II. Checkliste für einen Firmenumzug

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1 II. Checkliste für einen Firmenumzug Akribische und perfekte Planung ist der erste Schritt zu einem reibungslosen Umzug. UBR hilft Ihnen dabei gerne mit unserer langjährigen Erfahrung. Wir sorgen dafür, dass nichts vergessen geht und Ihr Umzug problemlos und effizient durchgeführt werden kann. Individuelle Besonderheiten Büro Büroräumlichkeiten umzuziehen erfordert eine hohe Sensibilität. Für wichtige Dokumente, Kundenakten u. ä. empfiehlt sich das Anmieten von abschließbaren Containern um die Datensicherheit in jedem Fall zu gewährleisten. Datenträger (Empfehlung: Vor dem Umzug Festplattenkopien anfertigen) sollten dupliziert werden und während des Umzugs an unterschiedlichen Orten sicher verschlossen aufbewahrt werden. Elektronische Geräte (Computer etc.) bedürfen stets eines besonders sorgfältigen Handlings und Transportes. Ladenräumlichkeiten Steht der Umzug eines Ladengeschäftes an, erkennen wir es als Kunden meist daran, dass rabattorientierte Räumungsverkäufe angepriesen werden. Dies dient dazu, möglichst die Warenbestände zu minimieren, um den Umzug kostengünstig und schnellstmöglich zu gestalten. Je weniger Material verpackt werden muss, desto einfacher wird die Organisation. Die Geschäftsausstattung kann meist erst zuletzt demontiert werden und so ist oft eine mögliche Warenzwischenlagerung zu in Betracht zu ziehen. Produktion und Werkstätten Beim Umzug von Produktions- oder Werkstätten sind die daraus resultierenden Produktionsausfallzeiten so kurz wie möglich zu halten und die Priorität auf eine äusserst effiziente, rasche und sorgfältige Abwicklung zu legen. Eine umfassende Vorbereitung durch Ihr Personal bei der Umzugsplanung von Produktionseinrichtungen, Werkstoffen, und möglichen Periferiegeräten ist unerlässlich. Maschinen und Aggregate sollten durch Ihr Fachpersonal fristgerecht Umzugsfertig vorbereitet und entsprechend gekennzeichnet werden. Es empfiehlt sich, bei komplexen Maschinen und Einrichtungen, die Arbeiten durch Ihr Fachpersonal überwachen und koordinieren zu lassen. Die Montage von umgezogenen Geräten, Maschinen und Werkstätten ist in jedem Fall durch eigenes Personal oder Fachpersonal des Herstellers fristgerecht sicher zu stellen.

2 Planungsphase Organisieren Sie Ihren Umzug möglichst frühzeitig. Planen Sie beim Umzug möglichst auch das Wochenende ein, so geht weniger kostbare Arbeitszeit verloren. Stellen Sie einen Zeitplan auf und beantworten Sie folgende Fragen: Wann soll der Umzug statt finden? Wie lange darf er maximal dauern? Welche Mitarbeiter können oder müssen Sie für die Organisation des Umzugs mit einplanen? Wer ist Ihr interner Ansprechpartner und Koordinator für alle Umzugsangelegenheiten.Die Erreichbarkeit muss sichergestellt werden. Organisieren Sie sofort nach Unterzeichnung des neuen Mietvertrags: den Telefonanschluss und die neue Hauptverbindungsnummer die notwendige Internet-Anbindung Teilen Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern Ihre neuen Kontaktdaten mit. Organisieren Sie die neuen Geschäftsdrucksachen (Briefbogen, Visitenkarten, Broschüren etc.) Sie können alte Briefschaften in der Übergangszeit mit Hilfe eines Zusatz-Aufklebers (mit neuer Adresse und Gültigkeitsdatum) weiter verwenden. Sie machen so mit jedem Brief Ihren neuen Firmenstandort publik. Versenden Sie zusätzlich einen allgemeinen Info-Brief. Sie können dieses Mailing eventuell auch mit einer Aktion versehen dies schafft Umsatz für die Zeit nach dem Umzug. Denken Sie daran die Informationen auf Ihrer Website rechtzeitig ändern zu lassen und hier auch neue Anfahrtspläne zur Verfügung zu stellen Organisieren Sie frühzeitig die Aussen- und Innenbeschilderung Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über den Umzug und versuchen Sie Ihre Angestellten aktiv in die Planungen mit einzubeziehen Stellen Sie einen detaillierten Koordinationsplan aller am Umzug beteiligten mit deren Aufgabenbereichen und Verantwortlichkeiten auf. Organisieren Sie Grundrisspläne der neuen Räume. Helfer und Hilfsmittel Vor allem bei einer größeren Firma ist eine Spedition unabdingbar. Die UBR übernimmt hier viele organisatorische Aufgaben und stellt mit Ihnen die Umzugsmasse fest. Wir gehen mit Ihnen gerne durch Ihr Unternehmen und erstellen Ihnen eine verbindliche Offerte. Erarbeiten Sie mit Hilfe der vorliegenden Checklisten einen genauen Umzugsplan. Wenn Sie Fragen haben, hilft Ihnen UBR gerne weiter.

