Zusatzmodul OPOS: Buchen

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1 Zusatzmodul OPOS: Buchen Bereich: FIBU - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Voraussetzungen 2 3. Vorgehensweise Grundsätzliches zur OPOS-Buchhaltung Steuerungsmöglichkeiten der Fälligkeit Verbuchung von Rechnungseingängen Verbuchung von Rechnungsausgängen Zahlung einer offenen Rechnung Sammelbuchung OP-Suche Personenkonto an Personenkonto buchen Buchen mit der OP-Ansicht Details Ausziffern Automatische Ermittlung des Steuerschlüssels Zahlungskennzeichen löschen Notiz zu einem Personenkonto erfassen OP-Buchungen initialisieren Automatischer Auszifferungslauf/Abstimmungslauf Besonderheiten bei der Jahresübernahme Automatische Übergabe von OP-Buchungen in das Folgejahr Häufige Fragen Wichtige Informationen 44

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt das Buchen unter Verwendung einer Offenen-Posten-Buchführung. 2. Voraussetzungen Voraussetzungen 1. Das Zusatzmodul»Offene-Posten-Buchführung«muss lizenziert sein:»fibu Tools Modulauskunft«Wenn Sie das Modul lizenzieren möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf: Telefon: sales@agenda-software.de 2. Die OPOS-Stammdaten müssen eingerichtet und vollständig erfasst sein: Info Nr Zusatzmodul OPOS: Stammdaten.

3 Seite 3 3. Vorgehensweise Überblick 1. Grundsätzliches zur OPOS-Buchhaltung 2. Steuerungsmöglichkeiten der Fälligkeit 3. Verbuchung von Rechnungseingängen 4. Verbuchung von Rechnungsausgängen 5. Zahlung einer offenen Rechnung 6. Sammelbuchung 7. OP-Suche 8. Personenkonto an Personenkonto buchen 9. Buchen mit der OP-Ansicht 3.1. Grundsätzliches zur OPOS-Buchhaltung Überblick 1. Buchungskreise 2. Kürzel für die Geschäftsvorfälle 3. Automatischer Buchungstext 4. Eröffnungsbuchungen 1. Buchungskreise Zum Buchen von Rechnungseingängen und Rechnungsausgängen stehen standardmäßig die Buchungskreise 10 für Rechnungseingang und 20 für Rechnungsausgang zur Verfügung. Durch das Buchen in den entsprechenden Buchungskreisen besteht zum Beispiel die Möglichkeit, buchungskreisbezogene Auswertungen wie Rechnungseingangsbuch und Rechnungsausgangsbuch zu erstellen. Nr. Buchungskreis Art 10 Rechnungseingang RE 20 Rechnungsausgang RA

4 Seite 4 2. Kürzel für die Geschäftsvorfälle Kürzel Geschäftsvorfall RE Rechnungseingang RA Rechnungsausgang ZE Zahlungseingang ZA Zahlungsausgang GU Gutschrift RL Rücklastschrift 3. Automatischer Buchungstext Pro Buchungskreis»Stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise«kann in dem entsprechenden Buchungskreis im Register»Buchungskreis«unter Optionen gewählt werden, ob bei der Erfassung der Buchung der Buchungstext automatisch erstellt werden soll. Ist diese Funktion gewählt, wird bei Rechnungseingängen, Rechnungsausgängen, Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen im Buchungstext das Kürzel für den Geschäftsvorfall inkl. dem Namen des Debitors bzw. Kreditors eingefügt. Beispiel für Rechnungseingang (SKR04) 4. Eröffnungsbuchungen In der Abrechnungsnummer 0 dürfen ausschließlich Buchungen aus der Jahresübernahme verbucht sein. In dieser Abrechnungsnummer dürfen keine manuellen EB-Buchungen vorgenommen und keine EB-Buchungen importiert werden, die Personenkonten betreffen. Die in der Abrechnungsnummer 0 manuellen bzw. eingelesenen Buchungen werden im OP-Modul und im Zahlungsverkehr nicht berücksichtigt.

5 Seite Steuerungsmöglichkeiten der Fälligkeit Übersicht 1. Ermittlung des Fälligkeitsdatums 2. Steuerung der Fälligkeit über die Zahlungsbedingung im Personenkonto 3. Steuerung in Buchungserfassung über Beleg2 ohne Option <Steuerung der Zahlungsbedingung über Beleg2> 4. Steuerung in Buchungserfassung über Beleg2 mit Option <Steuerung der Zahlungsbedingung über Beleg2> 1. Ermittlung des Fälligkeitsdatums Fälligkeitsdatum = Buchungsdatum + Zahlungsbedingung (Fälligkeitstage) 2. Steuerung der Fälligkeit über die Zahlungsbedingung im Personenkonto»Stammdaten Offene-Posten/Mahnwesen Debitoren/Kreditoren-Erfassung«nach Auswahl eines Personenkontos das Register»OP-Daten«anklicken und dort die Zahlungsbedingung eintragen. Beachten Sie: Damit nachträglich eingerichtete oder geänderte Fälligkeiten aus dem Personenkonto auch in die Buchungserfassung übernommen werden, müssen die OP-Buchungen initialisiert werden:»bearbeitung OP-Buchungen initialisieren Fälligkeiten neu berechnen«. Nr Zusatzmodul OPOS: Stammdaten

6 Seite 6 3. Steuerung in der Buchungserfassung über Beleg2 ohne die Option <Steuerung der Zahlungsbedingung über Beleg2> Fälligkeitsdatum im Belegfeld 2 Im Belegfeld 2 kann ein Fälligkeitsdatum eingegeben werden. Dieses wird vorrangig vor der Fälligkeit aus dem Personenkonto behandelt. Belegfeld 2 Beispiel Datum TMMJJ TTMMJJ TTMMJJJJ Beispiel 1 Belegdatum = Belegfeld 2 = Fälligkeitsdatum = ( ) Wenn dabei das Fälligkeitsdatum kleiner als das Belegdatum ist, wird beim Fälligkeitsdatum auf die Zahlungsbedingung vom Personenkonto zurückgegriffen. Beispiel 2 Belegdatum = Belegfeld 2 = ( ) Fälligkeitsdatum = Belegfeld-2-Datum liegt vor dem Belegdatum! Damit gilt automatisch die Zahlungsbedingung im Personenkonto als Fälligkeitsdatum. Weitere Steuerungsmöglichkeiten über das Belegfeld 2 Belegfeld 2 Fälligkeit 0 Fälligkeitsdatum = Buchungsdatum + Fälligkeit in Tagen 1 Fälligkeitsdatum = Buchungsdatum + Fälligkeit in Tagen 2 Fälligkeitsdatum = Buchungsdatum + Skontofrist 1 3 Fälligkeitsdatum = Buchungsdatum + Skontofrist 2 9 Nicht mahnen

