Konzept zur Kosten- und Leistungsrechnung an der Universität Göttingen

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1 Konzept zur Kosten- und Leistungsrechnung an der Universität Göttingen (verabschiedet im Präsidium am )

2 1. Ziel Mit der Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung, auf Basis des SAP/R3 an der Universität Göttingen, sind vor allem folgende Ziele verbunden: Bessere Kostentransparenz erreichen für die aus der Finanzhilfe finanzierten Aufgaben der Forschung und Lehre. Bessere Kostentransparenz erreichen für die aus Drittmitteln finanzierten Forschungsprojekte. Etablierung eines Berichtssystems mit dem vor allen interne, aber auch externe Informationsbedürfnisse befriedigt werden können. Etablierung eines Berichtssystems aus dem betriebswirtschaftliche Kennzahlen abgeleitet werden können zur Unterstützung operativer und strategischer Entscheidungen. Etablierung eines Berichtssystems um das Kostenbewusstsein sowie die Flexibilität bei Umplanungen zu fördern. Erfüllung der Anforderungen aus dem Hochschulkennzahlensystem Niedersachsen. Erfüllung der Anforderungen des neuen EU-Gemeinschaftsrahmens für staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation. Neben den genannten Zielen besteht die Notwendigkeit zur Einführung einer Kostenund Leistungsrechnung, die sich unmittelbar aus dem Niedersächsischen Hochschulgesetz 49 Abs1, Nr. 5 ergibt. Hier heißt es: Das Rechnungswesen muss eine Kosten- und Leistungsrechnung umfassen, die die Bildung von Kennzahlen für hochschulübergreifende Zwecke nach Vorgabe des Fachministeriums ermöglicht. Darüber hinaus wird von der EU im Zusammenhang mit dem 7. EU- Rahmenprogramm eine Vollkostenrechnung für Drittmittelprojekte gefordert. Stabsstelle Controlling / CO

3 2. Umsetzung in Göttingen Die Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung an der Universität Göttingen gliedert sich in die folgenden drei Schritte: Kostenartenrechnung: Sie gibt Aufschluss darüber, welche Kosten entstanden sind (z.b. Personalkosten, Sachkosten, Abschreibungen). Kostenstellenrechnung: Sie gibt Aufschluss darüber, wo die Kosten entstanden sind (z.b. Kostenstellen der Institute und Einrichtungen, Zentrale Verwaltungskostenstellen). Kostenträgerrechnung: Sie gibt Aufschluss darüber, wofür die Kosten entstanden sind (z.b. Kosten eines Studienganges oder eines Forschungsauftrages). Einen kurzen Überblick über die Systematik und die Verrechnungsschritte der oben genannten Bausteine der Kosten- und Leistungsrechnung vermittelt die folgende Grafik. Systematik zur Zuordnung von Kosten Kostenartenrechnung Welche Kosten sind entstanden? Personalkosten Sachkosten Abschreibungen Einzelkosten direkt zurechenbar Gemeinkosten indirekt zurechenbar Kostenstellenrechnung Wo sind Kosten entstanden? Einzelkosten Interne direkt zurechenbar Leistungsverrechnung /Umlage Kostenträgerrechnung Wofür sind Kosten entstanden? Fakultät zentr. Einrichtung Lehr- und Forschungseinheiten Stabsstelle Controlling / CO

4 Die Kostenarten- und Kostenstellenrechnung sind an der Universität Göttingen weitgehend umgesetzt. Die Verrechnungsschritte für die Verrechnung der Gemeinkosten von Vor- auf Verrechnungs- bzw. Endkostenstellen sind Inhalt dieses Konzeptes und für das Wirtschaftsjahr 2006 weitestgehend abgeschlossen. Die Verrechnungen für die Jahre 2007 und 2008 stehen noch aus, werden aber zeitnah nachgebucht. Der Kontenplan (FI-Sachkonten entsprechen den CO-Kostenarten) und die Kostenstellenstruktur der Universität sind im SAP abgebildet und beinhalten derzeit rund 410 Kostenarten, 145 Erlösarten und Kostenstellen, wovon 784 Kostenstellen als Vor- bzw. Verrechnungskostenstellen angesehen werden können. Dazu zählen z.b. die Kostenstellen der zentralen Verwaltung, von zentralen Einrichtungen und von gemeinsamen Einrichtungen der Fakultäten. Die nachfolgende Grafik gibt einen Einblick in die Standard-Kostenstellenhierarchie der Universität Göttingen. Sie entspricht der Aufbauorganisation der Universität. Die hier gelistete Struktur enthält jedoch nur die übergeordneten Fakultäts- bzw. Einrichtungskostenstellenknoten. Eine Abbildung der gesamten Struktur (bis auf einzelne Kostenstellen) würde an dieser Stelle zu weit führen. Stabsstelle Controlling / CO

