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1 Mehrjahresprogramm MMU Mobilitätsmanagement in Unternehmen Foto: Kantonsspital St.Gallen Pflichtenheft

2 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel des Pflichtenheftes und Definition der Projektträger Pflichten der Projektträger Unterstützung durch das Programm Vertragspartner aus der Programmphase Beiträge an Projektträger Aufbaubeitrag an Projektträger Beiträge für teilnehmende Unternehmen und Areale Kriterien für die Auszahlung der Beiträge pro Unternehmen Kriterien für die Auszahlung eines Areal-Beitrags Anmeldung zur Teilnahme am Programm Impressum und Kontakt Herausgeber: EnergieSchweiz für Gemeinden Sprachen: Deutsch, Französisch, Italienisch Redaktion: Monika Tschannen, Programmleitung MMU Kurt Egger, Programmleitung ESfG Hermann Scherrer, Sektion Mobilität, Bundesamt für Energie Publikation: Kontakt: Programmleitung Mobilitätsmanagement in Unternehmen EnergieSchweiz für Gemeinden Monika Tschannen, c/o Rundum mobil GmbH Schulhausstrasse 2, 3600 Thun Info@rundum-mobil.ch; m.tschannen@rundum-mobil.ch Datum: Thun / Ettenhausen, 10. Juni 2014 Seite 2

3 1. Ziel des Pflichtenheftes und Definition der Projektträger Dieses Pflichtenheft basiert auf dem Konzept zum mehrjährigen Programm Mobilitätsmanagement in Unternehmen vom Juni 2014 und richtet sich nach den darin festgelegten Zielen und Grundsätzen. Ziel des Pflichtenheftes ist es, gleiche und klare Bedingungen für alle Projektträger zu schaffen und gleichzeitig Minimalanforderungen für die Qualität der Prozesse und Ergebnisse zu definieren. Im Weiteren sollen die Zielkonformität mit dem Konzept, sowie die Basis für einen energetischen Wirkungsnachweis sichergestellt werden. Im Pflichtenheft werden alle Elemente festgehalten, die für eine Unterstützung durch EnergieSchweiz und EnergieSchweiz für Gemeinden (ESfG) unerlässlich sind. Projektträger und damit Vertragspartner von ESfG sind Gemeinden, Gemeindeverbünde (z.b Agglomerationsverbünde) und Organisationen (z.b. grosse Unternehmen mit mehreren Geschäftsniederlassungen),die im Rahmen eines mehrjährigen Programms mindestens im Ausmass des Aufbaubeitrags Eigenleistungen erbringen und die beabsichtigen, Mobilitätsmanagement in mehreren Unternehmen gleichzeitig in einem Programm, lokal oder branchenspezifisch gebündelt, einzuführen. 2. Pflichten der Projektträger - Die Projektträger bestätigen die Absicht, zum Thema Mobilitätsmanagement in Unternehmen ein mehrjähriges, qualitätsgesichertes Programm zu planen und durchzuführen und sich in Zusammenarbeit mit der Projektleitung für die Formulierung von wegweisenden Rahmenbedingungen, im Sinne einer langfristigen Perspektive zu engagieren. - Die Projektträger verpflichten sich, für die Beratung und Unterstützung der Unternehmen ausgewiesene und erfahrene Fachleute einzusetzen, welche über ein fundiertes Wissen verfügen (siehe 5.1; Punkt 4). EnergieSchweiz für Gemeinden unterstützt die Projektträger in der Suche und vermittelt in diesen Fragen erfahrene MobilitätsberaterInnen. - Die Projektträger nehmen selber oder über die beigezogenen BeraterInnen an ERFA- Veranstaltungen teil und stellen der Projektleitung die von ihr verlangten Unterlagen und Berichte zur Verfügung. - Die Projektträger verpflichten sich, die umsetzenden Unternehmen sowie die beauftragten BeraterInnen zu motivieren, das zur Umsetzung zur Verfügung gestellte Managementtool Mobilität in Unternehmen einzusetzen. Das Managementtool MMU steht ab 2015 zur Verfügung. Die Projektträger erklären sich bereit, bei Evaluationen mitzuwirken. - In Publikationen ist zu vermerken, dass die Arbeiten durch finanzielle Mithilfe des BFE entstanden sind. Bei öffentlichen Auftritten und Kommunikationsmassnahmen ist Seite 3