7 Seite 7 4. Steuerung in der Buchungserfassung über Beleg2 mit der Option <Steuerung der Zahlungsbedingung über Beleg2> Steuerung der Zahlungsbedingung über Belegfeld 2 aktivieren Damit Ihre Eintragung im Belegfeld 2 auch als Zahlungsbedingung erkannt werden muss die Option <Steuerung der Zahlungsbedingung über Beleg2> aktiviert werden:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: ZAHLUNG Option: Steuerung der Zahlungsbedingung über Beleg2«. Zahlungsbedingungen in den Stammdaten aktivieren Zahlungsbedingungen müssen vor dem Buchen in den Stammdaten angelegt werden:»stammdaten Offene-Posten/Mahnwesen Zahlungsbedingungen«. Nr Zahlungsverkehr Abschnitt: Zahlungsverkehr einrichten. Erfassung im Belegfeld 2 Erfassen Sie in der Buchungserfassung die Nummer der gewünschten Zahlungsbedingung im Belegfeld 2:

8 Seite Verbuchung von Rechnungseingängen Übersicht 1. Wo werden Rechnungseingänge erfasst? 2. Buchung 3. Informationen zur Buchung 1. Wo werden Rechnungseingänge erfasst? Für Rechnungseingänge steht Ihnen standardmäßig der Buchungskreis»10 Rechnungseingang«zur Verfügung. 2. Buchung Beispiel Am erhalten wir eine Rechnung (Rechnungsnr.158) unseres Zulieferers, der L+L GmbH (Kreditor 70000) in Höhe von 1.190,00 Euro brutto. Die Rechnung ist binnen 14 Tagen fällig. Die Fälligkeitsfrist wurde in den Stammdaten des Kreditors hinterlegt. Die Buchung wird in der Erfassungszeile der Buchungserfassung erfasst. Durch die Funktion matischer Buchungstext«wird der Buchungstext»RE-L+L GmbH«automatisch eingetragen.»auto- 3. Informationen zur Buchung Nachdem die Buchung erfasst wurde, wird diese inklusive der vom Programm automatisch ermittelten Daten angezeigt. In unserem Fall wurde ermittelt, dass die Rechnung am fällig ist. Hinweis Weitere Informationen zum Buchungssatz, finden Sie in der Buchungsauskunft:»Buchungserfassung Menü Auskunft Buchungsauskunft«.

9 Seite Verbuchung von Rechnungsausgängen Übersicht 1. Wo werden Rechnungsausgänge erfasst? 2. Buchung 3. Informationen zur Buchung 1. Wo werden Rechnungsausgänge erfasst? Für Rechnungsausgänge steht Ihnen standardmäßig der Buchungskreis»20 Rechnungsausgang«zur Verfügung. 2. Buchung Beispiel Am stellen wir unserem Kunden L+L GmbH eine Rechnung (Rechnungsnr. 212) in Höhe von 2.380,00 brutto. Die Rechnung ist binnen sieben Tagen fällig. Die Fälligkeitsfrist wurde in den Stammdaten des Debitors hinterlegt. Die Buchung wird in der Erfassungszeile der Buchungserfassung erfasst. Durch die Funktion matischer Buchungstext«wird der Buchungstext»RA-L+L GmbH«automatisch eingetragen.»auto- 3. Informationen zur Buchung Nachdem die Buchung erfasst wurde, wird diese inklusive der vom Programm automatisch ermittelten Daten angezeigt. In unserem Fall wurde ermittelt, dass die Rechnung am fällig ist. Hinweis Weitere Informationen zum Buchungssatz, finden Sie in der Buchungsauskunft:»Buchungserfassung Menü Auskunft Buchungsauskunft <B>«.

10 Seite Zahlung einer offenen Rechnung Überblick 1. Grundsätzliches 2. Zahlung ohne Skontoabzug 3. Zahlung mit Skontoabzug ohne Skontoprüfung 4. Zahlung mit Skontoabzug und mit Skontoprüfung 1. Grundsätzliches Bei der Buchung der Zahlung muss die gleiche Belegnummer wie beim Einbuchen der Rechnung erfasst werden. Denn nur so können Sie Hilfsfunktionen nutzen wie: das automatische Ausziffern oder die automatische Ermittlung des Steuerschlüssels. 2. Zahlung ohne Skontoabzug Beispiel Die am eingebuchte Rechnung unseres Zulieferers L+L GmbH wird am ohne Skontoabzug über die Bank bezahlt. Die FIBU erkennt automatisch, dass es sich um einen Zahlungsausgang handelt, und fügt den entsprechenden Buchungstext ein. Für die automatische Auszifferung der Buchungen ist es zwingend erforderlich, dass mit eindeutigen Belegnummern gearbeitet wird. 3. Zahlung mit Skontoabzug ohne automatische Skontoprüfung Der Skontobetrag wird in diesem Fall manuell in dem Feld»Skonto«erfasst.