5 Auf die Kostenträgerrechnung soll an dieser Stelle nicht eingegangen werden. Eine detaillierte Darstellung der Kostenträgerrechnung findet sich in Kapitel Verrechnungskonzepte Im SAP-System werden unterschiedliche Möglichkeiten der Verrechnung von Gemeinkosten angeboten. Für die Anforderungen der Universität Göttingen sind die a) interne Leistungsverrechnung und b) die Umlage am besten geeignet. a) Für die interne Leistungsverrechnung gilt: Die verrechneten Beträge sind budgetwirksam. Die interne Leistungsverrechnung wird in der Regel angewandt, wenn der Empfänger einer Leistung einen unmittelbaren Einfluss auf die Höhe der Kosten nehmen kann. Die interne Leistungsverrechnung wird angewandt für die Kostenarten Strom, Wärme, Wasser, Abwasser und den Versorgungszuschlag. Es ist erforderlich eine Umbudgetierung des zentralen Budgets auf Fakultäten und Einrichtungen vorzunehmen. Die Verrechnung per interner Leistungsverrechnung bildet eine Leistungserbringung über eine Sender/Empfänger-Beziehung ab. Für die Verrechnung wird die erbrachte Leistung mit einem Preis (Tarif) bewertet. Beispiel: Stromkosten Die Stromkosten wurden in der Vergangenheit, bis auf wenige Ausnahmen, auf einer zentralen Gebäudekostenstelle gebucht. Das neue Konzept sieht vor, die Stromkosten in einem ersten Schritt, von der zentralen Gebäudekostenstelle auf die tatsächlich existierenden Gebäudekostenstellen nach deren Verbrauch in kwh zu Stabsstelle Controlling / CO

6 verrechnen. Dieser Verrechnungsschritt erfolgt direkt in der Finanzbuchhaltung im SAP-Modul FI. Die gebäudespezifischen Verbrauchswerte bilden die Datenbasis für die Verrechnung im SAP. Sie werden aus den GM Systemen conjectfm und Energo geliefert. Um Nachteile für Fakultäten und Einrichtungen durch unterschiedliche Bezugspreise für Energie bei den Versorgern (Stadtwerke, EON) auszuschließen, wird mit einem einheitlichen Verrechnungspreis (Tarif) verrechnet. Dieser Tarif wird durch den Bereich GM ermittelt und errechnet sich aus dem Quotienten: Summe aller Stromkosten/Summe aller Verbräuche. Im zweiten Schritt werden die Stromkosten des Gebäudes, auf die sich in diesem Gebäude befindlichen Nutzerkostenstellen verrechnet. Da es derzeit nicht möglich ist den Stromverbrauch eines jeden Nutzers in einem Gebäude zu messen, da die Zählerstruktur nicht pro Raum/Ebene sondern pro Gebäude vorhanden ist, werden zur Verrechnung innerhalb eines Gebäudes als Schlüssel die gewichteten Quadratmeter Hauptnutzfläche herangezogen. Der Gewichtungsfaktor hängt dabei von der Art der Nutzung des Raumes ab. Für Laborfläche werden hierbei z.b. andere Gewichtungsfaktoren hinterlegt als für Büroflächen. Dieser Verrechnungsschritt wird im SAP-System in den Modulen FI und CO abgebildet. Für die Buchung im FI werden die Stromkosten der zu bebuchenden Institutskostenstellen zu Fakultäten und Einrichtungen zusammengefasst. Die Belastung erfolgt auf der Fakultätskostenstelle für zentrale Lasten. Die Buchung ist budgetwirksam. Das Budget wird ebenfalls auf einer Fakultätskostenstelle eingestellt. Im SAP-CO werden die auf der zentralen Fakultätskostenstelle angefallenen Stromkosten wieder auf die Institutskostenstellen heruntergebrochen und weiterverrechnet. Diese zusätzliche Verbuchung der Kosten bis auf die Institutskostenstelle ist erforderlich, da 1. diese Daten für die Kostenträgerrechnung auf Lehr- und Forschungseinheitsebene benötigt werden und 2. dadurch eine höhere Transparenz der Verbräuche und Kosten innerhalb einer Fakultät oder Einrichtung geschaffen wird. Stabsstelle Controlling / CO

