Paisy epayslip - Verfahren Elektronische Verdienstabrechnung (Handout für Mitarbeiter)

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1 Paisy epayslip - Verfahren Elektronische Verdienstabrechnung (Handout für Mitarbeiter) Inhaltsverzeichnis 1. Die elektronische Verdienstabrechnung 2. Passwortverwaltung im epayslip Verfahren 3. Recherche 3.1 Suche nach Dokumententypen 3.2 Anzeige von Dokumenten 3.3 Sortierung der Trefferliste / mit Hintergrundformular 3.4 Abmeldung epayslip - Verfahren PERAS GmbH 1

2 1. Die elektronische Verdienstabrechnung Nach Erhalt der Serienbriefe können Sie die angegebene Webseite, aufrufen. Um Fehler beim Einstieg zu vermeiden, sollte die Adresse dieser Internetseite direkt im Browser (zum Beispiel Internet Explorer) eingegeben werden: Sie befinden sich nun auf der Startseite, diese enthält die Dokumentation zur Elektronischen Verdienstabrechnung (Handout für den Mitarbeiter) und den Zugang zu den Verdienstdokumenten (nach Änderung des Startpasswortes). Die Dokumente sind für Sie seit dem Abrechnungsmonat verfügbar, seit dem Ihr Arbeitgeber am Web-Archiv teilnimmt. PERAS GmbH 2

3 Eingabe von Benutzername und Passwort (Authentifizierung) Beim erstmaligen Aufruf geben Sie Ihre per Post erhaltene Zugangskennung (erster Brief) und das Passwort (zweiter Brief) ein, klickt auf Anmelden* und werden sofort aufgefordert, ein neues, vertrauliches Passwort zu hinterlegen. Hinweis : Bitte beachten Sie dabei die Regeln für die sichere Vergabe von Passwörtern (8-10 Stellen, Großund Kleinschreibung werden unterschieden, Sonderzeichen sind nicht möglich) Achtung! Nach der Eingabe von Benutzername und Passwort gelangen Sie, durch Klicken des Button Anmelden, in Ihre Dokumente (nicht durch ENTER). Die Navigation im Mitarbeiterarchiv muss ausschließlich über die vorgegebenen Button erfolgen, ansonsten kann es zu Abbrüchen, gegebenenfalls zu einer Sperrung der Benutzerkennung kommen. Der von der PERAS GmbH vergebene Benutzer darf nicht geändert werden! Bei der Passwortverwaltung ist eine Änderungsroutine von 90 Tagen aktiv. Das Passwort kann von Ihnen jederzeit auch außerhalb dieser Automatik neu vergeben werden. Haben Sie Ihr Passwort vergessen oder wurde Ihr Passwort gesperrt, so können Sie nur über Ihre Personalabteilung eine neue Zugangskennung beantragen. Bis zur erneuten Ausgabe der zwei Serienbriefe sind weitere Anmeldeversuche am epayslip- Verfahren (mit der alten gesperrten Kennung) überflüssig! Einfacher und wesentlich schneller ist hier die Vergabe eines neuen Passwortes mittels der Webapplikation epayslip - Passwortverwaltung, Ihre Personalabteilung ist darüber informiert. PERAS GmbH 3