11 Seite Zahlung mit Skontoabzug und mit automatischer Skontoprüfung Beispiel Die am eingebuchte Rechnung unseres Kunden der L+L GmbH wird am unter Abzug von 2 % Skonto (47,60 Euro) bezahlt. Der Zahlbetrag entspricht 2.332,40 Euro. Skontoprüfung aufrufen In der Buchungserfassung wird im Feld»Skonto«durch Eingabe von <P> die Skontoprüfung aufgerufen. Soll diese Prüfung automatisch nach Verlassen des Skontofelds aufgerufen werden, so ist diese Funktion in den Stammdaten zu aktivieren:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: OPOS Option <Skontoprüfung durchführen> auswählen. Buchung mit automatischer Skontoprüfung Gehen Sie so vor: 1. Erfassen Sie alle Angaben bis zum Feld»Skonto«. 2. Bei aktivierter Prüfung öffnet sich mit dem Bestätigen des Felds»Skonto«die automatische Skontoprüfung. Übernehmen Sie den Skontobetrag. 3. Schließen Sie den Buchungssatz durch Bestätigen der restlichen Angaben ab: Die FIBU erkennt automatisch, dass es sich um einen Zahlungseingang handelt, und fügt den entsprechenden Buchungstext ein. Für die automatische Auszifferung der Buchungen ist es zwingend erforderlich, dass mit eindeutigen Belegnummer gearbeitet wird. Hinweis Automatische Ermittlung des Steuerschlüssels

12 Seite Sammelbuchung Übersicht 1. Grundsätzliches 2. Beschreibung des Fensters 3. Sammelbuchung ohne Skontoabzug 4. Sammelbuchung mit Skontoabzug 1. Grundsätzliches Über die Sammelbuchung kann ein Zahlungsvorgang auf mehrere Rechnungen verteilt werden. Für jede Rechnung wird eine entsprechende Zahlungsbuchung erzeugt. Beispiel Am verbuchen wir einen Zahlungseingang in Höhe von 8.000,00. Damit begleicht unser Kunde = L+L GmbH (Debitor 10000) folgende Rechnungsnummern: 212, 235, 265 und 284. Tipp Die Sammelbuchung kann auf verschiedene Weise verwendet werden: bei bereits erfasster Buchung (aus der Primanota-Ansicht der Buchungserfassung) während der Neuerfassung einer Buchung (in der Erfassungszeile der Buchungserfassung) aus der OP-Suche heraus Der Aufruf der Sammelbuchung in der Buchungserfassung erfolgt über»opos Sammelbuchung«.

13 Seite Beschreibung des Fensters In der Sammelbuchung können über zwei nebeneinander liegende Fenster bequem Positionen ausgewählt und dem Zahlungsvorgang zugeordnet werden. Die Zuordnung von einzelnen Rechnungen zur Zahlung erfolgt durch die Übertragung der Rechnung vom rechten Bereich (verfügbare Buchungen) in den linken Bereich (selektierte Buchungen). Nach dem Verlassen der Sammelbuchung können die selektierten Buchungen automatisch ausgeziffert werden, sofern sich der Belegsaldo (ggf. unter Berücksichtigung von Skonti) ausgleicht. Vorgehensweise 1. Übertragen Sie die betroffenen Buchungen in den gewünschten Bereich. 2. Stimmen Sie den Zahlungsbetrag und die selektierten Buchungen ab. 3. Bestimmen Sie, was mit dem Restbetrag passieren soll. 4. Erzeugen Sie die Buchungen. Buchungsmöglichkeiten Status Funktion Ausgleich/Rest = 0 Schaltfläche <Buchungen erzeugen und Formular schließen (F7)> Es werden alle selektierten Buchungen aus der Sammelbuchung in die Buchungserfassung übernommen. Unterzahlung Schaltfläche <Unterzahlung als Skonto gleichmäßig verteilen> Die Unterzahlung wird gleichmäßig auf alle selektierten Buchungen verteilt.

14 Seite 14 Schaltfläche <Zahlungsbetrag als Anzahlung gleichmäßig verteilen> Die Unterzahlung wird gleichmäßig als Anzahlung auf alle selektierten Buchungen verteilt. Schaltfläche <Unterzahlung als eigene Buchung speichern> Es wird eine eigene Buchung in Höhe der Unterzahlung erzeugt. Schaltfläche <Unterzahlung einer Buchung zuordnen> Die Unterzahlung wird einer von Ihnen markierten Buchung zugeordnet. Überzahlung: <Überzahlung als eigene Buchung speichern> Es wird eine eigene Buchung in Höhe der Überzahlung erzeugt. 3. Sammelbuchung ohne Skontoabzug Beispiel Am verbuchen wir einen Zahlungseingang in Höhe von 8000,00 Euro. Damit begleicht unser Kunde L+L GmbH (Debitor 10000) folgende Rechnungsnummern: 212, 235, 265 und 284. Sammelbuchung aufrufen Gehen Sie so vor: 1. Es werden Zahlung und Personenkonto erfasst. Zahlung = 8.000,00 und Debitor = Nach Verlassen des Felds»BU Gkto«wird die Sammelbuchung aufgerufen. 3.»Buchungserfassung OPOS Sammelbuchung«. Tipp Wurde der Buchungssatz bereits fertig erfasst, so kann dieser in der Primanota-Ansicht einfach per Mausklick markiert und anschließend die Sammelbuchung gestartet werden.

15 Seite 15 Sammelbuchung vornehmen Gehen Sie so vor: 1. Buchungen selektieren. 2. Stimmen Sie den Zahlungsbetrag und die selektierten Buchungen ab. 3. Buchung übernehmen. Schaltfläche <Buchungen erzeugen und Formular schließen (F7)>. Darstellung in der Buchungserfassung In der Buchungserfassung werden alle selektieren Buchungen aus der Sammelbuchung einzeln dargestellt und lösen damit die zuvor erfasste Einzelsumme ab. Sammelbuchung mit Skontoabzug Beispiel Am verbuchen wir einen Zahlungseingang in Höhe von 7.840,00. Damit begleicht unser Kunde L+L GmbH (Debitor 10000) inklusive Abzug von 2 % Skonto folgende Rechnungsnummern: 212, 235, 265 und 284. Rechnungssumme: Zahlungseingang: Skonto: 8.000, ,00 160,00