7 Die interne Leistungsverrechnung wird ab dem umgesetzt. Sie ersetzt die bis dahin gültige Verrechnung über die Verteilungsformel der Senatskommission für Entwicklungs- und Finanzplanung. Die Verrechnung wird quartalsweise durchgeführt um den Fakultäten und Einrichtungen einen möglichst aktuellen Überblick über den Aufwand (Ist + Obligo) für Strom, Wärme, Wasser und Abwasser zu ermöglichen. b) Die Verrechnung per Umlage unterscheidet sich von der internen Leistungsverrechnung dadurch, dass die Umlage nicht budgetwirksam ist, der Empfänger in der Regel keinen unmittelbaren Einfluss auf die Höhe der Kosten nehmen kann, auf der sendenden Kostenstelle keine Reste verbleiben, in der Regel keine spezifischen Kostenarten verrechnet werden, die Verrechnungsschlüssel durch statistische Kennzahlen abgebildet werden. Beispiel: Personalabteilung Alle Kosten der Vorkostenstellen, wie z.b. der Personalabteilung, müssen nach dem Prinzip der Vollkostenrechnung auf die Endkostenstellen und weiter auf die Kostenträger verrechnet werden. Die Kosten der Personalabteilung setzen sich aus Personalkosten, Sachkosten und Abschreibungen zusammen. Diese Kostenarten werden nicht einzeln verrechnet, sondern zu einer Summe zusammengefasst. Ertragsbuchungen, die nicht der Finanzhilfe bzw. Drittmitteln entstammen, werden ebenfalls zusammengefasst und aufwandsmindernd gebucht. Somit ergibt sich für die Kostenstelle der Personalabteilung ein Saldo aus Aufwands- und Ertragsbuchungen, der über einen Umlageschlüssel (in diesem Fall = Anzahl Beschäftigte der Lehr- und Forschungseinheiten) verrechnet wird. Aus SAP-Sicht ist es erforderlich für jede Umlage eine eigene Umlagekostenart (sekundäre Kostenart) anzulegen. Über die Umlagekostenart wird die sendende Kostenstelle entlastet und die Empfängerkostenstelle belastet. Die ursprüngliche Information, inwieweit es sich um Personal- oder Sachmittel handelt, geht hierbei jedoch auf der Empfängerkostenstelle verloren. Stabsstelle Controlling / CO

