Neue Steuerungsoptionen des Erwerbungsprozesses durch Nutzung eines Datamining-Tools
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- Silvia Peters
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1 Neue Steuerungsoptionen des Erwerbungsprozesses durch Nutzung eines Datamining-Tools Fachhochschule Münster University of Applied Sciences Dipl.-Bibl. Jessica Wahlers Fachhochschule Münster Hochschulbibliothek stellv. Bibliotheksleiterin, Leiterin Bereichsbibliothek Sozialwesen, E-Learning-Beauftragte der Hochschulbibliothek Hüfferstr Münster
2 Agenda Vorstellung FH Münster / Hochschulbibliothek Problemstellung: heterogene Daten/Reports Lösungsansatz: Einsatz eines Datamining-Tools erste Ergebnisse Fazit Lieferantenzeiten E-Medien 2
3 Überblick FH Münster Standorte in der Region Steinfurt Greven Coesfeld Münster Ahlen / Beckum / Oelde Standorte der FH Münster Studienorte An-Institute 3
4 Überblick Die Hochschule und die Hochschulbibliothek in Zahlen Fakten FH Münster Studierende Fakten Hochschulbibliothek Standorte 4 Fachbereiche 12 Studiengänge 75 Drittmitteleinzahlungen 2013 (vorl.) 15 Mio. Professoren und Mitarbeiter 1048 Stand 2014 Literaturetat Personal Euro 17 VzÄ Stand
5 Problemstellung Daten / Reports Ausgangssituation Erhalt/Erstellung heterogener Daten aus diversen Quellen Bedarf an statistischen Informationen für Jahresbericht, Managementreport, Präsidium, unspezifische Ad-hoc Anforderungen hoher Aufwand, wenig planbar und an eine Person gebunden, insgesamt unbefriedigende Situation 5
6 Lösungsansatz Einführung eines Datamining-Tools: BIB-Control Einsatz seit Frühjahr 2013 speziell für Bibliothekssysteme ausgerichtet kann Daten über Sushi-Schnittstelle abgreifen Daten sind einfacher zu analysieren als per SQL- Abfrage es lassen sich leicht Beziehungen knüpfen man kann mit Daten spielen (Zoom) Variabilität Schonung Personalressourcen, neue Erkenntnisse 6
7 Lieferantenanalyse 2012 Ausgangssituation Lieferanten Lieferantenzeiten bei Monographien = 17,11 Tage (Bestellung bis Inventarisierung) ioannis kounadeas - Fotolia.com 7
8 Lieferantenanalyse Ziele: Anzahl Lieferanten reduzieren Lieferanten mit überdurchschnittlich langen Lieferantenzeiten identifizieren und kontaktieren Lieferantenzeiten reduzieren 8
9 Lieferantenanalyse erste Maßnahmen: örtl. Buchhandel hat Bestellungen z.b. von Vereinen oder Webshops übernommen örtl. Buchhandel hat öfter geliefert Standing Order für best. Bereiche Bereinigungsarbeiten: Prüfung, ob alte offene Bestellungen aufrecht erhalten werden sollen Einrichtung eines Reklamationsverfahrens (SISIS) 9
10 Lieferantenanalyse Anzahl Lieferanten [- 9,1%] Lieferantenzeit in Tagen (Bestellung bis Inventarisierung) 17,11 13,51 [- 21,1%] 7,33 10
11 Lieferantenzeiten
12 Analyse E-Medien Ausgangssituation: heterogene Daten unterschiedliche Zugriffszählung (teilweise Änderungen der Zählweise im Jahr s. Springer) titelbezogene Abrufstatistiken paketbezogene Preise Analyse nur über aufwendige Verfahren möglich, z.b. händische Aufbereitung verschiedenster Exceltabellen 12
13 Analyse E-Medien Ziele: für elektronische Medien Erwerbungsdaten mit Titelund Nutzungsdaten in einer Datamining-Analyse verknüpfen automatisierte Gegenüberstellung relevanter Daten als Entscheidungsgrundlage für künftige Erwerbungsund Lizenzierungsprozesse 13
14 Analyse E-Medien Maßnahmen: Verknüpfung Titeldaten mit Counterdaten über ISBN Verknüpfung Titeldaten zur Erwerbung über das Paketsigel Sigel im SISIS Rechnungsgrund gemeinsam mit dem zugehörigen Jahr (kommasepariert) hinterlegt als Kennzahlen: Kosten sowie Ausleihen definiert (sowie daraus berechenbare Spalte wie z.b. Kosten pro Ausleihe etc.). Die Kosten eines Pakets werden gleichmäßig auf 12 Monate verteilt die Verknüpfung startet mit den Lokaldaten 14
15 Analyse E-Medien 15
16 Analyse E-Medien Kennzahlen definieren, die als Entscheidungsgrundlage für Lizenzierungen dienen können Beispiel: eine mögliche Entscheidung könnte sein, dass Pakete nur dann weiter lizenziert werden, wenn der Preis pro Kapitelaufruf nach 24 Monaten Lizenzierung unter 10 Cent liegt Ausnahmen sollten möglich sein, z.b. bei engl. Paketen / Spezialbestand 16
17 Analyse E-Medien 17 bestehende Probleme / Unschärfe: Datenauswertung derzeit über Erscheinungsjahr (nicht Paketjahr) Rechnungsdaten nicht für alle vergangenen Jahre zuzuordnen interne Rechnungsbearbeitung musste angepasst werden Abrufdaten von Paketen fehlen zum Teil nicht jedes Paket erhält ein Sigel mehr Zuordnungsprobleme bei Paketen als erwartet neue Zählung mitten im Jahr (Springer) langfristige Verfügbarkeit von Daten (Plattformwechsel)
18 Fazit Einsatz BIB-Control erhöhte Transparenz neue Erkenntnisse Maßnahmen kleine Maßnahmen mit z.t. großer Wirkung Kürzere Lieferantenzeiten Einsparpotential durch weniger Pflege von Lieferantendaten Einsatz rechnet sich sehr früh für die E-Medienanalyse ca. 1 Personentag durch Triangle Solutions, ca. 1 Personentag FH-Bibliothek rechnet sich schon mit erster Lizenz, die man abbestellt erhoffen uns weitere Optimierungsmöglichkeiten 18
19 Fragen? Dipl.-Bibl. Jessica Wahlers Fachhochschule Münster Hochschulbibliothek stellv. Bibliotheksleiterin, E-Learning-Beauftragte der Hochschulbibliothek Haben Sie Fragen? Dipl.-Bibl. Jessica Wahlers Fachhochschule Münster Hochschulbibliothek stellv. Bibliotheksleiterin, Leiterin Bereichsbibliothek Hüfferstiftung/Sozialwesen, E-Learning-Beauftragte der Hochschulbibliothek Hüfferstr Münster 0251/ Bibliothek Leonardo-Campus, FH Münster 19
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