16 Seite 16 Sammelbuchung aufrufen Gehen Sie so vor: 1. Es werden Zahlung und Personenkonto erfasst. Zahlung = 7.840,00 und Debitor = Nach Verlassen des Felds»BU Gkto«wird die Sammelbuchung aufgerufen. 3.»Buchungserfassung OPOS Sammelbuchung«. Tipp Wurde der Buchungssatz bereits fertig erfasst, so kann dieser in der Primanota-Ansicht einfach per Mausklick markiert und anschließend die Sammelbuchung gestartet werden. Sammelbuchung vornehmen Gehen Sie so vor: 1. Buchungen selektieren. 2. Stimmen Sie den Zahlungsbetrag und die selektierten Buchungen ab. Im aktuellen Beispiel erfolgt die Zahlung unter Berücksichtigung von 2 % Skonto Rechnungssumme: Zahlungseingang: Skonto: 8.000, ,00 160,00 Selektierte Buchungen Zahlbetrag Unterzahlung

17 Seite Entscheiden Sie, was mit der Unterzahlung passieren soll. In unserem Fall soll die Unterzahlung gleichmäßig auf alle selektierten Buchungen verteilt werden: Schaltfläche <Unterzahlung als Skonto gleichmäßig verteilen> Vor der Verteilung Nach der Verteilung 4. Buchung übernehmen. Schaltfläche <Buchungen erzeugen und Formular schließen (F7)>. Darstellung in der Buchungserfassung In der Buchungserfassung werden alle selektieren Buchungen aus der Sammelbuchung einzeln dargestellt und lösen damit die zuvor erfasste Einzelsumme ab.

18 Seite OP-Suche Überblick 1. Grundsätzliches 2. Beschreibung des Fensters 3. Funktionen der OP-Suche 4. Tastenkürzel in der OP-Suche 5. OP-Suche nach einem bestimmten Personenkonto 6. OP-Suche nach einer bestimmten Rechnung 7. OP-Suche in Verbindung mit der Sammelbuchung 1. Grundsätzliches»Buchungserfassung Menü OPOS OP-Suche«. Bei Zahlungseingängen kommt es häufig vor, dass die Angabe fehlt, von wem die Zahlung stammt oder wofür sie gedacht ist. Um die richtige Zuordnung treffen zu können, gibt es die OP-Suche. Die OP-Suche wird in der Erfassungszeile in allen Feldern über die Funktionstaste <F7> oder über»opos OP-Suche«aufgerufen. 2. Beschreibung des Fensters Die Funktion ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Der obere Teil zeigt die gefundenen OP-Positionen, der untere Teil die Suchfelder.

19 Seite 19 Tipp Wurde beim Aufruf der OP-Suche das Personenkonto oder Beleg1 bereits erfasst, werden diese Daten automatisch als Suchbegriff in die OP-Suche übernommen und das Suchergebnis angezeigt. 3. Funktionen der OP-Suche Symbol Erläuterung Alle Felder löschen <F11> Temporäres Umschalten von»buchungen zusammenfassen«ausgezifferte Belege anzeigen/nicht anzeigen Aktualisieren Schaltfläche <Sammelbuchung> <F5> Startet die Funktion»Sammelbuchung«Listendesigner

20 Seite Tastenkürzel in der OP-Suche Symbol Erläuterung <F6> Mit <F6> kann zwischen den Suchfeldern und den gefundenen OP-Positionen gewechselt werden <F10> Alle Suchfelder löschen <F5> Ansicht aktualisieren Eingabetaste Die markierte OP-Position wird in die Erfassungszeile übernommen <Strg> + <D> Öffnet den Listendesigner <Alt> + <S> Suchen <Alt> + <L> Öffnet die Sammelbuchung

21 Seite Beispiel: OP-Suche nach einem bestimmten Personenkonto Beispiel Beim Einbuchen der Kontoauszüge ist ein Zahlungsausgang in Höhe von 5.500,00 vorhanden. Die Zahlung kann zwar dem Kreditoren zugeordnet werden, jedoch fehlt auf dem Kontoauszug die Angabe der Belegnummer. Gehen Sie so vor: 1. In der Buchungserfassung werden die bekannten Daten, in diesem Fall sind das der Umsatz und das Personenkonto, erfasst. Umsatz: BU Gkto: 5.500, Durch Drücken der Funktionstaste <F7> öffnet sich die OP-Suche. In der OP-Suche werden jetzt alle offenen Posten des Kreditoren angezeigt. 3. Aus der OP-Suche ist ersichtlich, dass es sich bei der Zahlung um die Rechnung mit der Belegnummer 1590 handelt. Über die Eingabetaste oder per Doppelklick kann die Buchung in die Erfassungszeile übernommen werden. 4. Buchung fertigstellen: Die Belegnummer wird automatisch eingetragen und die Erfassung der weiteren Daten wie z. B. Datum und Buchungstext kann fortgesetzt werden.

22 Seite Beispiel: OP-Suche nach einer bestimmten Rechnung Beispiel Beim Einbuchen der Kontoauszüge wird ein Zahlungseingang in Höhe von 560 Euro gebucht. Auf dem Kontoauszug ist zwar die Rechnungsnummer 315 angegeben, die Debitorennummer ist uns jedoch nicht bekannt. Gehen Sie so vor: 1. In der Buchungserfassung wird ohne die Eingabe von Werten in der Erfassungszeile über <F7> die OP-Suche geöffnet. Die OP-Suche öffnet sich somit ohne Suchergebnis. 2. OP-Suche definieren: Wir suchen den offenen Posten mit der Rechnungsnummer Schaltfläche <Suchen>. 4. Aus der OP-Suche ist ersichtlich, dass es sich bei der Zahlung um die Rechnung mit der Debitorennummer handelt. Über die Eingabetaste oder per Doppelklick kann die Buchung in die Erfassungszeile übernommen werden. 5. Umsatz und Personenkonto werden automatisch übernommen und die Erfassung der weiteren Daten wie z. B. Datum und Buchungstext kann fortgesetzt werden.