4 mit dem Logo Mobilität, EnergieSchweiz für Gemeinden sowie dem Logo EnergieSchweiz auf die Unterstützung durch das BFE hinzuweisen. - Im Rahmen des Programms EnergieSchweiz für Gemeinden verpflichten sich die Projektträger zu einem langfristigen Engagement für eine nachhaltige und energieeffiziente Verkehrs- und Mobilitätspolitik. Sie unterstützen EnergieSchweiz für Gemeinden mit Informationen zu erfolgreichen Beispielen und wegweisenden Instrumenten und Rahmenbedingungen zur Förderung des Mobilitätsmanagements in Unternehmen. 3. Unterstützung durch das Programm Das Programm bietet den Projektträgern folgende Unterstützungen in den drei Landessprachen (D, F, I) an: - Informationsveranstaltungen in der Startphase für Projektträger mit dem Ziel, über das Programm vertieft zu informieren, Strategien und Rahmenbedingungen vorzustellen und wertvolle Hinweise für die erfolgreiche Lancierung zu geben. - Bereitstellen eines allgemeinen Informationsflyers zu MMU. - Zurverfügungstellung von zur Projektumsetzung notwendigen Instrumenten und Hilfsmittel. Dazu gehört das Mobilitätsmanagement Tool, welches die Unternehmen in allen wichtigen Prozessschritten eines Mobilitätsmanagements unterstützt und für die verlangten Abschlüsse der verschiedenen Module die erforderlichen Vorlagen zur Verfügung stellt. - Gezielte Schulungen insbesondere in der Handhabung des Managementtools und zum Thema normierte Managementsysteme und wichtige Managementprozesse (insbesondere zu Zielsetzungs- und Controlling-Prozessen). Das Angebot richtet sich an Projektverantwortliche, Mobilitätsverantwortliche in Unternehmen sowie MobilitätsmanagementberaterInnen. - Bereitstellung von wichtigen Informationen und interessanten Beispielen für Behörden, Unternehmen und Beratende auf der Webseite und in Form eines regelmässig erscheinenden Programmrundbriefs. - Regelmässige Treffen zum Erfahrungsaustausch (ERFA-Treffen) aller beteiligten Akteure. - Aktiver Einbezug von Programmpartnern mit dem Ziel, das Programm Mobilitätsmanagement in Unternehmen sowie die langfristige Verankerung von Mobilitätsmanagement auf allen Ebenen zu stärken. Insbesondere werden Fachstellen von Bund und Kantonen gezielt über eine Begleitgruppe eingebunden. Seite 4

