Hilfsmittel, die oft im Einsatz sind: Adresskartei, Stift- und Konzepthalter, Locher, Telefon.

Transkript

1 THEMA: BÜROORGANISATION Unrdnung ist wie Hausrat auf einem Leiterwagen (?) Bürrganisatin Die Arbeitsznen im Bür Richten Sie sich Ihren Arbeitsplatz s ein, dass Sie alles bequem und gelenkschnend erreichen können, das mehrmals täglich eingesetzt wird. Die flgende Definitin nennt sich auch das Reichweite-Prinzip. 1. Greifbereich, mit abgewinkelten Armen erreichbar 2. Reichbereich, mit ausgestreckten Armen erreichbar 3. Streckbereich, mit ausgestreckten Armen und gebeugtem Oberkörper erreichbar. 4. Hlbereich, nur durch Aufstehen und darauf zu gehen erreichbar Hier liegen die Vrgänge, die Sie gerade bearbeiten, Utensilien, die Sie jetzt der dauernd benutzen: Maus, Textvrlage, Pst - die Sie gerade lesen. Hilfsmittel, die ft im Einsatz sind: Adresskartei, Stift- und Knzepthalter, Lcher, Telefn. Hilfsmittel des täglichen Gebrauchs, die nach längeren Intervallen genutzt werden: Pstsrtierkörbe, Tagesablage, Wiedervrlagemappe. Die Utensilien des Streckbereichs können aus ptischen Gründen statt auf dem Schreibtisch in Regalen der Schränken abgelegt werden. Weiter in den Hlbereich gehören: nicht abgeschlssene Vrgänge/Akten, als das Bürarchiv und Materiallager. Tisch- und Stuhlbeschaffenheit Höhen müssen veränderbar sein, um den Körperabmessungen des Arbeitnehmers genau angepasst zu werden. Die Arbeitsfläche sllte 80 x 160 cm betragen. Besser 100 cm Tiefe. Benutzerfüße müssen gerade auf dem Bden stehen können (Sitzfläche höhenverstellbar vn cm). Der Tisch muß Platz für Ihre Beine lassen und zwar 58 cm Breite Seite 1 vn 7

2 THEMA: BÜROORGANISATION 60 cm Tischtiefe 65 cm Höhe bis zur Arbeitsfläche Fußstützen benötigen eine Fläche vn 45 x 35 cm und srgen für eine gerade Arbeitshaltung, eine Entlastung des Rückens. Arme müssen rechtwinklig (90 ) auf dem Tisch aufliegen können Die Sitzfläche wird leicht abwärts gekippt (Der Oberschenkel darf keinem unnötigen Druck ausgesetzt werden = 90 ) Der Rücken wird im Lendenwirbel durch ein Rückenplster gestützt. Wenn möglich, versuchen Sie verschiedene Sitzgelegenheiten im Bür zur Verfügung zu stellen (Sitzbälle, Stehsitze, Kniehcker, Stehtisch-PC-Arbeitsplatz- der Leseplatz etc.) Raumbeschaffenheit: Größe: 8 m² je Persn laut Temperatur: 20 26, schn ab 24 lässt die Knzentratin nach. 55 Dezibel wird als maximale Lautstärke empfhlen. Hinter Ihrer Sitzfläche müssen sich nch 100 cm freie Fläche in Breite und Tiefe befinden. Seite 2 vn 7

3 Effizient s verarbeiten Entscheidungsmatrix -Bearbeitung Jede wird analysiert nach: Der Cmputer arbeitet deshalb s schnell, weil er nicht denkt. (Gabriel Laub) ( plnisch-deutscher Schriftsteller) - Herkunft (wer gab die Infrmatin, bzw. über welche Wege kam sie) Achtung! Viren und schädigende Mails können Sie meist an unzureichenden der fragwürdigen Betreff-Texten erkennen. - Zweck - Objektivität - Mtiv (was sllte mit dieser Inf beabsichtigt werden?) - Vllständigkeit - Wichtigkeit - Dringlichkeit Anschließend wird über die Weiterverarbeitung der entschieden. Wird die Infrmatin verarbeitet gespeichert vernichtet geheim gehalten gezielt weitergegeben überall weitergegeben s genutzt ergänzt gekürzt anders aufbereitet Sind Sfrtmaßnahmen ntwendig? Aufgabe? Wiedervrlage? Müssen Mails weitergeleitet werden, tun Sie dies bitte sfrt, damit der nächste Bearbeiter die Aufgabe/n in seine Zeitplanung integrieren kann. Verarbeiten Sie Mails sfrt s, dass Sie diese löschen, ablegen der zur Wiedervrlage terminieren können. Seite 3 vn 7

