Projektstart für Auftraggeber und Entscheider. Bern, 27. August 2013

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1 Projektstart für Auftraggeber und Entscheider Bern, 27. August 2013 Wir machen Wir machen Sie sicherer. Sie sicherer.

2 Agenda 01 Wie beschreibe ich die Ziele des Projektes 02 Was ist in der Startphase wichtig 27. August

3 für Auftraggeber ist sehr wichtig für das Gelingen des Projektvorhabens. Verschiedene Studien sind der Ansicht, dass es die wichtigste Phase für eine erfolgreiche Zielerreichung ist und in dieser Phase die meisten Fehler gemacht werden. Bei gescheiterten Grossprojekten werden im Nachhinein die eigentlichen Ursachen des Scheiterns oft in dieser Startphase diagnostiziert (z. B. falsche, unrealistische oder schlecht kommunizierte Projektziele). wird im wesentlichen geprägt durch das Wirken zweier Rollen im Projektmanagement-Prozess: 1. Der Projektauftraggeber 2. Der Projektleiter Projektleiter werden in der Regel geschult, zertifiziert und laufend weiterentwickelt und sind zudem Zielpublikum von 90% aller Literatur "rund um Projekte". Projektauftraggeber sind oft nur eine Rolle in diversen Projektmanagement-Methoden und selten Zielpublikum professioneller Schulungen. Diese Präsentation bietet der Rolle Auftraggeber/Entscheider in der Projektstartphase einige Tipps für den erfolgreichen Projektstart an. Konkret: Wie beschreibe ich meine Projektziele Denken, erledigen, einfordern 27. August

4 Wie beschreibe ich die Ziele des Projektes? in der Theorie 1. Mit der sauberen Zieldefinition steht und fällt ein Grossteil des Projekterfolgs 2. Projektziele müssen einfach kommunizierbar und einfach zu verstehen sein Jeder Projektmitarbeitende sollte die Ziele verstanden haben Nur wer das Ziel verstanden hat, arbeitet in die richtige Richtung Was sagt uns die Theorie? Projektziele sollten SMART sein: S M A R T Ziele müssen spezifisch, eindeutig und positiv beschrieben sein die Zielerreichung sollte messbar sein für das Projektteam sollte es attraktiv sein, das Projektziel zu erreichen das Ziel muss auf realistischer Weise erreichbar sein das Ziel muss terminiert sein aber 27. August

5 Wie beschreibe ich die Ziele des Projektes? praktisch Was passiert in der Praxis? Projektziele sind oft nicht "so einfach" beschreibbar - insbesondere bei Grossprojekten. Umfeld und Kontext sind nicht 100% erfassbar Die Gefahr der Vermischung/Verwischung von Projektzielen und Anforderungen steigt gibt es wirklich Projekte mit mehr als ca. fünf Hauptzielen? Checkliste zur Zielformulierung: 1. Ist das Ziel anspruchsvoll und realistisch? 2. Wird das angestrebte Ziel/Ergebnis vom gesamten Team getragen? 3. Hat jeder Beteiligte verstanden, was das Ergebnis sein soll? 4. Sind die Teilziele nach Wichtigkeit geordnet? 5. Sind die Randbedingungen klar? Welche externen Faktoren und Kräfte können den Zielen entgegenwirken? 27. August

6 Wie beschreibe ich die Ziele des Projektes? Ziele sind auch immer Antworten auf Fragen wie: Was will ich erreichen? (Qualität) Wie viel will ich erreichen? (Quantität) Warum will ich es erreichen? (Begründung) Bis wann will ich es erreichen? (Termin) Wie will ich es erreichen? (Lösungsweg) Das Beschreiben und Definieren der Abnahmekriterien (wann ist das Ziel erfüllt) hilft zusätzlich beim sinnvollen Beschreiben der Projektziele. Diese Abnahmekriterien sollten von der Auftraggeberschaft im Projektvertrag selbst beschrieben werden. Erfahrene Auftraggeberschaften sorgen zusätzlich für ein frühzeitiges Bewusstsein für die Notwendigkeit disziplinierter Projektabbrüche auf Basis transparenter Kriterien. Es muss deutlich gemacht werden, dass Projektabbrüche keine Niederlage der Projekte darstellen, sondern ein Zeichen systematischen Vorgehens und rationalen Handelns sind! 27. August

7 Agenda 01 Wie beschreibe ich die Ziele des Projektes 02 Was ist in der Startphase wichtig 27. August

8 Projektauftraggeber Handeln sie generell über alle Projektphasen ihres Projektes immer im Raster "denken", "tun", "fordern". Projektphasen nach HERMES Initialisierung Voranalyse Konzept Realisierung Einführung Abschluss Woran muss ich als AG denken und kann nicht delegiert werden. Das sind wesentliche Erfolgsvoraussetzungen. Was muss ich als AG selbst erledigen und kann nicht delegiert werden Was muss ich als AG von der Projektleitung einfordern 27. August

9 Projektauftraggeber im Projektstart Woran müssen Sie denken? (Erfolgsvoraussetzungen) 1. Hohe Kreativität für Projektideen zulassen 2. Einen nachvollziehbaren Selektionsprozess der Vorhaben gestalten 3. Ist das Projekt wirklich erforderlich und Strategie-konform? 4. Die Ziele müssen akzeptiert sein 5. Projekte nur starten, wenn sie erfolgreich werden können 6. Sind alle beteiligten und betroffenen Stellen informiert? 7. Haben wir den richtigen Projektleiter? 8. Sind die Rollen der Projektorganisation sauber geklärt? 9. Haben wir das ausreichende Fachwissen? 10. Haben wir ausreichende Kapazität für das Projekt? 27. August

10 Projektauftraggeber im Projektstart Was müssen Sie tun? (Wird vom Projekt von Ihnen erwartet) 1. Commitment aller Betroffenen zum Projekt herstellen 2. Kommunizieren Sie den Sinn des Projektes 3. Die Grobziele vorgeben (Inhalt, Termine, Kosten) 4. Die Projektpriorität relativ im eigenen Verantwortungsbereich festlegen 5. Den Projektleiter offiziell einsetzen 6. Einen Lenkungsausschuss/Projektausschuss einsetzen 7. Ressourcen für die Planungsphase absichern 8. Wirtschaftlichkeitsnachweis erstellen (lassen) 9. Finanzierung des Projektes sicherstellen 10.Regelmäßiges Nachhaken und motivieren im Projekt 11.Ihre Rolle als Auftraggeber wahrnehmen 27. August

11 Projektauftraggeber im Projektstart Was müssen Sie fordern? (Vom Projektleiter fordern) 1. Klare Zusage des Projektleiters zu seiner Aufgabe fordern 2. Commitment aller Beteiligten, dass das Projekt laut Plan machbar ist, einfordern 3. Anforderungskatalog, Fachkonzepte, detaillierter BusinessCase erstellen lassen 4. Eine systematische Planung aufbauen lassen (Meilensteine, Termine, Kosten, Kapazität) 5. Risikoanalyse des Projektes durchführen lassen 6. Regelmäßige Projektteam-Sitzungen als Kommunikationsdrehscheibe etablieren 27. August

12 Erfolgreiche, sichere Projektstarts wünscht Ihnen: Christian Nagler Telefon August