Hochschule Koblenz Vergabeverfahren Beschaffung Kopierpapier DIN A4. Öffentliche Ausschreibung 02/2015

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1 Hochschule Koblenz Vergabeverfahren Beschaffung Kopierpapier DIN A4 Öffentliche Ausschreibung 02/2015 1

2 1. Bekanntmachung im Internetportal des Landes Rheinland-Pfalz - national - 12 II VOL/A - Internetportal Internetportal Rheinland-Pfalz Eigene Internetseite 2

3 2. Aufforderung zur Angebotsabgabe Anschreiben und Absendung der Ausschreibungsunterlagen Absendenachweis (s. o. Ziff. 2) - 8 I a), 12 II, III VOL/A Vergabestelle: Hochschule Koblenz Konrad-Zuse-Straße Koblenz Tel: Fax: vergabe@hs-koblenz.de Koblenz, den Aufforderung zur Angebotsabgabe Firma: z. Hdn. Herrn/Frau: Straße: PLZ Ort: Ihre Abforderung der Angebotsunterlagen vom: Ihr Zeichen Aktenzeichen: Sehr geehrte Damen und Herren, wir danken Ihnen für Ihre Anforderung der Angebotsunterlagen. Beachten Sie bitte nachfolgende Informationen und Hinweise. Stelle, an die das Angebote zu richten ist: wie oben Ansprechpartner: Herr Pascal Pretz pretz@hs-koblenz.de Vergabeverfahren: Kopierpapier DIN A4 Aktenzeichen: 2015-ÖA-001 Datum: Art der Vergabe Öffentliche Ausschreibung Anforderung der Unterlagen Schriftliche, , nicht telefonisch Art der Leistung Rahmenvertrag über die Beschaffung von jährlich ca. 75 Paletten (á Blatt) Kopierpapier DIN A4 für alle Standorte der Hochschule Koblenz. Ort der Leistung Standorte der Hochschule Koblenz in Koblenz, Remagen, Höhr Grenzhausen Lose Nebenangebote Änderungsvorschläge keine Nebenangebote und Änderungsvorschläge sind zugelassen, wenn der Auftragnehmer die Gleichwertigkeit in nachvollziehbarer und geeigneter Weise nachweist. Zuschlagskriterien Niedrigster Preis (Bindefrist ) Vertragsbeginn- Vertragsdauer Abruf der Ausschreibungsunterlagen Stelle, bei der die Ausschreibungsunterlagen eingesehen werden können Ablauf der Angebotsfrist , Uhr Voraussichtlicher Vertragsbeginn Vertragsdauer : 2 Jahre mit der Option Verlängerung um 2 Jahre pretz@hs-koblenz.de Hochschule Koblenz pretz@hs-koblenz.de 3

4 Form der Abgabe des Angebots Im geschlossenen Umschlag per Post Mit dem Angebot einzureichende Eigenerklärungen nach 6 V VOL/A, Gesamtumsätze Unterlagen der letzten drei Geschäftsjahre, sofern vorhanden - Auswahlkriterien (Eignung) gegebenenfalls geschätzt, Gesamtumsätze bezüglich der ausgeschriebenen Leistung in den letzten drei Jah- ren, sofern vorhanden - gegebenenfalls geschätzt, Angabe der Eintragung in das Handelsregister (Amtsgericht HRA-Nr., HRB-Nr.), Referenzen Informationsübermittlung Die Informationsübermittlung erfolgt mittels VOL/A. Auskünfte Herr Pascal Pretz pretz@hs-koblenz.de Datum 00 Ort Koblenz Mit freundlichen Grüßen i. A. Pascal Pretz Anlagen Anlagen A. Bewerbungsbedingungen B. Nachweisliste 1. Vordruck für Eigenerklärung nach 6 V VOL/A 2. Vordruck der Eigenerklärung - Handelsregisterauszug 3. Vordruck für Eigenerklärung über Gesamtumsätze der Jahre 2014, 2013 und Eigenerklärung über Nachunternehmer-/Herstellerliste 5. Erklärung über die Rechtsform der Bietergemeinschaft 6. Aufkleber für das Angebot C. Leistungsbeschreibung Bitte das Produktblatt des Papiers dem Angebot beifügen. 4