8 Umlagen werden einmalig im Rahmen des CO-Jahresabschlusses durchgeführt. Als Voraussetzung dafür gilt, dass der FI-Jahresabschluss abgeschlossen ist und keine weiteren Buchungen im Aufwands- oder Ertragsbereich erfolgen. Im Folgenden sollen die Kostenstellenknoten und deren Verrechnungsschlüssel kurz dargestellt werden. Kostenstellengemeinkosten Umlage Hochschulleitung Umlage Versorgungszuschlag Umlage C-4 und W Zulagen Umlage Stabsstelle DV Umlage Abt. Forschung Umlage Abt. Studium/Lehre Umlage Abt. 5 Personal Umlage Abt. 6 Finanzen Umlage Versuchsgüter Umlage Abt. 8 + Restverwaltung Umlage Reinigungsdienst Umlage Hausmeisterdienste Umlage GM Umlage Gebäudekostenstellen Umlage SUB Umlage Zentrale Einrichtungen Umlage GWDG Umlage Allg. Hochschulsport Umlage Mat/Nat Prüfungsamt Umlage ZESS Vorschlag Umlageschlüssel nach Beschäftigten für nach Beamten, ab 2009 wird der Versorgungszuschlag direkt auf den entsprechenden Kostenstellen gebucht und budgetiert. nach C-4 und W-Professuren nach DV-Anschlüssen (nur auf Verwaltungsebene) nach Drittmittelerträgen (ab 2008 gilt der Umlageschlüssel auch für die daraus hervorgegangenen Organisationseinheiten) 50 % nach Studierenden und 50 % nach Studiengängen (ab 2008 gilt der Umlageschlüssel auch für die daraus hervorgegangenen Organisationseinheiten) nach Beschäftigten nach Budget Wirtschaftsplan 100 % auf Agrarwissenschaften nach Beschäftigten nach Reinigungsstunden auf Gebäudekostenstellen Nach Stunden auf Gebäudekostenstellen nach m² Hauptnutzfläche auf Gebäudekostenstellen nach m² Hauptnutzfläche auf Nutzer 50 % nach Beschäftigten und 50 % nach Studierenden nach Beschäftigten nach Inanspruchnahme von Rechnerleistungen durch LFE (GWDG Arbeitsbericht) 50 % nach Beschäftigten und 50 % nach Studierenden nach Studierenden der beteiligten LFE 75 % nach Studierenden und 25 % nach Beschäftigten Stabsstelle Controlling / CO

9 Umlage Wi/So Prüfungsamt Umlage Wi/So Bibliothek Umlage Wi/So Rechenzentrum Umlage ZeUS Umlage Gemeins.Einr. Rest Umlage SFB Umlage GRK nach Studierenden der beteiligten LFE 50 % nach Beschäftigten und 50 % nach Studierenden Prozentuale Aufteilung auf beteiligte LFE nach Lehramtsstudierenden der LFE nach Beschäftigten 100% auf jeweils verantwortliche LFE 100% auf jeweils verantwortliche LFE Vorkostenstellen der Forschung und Lehre Dekanat Philosophie nach Beschäftigten in den LFE Dekanat Geowissenschaften nach Beschäftigten in den LFE Dekanat Biologie nach Beschäftigten in den LFE Dekanat Sozialwissenschaften nach Beschäftigten in den LFE Übrige Dekanate sind unmittelbar einer LFE zugeordnet 4. Kostenträgerrechnung Im Bereich der Kostenträger gibt es derzeit ca aktive Innenaufträge und ca. 200 Studiengänge. Die Kostenträgerrechnung ist bisher nur in Ansätzen im Bereich der Drittmittelprojekte umgesetzt. Hier werden derzeit die Einzelkosten des Projektes direkt auf dem jeweiligen Innenauftrag gebucht. Im Bereich des Kostenträgers Lehre können momentan noch keine Einzel- oder Gemeinkosten ausgewiesen werden. Die Voraussetzung zur Etablierung der Kostenträgerrechnung ist die Darstellung aller relevanten Kosten (direkte und indirekte Kosten) auf Ebene der Lehr- und Forschungseinheit (LFE). Die folgende Übersicht zeigt exemplarisch für die Philosophische Fakultät die nach Lehr- und Forschungseinheiten ausgerichtete Kostenstellenstruktur. Stabsstelle Controlling / CO

10 Die hier aufgelisteten Lehr- und Forschungseinheiten entsprechen weitgehend den Instituten bzw. Seminaren der Fakultät. An dieser Stelle kann die Aufteilung der Kosten auf Lehre und Forschung gemäß den spezifischen Verhältnissen innerhalb der Lehr- und Forschungseinheit erfolgen. So sieht das Konzept vor, dass die Personalkosten auf der Basis des Lehrdeputats auf die Bereiche Forschung und Lehre aufgeteilt werden. Stabsstelle Controlling / CO

