Schnell und kosteneffizient. ELO -Management. Die richtige Entscheidung für heute und morgen

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1 -Management -Lifecycle-Management al Bai effizienter Gechäftprozee Schnell und koteneffizient Die richtige Entcheidung für heute und morgen Die Enterprie-Content-Management-Löungen (ECM) der Digital Office GmbH bieten alle notwendigen Funktionalitäten für ein umfaende -Lifecycle Management (ELM) an. Die beinhaltet die Möglichkeit zur einfachen -Archivierung bi hin zum umfaenden -Prozemanagement. In Übereintimmung mit den Prozezuammenhängen und den taatlichen Vorgaben werden alle von der Enttehung bi zur Entorgung verarbeitet, archiviert und verwaltet. Sie profitieren von icheren, tranparenten und compliancekonformen Gechäftabläufen. Die zentrale Verwaltung der innerhalb der ECM-Suite enkt Unternehmenkoten und part Reourcen.

2 >> -Management -Lifecycle-Management al Bai effizienter Gechäftprozee Riikominimierung und Wettbewerbvorteil ind chnell, kotengüntig und haben die gechäftliche Kommunikationwelt längt erobert. Darau folgend wird die al Gechäftbeleg zu einem nicht zu unterchätzenden Vermögenwert für da Unternehmen. Sie it der Träger wichtiger Gechäftinformationen in allen Gechäftprozeen. Da reine Archivieren von kann zwar rechtliche Anforderungen erfüllen, greift aber zu kurz, um eine ganzheitliche und damit zukunftichere IT-Löung für Ihr Unternehmen zu realiieren. Mit den ECM-Sytemen wird der Inhalt der tranparent und nachvollziehbar in die unternehmenpezifichen Gechäftprozee eingebunden. werden per Mauklick wiedergefunden und deren Inhalt im Hinblick auf den Geamtproze kann einfach nachvollzogen werden. Die Konequenz it eine beere und chnellere Entcheidungfindung. Die wiederum führt zu Riikominimierung und Wettbewerbvorteilen. Compliance erfüllen Schrittweie aufbauen und zukunftfähig aubauen Al Gechäftbeleg unterliegt die Aufbewahrung einer geetzlichen Vorgaben. Rund um den -Verkehr gibt e eine Reihe rechtlicher Anforderungen auf nationalem und internationalem Parkett. Die Betimmungen ind au unterchiedlichen Betrebungen herau enttanden und ehr komplex. Aber eine fordern alle geetzlichen Vorgaben gleichermaßen: müen im Originalzutand, d.h. unverändert, archiviert werden und bei Bedarf wieder auffindbar ein. Mit der Standardfunktionalität der ECM-Löungen laen ich diee rechtlichen Betimmungen einfach und icher erfüllen. Nahtloe Einbindung in die führende Mailerver-Umgebung bietet für alle namhaften -Syteme wie zum Beipiel Microoft Exchange oder IBM Lotu Note eine leitungfähige Integration an. Al Archivierungtrategien werden zwei Anätze angeboten: Die manuelle clientbaierte Archivablage und die automatiche erverbaierte -Archivierung.