5 A. Anlage bleibt bei Bewerber bzw. Bieter Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Leistungen nach VOL/A Die Vergabe der Lieferungen und Leistungen richtet sich nach der VOL/A in ihrer zum Zeitpunkt der Bekanntmachung bzw. der Aufforderung zur Angebotsabgabe geltenden Fassung. Diese Bewerbungsbedingungen dienen der Information von Bewerbern und Bieter, um die Nichtberücksichtigung bzw. den Ausschluss im Teilnahmewettbewerb oder von Angeboten zu vermeiden ( 8 I b) VOL/A). Nach der Rechtsprechung dürfen wir von fachkundigen Teilnehmern und Bieter ausgehen. Die jeweils aktuelle VOL/A ist auf zahlreichen Internetseiten abrufbar. Im EU- Verfahren gelten die EG VOL/A (Abschnitt 2) sowie u. a. die 97 ff GWB bzw. die Vergabeverordnung. Wir weisen auf folgende Grundsätze der VOL/A für Vergabeverfahren hin, ohne dass dies abschließend ist: 1. Die Vergabeunterlagen bestehen aus dem Anschreiben, diesen Bewerbungsbedingungen, der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen ( 8 I VOL/A). 2. Die Bekanntmachung bzw. das Anschreiben sind zu beachten (Formalien, Kennzeichnung der Angebote, Eingang bei der angegebenen Stelle, Fristen etc. - 10, 12 II, 13, 14 VOL/A). 3. Die zulässigen Kommunikationsmittel sowie die jeweils gewählte Art der Informationsübermittlung werden in den Vergabeunterlagen angegeben ( 11 VOL/A). Grundsätzlich können wir die Übermittlung auf dem Postweg, direkt, per Telekopie oder elektronisch vornehmen sowie die genannten Wege kombinieren. 4. Für Form und Inhalt Angebote sind die 13, 16 II VOL/A zu beachten. 5. Nach 9 I VOL/A sind VOL/B sowie gegebenenfalls sonstige Ergänzende oder Besondere Vertragsbedingungen für den Vertragsinhalt vorzusehen. Beifügung, Hinweise etc. der Bieter auf Bewerber- oder Bieter - AGB im Angebot können zum Ausschluss des Angebots (Änderung vgl. 16 III d) VOL/A) führen. 6. Bewerbungen, Anfragen etc. und Angebote sind in deutscher Sprache einzureichen, soweit in den Vergabeunterlagen keine abweichende Regelung getroffen ist. 7. Angebotsbearbeitungskosten werden nicht erstattet, soweit keine abweichende Bestimmung in den Vergabeunterlagen enthalten ist. 8. Angebote können nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zurückgezogen werden ( 10 II VOL/A). Danach sind sie bis zum Ablauf der Bindefrist bindend (vgl. 10 I VOL/A). 9. Die Fristen (Teilnahme-, Angebots- und Bindefrist 10 I, 12 II h) VOL/A) sind der Bekanntmachungen bzw. dem Anschreiben zu entnehmen. 10. Auskünfte können Bewerbern bzw. Bietern erteilt werden. Es wird gebeten, Auskünfte per Fax oder zu übermitteln. Verhandlungen sind unzulässig ( 15 VOL/A). 11. Nachweise, Erklärungen oder weitere Unterlagen (z. B. Bürgschaften etc.) sind entsprechend den Vergabeunterlagen mit dem Angebot vor Ablauf der Angebotsfrist vorzulegen, soweit sich nicht aus den Vergabeunterlagen Abweichendes ergibt (z. B. Vorlage erst auf Anforderung durch den Auftraggeber vgl. 6 III, IV, 16 II VOL/A). 12. Die Zulassung von Nachunternehmern und die jeweiligen Voraussetzungen (Angabe der Nachunternehmer, Eignung, Verpflichtungserklärungen etc.) ergeben sich aus den Vergabeunterlagen. 13. Für Bietergemeinschaften ist 6 I VOL/A zu beachten (Benennung der Mitglieder, des bevollmächtigten Vertreters, Gesamtschuldnerschaft). Einzelheiten folgen gegebenenfalls aus den Vergabeunterlagen. 14. Nebenangebote und/oder Änderungsvorschläge sind zugelassen. Die Mindestanforderungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen (z. B. geeigneter Gleichwertigkeitsnachweis mit Angebotsabgabe, besondere Anlage und deutliche Kennzeichnung). Fehlen hierzu Angaben, so sind keine Nebenangebote/Änderungsvorschläge zugelassen ( 8 IV VOL/A). 15. Ausschluss und Nichtberücksichtigung von Angeboten sind in 16 II VIII VOL/A geregelt. Insbesondere unvollständige Angebote, Angebote ohne Unterschrift, schuldhaft verspätete Angebote, Angebote mit Änderungen, Bieterverstöße durch wettbewerbsbeschränkende Abreden etc. sind regelmäßig zwingend auszuschließen. 16. Die Beurteilung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Fachkunde (Eignung) unterliegt unserer nachvollziehbaren Ermessensentscheidung - Bieter mit fehlender Eignung dürfen wir nicht berücksichtigen ( 6 III, - V, 16 IV VOL/A). Auf Ziff. 11 dieser Bewerbungsbedingungen wird verwiesen. 17. Aufklärungen über das Angebot oder die Eignung von Bietern sind nach unserer Aufforderung zulässig ( 15 VOL/A). Verhandlungen sind unzulässig. Wir bitten daher, von entsprechenden Ersuchen etc. abzusehen. Eine Ausnahme gilt für die Freihändige Vergabe ( 3 I S. 3 VOL/A). 18. Angebote sind nicht berücksichtigt, wenn bis zum Ablauf der Bindefrist kein Auftrag erteilt wurde. Für Informationen gilt 19 VOL/A. 19. Für EU-Verfahren gelten erhebliche Besonderheiten, die u. a. in den -EG VOL/A (Abschnitt 2), den 97 ff GWB sowie die Vergabeverordnung geregelt sind. 20. Diese Bewerberbedingungen dienen der Information der Bewerber und Bieter, sind nicht abschließend und geben lediglich die wichtigsten Bestimmungen der VOL/A wieder. Stand: Vergabestelle: Hochschule Koblenz 5

