Kaiser edv-konzept, Inhaltsverzeichnis

Transkript

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2 Inhaltsverzeichnis Objektarchiv 3 Programmstart 3 Objects-Hauptfenster 5 Projektgliederung 6 Archiv 8 Auftragsarchiv 9 Wordarchiv 10 Bildarchiv 11 Dateiarchiv 12 -Archiv 13 Bestell-Archiv 14 Link-Archiv 15 2

3 Objektarchiv Programmstart Starten Sie Objects entweder mit Klick auf in der Schnellstartleiste von raum level 9.1 oder aus dem Hauptmenü von raum level 9.1 über den Punkt 'Zusatzprogramme' oder automatisch durch Aktivieren des Häkchens in den Grundeinstellungen von raum level 9.1 Karteikarte Systemeinstellungen Option Objektarchiv bei Programmstart. Ist das Objektarchiv aktiv dann sehen Sie im Systemtray (das ist rechts unten auf Ihrem Bildschirm neben der Uhrzeit) das Icon - Durch Klick auf dieses Icon wird der sogenannte Flyer aktiviert oder deaktiviert. 3

4 Diesen Flyer können Sie mit der Maus an eine beliebige Stelle des Bildschirm ziehen und er bleibt dann immer an dieser Stelle, auch wenn Sie den Computer aus- und wieder einschalten. Wenn der Flyer Sie jedoch stört, dann können Sie ihn mit Klick auf im Systemtray aus- oder einblenden. Das Programm bleibt im Hintergrund dabei aktiv. Durch Klick auf die 'Schließen'-Schaltfläche (das ist das X) im Flyer wird das Programm dagegen beendet. Der Flyer dient dazu, das Hauptfenster von Objects ein- und auszuschalten (Klick auf das rechte Symbol des Flyers ) oder um Objekte, die archiviert werden sollen, in der Windows-Zwischenablage temporär zwischenzuspeichern und das Hauptfenster von Objects zu öffnen. Sie können dazu mit der Maus ein beliebiges Objekt (Datei, Bild usw.) auf das linke Symbol ziehen und ablegen. Nur bei Links geht das nicht; diese müssen in die Windows-Zwischenablage kopiert werden. des Flyers 4

5 Objects-Hauptfenster Das Hauptfenster besteht aus zwei Teilen: Links sehen Sie Projektgliederung und rechts das eigentliche Archiv mit den Gruppen Auftragsarchiv, Wordarchiv, Bildarchiv, Dateiarchiv, Mails, Bestellungen und Links. Der Trennbalken zwischen den beiden Fenstern kann mit der Maus verschoben werden, so dass Sie die Größe der Fenster individuell anpassen können Definieren Sie zunächst im linken Fenster ein oder mehrere Projekte mit eventuellen SubProjekten und SubsubProjekten Nun können Sie mit der Maus ein beliebiges Objekt (Dokument, Bild, Datei, Link) auf die linke Hälfte des Flyers ziehen und dort ablegen. Damit öffnet sich automatisch das Hauptfenster von Objects, Sie wählen in der linken Hälfte das Projekt/Subprojekt dem dieses Objekt zugeordnet werden soll und klicken in der rechten Hälfte die Kategorie an (Bildarchiv, Dateiarchiv usw.) in der das Objekt gespeichert werden soll. Ein Klick auf Kategorie. holt das im Flyer zwischengelagerte Objekt und speichert es in der gewählten Alternativ können Sie auch ein Objekt mit der Maus in das Hauptfenster von Objects ziehen. Sie müssen dazu aber vorher das Projekt (linke Hälfte) und die Kategorie (rechte Hälfte) auswählen. Alle Objekte, die Sie in Objects speichern, werden als Kopie dort abgelegt. D.h. es existieren sowohl das Original, als auch die Kopie. Dadurch werden die Objekte auch bei der Datensicherung mit dem rl-tool mit gesichert. 5

6 Projektgliederung Die Projektgliederung zeigt in einer Baumstruktur alle Ihre Projekte mit den Sub- und SubsubProjekten an. Es können insgesamt drei Ebenen angelegt werden. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste öffnet sich ein Kontextm enü und Sie können wählen, bis zu welcher Ebene die Baumstruktur aufgeklappt werden soll. Durch Klick auf ein Projekt, Subprojekt oder Subsubprojekt werden im rechten Fenster die dazu archivierten Objekte auf den verschiedenen Karteikarten angezeigt. Speichern und Fenster schließen Alle Änderungen werden gespeichert und das Hauptfenster von Objects wird geschlossen. Der Flyer bleibt geöffnet. Durch Klick auf im Flyer kann das Hauptfenster wieder geöffnet werden Ein neues Projekt anlegen Um ein neues Hauptprojekt anzulegen, setzen Sie den Auswahlbalken auf 'Projektarchiv' und klicken auf. Geben Sie nun den Namen des neuen Projekts ein. Dieses wird als erste Ebene gespeichert. Um ein neues Subprojekt anzulegen, setzen Sie den Auswahlbalken auf ein Hauptprojekt und klicken auf. Geben Sie nun den Namen des neuen Subprojekts an. Dieses wird als zweite Ebene unter dem gewählten Hauptprojekt gespeichert. Um ein neues Sub-Subprojekt anzulegen, setzen Sie den Auswahlbalken auf ein Subprojekt und klicken auf. Geben Sie nun den Namen des neuen Sub-Subprojekts an. Dieses wird als dritte Ebene unter dem gewählen Subprojekt gespeichert. 6