3 Datei Bearbeiten Anicht Wecheln zu Extra Hilfe Datei Bearbeiten Anicht Wecheln zu Extra Hilfe Programm Datei Bearbeiten Anicht Wecheln zu Extra Hilfe Datei Bearbeiten Anicht Wecheln zu Extra Hilfe Clientbaierte -Archivierung Bei dieem Anatz teuert der Anwender über eine Benutzeroberfläche, wann und wohin er eine archivieren möchte. E können auch im jeweiligen Mailytem Ordnertrukturen angelegt werden, in die der Anwender alle zu archivierenden verchiebt. übernimmt diee Ordnertrukturen komplett für die Ablage in Archiv. Die bietet zwar ein hohe Maß an Flexibilität, birgt aber auch die Gefahr, da die Qualität der Mailablage von Benutzer zu Benutzer tark variiert. Zudem it bei der clientbaierten Archivierung nicht gegeben, da auch wirklich alle Gechäftmail erfat ind. Compliance Anforderungen können daher hier nur bedingt erfüllt werden. Serverbaierte -Archivierung tützt ich auf vordefinierte Regeln, anhand derer der Server die abholt. So lät ich unter anderem eintellen, da alle geleenen automatich zum Beipiel nach vier Wochen archiviert und in eine vordefinierte Struktur abgelegt werden. Der Zugriff auf die erfolgt entweder bequem über die -Archivrecherche oder über da jeweilige im Einatz befindliche -Sytem. eretzt die durch einen Link im -Sytem, der ich durch einen einfachen Klick aktivieren lät. Die gewährleitet zum einen, da alle gechäftrelevanten icher und zentral abgelegt werden, zum anderen wird da -Sytem durch die Aulagerung der entlatet und performant gehalten. Programm Programm Uer Admin Abb.: Clientbaierte -Archivierung Abb.: Serverbaierte -Archivierung Unere Innovationen - Ihr Wachtum 3

4 >> -Management -Lifecycle-Management al Bai effizienter Gechäftprozee Sicherheit und Compliance durch augefeilte Organiationkonzepte Bei der automatiierten erverbaierten Archivierungtrategie it e wichtig, die Archivierung nicht relevanter , die beipielweie in Form von Spam oder Viren eingehen, zu vermeiden. Automatiche Filter ind icherlich hilfreich. Der bete Filter it nach wie vor der Mench. Gerade dieer Apekt pricht für die zeitverzögerte Archivierungtrategie. Sinnvoll bei der -Ablage it eine erweiterte Ablagemake, in welche zuätzliche Attribute eingegeben werden können. So zum Beipiel eine Projektnummer oder da Attribut teuerrelevant. Auf diee Weie laen ich die teuerrelevanten von anderen einfach trennen, o da der Prüfer nicht alle ichten mu. Zweckmäßig it auch die automatiche Konvertierung von in ein Langzeitformat wie beipielweie PDF/A. Die tellt icher, da die auch nach Jahren noch geleen werden kann. Intelligent klaifiziert und automatiiert tranportieren wertvolle Informationen, die für Gechäftprozee benötigt werden und auch anderen Fachanwendungen (ERP, CRM u.a.) zur Verfügung tehen ollten. Neben der reinen Archivierung der it e daher wichtig, da die den dazugehörigen Gechäftprozeen zugeordnet werden. Für ein umfaende -Lifecycle-Management gilt e daher zu Beginn, die Vielzahl der eingehenden zu klaifizieren, zu ordnen und au dem Inhalt die richtigen Informationen für die weitere Bearbeitung zu elektieren. Möglich macht die da DocXtractor Modul. Durch intelligente und elbt lernende Verfahren erchließt und klaifiziert e Dokumenteninhalte und nimmt o dem Anwender einen großen Teil einer Arbeit ab. Außerdem initiiert der DocXtractor automatich den entprechenden Verarbeitung-Workflow. So kann zum Beipiel eine per eingehende Kundenanfrage oder Betellung nach der Ablage direkt dem zutändigen Sachbearbeiter innerhalb eine vordefinierten Workflow zugeführt werden. Die Kundenanfrage wird chnell bearbeitet und die Kundenzufriedenheit erhöht.