5 - Koordination unter den Projektträgern, Vermittlung von Informationen und Kontakten (zum Beispiel zu ergänzenden Angeboten und Anwendungen wie MIPA (Planungsprozesse), MIWO (Wohnen), MMV (Veranstaltungen). 4. Vertragspartner aus der Programmphase Projektträger aus der letzten Programmphase werden ermuntert, ihre Projekte weiterzuführen und neue Unternehmen dazu zu gewinnen. Für die Abrechnung von angemeldeten Unternehmen aus der letzten Programmphase gelten folgende Bedingungen: Unternehmen, welche Phase 1 abgeschlossen haben, setzen ihre Aktivitäten fort. Der Projektträger rechnet nach den neuen Bedingungen ab (Details siehe unter 5.2). Der bereits verrechnete Beitrag von CHF wird dabei berücksichtigt. Unternehmen, welche Phase 2 abgeschlossen haben und bis spätestens 31. Dezember 2014 Phase 3 abschliessen, werden anhand des excel-tools nach den Bedingungen aus dem Vorgängerprogramm abgerechnet. Der Projektträger muss die letzte Tranche in der Höhe von CHF bis spätestens Ende 28. Februar 2015 in Rechnung stellen. 5. Beiträge an Projektträger Als Beitrag für die Planung und den Aufbau eines Mobilitätsmanagementprogramms sieht das Programm MMU einen einmaligen Betrag von Fr. 5'000.- vor, sofern der Projektträger die Kriterien gemäss 5.1 erfüllen. Je beteiligtes Unternehmen und bei Arealen werden dem Projektträger Beiträge gemäss den Bedingungen unter 5.2 ausbezahlt. Anträge der Projektträger können jeweils per Ende Februar und per Ende August eingereicht werden. Letzter Eingabetermin für Beitragsabrechnungen ist der 28. Februar Aufbaubeitrag an Projektträger Die Berechtigung für einen Beitrag über CHF je Projektträger ist gegeben, wenn: - ein qualitätsgesichertes, mehrjähriges Programm geplant ist, mit welchem Mobilitätsmanagement in mehreren Unternehmen/Arealen lokal oder branchenspezifisch gebündelt eingeführt werden soll. Projektträger aus einer früheren Kampagnenphase, müssen eine neue Programmwelle planen, basierend auf den Erfahrungen aus ihrem alten Programm. - die Standortgemeinde (sofern diese nicht identisch ist mit dem Projektträger) und lokal tätige Transportanbieter miteinbezogen sind. - die Programmdauer mehrjährig ist (mind. 2 Jahre). Seite 5

6 - die Beratung und Betreuung der Unternehmen durch ausgewiesene und erfahrene Fachleute erfolgt, die über ausreichend fundiertes Wissen zu nachhaltiger und energieeffizienter Mobilität, über Mobilitätsmassnahmen sowie zu betrieblichen Managementsystemen (insb. Qualitäts- und/oder Umweltmanagementsysteme analog ISO 9000/ oder ISO 50'001) verfügen. - das Programm innert 6 Monaten nach Vertragsunterzeichnung gestartet wird. - der Projektträger mindestens im gleichen Betrag wie der Aufbaubeitrag Eigenleistungen erbringt. Der Aufbaubeitrag ist fällig, sobald von mindestens drei Unternehmen (für grössere Städte über EW) bzw. von mindestens zwei Unternehmen (für kleine und mittlere Gemeinden bis EW) eine verbindliche, schriftliche Zusage zur Teilnahme am Mehrjahresprogramm vorliegt. 5.2 Beiträge für teilnehmende Unternehmen und Areale Projektträger erhalten für jedes Unternehmen mit mind. 50 Mitarbeitenden, welches am Programm teilnimmt und die Kriterien gemäss erfüllt, einen Beitrag von max. CHF Ferner besteht die Möglichkeit bei Areallösungen einen Zusatzbeitrag von CHF geltend zu machen (siehe Arealbeitrag). Das Programm bietet den Unternehmen zwei mögliche Wege an, qualifizierte Mobilitätsmassnahmen 1 einzuführen und längerfristig umzusetzen. Weg A beinhaltet ein systemisches Vorgehen und Weg B ermöglicht einen lösungsorientierten Einstieg in ein Mobilitätsmanagement. Im Idealfall (Weg A) wird das Mobilitätsmanagement im betrieblichen Managementsystem verankert (z.b. Qualitäts- und/oder Umweltmanagementsysteme analog ISO 9000/ oder ISO ). Beitragsberechtigt ist der jeweilige Projektträger (Vertragspartner). Dieser kann die Beiträge aufgrund der mittels Mobilitätsmanagement Tool nachgewiesenen Module in Rechnung stellen. Alle Beiträge werden an die Projektträger als Vertragspartner von EnergieSchweiz für Gemeinden ausbezahlt. Die Projektträger sind angehalten, die Unterstützung den beteiligten Firmen in transparenter Form zu kommunizieren und einen Teil der Erfolgsbeiträge direkt an die erfolgreichen Unternehmen weiterzugeben oder indirekt durch das Bereitstellen von Beratungsleistungen. 1 Siehe: Empfehlung bezüglich Einsatzes von qualifizierten Massnahmen für ein Mobilitätsmanagement in Unternehmen (MMU) Seite 6