7 Sie können zu einem Hauptprojekt beliebig viele Subprojekte und Sub-Subprojekte anlegen. Ein Projekt umbenennen Wählen Sie ein Projekt und klicken auf. Sie können nun dem Projekt einen anderen Namen geben. Die in dem Projekt enthaltenen Objekte bleiben dadurch erhalten. Ein Projekt löschen Ein Projekt kann nur gelöscht werden, wenn es keine Unterprojekte mehr enthält. Diese müssen vorher gelöscht werden. Wenn Sie ein Projekt löschen, das Objekte enthält, werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass dadurch nur die Verknüpfungen zwischen Objects und den archivierten Objekten gelöscht werden. Die Objekte bleiben im Archiv von raum level 9 erhalten. 7

8 Archiv Das Archiv ist untergliedert in die Kategorien AUFTRAGSARCHIV, WORDARCHIV, BILDARCHIV, DATEIARCHIV, MAILS, BESTELLUNGEN und LINKS. Die Zahl in Klammern zeigt an, wieviele Objekte in der jeweiligen Kategorie gespeichert sind. In die grauen Felder der jeweiligen Tabellenzeilen können Sie selbst beliebige Texte einfügen. 8

9 Auftragsarchiv Ist in den Grundeinstellungen von raum level 9.1 die Objektarchivierung aktiviert und beim Drucken von Aufträgen die Option Ausdruck archivieren, dann erscheint nach dem Druck eines Auftrags die Projektgliederung. Die Projektgliederung zeigt in einer Baumstruktur alle Ihre Projekte mit den Sub- und SubsubProjekten an. Es können insgesamt drei Ebenen angelegt werden. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste öffnet sich ein Kontextm enü und Sie können wählen, bis zu welcher Ebene die Baumstruktur aufgeklappt werden soll. Sie können ein vorhandenes Projekt wählen oder mit ein neues anlegen. Der Auftrag ist dann sowohl im Dokumentenarchiv des Kunden vorhanden, als auch im Projektarchiv. Da im Projektarchiv nur das Druckbild des Auftrags gespeichert wird und nicht der eigentliche Auftrag selbst, können nur gedruckte Aufträge archiviert werden. Da von einem noch nicht gedruckten Auftrag kein Druckbild existiert, kann dieser auch nicht archiviert werden. Mit entfernen Sie das Druckbild aus dem Archiv ohne es zu löschen, mit löschen Sie den Auftrag aus dem Archiv. In raum level9 bleibt der Auftrag natürlich nach wie vor erhalten. 9

10 Wordarchiv Ziehen Sie ein Word-Dokument aus dem Windows-Explorer mit der Maus auf das linke Symbol des Flyers. Beim Loslassen der Maustaste öffnet sich das Objects-Haupfenster und Sie können das Projekt wählen, unter dem das Word-Dokument gespeichert werden soll. Vergewissern Sie sich, dass im Archivfenster die Karteikarte 'Word-Dokumente' aktiv ist und klicken auf 'Einfügen aus der Zwischenablage'. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste in die Tabelle klicken und das Dokument einfügen. Word-Dokument importieren Es öffnet sich ein Windows-Explorer und Sie können dort ein beliebiges Word-Dokument zur Übernahme in das Wordarchiv auswählen. Word-Dokument umbenennen Das markierte Word-Dokument aus dem Archiv kann mit einem anderen Namen versehen werden. Word-Dokument entfernen Das markierte Word-Dokument wird aus dem Archiv entfernt, ohne es zu löschen. Word-Dokument löschen Das markierte Word-Dokument wird aus dem Archiv gelöscht. 10