23 Seite Beispiel: OP-Suche in Verbindung mit der Sammelbuchung Beispiel Beim Einbuchen der Kontoauszüge ist ein Zahlungsausgang in Höhe von Euro vorhanden. Die Zahlung kann zwar dem Kreditoren zugeordnet werden, jedoch fehlt auf dem Kontoauszug die Angabe der Belegnummer. Gehen Sie so vor: 1. In der Buchungserfassung werden die bekannten Daten erfasst (in diesem Fall sind das der Umsatz und das Personenkonto erfasst). Umsatz: BU Gkto: 5.000,00 Euro Durch Drücken der Funktionstaste <F7> öffnet sich die OP-Suche. In der OP-Suche werden jetzt alle offenen Posten des Kreditoren angezeigt. 3. Aus der OP-Suche ist ersichtlich, dass es sich hierbei um eine Sammelüberweisung von mehreren Rechnungen handelt. Damit nun der Zahlungsbetrag auch korrekt aufgeteilt werden kann, bedienen wir uns der Sammelbuchung. 4. Schaltfläche <Sammelbuchung>.

24 Seite Buchung selektieren: 6. Im aktuellen Beispiel erfolgt die Zahlung ohne Skontoabzug somit steht der Restbetrag auf 0, Buchung übernehmen: Schaltfläche <Buchungen erzeugen und Formular schließen (F7)>. Darstellung in der Buchungserfassung In der Buchungserfassung werden alle selektieren Buchungen aus der Sammelbuchungen dargestellt und lösen damit die zuvor erfasste Einzelsumme der Zahlung ab.

25 Seite Personenkonto an Personenkonto buchen Überblick 1. Grundsätzliches 2. Beispiel für Abstimmarbeiten 1. Grundsätzliches»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: OPOS Personenkonto an Personenkonto automatisch buchen mit folgendem Zwischenkonto«. Damit eine Buchung»Personenkonto an Personenkonto«ausgeziffert werden kann, muss eine Zwischenbuchung erfolgen. Mit der Funktion»Personenkonto an Personenkonto automatisch buchen mit folgendem Zwischenkonto«wird die Zwischenbuchung automatisch erstellt und auf das hier hinterlegte Zwischenkonto gebucht. SKR Kontonummer Bezeichnung Durchlaufende Posten Durchlaufende Posten Durchlaufende Posten 49 Kein Konto HuG Durchlaufende Posten HuG Durchlaufende Posten Durchlaufende Posten Durchlaufende Posten Durchlaufende Posten Bemerkung Keine Automatik Hinweis Damit bei einem Istversteuerer die Umbuchung von Umsatzsteuer nicht fällig auf Umsatzsteuer fällig erfolgt, ist als Zwischenkonto ein Konto zu verwenden, das in der Kontenart als»finanzkonto«geschlüsselt ist. In diesem Fall kann die Umbuchung nicht automatisch erfolgen. Die Zwischenbuchung muss manuell erfasst werden. 2. Beispiel für Abstimmarbeiten Bei Abstimmarbeiten fällt uns auf, dass gegenüber der Weber GmbH (Debitorennummer 30250) noch eine Forderung in Höhe von Euro offen ist. Dieser Kunde wird bei uns ebenfalls als Kreditor mit der Nummer geführt. Auch hier gilt eine Rechnung in Höhe von Euro von unserer Seite als noch nicht beglichen.

26 Seite 26 OP-Konto des Debitors Auf dem Debitoren steht ein Saldo in Höhe von Euro. OP-Konto des Kreditors Auf dem Kreditoren steht ein Saldo in Höhe von ebenfalls Euro. Buchung mit aktiver Funktion Umsatz: BU Gkto: Konto: 5.000, Weber GmbH Weber GmbH Gehen Sie so vor: 1. Erfassen Sie den Buchungssatz 2. Mit dem Bestätigen des Buchungssatzes öffnet sich folgender Hinweis: 3. Schaltfläche <Ja>.

27 Seite Der ursprünglich erfasste Buchungssatz wird automatisch geteilt. Dabei werden nun beide Personenkonten auf das hinterlegte Zwischenkonto gebucht. Hinweis Da die beiden Buchungen in unserem Beispiel nicht mit der gleichen Belegnummer erfasst wurden, muss die Auszifferung manuell erfolgen.

28 Seite Buchen mit der OP-Ansicht Überblick 1. Grundsätzliches 2. Beschreibung des Fensters 3. Steuerung der OP-Ansicht 4. Funktionen in der OP-Ansicht 1. Grundsätzliches»Buchungserfassung Darstellung OP-Ansicht darstellen«. Neben den klassischen Ansichten der Primanota-Ansicht und der Konten-Ansicht steht Ihnen hier auch die OP-Ansicht zur Verfügung. 2. Beschreibung des Fensters Die OP-Ansicht ermöglicht es Ihnen, wesentliche Funktionen des OP-Kontos schon während der laufenden Buchungserfassung zu nutzen.

29 Seite Steuerung der OP-Ansicht Die OP-Ansicht ist Abrechnungsnummern und Buchungskreis übergreifend und bleibt so lange aktiv, bis sie von Ihnen ausgeschaltet wird. Aufruf über Menüleiste»Buchungserfassung Darstellung OP-Ansicht darstellen«oder Aufruf über Erfassungszeile Wird im Feld»Gegenkonto«ein Personenkonto erfasst, erscheint über dem Auswahlpfeil das Symbol zum Öffnen der OP-Ansicht. Schließen der OP-Ansicht Über oder»buchungserfassung Darstellung OP-Ansicht verbergen«.

30 Seite Funktionen in der OP-Ansicht Symbol Erläuterung Filter aktivieren/deaktivieren. Der Filter bezieht sich auf die Auszifferung. Bei eingestelltem Filter werden nur die noch nicht ausgezifferten Buchungen angezeigt. Auszifferung löschen: Deaktivieren Sie den Auszifferungsfilter über und markieren Sie eine bereits ausgezifferte Position. Klicken Sie anschließend auf und die bestehende Auszifferung wird gelöscht. Über das Symbol geöffnet und über werden alle Unterbäume der gewählten Gruppierung geschlossen. Die markierten Buchungen werden zusammengefasst. Die Zusammenfassung der markierten Buchungen wird aufgehoben. Buchungen zusammengefasst anzeigen (ein/aus): Bei aktiviertem Symbol werden die Buchungen zusammengefasst angezeigt. Zeigt den hinterlegten digitalen Beleg. Schaltfläche <Ausziffern> Markierte Einzelpositionen werden ausgeziffert. OP-Konto öffnen. OP-Ansicht schließen.