5 Ihr Vorteil: Mit der ECM-Suite gewährleiten Sie, da zuätzlich zur rechtkonformen Ablage, die vorgangbezogene Verarbeitung einer im jeweiligen Gechäftproze gegeben it. Die Informationen au der (Betellung, Anfrage, Adreänderung, Rechnung u.a.) werden von augewertet und an einen vordefinierten Gechäftproze übergeben. Mitarbeiter können Gechäftvorgänge überichtlich und chnell nachvollziehen. Gechäftkritiche Informationen beinhalten zunehmend gechäftkritiche Informationen. Daher it dafür Sorge zu tragen, da diee Informationen owohl dem Gechäftproze, al auch allen autoriierten Peronen zugänglich ind. Die kommt inbeondere im Krankheitfall eine Mitarbeiter zum Tragen. Dem Stellvertreter oder Kollegen hierfür Zugriff auf Potfach zu gewähren, it eine Möglichkeit. Will man aber vertrauliche Informationen vor dem Zugriff nicht autoriierter Peronen chützen, it e ratam, die nach der Prozerelevanz zu klaifizieren und in eine dafür vorgeehene Ablagetruktur zu überführen. Die ECM-Syteme bieten hierfür die Funktion der automatichen Rechtevererbung. Diee weit allen automatiiert die benötigte Rechteeintellung zu: Entweder anhand der Dokumentenart (z.b. Auftragdokument) oder de Ablageziel (z.b. eine Kundenakte). Außerdem laen ich über Stellvertreterregelungen auch temporär Zugriffrechte vergeben. Der elektroniche Rechnungverand Mit dem in Krafttreten de Steuervereinfachunggeetze am it die papierbaierte Rechnung der elektronichen gleichgetellt. Bedurfte e früher einer qualifizierten elektronichen Signatur für den Vorteuerabzug, o fällt diee heute weg. Dennoch müen Unternehmen den Zuammenhang zwichen Rechnung und der dazugehörigen Leitung lückenlo belegen können, allerding it ihnen freigetellt wie. Die Workflow-Löungen ermöglichen die einwandfreie Protokollierung von Prozechritten; Damit ind Unternehmen nicht nur auf der icheren Seite, ie profitieren auch von erheblichen Zeit- und Koteneinparungen. Unere Innovationen - Ihr Wachtum 5

6 >> -Management -Lifecycle-Management al Bai effizienter Gechäftprozee Weitere Bai-Funktionalitäten: Single-Intance-Archivierung: Redundanzfreie Ablage Die Single-Intance-Archivierung orgt dafür, da mehrfach vorhandene Attachment nur einmal im Archiv abgelegt werden. Dadurch bleibt die Datenpeicherung effizient, der Verwaltungaufwand gering und die Koten werden minimiert. PST-File nahtlo einbinden Bereit betehende PST-File laen ich nahtlo in den neuen Archivierungvorgang einbinden. Die Dokument Archiv Anicht Sytemverwaltung Hilfe Bearbeiten it eine wichtige Funktion, will man auf elektroniche Archivierung umtellen und den Altdatenbetand au den eher unicheren PST-File in ein ichere Archivytem überführen. Ein weiterer Vorteil ind die verkürzten Upgrade- und Umtellungzeiten bei einem Releae-Wechel von Microoft Exchange oder IBM Lotu Note. Der Zugriff auf die archivierten erfolgt weiterhin direkt au dem vertrauten -Client. PST-File

7 Mobilität bietet mit dem Mobile Client die Möglichkeit, archivierte auch offline abzurufen. Ein großer Vorteil, wenn man unterweg auf ältere zugreifen mu, aber keine Online-Verbindung hat. Vorteile de -Management automatich oder manuell archivieren Die Performance der Server erhöhen Geringer Adminitrationaufwand Einhaltung geetzlicher Vorgaben Skalierbar und aubaufähig bei wachender Anforderung -Volumen im Griff Speicherkoten reduzieren Schnelle Finden der Gechäftprozebezogene Archivierung Zugriff auf archivierte über die Anwenderoberfläche der -Syteme Offline-Verfügbarkeit für mobile Anwender Single-Intance-Archivierung zur Vermeidung von Doppelarchivierungen Automatiche Erkennung und Prüfung digitaler Signaturen Intelligente Inhaltprüfung Übergabe an den entprechenden Gechäftproze (Prozeteuerung) Unere Innovationen - Ihr Wachtum 7

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