3 Kümmern Sie sich um Umzugshelfer. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zur Mithilfe. Beziehen Sie diese frühzeitig in Ihre Planung mit ein. Teilen Sie die Verantwortlichkeiten unter Ihren Mitarbeitern klar auf. Richten Sie fixe Besprechungstermine ein, um den jeweiligen Stand der Vorbereitungen jederzeit überwachen und koordinieren zu können. Fragen Sie Ihre Angestellten nach Wünschen, Anregungen und Vorschlägen, oft werden so prozessoptimierende Ideen für einen reibungslosen Ablauf durch eigenes Personal eingebracht. Benötigen Sie Fachpersonal für die Demontage und Montage von Maschinen und Einrichtungen? Organisieren Sie die Spezialisten frühzeitig. Insbesondere für die Montage und Demontage von Computereinrichtungen wird oft Fachpersonal und Kleinmaterial benötigt. Sie benötigen Verpackungsmaterial. Dies ist bei UBR inklusive und wird auf nach Bedarf angeliefert. Bei der Besichtigung der Firmenräume schätzen wir den Erstbedarf und liefern es rechtzeitig an. Sie erhalten je nach Bedarf Aktenkartons, Luftpolsterfolie, Pappdecken, Füllmaterial, Schutzfolien, Europaletten, Holzkisten etc. Müssen Zufahrtswege für die Transportfahrzeuge oder Warenlifte freigehalten oder Absperrungen errichtet werden? Sprechen Sie mit UBR über die benötigten Zufahrtswege Rangiermöglichkeiten der Transportfahrzeuge. Kümmern Sie sich rechtzeitig mit Ihren Vermietern (altes und neues Objekt) darum. Ist Ihr Umzugsgut so groß oder sperrig, dass ein Schwer- oder Sondertransporter oder ein Kran benötigt wird? Wenn sie in einem oberen Stockwerk ohne Lift angesiedelt sind, so lohnt sich oft das Stellen eines Zügellifts. UBR hilft Ihnen gerne bei der Organisation und offeriert Ihnen diese Zusatzleistungen gerne. Entstehen beim Umzug Abfälle, die weit über das Normalmass hinausgehen? Organisieren Sie frühzeitig Mulden oder stellen Sie die Entsorgung sicher. 4 1 Wochen vor dem Umzug: Kümmern Sie sich um die Mietobjekt Abnahmeformalitäten für die bestehende Immobilie. Kündigen Sie rechtzeitig die Anbieter für Strom, Telefon, Internet, Wasser und Gas etc. Kümmern Sie sich um die Schlüsselrückgabe der Mitarbeiter. Inventarisieren Sie das gesamte Umzugsgut. Etikettieren und nummerieren Sie die Möbel und tragen diese im Grundrissplan der neuen Büroräume ein. Nummerieren Sie die Räume auf dem Plan deutlich logisch. Dies vereinfacht dem Umzugsteam der UBR das korrekte Deponieren des Umzugsgutes in den dafür vorgesehenen neuen Räumlichkeiten und vermeidet neuerliche Transporte des Umzugsgutes innerhalb der neuen Räumlichkeiten. Im neuen Büro sind die Büroräume anders konzipiert?