31 Seite Details Überblick 1. Ausziffern 2. Automatische Ermittlung des Steuerschlüssels beim Buchen 3. Zahlungskennzeichen löschen 4. Notiz zu einem Personenkonto erfassen 5. OP-Buchungen initialisieren 6. Automatischer Auszifferungslauf/Abstimmungslauf 7. Besonderheiten bei der Jahresübernahme 8. Automatische Übergabe von OP-Buchungen in das Folgejahr 9. Häufige Fragen 4.1. Ausziffern Überblick 1. Automatisches Ausziffern 2. Manuelles Ausziffern 3. Auszifferung löschen 1. Automatisches Ausziffern Es erfolgt automatisch eine Auszifferung der Positionen. Somit stellen Sie sicher, dass Ihre OffenePosten-Auswertungen immer auf dem aktuellen und korrekten Stand sind. Gehen Sie so vor: 1. Die OPOS-Funktion muss aktiv sein:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: OPOS OPOS-Funktionen in der Buchungserfassung«Option anhaken: <Beim Buchen sofort ausziffern>. 2. Für die automatische Auszifferung der Buchungen ist es zwingend erforderlich, dass mit eindeutigen Belegnummern gearbeitet wird. 3. Der Belegsaldo muss sich ausgleichen: Offene Rechnung - Zahlung = Belegsaldo 1000, ,- = 0

32 Seite 32 Hinweis Zur Verbuchung der Zahlung empfehlen wir die Verwendung der OPOS-Funktionen»Automatische Ermittlung des Steuerschlüssels«und das»ausziffern mit Kleindifferenz«. 4. Hinweise in der FIBU: Hinweis Dieser Dialog kann jederzeit wieder eingeblendet werden:»fibu: Optionen Wahldialoge verwalten«. 2. Manuelles Ausziffern»Hauptmenü Bearbeitung Auskunft OP-Konto«. Im OP-Konto können einzelne Positionen manuell ausgeziffert werden. Eine manuelle Auszifferung kann zum Beispiel dann notwendig sein, wenn der Rechnungseingang bzw. Rechnungsausgang mit einer anderen Belegnummer als der Zahlungseingang bzw. Zahlungsausgang verbucht ist. Tipp Innerhalb der Buchungserfassung kann das OP-Konto über»opos OP-Konto«geöffnet werden. Alternativ können Sie die OP-Ansicht verwenden:»darstellung OP-Ansicht darstellen«. Beim manuellen Ausziffern gibt es zwei Möglichkeiten: Zahlbetrag und Rechnungsbetrag stimmen überein oder Zahlbetrag und Rechnungsbetrag stimmen nicht überein (Kleindifferenz).

33 Seite 33 Manuelles Ausziffern, wenn Zahlbetrag und Rechnungsbetrag übereinstimmen Um die manuelle Auszifferung vorzunehmen, werden die entsprechenden Positionen markiert. Ist der Saldo der markierten Buchungen 0,00, erscheint die Abfrage, ob die Auszifferung durchgeführt werden soll. Wird diese Abfrage mit der Schaltfläche <Ja> bestätigt, werden die markierten Positionen ausgeziffert.

34 Seite 34 Manuelles Ausziffern, wenn Zahlbetrag und Rechnungsbetrag nicht übereinstimmen (Kleindifferenz) Um die manuelle Auszifferung vornehmen zu können, müssen die entsprechenden Buchungen zunächst markiert werden. Mit Klick auf die Schaltfläche <Ausziffern> oder über das Tastenkürzel <A> erscheint die Abfrage, ob die Buchungen ausgeziffert werden sollen, obgleich der Saldo nicht 0,00 ist. Wird diese Abfrage mit der Schaltfläche <Ja> bestätigt, müssen im folgenden Erfassungsfenster noch Angaben gemacht werden, wohin die Kleindifferenz ausgebucht werden soll.

35 Seite Auszifferung löschen Das Löschen von Auszifferungen können Sie vornehmen: im OP-Konto in der Buchungserfassung in der OP-Ansicht. Löschen im OP-Konto»Hauptmenü Bearbeitung Auskunft OP-Konto«. Gehen Sie so vor: 1. Auszifferungsfilter mit Klick auf deaktivieren. Mit deaktivierten Filter werden alle auch die bereits ausgezifferten Buchungen angezeigt. 2. Eine der versehentlich ausgezifferten Buchungen markieren und Klick auf. Die Auszifferung wird dadurch gelöscht. Hinweis Welche Buchungen zusammen ausgeziffert wurden, erkennen Sie an der Nummer in der Spalte»Ausz.«. Miteinander ausgezifferte Buchungen haben die gleiche Auszifferungsnummer. Löschen in der Buchungserfassung Gehen Sie so vor: 1. Ausgezifferte Buchung markieren. 2.»Buchungserfassung Menü OPOS Auszifferung löschen <A>«.

36 Seite Sicherheitsabfrage mit Schaltfläche <Ja> bestätigen. Löschen in der OP-Ansicht»Buchungserfassung Darstellung OP-Ansicht darstellen«. Siehe Funktionen in der OP-Ansicht.

37 Seite Automatische Ermittlung des Steuerschlüssels Automatische Ermittlung des Steuerschlüssels»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: OPOS«. Für die Nutzung dieser Funktion ist eine eindeutige Zuordnung über die Belegnummer erforderlich. Bei Buchungen mit Skonto, muss auch die Steuer korrigiert werden. Beispiel Im Buchungssatz wird ein Skonto in Höhe von 3 % des Rechnungsbetrags berücksichtigt. Dies entspricht einem Brutto-Skonto von 45 Euro. Da es sich bei dieser Rechnung um einen Erlös mit 7 % Umsatzsteuer handelt, muss diese im Gegenzug ebenfalls korrigiert werden.»buchungserfassung Menü Auskunft Buchungsauskunft Register Buchungssatz«: Ermittlung des Steuerschlüssels Für die Ermittlung des Steuerschlüssels sind zwei Dinge zu beachten: 1. Die Option <Automatische Ermittlung des Steuerschlüssels> muss aktiv sein:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: OPOS«. 2. Im Belegfeld 1 (»Beleg1«) muss die zur Ausgangsrechnung passende Belegnummer erfasst werden. Somit entsteht eine Verbindung zwischen Rechnung und Zahlung, in welcher der verwendete Steuerschlüssel automatisch ermittelt wird.