11 Bildarchiv Ziehen Sie ein Bild (*.bmp, *.jpg, *.gif, *.tif) aus dem Windows-Explorer mit der Maus auf das linke Symbol des Flyers. Beim Loslassen der Maustaste öffnet sich das Objects-Haupfenster und Sie können das Projekt wählen, unter dem das Bild gespeichert werden soll. Vergewissern Sie sich, dass im Archivfenster die Karteikarte 'Bild-Archiv' aktiv ist und klicken auf 'Einfügen aus der Zwischenablage'. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste in die Tabelle klicken und das Bild einfügen. Bild importieren Es öffnet sich ein Windows-Explorer und Sie können dort ein beliebiges Bild zur Übernahme in das Bildarchiv auswählen. Bild scannen Sie können hier ein Bild von einem TWAIN-kompatiblen Scanner einlesen und archivieren Bild umbenennen Das markierte Bild aus dem Archiv kann mit einem anderen Namen versehen werden. Bild entfernen Das markierte Bild wird aus dem Archiv entfernt, ohne es zu löschen. Bild an Word übergeben Das markierte Bild wird an ein Word-Dokument übergeben Bild löschen Das markierte Bild wird aus dem Archiv gelöscht. Bild drucken Das markierte Bild kann in einem der angegebenen Formate gedruckt werden. 11

12 Dateiarchiv Ziehen Sie eine Datei (*.pdf, *.exe, *.zip usw.) aus dem Windows-Explorer mit der Maus auf das linke Symbol des Flyers. Beim Loslassen der Maustaste öffnet sich das Objects-Haupfenster und Sie können das Projekt wählen, unter dem die Datei gespeichert werden soll. Vergewissern Sie sich, dass im Archivfenster die Karteikarte 'Datei-Archiv' aktiv ist und klicken auf 'Einfügen aus der Zwischenablage'. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste in die Tabelle klicken und das Bild einfügen. Datei importieren Es öffnet sich ein Windows-Explorer und Sie können dort eine beliebige Datei zur Übernahme in das Dateiarchiv auswählen. Datei umbenennen Die markierte Datei aus dem Archiv kann mit einem anderen Namen versehen werden. Datei entfernen Die markierte Datei wird aus dem Archiv entfernt, ohne Sie zu löschen. Datei löschen Die markierte Datei wird aus dem Archiv gelöscht. 12

13 -Archiv Ziehen Sie eine aus Ihrem -Programm mit der Maus auf das linke Symbol des Flyers. Beim Loslassen der Maustaste öffnet sich das Objects-Haupfenster und Sie können das Projekt wählen, unter dem die gespeichert werden soll. Vergewissern Sie sich, dass im Archivfenster die Karteikarte 'Mail-Archiv' aktiv ist und klicken auf 'Einfügen aus der Zwischenablage'. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste in die Tabelle klicken und die einfügen. aus Outlook importieren Es öffnet sich Outlook und Sie können dort eine beliebige zur Übernahme in das Mail-Archiv auswählen. Eventuelle Anhänge der werden automatisch mit archiviert und sind jederzeit wieder zugänglich. umbenennen Die markierte aus dem Archiv kann mit einem anderen Namen versehen werden. entfernen Die markierte wird aus dem Archiv entfernt, ohne Sie zu löschen. löschen Die markierte wird aus dem Archiv gelöscht. 13

14 Bestell-Archiv Ist in den Grundeinstellungen von raum level 9.1 die Objektarchivierung aktiviert und beim Drucken von Bestellungen die Option Druck archivieren, dann erscheint nach dem Druck einer Bestellungdie Projektgliederung Hier können Sie die Bestellung einem Projekt zuordnen oder durch Klick auf das rote X die Archivierung verhindern. In der Übersichtsliste der Bestellungen erscheint dann bei jeder Bestellung das zugeordnete Projekt. Bitte beachten Sie: Nur Bestellungen die gedruckt wurden, können einem Projekt zugeordnet werden. Für Bestellungen, die noch nie gedruckt wurden, gibt es keine Zuordnung. Bestellung entfernen Die markierte Bestellung wird aus dem Archiv entfernt, ohne Sie zu löschen. Bestellung löschen Die markierte Bestellung wird aus dem Archiv gelöscht. In raum level9 bleibt die Bestellung natürlich nach wie vor erhalten. 14

15 Link-Archiv Markieren Sie in Ihrem Internet-Browser eine Internetadresse (beginnt immer mit und kopieren diese mit STRG-C oder der rechten Maustaste in die Windows-Zwischenablage. Mit dem rechten Symbol des Flyers öffnen Sie das Objektarchiv, wählen ein Projekt und dort die Karteikarte 'Links'. Mit auf 'Einfügen aus der Zwischenablage' wir der Link im Archiv angelegt. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste in die Tabelle klicken und die einfügen. Bitte beachten Sie: Links können nicht mit der Maus auf das linke Symbol des Flyers gelegt werden, sondern nur über die Windows-Zwischenablage übernommen werden. Datei löschen Der markierte Link wird aus dem Archiv gelöscht. 15