4 s beantwrten/weiterleiten Hier gelten dieselben Regeln, wie für die Zeit sparende Erstellung vrn Mails. Für Antwrten auf Mails gibt es aber eine Kleinigkeit, die einen deutlichen Zeitgewinn für alle hat: Antwrten mit Prtkll (hne Anhänge) gilt auch für die Schaltfläche Weiterleiten Aktivieren Sie nun den Kmmentarstift und schreiben Sie Antwrten direkt in die Originaldatei und leiten diese mit einer Kennung ein z. B. [Peter Grß hierzu:].. S unterscheidet der Empfänger Ihre Texte vn den ursprünglichen. Das erspart Ihnen das Tippen der Zitate und dem Empfänger das Suchen der bezgenen Textpassagen. Alternativ können Sie auch das Prtkll im Internetstil nutzen: Hierbei wird die ursprüngliche im Textfrmat mit Vrzeichen (> ) dargestellt. Ihr Text wird leichter identifiziert, weil er hne Vrzeichen eingetragen wird. Die Farbe unterstützt am besten. Seite 4 vn 7

5 Überblick im Pstfach behalten Variante A: Wichtige Mails autmatisch einfärben Register , Unterregister Absenderfarben Wählen Sie die Adressen aus, die Sie einfärben möchten. z. B. bilden Sie Gruppen: Alle A-Kunden dieselbe Farbe, alle B-Kunden eine andere gemeinsame Farbe. Sie können auf alle Kntakte zugreifen, die in Ihren LtusNtes Kntaktbücher erfasst sind. Alternativ können Sie eine Adresse kmplett im Listenfeld eintippen. Mit Enter-Tasten abgetrennt, können Sie die nächste Adresse eingeben. Einstellungen vrnehmen: Ordnen Sie anschließend die Farben zu. Achten Sie darauf, dass Sie gegebenenfalls die Text-Farbe anpassen müssen. Seite 5 vn 7

6 Ergebnis im Eingang : Die Färbung gilt für die gesamte Mailbx, inklusive Unterrdner. Wllen Sie die Färbung wechseln der deaktivieren, wählen Sie den Weg wieder über Mehr - Vrgaben - Absenderfarben und löschen Sie die Mailadresse der wechseln die Farben. Variante B kennzeichnen Sie Mails als Wiedervrlage, die Infrmatinen enthalten, der die Sie später beantwrten wllen. und srtieren Sie gegebenenfalls mit einem Klick auf die Graue Fahne alle betrffenen Mails nach ben. Wiedervrlagen werden am linken Fensterrand unterhalb der Navigatin angezeigt: Im Kalender finden Sie die Wiedervrlagen im Aufgabenbereich, dessen Ansicht Sie mit dem Auswahlfeld umstellen können. Seite 6 vn 7

7 Variante C Legen Sie Ihre eigene Ordnerstruktur an: Ihre Ordner werden ausschließlich im LtusNtes- Standardrdner Ordner angelegt. Mails lassen sich dann einfach vm Psteingang der vn den Gesendeten in diese Ordner per Mauszug verschieben. ACHTUNG! Vm Eingang wird die wirklich verschben. Vm Ordner Gesendet wird die nur zusätzlich kpiert. Löschen Sie die in den Gesendeten ist sie auch in den Unterrdnern gelöscht. Die Sicherheitsabfrage sllten sie daher besser mit Aus dieser Ansicht entfernen beantwrten, damit die im Unterrdner erhalten bleibt. Das geht auch autmatisch mit einer Regel (QuickRule) Hier werden aber ungelesene Mails verschben. Seite 7 vn 7