38 4.3. Seite 38 Zahlungskennzeichen löschen Grundsätzliches Muss eine bereits bereitgestellte Zahlung noch einmal bereitgestellt und ausgeführt werden, ist dazu das bereits gesetzte Zahlungskennzeichen zu löschen. Ob eine Zahlung bereits bereitgestellt wurde, erkennen Sie an der Spalte»Bezahlt«im OP-Konto. Vorgehensweise Gehen Sie wie folgt vor: 1. Betroffene Buchung markieren. 2. Funktionstaste <F8>. 3. Wird die nun folgende Meldung mit Schaltfläche <Ja> bestätigt, wird die Zahlung beim nächsten Zahlungslauf wieder bereitgestellt. Tipp Über die Funktion»Bearbeitung OP-Buchungen initialisieren«kann das Zahlungskennzeichen für alle Buchungen eines Personenkontos oder sogar personenkontenübergreifend zurückgesetzt werden. Alle Informationen zum Bereitstellen, Bearbeiten und Ausführen von Zahlungen finden Sie im Info Nr Zahlungsverkehr.

39 Seite Notiz zu einem Personenkonto erfassen Das Notizfeld bietet die Möglichkeit, individuelle Notizen verknüpft mit einem Personenkonto zu speichern. Das Notizfeld kann im OP-Konto über»bearbeiten Notiz erfassen«, über das Symbol oder in der Debitoren-Erfassung in der Registerkarte»Adresse«geöffnet und bearbeitet werden. Beim Druck des OP-Kontos haben Sie die Möglichkeit, die erfasste Notiz mit ausgeben zu lassen. Die Notiz wird dann auf dem OP-Kontenblatt in dem Bereich Notizzettel gedruckt.

40 Seite OP-Buchungen initialisieren»hauptmenü Bearbeitung OP-Buchungen initialisieren«. Es können in einem Arbeitsgang in OP-Konten durchgeführte Bearbeitungsvorgänge für alle Konten oder für einzelne Kontenbereiche zurückgesetzt werden Automatischer Auszifferungslauf/Abstimmungslauf»Hauptmenü Bearbeitung Automatischer Auszifferungslauf/Abstimmungslauf«. Der Auszifferungslauf ist eine Stapelfunktion, um kontenübergreifend eine automatische Auszifferung durchzuführen. Belegnummern Bei aktivierter Option <Belegnummern> werden OP-Buchungen mit gleichen Belegnummern ausgeziffert, deren Saldo Null ergibt. Konten gesamt Wenn der Saldo des OP-Kontos Null ergibt, werden bei aktivierter Option <Konten gesamt> alle offenen Posten miteinander ausgeziffert.

41 Seite 41 Abstimmungsprüflauf Über die Option <Abstimmungsprüflauf> wird geprüft, ob: Es fehlerhafte Auszifferungen gibt. Fibu-Konto und OP-Konto einen identischen Wert haben. Fehlerhafte Auszifferungen werden damit automatisch zurückgesetzt. Kleindifferenz ausbuchen Über die Option <Kleindifferenz ausbuchen> werden eventuell vorhandene Differenzen zwischen Rechnungsbetrag und Zahlbetrag automatisch ausgebucht. Die Höhe der Kleindifferenz wird in den allgemeinen OP-Daten festgelegt:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: OPOS«. Ist der Saldo zwischen einer Rechnung und einer Zahlung (oder Gutschrift) kleiner oder gleich der Kleindifferenz, so wird die Auszifferung durchgeführt. Die Kleindifferenz wird dabei automatisch auf das ebenfalls in den allgemeinen OP-Daten angegebene Ausbuchungskonto verbucht. Protokoll Bei aktivierter Option <Protokoll drucken> öffnet sich ein Fenster, um das Auszifferungsprotokoll zu drucken.

42 Seite Besonderheiten bei der Jahresübernahme Die Jahresübernahme der OP-Buchungen kann für jede Abrechnungsnummer nur einmal durchgeführt werden. Sofern nach der Jahresübernahme noch OP-Buchungen im Vorjahr erfolgen (z. B. im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten), erfassen Sie diese in einer neuen Abrechnungsnummer (z. B. 14). Diese Abrechnungsnummer darf zum Zeitpunkt der letzten Jahresübernahme noch nicht angelegt sein. Bei erneuter Jahresübernahme werden nur die OP-Buchungen der neuen Abrechnungsnummer in das Folgejahr übertragen. Wurden die Nachträge versehentlich in einer bereits vorhandenen Abrechnungsnummer erfasst, wiederholen Sie zum Übertrag ins Folgejahr die gesamte Jahresübernahme. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Info Nr Jahresübernahme im Rechnungswesen: Agenda FIBU, BILANZ und ANLAG. Wenn mit OPOS gebucht wird, muss eine Übernahme der Offenen-Posten-Einzelpositionen erfolgen, damit die ursprünglichen Rechnungsinformationen (Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, usw.) im Folgejahr verfügbar bleiben Automatische Übergabe von OP-Buchungen in das Folgejahr Ab dem Wirtschaftsjahr 2014 werden Änderungen an OP-Buchungen ganz komfortabel und automatisch in das Folgejahr übergeben. Beispiel Die Jahresübernahme der offenen Posten von 2014 nach 2015 wurde bereits durchgeführt. Mit der Buchhaltung von Januar 2015 reicht unser Mandant noch eine Eingangsrechnung aus Dezember 2014 nach. Diese Buchung wird im Dezember 2014 eingebucht. Nachdem die Buchung erfasst wurde, erhalten wir beim Verlassen der Buchungserfassung folgende Meldung: Wird diese Meldung mit <Ja> bestätigt, werden die Änderungen in das Folgejahr übergeben. Die Meldung erscheint so lange beim Verlassen der Buchungserfassung, bis die Änderungen in das Folgejahr übergeben wurden. Hinweise Die automatische Übergabe von OP-Buchungen in das Folgejahr funktioniert erstmals ab dem Buchungsjahr 2014 nach Werden Änderungen an OP-Buchungen vor 2014 vorgenommen, müssen diese durch eine wiederholte Jahresübernahme in das Folgejahr übergeben werden.