4 Überdenken Sie die Sitzverteilung der Mitarbeiter und berücksichtigen Sie bereits im Vorfeld deren Wünsche und Bedürfnisse. Misten Sie unbrauchbar gewordenes und unnötiges Büromaterial und defekte Büromöbel und Einrichtungen aus und organisieren deren Entsorgung. Denken Sie auch an die zweckmässige Sortierung der Kellerräumlichkeiten. Oft haben sich dort unnütze und Güter angesammelt für die in den neuen Räumlichkeiten kein Bedarf mehr besteht. Trennen Sie sich bereits im Vorfeld des Umzugs von diesen Dingen Kümmern Sie sich um den adäquate umweltgerechte Abfallentsorgung (bsp. Tonerkartuschen etc.). Entsorgen Sie die nicht mehr benötigte Datenträger und Daten sicher Archivieren, sortieren und reduzieren Sie die Umzugsmasse soweit möglich. Dies erspart nicht nur Raum-, sondern auch Personal- und Materialkosten. Veranlassen Sie unbedingt eine Datensicherung aller relevanter Daten vor dem Umzug und lagern die gesicherten Daten vor Umzugsbeginn an einem geschützten Ort, z.b. Banksafe ein. Wer betreut die EDV vor und während dem Umzug? Wer baut die Anlagen ab, prüft das Material und erstellt die Liste der zu entsorgenden oder Auszutauschenden Materialien und benötigten Ersatzteilen? Wer installiert und konfiguriert die EDV Betreuung im neuen Büro? Organisieren Sie die Fachleute rechtzeitig. Brauchen sie eine neue Telefonanlage, neue Büromöbel, neue Bildschirme oder neue Software? Beauftragen sie eine Reinigungsfirma für das alte Büro. UBR hat auch hierfür eigene Fachleute. Benötigen die alten Räume vor Übergabe noch Renovierungs- oder Instandstellungsarbeiten? Auch hier hat UBR ausgebildete Spezialisten. Die «heisse Phase» Legen Sie eine Umzugsreihenfolge fest. Das bedeutet, stellen Sie fest welche Büro- und Lagerräume zuerst ausgeräumt und abgebaut werden und teilen Sie dies dem UBR Umzugsleiter mit. Lassen Sie alle Zählerstände (Strom, Gas, Wasser etc.) von einem verantwortlichen Mitarbeiter notieren, so vermeiden Sie Streitigkeiten und zusätzliche Kosten, wenn das alte Büro, der Laden oder Werkstatt nach ihrem Auszug länger leer steht. Checken Sie kurz vor dem Umzug noch einmal die Datenarchivierung und sichern die letzten Arbeitsdaten. Lassen Sie die gelieferten Kartons in den einzelnen Räumen verteilen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern klare Anweisungen bis wann die Kartons von Ihnen gepackt und beschriftet sein sollen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, die Kartons nicht zu voll oder zu schwer zu packen dies verhindert Transportschäden und ein Zerreissen der Kartons. Alle Kartons sollten gut verschlossen und verklebt sein.

5 Sollte die erste Karton- und Packmateriallieferung nicht ausreichen, so ordern Sie bitte bei UBR das erforderliche Zusatzmaterial. Verteilen Sie Kopien der Kartonaufkleber (Vordrucke anbei) Vergeben Sie fortlaufende Kartonnummern und lassen Sie jeden Karton mit folgenden Informationen etikettieren: Karton-Nummer Zimmernummer in den neuen Räumen Name des Mitarbeiters, der für den Inhalt verantwortlich ist Kurze Inhaltsangabe Erfassen Sie jeden der Kartons mit Nummer, Zimmernummer und Verantwortlichem in einer Karton-Gesamtliste (siehe Vordruck). Anhand dieser Liste können Sie später genau kontrollieren, ob alle Pakete richtig angeliefert und zugeordnet wurden. Jeder Mitarbeiter sollte sich die Nummern der Kartons, für die er verantwortlich ist notieren, so können Sie eine abschliessende Bestandsprüfung durchführen. Hungrige Mägen ziehen ungern um. Kümmern Sie sich um einen Catering- und Getränkeservice für Ihre Umzugshelfer. Die neuen Räume: Sorgen Sie dafür, dass bereits am Tag des Umzugs in den neuen Räumen der Telefonanschluss funktioniert und eine Notanlage installiert ist so sind Sie für Ihre Kunden stets erreichbar. Auch sollten Kleinigkeiten bereitstehen wie: Toilettenpapier, Seife, Tücher, Kehrichtsäcke, Putzmaterial, Trittleitern, Werkzeuge, Verlängerungskabel, Mehrfachstecker, einige Taschenlampen oder Notbeleuchtung und ein Erste-Hilfe Set für kleinere Verletzungen bei den Arbeiten. Überwachen Sie laufend die Anlieferung der Kartons und Möbel und haken diese auf Ihrer Karton- und Einrichtungsliste ab. Ihre Mitarbeiter helfen hierbei sicher gerne. Begehen Sie nach dem Abladen und der Montage der Einrichtung mit Ihrem UBR Teamleiter alle Räume und prüfen die Vollständigkeit des Zügelgutes, sowie den sachgemässen Aufbau der Einrichtung. Melden Sie entstandene Transportschäden der UBR möglichst sofort. Reinigen Sie nach dem Umzug Computer, Telefonanlage, Faxgeräte, Drucker und Kopierer. Ein grosser Teil von EDV-Störungen sind auf Staub, Schmutz oder Elektrostatik zurückzuführen. UBR offeriert Ihnen bei Bedarf auch diesen Service in Ergänzung. Organisieren Sie das Auspacken und Einräumen zusammen mit den Mitarbeitern. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, bedanken Sie sich bei den besonders motivierten Helfern. Teilen Sie UBR mit, wann das nicht mehr benötigte Packmaterial wieder abgeholt werden kann.