeichnungen

11 Geplante neue E-Akte Anwendersicht eakte evorgangsbearbeitung

12 Geplante neue E-Akte Anwendersicht Explorer als zentraler Zugriffspunkt Outlook als Kommunikationszentrale Office Kollaboration (Gruppen-) Laufwerke Öffnen s Speichern Laufmappe

13 Geplante neue E-Akte Vereinfachte Darstellung der Technik

14 Geplante neue E-Akte Projektziele Ziele sind rollen- und bedarfsgerechte Verwendung der E- Akte medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung durch verschiedene, kombinierbare IT-Lösungen ist ein wirtschaftlicher und flexibler Betrieb möglich Die E-Akte in der Landesverwaltung

15 Geplante neue E-Akte Projektziele Verwendung existierender Bausteine Verlässliche Schnittstelle für Fachanwendungen Konsequente Nutzung von Basis-Funktionen Reduktion technischer Vielfalt Elemente, wie z. B. die DMS-Funktionalität, werden modular über die E-Akte als Dienst - Schnittstelle zur Verfügung gestellt Die E-Akte in der Landesverwaltung

16 Geplante neue E-Akte Projektziele Keine separate Anwendung für E-Akte und Workflows Vereinfachung der Bedienung Erhöhung der Nutzerakzeptanz

17 Agenda Aktueller Stand der E-Akte mit DOMEA Geplante neue E-Akte Aktueller Stand der Umsetzung Geplanter Ausschreibungsinhalt Weitere Vorgehensweise

18 Aktueller Stand der Umsetzung Vereinfachte Darstellung der Technik

19 Aktueller Stand der Umsetzung Vereinfachte Darstellung der Technik

20 Agenda Aktueller Stand der E-Akte mit DOMEA Geplante neue E-Akte Aktueller Stand der Umsetzung Geplanter Ausschreibungsinhalt Weitere Vorgehensweise

21 Geplanter Ausschreibungsinhalt komplettes Modul DMS, z.b. DMS-Repository Middleware (CMIS, WebDav, etc.) Clients (Explorer, Mobiler Client, etc.) Beratungsdienstleistungen, z.b. Support für Betrieb Schulungen für Fachadministratoren, ggf. Endanwender Organisatorische Unterstützung

22 Geplanter Ausschreibungsinhalt Barrierefreiheit Rollen & Rechte Im-/ Export von Akten XDOMEA / XJUSTIZ Altregistratur und Aussonderung Vertretungsfunktionen Rendering (PDF-Konvertierung) Verschlüsselung der Datenübertragung Die E-Akte in der Landesverwaltung

23 Geplanter Ausschreibungsinhalt Mandantenfähigkeit Skalierbarkeit Aktenablage und Workflow Revisionssicherheit 4-Augen-Prinzip beim Löschen Authentifikation / Identitätsmanagement BSI TR "Ersetzendes Scannen (RESISCAN)" Übergreifende Suche Die E-Akte in der Landesverwaltung

24 Agenda Aktueller Stand der E-Akte mit DOMEA Geplante neue E-Akte Aktueller Stand der Umsetzung Geplanter Ausschreibungsinhalt Weitere Vorgehensweise

25 Weitere Vorgehensweise Fertigstellen des Outlook-Add-Ins bis Mitte nächsten Jahres Veröffentlichung der Ausschreibung ca. Ende des Jahres Anschließend: Integration der Systeme Migration der DOMEA -Systeme Rollout der neuen BasisIT-Lösung

26 Die E-Akte in der Landesverwaltung Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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