6 B. Anlage Nachweisliste nach 8 III VOL/A bleibt beim Bewerber, dient zur Kontrolle der Vollständigkeit des Angebotsunterlagen Nachweise Anlage 1 Eigenerklärung nach 6 V VOL/A Anlage 2 Eigenerklärung mit Angebot einzureichen Handelsregisterauszug oder vergleichbarer Nachweis bei ausländischen Bietern Anlage 3 Eigenerklärungen über Gesamtumsätze, Referenzen etc. Anlage 4 Eigenerklärung mit Angabe des Einsatzes von Nachunternehmern bzw. Herstellern Anlage 5 Eigenerklärung bei Bietergemeinschaften Vorlage mit Angebot ja ja ja ja ja Unvollständige Angebote können zum Ausschluss vom Wettbewerb führen. 6

7 Anlage 1 Eigenerklärung nach 6 V VOL/A zu unterschreiben und mit dem Angebot einzureichen Eigenerklärung der Firma Straße: PLZ/Ort: Tel: Fax: Hiermit geben wir die nach 6 V VOL/A geforderten Erklärungen ab: Über unser Vermögen ist das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren nicht eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden. Wir befinden uns nicht Liquidation. Nachweisliche schwere Verfehlungen, die unsere Zuverlässigkeit als Bewerber bzw. Bieter in Frage stellen, liegen nicht vor. Unsere Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung haben wir ordnungsgemäß erfüllt. Wir haben im Vergabeverfahren vorsätzlich keine unzutreffenden Erklärungen in bezug auf unsere Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben. Datum: Ort: Firma: Name: Unterschrift: 7

8 Anlage 2 Eigenerklärung mit Angebot einzureichen Handelsregisterauszug oder vergleichbarer Nachweis bei ausländischen Bietern (nicht älter als ein halbes Jahr) Anlage 2 Eigenerklärung der Firma - Bewerber Hiermit erklären wir, dass wir - unter HRA Nr. - unter HRB Nr. - des Amtsgerichts eingetragen sind und keine Anträge auf Sitzverlegung etc. gestellt sind. Datum: Ort: Firma: i. A. (Bearbeiter/in) Name: Vorname: 8

9 Anlage 3 Eigenerklärungen mit Angebot einzureichen Firma: Anlage zum Angebot - 1.Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bieters in den Jahren 2014, 2013 und 2012, sofern verfügbar gegebenenfalls geschätzt. Gesamtumsatz 2013: Gesamtumsatz 2012: Gesamtumsatz 2011: 2. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bieters in den Jahren 2014, 2013 und 2012 für die ausgeschriebenen Leistungen System zur automatisierten Aufzeichnung und Verwaltung von Videovorlesungen Gesamtumsatz 2014: Gesamtumsatz 2013: Gesamtumsatz 2012: 3. Eigenerklärung Referenzen - Liste der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten Leistungen, sofern verfügbar gegebenenfalls geschätzt Leistungen an private Auftraggeber (mit Anschrift und Ansprechpartner) 2014 a) Auftraggeber b) Ansprechpartner Rechnungswert Leistungszeit c) Telefon 2013 a) Auftraggeber b) Ansprechpartner c) Telefon 2012 a) Auftraggeber b) Ansprechpartner c) Telefon 4. Leistungen an öffentliche Auftraggeber 2014 a) Auftraggeber b) Ansprechpartner c) Telefon 2013 a) Auftraggeber b) Ansprechpartner c) Telefon 2012 a) Auftraggeber b) Ansprechpartner c) Telefon Rechnungswert Rechnungswert Rechnungswert Rechnungswert Rechnungswert Leistungszeit Leistungszeit Leistungszeit Leistungszeit Leistungszeit Firma Ort Datum Bearbeiter/in - Name Vorname Unterschrift 9