7 5.2.1 Kriterien für die Auszahlung der Beiträge pro Unternehmen Abrechnung Unternehmensbeitrag über Weg A Weg A beinhaltet ein systemisches Vorgehen mit zwei Modulen. Im ersten Modul (A1) werden nach einer ganzheitlichen Bestandesaufnahme und der Relevanzanalyse die Zielsetzungen definiert und ein Massnahmenplan erstellt. Der Mobilitätsmanagement- Prozess wird zudem im betrieblichen Managementsystem verankert. Nach Abschluss der Planungsphase (Kopie der Relevanzanalyse und des verabschiedeten Massnahmenplans an das Programm) kann der Beitrag von CHF für Modul A1 abgerechnet werden. Im Rahmen des zweiten Moduls (A2) werden die Massnahmen umgesetzt und dokumentiert. Modul A2 kann frühestens ein Jahr nach Beschluss des Massnahmenplans abgerechnet werden. Sobald mindestens eine erste qualifizierte Mobilitätsmassnahmen umgesetzt ist, eine Erfolgskontrolle durchgeführt wurde und die firmeninterne Berichterstattung (inkl. Nachweiskopie der Erfolgskontrolle an das Programm) zum Mobilitätsmanagement vorliegt, kann der Projektträger den Beitrag für Modul A2 von CHF in Rechnung stellen. Grafik zu Weg A VV = Verkehrsvorgang VV Geschäft VV Kunden VV Pendler VV Güter Planungsphase Umsetzung Bestandesaufnahme / Relevanzanalyse Zielsetzungen / Einzelziele Massnahmenplan Verankerung im Managementsystem & Verbesserungsprozess Umsetzung von Massnahmen Erfolgskontrolle (frühestens 1 Jahr nach dem Beschluss des Massnahmenplans) Modul A1 Modul A2 Modul A1 - Planungsphase für alle relevanten VV abgeschlossen: Erste Tranche nach Relevanzanalyse, Definition der Ziele, Vorliegen eines genehmigten Massnahmenplans für die relevanten Verkehrsvorgänge und Verankerung im betrieblichen Managementsystem Planungsphase abgeschlossen (roter Pfeil); Abrechnung Fr Modul A2 Umsetzungsphase für alle relevanten VV teilweise abgeschlossen: Zweite Tranche, wenn für die relevanten Verkehrsvorgänge mindestens eine erste qualifizierte Massnahmen umgesetzt ist und eine Erfolgskontrolle durchgeführt wurde Umsetzungsphase teilweise abgeschlossen (blauer Pfeil); Abrechnung Fr Seite 7