43 Seite Häufige Fragen Überblick 1. Die OP-Liste stimmt nicht mit der Summen- und Saldenliste überein 2. Ich habe eine Differenz zwischen Fibu-Konto und OP-Konto 3. Ich habe im Vorjahr noch OPOS-Buchungen erfasst. Kann ich diese Änderungen durch die programmgesteuerte Jahresübernahme in das neue Jahr übernehmen? 4. Bei meinen Debitoren sind alle Adressdaten inaktiv. Ich kann weder die Adresse noch Telefonnummern oder Bankverbindung ändern. 5. Ich habe bei der Anlage eines Mandanten vergessen, das OPOS-Modul zu aktivieren. Kann ich das Modul nachträglich noch aktivieren? 1. Die OP-Liste stimmt nicht mit der Summen- und Saldenliste überein Auf der Summen- und Saldenliste wird der tatsächliche Saldo der einzelnen Konten dargestellt. Der Saldo der OP-Liste setzt sich dagegen aus den nicht ausgezifferten Positionen zusammen. Überprüfen Sie, ob im OP-Konto alle Positionen korrekt ausgeziffert wurden. Eventuell wurde z. B. ein Betrag ausgeziffert, der eigentlich noch offen wäre. Auf der Summen- und Saldenliste wird der Saldo der ausgewählten Periode bzw. Perioden angezeigt. Auf der OP-Liste können die offenen Posten zu einem bestimmten Stichtag angezeigt werden. Wird z. B. eine offene Rechnung in der Periode 11 (November) mit Buchungsdatum der Periode 10 (Oktober) eingebucht und eine Summen- und Saldenliste für die Periode 10 ausgegeben, ist der Betrag des offenen Postens nicht in der Auswertung enthalten. Wird aber eine OP-Liste zum erstellt, ist die Buchung mit Buchungsdatum von Oktober enthalten, unabhängig davon das diese in der Periode 11 (November) eingebucht wurde. 2. Ich habe eine Differenz zwischen Fibu-Konto und OP-Konto Es gibt mehrere Möglichkeiten, warum das Fibu-Konto und das OP-Konto einen unterschiedlichen Saldo aufweisen. 1. Die Stammdaten sind nicht aktuell. Aktualisieren Sie diese über den Menüpunkt Stammdaten aktualisieren«.»stammdaten 2. Buchungen wurden nicht verarbeitet. Führen Sie eine Periodenverarbeitung aller Perioden über den Menüpunkt»Bearbeitung Periodenverarbeitung«durch. 3. In der Abrechnungsnummer 0 wurden manuelle Buchungen vorgenommen. Die in der Abrechnungsnummer 0 manuell erfassten Buchungen werden im OP-Modul und im Zahlungsverkehr nicht berücksichtigt. In dieser Abrechnungsnummer dürfen keine Buchungen erfasst, geändert oder gelöscht werden. 4. Es wurden Buchungen im Excel- oder CSV-Format eingelesen. Bitte überprüfen Sie in diesem Fall, ob Buchungen mit mehr als zwei Nachkommastellen eingelesen wurden. Sollte das der Fall sein, muss die Einlesedatei bearbeitet werden, sodass jeder Betrag nur noch maximal zwei Nachkommastellen aufweist, und noch mal importiert werden. 5. Es gibt fehlerhafte Auszifferungen. Führen Sie einen Auszifferungsprüflauf über»bearbeitung Automatischer Auszifferungslauf/Abstimmungslauf«durch. 6. Die EB-Buchungen der Personenkonten sind nicht korrekt. Wiederholen Sie die Jahresübernahme der Offenen Posten. Nr Jahresübernahme im Rechnungswesen: Agenda FIBU, BILANZ und ANLAG

44 Seite Ich habe im Vorjahr noch OPOS-Buchungen erfasst. Kann ich diese Änderungen durch die programmgesteuerte Jahresübernahme in das neue Jahr übernehmen? Eine Übernahme von nachträglich erfassten OP-Buchungen ist nur möglich, wenn diese in einer neuen Abrechnungsnummer erfasst wurden. Eine automatische Übergabe der neuen OP-Buchungen ist ab dem Wirtschaftsjahr 2014 möglich. 4. Bei meinen Debitoren sind alle Adressdaten inaktiv. Ich kann weder die Adresse noch Telefonnummern oder Bankverbindung ändern. Der Mandant ist als Kanzleimandant definiert und in der Kanzlei-Erfassung»ARBEITSPLATZ Bestand Kanzleidaten bearbeiten Register: Zusatzangaben«ist der Debitorenabgleich aktiviert. Der Debitorenabgleich bewirkt das die Adressdaten der Debitoren direkt aus der ZMIV gezogen werden. In diesem Fall müssen die Adressdaten in der ZMIV geändert werden. 5. Ich habe bei der Anlage eines Mandanten vergessen, das OPOS-Modul zu aktivieren. Kann ich das Modul nachträglich noch aktivieren? Ja, das Modul kann in den Mandanten-Programmdaten»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: OPOS«aktiviert werden. Achten Sie bei einer nachträglichen Aktivierung darauf das die Fälligkeiten der Rechnungen noch berechnet werden müssen. Führen Sie die Berechnung der Fälligkeiten über den Menüpunkt»Bearbeitung OP-Buchungen initialisieren«durch. 5. Wichtige Informationen Nr Mahnwesen Nr Zahlungsverkehr Nr Zusatzmodul OPOS: Stammdaten Nr Zusatzmodul OPOS: Auswertungen