10 Anlage 4 Eigenerklärung mit Angabe des Einsatzes von Nachunternehmern bzw. der wesentlichen Hersteller - mit Angebot einzureichen Eigenerklärung zu Nachunternehmern bzw. Herstellern sowie gegebenenfalls Eigenerklärung zum Vorliegen einer Verpflichtungserklärung Nachunternehmer Leistung Anschrift, Tel., Fax, und Angabe der zuständigen Person Auf Anforderung kann der Auftraggeber von dem Bewerber eine entsprechende Eigenerklärung über das Vorliegen der Verpflichtungserklärungen der Nachunternehmer verlangen. Wesentliche Hersteller Leistung Anschrift, Tel., Fax, und Angabe der zuständigen Person Auf Anforderung kann der Auftraggeber von dem Bewerber Eigenerklärungen des Herstellers über dessen Gewährleistung und die Dauer der Vorhaltung von Ersatzteilen verlangen. Firma Ort Datum Bearbeiter/in - Name Vorname Unterschrift 10

11 Anlage 5 Eigenerklärung von Bietergemeinschaften Mitglieder - Rechtsform der Bietergemeinschaft mit Angebot einzureichen Bevollmächtigter der Bietergemeinschaft Wir erklären, dass wir eine Bietergemeinschaft bebildet haben Rechtsform: Gesellschaft bürgerlichen Rechts mit gesamtschuldnerischer Haftung: Andere Rechtsform mit gesamtschuldnerischer Haftung (genaue Angaben): Mitglieder der Bietergemeinschaft sind: 1. Firma: Anschrift: Unterschrift: Tel: Fax: Vertreter: 2. Firma: Anschrift: Unterschrift: Tel: Fax: Vertreter: 3. Firma: Anschrift: Tel: Fax: Vertreter: Unterschrift: Bevollmächtigter Vertreter für Abschluss und Durchführung des Vertrags: Name: Vorname: Firma: Tel: Fax: Unterschrift: Die Angaben zum bevollmächtigten Vertreter können gegebenenfalls vor Zuschlag nachgefordert werden. Die übrigen Anlagen Nr. 1 ff. sind von der Bietergemeinschaft in entsprechender Anwendung zu beachten. 11

12 6. Aufkleber für das Angebot muss bei schriftlichen Angeboten benutzt werden! für Angebote Umschlag zu benutzen. Bitte nicht öffnen - Angebotsunterlagen Auftraggeber Angebot zu Vergabe 2015-ÖA-001 Ende der Ausschreibungsfrist: um 14:00 Uhr 12

13 C. Leistungsbeschreibung Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit bitten wir Sie um Abgabe eines Angebots für die folgende Leistung: Papier DIN A4 mit folgender Spezifikation: - beidseitige Verwendung bei Faxgeräten, Tintenstrahldruckern, Laserdruckern, Digitaldruckmaschinen, Schreibmaschinen und zur händischen Beschriftung - Recyclingkopierpapier DIN A4 zu 100% aus Altpapier hergestellt, 80g/m² - weiß, total chlorfrei ohne optische Aufheller mit CIE Weißgrad von mind Herstellung frei von gesundheitsschädlichen Stoffen - Alterungsbeständigkeit nach DIN ISO 9706 oder DIN ISO 6738 LDK Umweltmanagementsystem nach DIN ISO Erfüllt die Anforderungen und Laufeigenschaften für Kopierpapier nach DIN EN Abnahmemengen, Preisangaben und Vertragslaufzeiten: - Jährlich durchschnittlicher Verbrauch ca. 75 Paletten á 40 Kartons mit je Blatt - eine Garantie bezüglich einer Mindest- oder Höchstabnahmemenge wird nicht gegeben - Anlieferung auf Abruf an unsere drei Standorte Koblenz, Remagen und Höhr- Grenzhausen - Abrufmenge mindestens eine Palette - an allen Standorten steht keine Laderampe zur Verfügung, es ist zwingend ein Lieferfahrzeug mit Hebebühne erforderlich - Preisangaben je Blatt in Euro - Vertragslaufzeit 2 Jahre mit der Option Verlängerung um 2 Jahre Besondere Nachweise (Eigenerklärungen) sind Ihrem Angebot beizufügen Zertifizierung Ihres Unternehmens nach: - DIN ISO 9001 (Qualitätsmanagementsystem) - DIN ISO (Umweltmanagement) Der Vergabestelle ist kostenfrei jeweils ein Muster jedes angebotenen Produktes zur Verfügung zu stellen. Von jedem angebotenen Papier muss mindestens ein Paket/Ries in DIN A4 eingereicht werden. Diese Muster sind getrennt vom Angebot mit Ausschreibungsnummer, Positionsnummer und dem Bieternamen deutlich zu kennzeichnen und bis zum Einrichtungstermin (Angebotsfrist) unter folgender Anschrift einzureichen: Hochschule Koblenz Vergabestelle (A266) Konrad-Zuse-Str Koblenz 13