8 Abrechnung Unternehmensbeitrag über Weg B Weg B ermöglicht einen Einstieg über ein massnahmenorientiertes Vorgehen als direkte Antwort auf vorhandene Mobilitätsprobleme im Unternehmen. Im ersten Modul B1 wird die Ausgangslage des ausgewählten Verkehrsvorganges erhoben, Ziele definiert, ein Massnahmenplan erstellt und erste qualifizierte Massnahmen umgesetzt. Frühestens ein Jahr nach Beschluss des Massnahmenplans wird eine Erfolgskontrolle durchgeführt und ein Massnahmenrapport erstellt. Nach Abschluss dieses massnahmenbezogenen Prozesses kann der Beitrag von CHF für das Modul B1 abgerechnet werden (Kopien der Ausgangslage und der Erfolgskontrolle). Im Unterschied zu Modul A1 ist bei Modul B1 keine ganzheitliche Bestandesaufnahme und keine Verankerung im betrieblichen Managementsystem erforderlich. Auch ein über Weg B eingestiegenes Unternehmen kann in einem zweiten Modul B2 sein Mobilitätsmanagement vervollständigen. Auf der Basis einer ganzheitlichen Bestandesaufnahme und der Relevanzanalyse ist für alle wichtigen Verkehrsvorgänge ein umfassender Massnahmenplan zu erstellen und umzusetzen. Zudem wird der Mobilitätsmanagement-Prozess im betrieblichen Managementsystem verankert. Modul B2 kann frühestens ein Jahr nach Beschluss des erweiterten Massnahmenplans und basierend auf der Durchführung einer Erfolgskontrolle und Vorliegen der firmeninternen Berichterstattung (Nachweiskopie inkl. Relevanzanalyse an die Programmleitung) mit einem Betrag von CHF abgerechnet werden. Grafik zu Weg B VV = Verkehrsvorgang VV Geschäft VV Kunden VV Pendler VV Güter Planungsphase Umsetzung Bestandesaufnahme / Relevanzanalyse Zielsetzungen / Einzelziele Massnahmenplan Verankerung im Managementsystem & Verbesserungsprozess Umsetzung von Massnahmen Erfolgskontrolle (frühestens 1 Jahr nach dem Beschluss des Massnahmenplans) Modul B2 Modul B1 Modul B1 Modul B1 Konzentration auf einen Verkehrsvorgang: Erste Tranche nach Planungs- und Umsetzungsphase für einen Verkehrsvorgang ohne zwingende Verankerung im betrieblichen Managementsystem (rote Pfeile); Abrechnung Fr Modul B2 Vollständige Implementierung MMU: Zweite Tranche, nach Planungs- und Umsetzungsphase für die relevanten Verkehrsvorgänge und Verankerung im betrieblichen Managementsystem (blauer Pfeil); Abrechnung Fr Seite 8

9 5.2.2 Kriterien für die Auszahlung eines Areal-Beitrags Projektträger, welche innerhalb eines Areals mehrere Unternehmen für gemeinsame Mobilitätsmassnahmen gewinnen können, erhalten gegen Einreichen einer Vereinbarung einen zusätzlichen Areal-Beitrag in Form einer einmaligen Prämie von Fr. 2' Voraussetzung für den Areal-Beitrag ist die Beteiligung von mindestens fünf Unternehmen (unabhängig ihrer Anzahl Mitarbeitenden) und eine aus Sicht Energieeffizienz erfolgversprechende Vereinbarung. Ein Prämienanspruch von CHF besteht, sobald das erste Unternehmen (oder ein Unternehmensverbund) mit mind. 50 Mitarbeitenden ein 1. Modul geltend machen kann. 6. Anmeldung zur Teilnahme am Programm Für interessierte Projektträger steht unter ein Antragsformular zur Verfügung. Zusammen mit dem Projektantrag ist vom Projektträger ein Konzept seines Mehrjahresprogramms Mobilitätsmanagement für Unternehmungen inklusiv Projektbudget einzureichen (siehe dazu auch Informationen unter 5.1). Ein entsprechender Leitfaden befindet sich ebenfalls auf der oben genannten Website. Anträge der Projektträger können jeweils per Ende Februar und per Ende August eingereicht werden. Letzter Eingabetermin für Projekteingaben ist der Kontakt: EnergieSchweiz für Gemeinden Monika Tschannen, c/o Rundum) mobil GmbH, Schulhausstrasse 2, 3600 Thun, Tel , Fax , info@rundum-mobil.ch Thun / Ettenhausen, 24. Juni 2014 / Kurt Egger und Monika Tschannen Seite 9

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