4 2. Passwortverwaltung im epayslip Verfahren Hinweis : Bitte überprüfen Sie Ihre Anmeldedaten Erscheint dieser Hinweis bei Ihrer Anmeldung, dann ist der eingegebene Benutzer oder das eingegebene Passwort falsch. Die Groß- und Kleinschreibung muss bei der generierten Benutzerkennung und dem Passwort unbedingt beachtet werden. Verlassen Sie den Browser nicht, dann können Sie die falsche Zugriffskennung so oft eingeben wiesie wollen, es wird immer nur der obige Hinweis ausgegeben. Es kommt kein Hinweis dass die Kennung gesperrt ist, obwohl diese bereits im Hintergrund nach dreimaliger Falscheingabe gesperrt wurde. Hinweis : Ihr Anmeldekonto ist gesperrt Erst wenn Sie den Browser verlassen und neu in das Internet hineingehen und sich dann nochmals versuchen anzumelden, dann kommt der Hinweis: Ihr Anmeldekonto ist gesperrt. Nach dreimaliger Falscheingabe wird ein Sperrkennzeichen gesetzt, ein neues Passwort kann nur durch Ihre Personalabteilung angefordert bzw. vergeben werden. Hinweis : Die Gültigkeit Ihres Passwortes ist abgelaufen Nach 90 Tagen wird von epayslip automatisch ein neues Passwort verlangt. Haben Sie sich richtig angemeldet, werden Sie sofort in ein Folgebild geleitet, indem ein neues Passwort eingegeben werden muss. Benutzer ändern Der Benutzer darf von Ihren nicht geändert werden, dieser Teil der Zugangskennung wird von der PERAS GmbH verwaltet und vergeben. Passwort ändern Das Passwort kann jederzeit von Ihnen geändert werden. Nach der korrekten Anmeldung kann in der Klappbox die "Aktion: Passwort ändern gewählt werden. PERAS GmbH 4

5 3. Recherche In der Elektronischen Verdienstabrechnung (Personalakte) haben Sie Zugriff auf Ihre persönlichen Dokumente. Im mittleren Bereich werden die Dokumententypen angezeigt, auf die Sie zugreifen können. Die Dokumententypen lauten: VERD ELST DUEV = Verdienstabrechnung = Lohnsteuerbescheinigung = DEÜV-Bescheinigung und gegebenenfalls VERT ZERT SONS = Vertragliches = Zertifikate = sonstige Belege. wenn Ihr Arbeitgeber mit diesen Dokumententypen arbeitet und diesbezügliche Daten im Archiv ablegt. 3.1 Suchen nach Dokumententypen Durch Klicken auf die Schaltfläche Finden wird eine Recherche über alle Dokumententypen durchgeführt. Es werden alle Dokumente, die sich von Ihnen im Archiv befinden und zur Ansicht für Sie freigegeben sind, in der Trefferliste angezeigt. Trefferliste PERAS GmbH 5

6 Mit der neuen epayslip - Version im Webarchiv ist es Ihnen nur noch möglich, nach Dokumententypen zu selektieren, eine Auswahl nach Datum und / oder Betreff ist nicht mehr möglich. Beispiel : Selektion der Dokumententypen VERD und ELST (dazu bitte die beiden Dokumenten- Typen in der Auswahlbox markieren) : 3.2 Anzeige von Dokumenten Durch einen Doppelklick auf das gewählte Dokument oder durch einen einfachen Klick auf das Dokument und anschließendem Klick auf das Lupensymbol öffnet sich das gewünschte Dokument. PERAS GmbH 6

7 Es können auch mehrere Dokumente der Trefferliste gleichzeitig recherchiert werden. Dazu ist es notwendig, dass die gewünschten Dokumente durch Anhaken der Auswahlboxen ausgewählt werden. Durch einen Klick auf das Lupensymbol werden diese Dokumente angezeigt. Wenn die oberste Auswahlbox angeklickt wird, werden alle Dokumente in der Trefferliste markiert. Ein erneuter Klick auf die oberste Auswahlbox macht diese Auswahl wieder rückgängig. Werden mehrere Dokumente markiert und anschließend das Lupensymbol betätigt, dann öffnen sich alle markierten Dokumente in einem einzigen pdf-dokument. Beispiel : Das pdf-dokument sieht dann wie folgt aus : PERAS GmbH 7

8 3.3 Sortierung der Trefferliste / mit Hintergrundformular Die Trefferliste kann innerhalb jeder Spalte auf- / oder absteigend sortiert werden. Des weiteren ist es ratsam, grundsätzlich immer das Dokument mit dem hinterlegtem Hintergrundformular anzuzeigen. 3.4 Abmeldung epayslip - Verfahren Das Abmelden / Schließen des epayslip - Verfahrens funktioniert über den Button Abmelden im oberen Bereich des Fensters. Bei Rückfragen zum epayslip Verfahren wenden Sie sich bitte an Ihre Personalabteilung. PERAS GmbH 8