11 Grundsätzlich sollen die folgenden vier Personalkategorien unterschieden werden: Professoren Beschäftigte im Wissenschaftlichen Dienst Beschäftigte im Technischen Dienst Beschäftigte im Verwaltungsdienst und Beschäftigte Sonstiger Dienst Für die Gruppe der Professoren und Beschäftigte im Wissenschaftlichen Dienst wird das Lehrdeputat aus der Kapazitätsberechnung als Grundlage für die Aufteilung der Personalkosten auf die Kostenträgergruppen Lehre und Forschung verwendet. Lehrdeputatsreduzierungen, die sich beispielsweise durch Dekanatsaufgaben ergeben, werden nicht in den Kostenträgergruppen Forschung und Lehre, sondern in einer Kostenträgergruppe Dienstleistungen ausgewiesen. Da Beschäftigte im Technischen Dienst und Verwaltungsdienst kein Lehrdeputat haben, wird eine Aufteilung der Personalkosten dieser beiden Gruppen auf Lehre und Forschung nach Einschätzung der Fakultät bzw. Lehr- und Forschungseinheit vorgenommen. Die Sachkosten und Gemeinkosten einer Lehr- und Forschungseinheit folgen nach diesem Konzept den Personalkosten der jeweiligen Einheit. Das bedeutet, dass die Sach- und Gemeinkosten im gleichen Verhältnis auf die Kostenträgergruppen Lehre, Forschung und Dienstleistungen aufgeteilt werden, wie die Personalkosten der Lehrund Forschungseinheit. Als Kostenträger im Bereich Lehre soll der Studiengang, im Bereich Forschung das Forschungsprojekt gelten. Auch die Leistungen lassen sich auf Ebene der Forschungs- und Lehreinheiten darstellen, sodass eine Zurechnung der Kosten zu den Leistungen (Absolventen, Drittmittel, Publikationen) möglich ist. Das folgende Schaubild verdeutlicht noch einmal diese Zusammenhänge. Auf die Darstellung der Kostenträgergruppe Dienstleistungen wurde in diesem Zusammenhang verzichtet. Diese Dienstleistungen sind letztendlich Leistungen die wiederum für die Forschung und Lehre erbracht werden (z.b. Dekanatsaufgaben). Stabsstelle Controlling / CO

12 Die Kosten der Kostenträgergruppe Dienstleistungen werden auf die Kostenträgergruppen Forschung und Lehre in deren Verhältnis zueinander aufgeteilt. Kostenstellenrechnung Innenaufträge Einzel-/ Gemeinkosten Lehr- und Forschungseinheit Einzel-/ Gemeinkosten Einzelkosten Lehre Einzel-/ Gemeinkosten Studiengänge Forschung Einzel-/ Gemeinkosten aus Finanzhilfe initiierte Forschung Gemeinkosten aus Drittmitteln initiierte Forschung Nachdem die Kosten einer Lehr- und Forschungseinheit auf die Kostenträgergruppen Lehre und Forschung aufgeteilt wurden, erfolgt in einem zweiten Schritt im Bereich Lehre die Verrechnung der Kosten auf die Studiengänge der Lehr- und Forschungseinheit. Als Verteilungsschlüssel wird hierbei das Lehrangebot eines Studienganges aus der Kapazitätsrechnung herangezogen. Das zur Durchführung / Betreuung eines Studienganges benötigte Lehrangebot setzt sich aus der Aufnahmekapazität und der Betreuungsintensität für einen Studierenden des jeweiligen Studienganges zusammen. Werden von einer Lehr- und Forschungseinheit, neben den eigenen Studiengängen, auch Studiengänge anderer Lehr- und Forschungseinheiten unterstützt, so wird dieser Anteil als Lehrexport ausgewiesen und dem entsprechenden Studiengang als Kostenanteil zugerechnet. Im Bereich der Forschung wird eine Unterteilung der Kostenträger in zwei Kostenträgergruppen nach der Art der Finanzierung vorgenommen. Stabsstelle Controlling / CO

13 1) aus Finanzhilfe initiierte Forschung und 2) aus Drittmitteln initiierte Forschung. Für Forschungsprojekte, die komplett aus der Finanzhilfe finanziert werden, werden im SAP keine Innenaufträge angelegt. Die Kosten dieser Projekte werden in der Kostenstellenrechnung auf den Kostenstellen der Institute und Seminare ausgewiesen. Für jedes Drittmittelforschungsprojekt wird im SAP-System ein Innenauftrag angelegt. Wie bereits am Anfang dieses Kapitels erwähnt, werden die direkt zuordenbaren Personal- und Sachkosten unmittelbar auf den Innenaufträgen gebucht. Die Aufteilung der Personal-, Sach- und Gemeinkosten im Bereich der Forschung auf die oben genannten Kostenträgergruppen erfolgt nach folgendem Schema: Nur die im Bereich Forschung angefallenen Personalkosten der Professoren und die Gemeinkosten werden zwischen den Kostenträgergruppen Drittmittelforschung und aus Finanzhilfe finanzierte Forschung aufgeteilt. Die im Bereich Forschung auf Kostenstellen angefallenen Personalkosten Wissenschaftlicher Dienst, Technischer Dienst, Verwaltungsdienst und Sonstiger Dienst sowie die Sachkosten werden ausschließlich der Kostenträgergruppe aus Finanzhilfe finanzierte Forschung zugerechnet. Die Personalkosten der Professoren und die Gemeinkosten werden in dem gleichen Verhältnis aufgeteilt, wie Personalkosten und Sachkosten auf den beiden Kostenträgergruppen entstanden sind. Dieses Modell geht davon aus, dass die aus der Finanzhilfe finanzierten Beschäftigten (außer Professoren) nur in der aus Finanzhilfe finanzierten Forschung tätig sind. Weiterhin gilt die Annahme, dass der auf Kostenstellen gebuchte Sachaufwand im Bereich der Forschung nur der aus der Finanzhilfe finanzierten Forschung zuzurechnen ist. Da man davon ausgehen kann, dass die in der Drittmittelforschung benötigten Sachmittel direkt aus dem Projekt finanziert werden, können die Kosten für Sachmittel direkt auf den Innenaufträgen gebucht werden. Stabsstelle Controlling / CO

14 Das folgende Schaubild fasst die beschriebenen Zusammenhänge für die Kostenträgerrechnung im Bereich Lehre und Forschung noch einmal zusammen. Konzept der Kostenträgerrechnung Lehr- und Forschungseinheit X Studiengang 1 Personalkosten (wiss. Dienst) nach Lehrdeputat Lehre nach Lehrangebot Studiengang 2 Rest Studiengang 3 Personalkosten (Techn., Verw., Sonstiger Dienst) Einschätzung LFE Sachkosten und Gemeinkosten im gleichen Verhältnis, wie die Personalkosten Forschung im gleichen Verhältnis, wie (Personalkosten + Sachkosten) auf Kostenstellen zu (Personalkosten + Sachkosten) auf Aufträgen Finanzhilfe finanzierte Forschung Drittmittel finanzierte Forschung 5. Zeitplan Mit Einführung der kaufmännischen Buchführung im Jahr 2001 wurden die Grundlagen der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung gelegt. Im Jahr 2008 wurde die Konzeption der Kosten- und Leistungsrechnung aufgestellt und die notwendigen Einstellungen im SAP-System hinterlegt. Eine Berechnung der Kosten auf Ebene der Lehr- und Forschungseinheiten wurde für das Geschäftsjahr 2006 durchgeführt. Die Verrechnungen für die Jahrgänge 2007 und 2008 werden zeitnah nachgebucht. Ab dem werden die Regelbuchungen, wie im Konzept beschrieben, durchgeführt. Ab 2010 schließt sich eine Konsolidierungsphase an, in der die Ergebnisse der Berechnungen überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden können. Der Ablauf wird im folgenden Schaubild verdeutlicht. Stabsstelle Controlling / CO

15 Zeitplan 2001 Einführung kaufmännische Buchführung (Doppik) KLR- Konzeption + Implementierung im SAP 2010 Vollständige Umsetzung, Abbildung und Auswertung (Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgerrechnung) Konsolidierung Anm.: Für Vergleichszwecke werden die Jahrgänge 2007 und 2008 kostenrechnerisch komplett nachgebucht. Stabsstelle Controlling / CO