Archivierungsmodell für die Personalverwaltung im Bischöflichen Generalvikariat Essen Kurzdarstellung

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1 Bistumsarchiv Essen Az /1 Archivierungsmodell für die Personalverwaltung im Bischöflichen Generalvikariat Essen Kurzdarstellung Einleitung Die zentrale Aufgabe von Archiven ist die Umformung aktueller Verwaltungsunterlagen in historische Quellen der Zukunft. Die Archivarinnen und Archivare entscheiden, welches Schriftgut archivwürdig ist. Dieser auch als Bewertung bezeichnete Prozess muss gründlich und mit größter Sorgfalt durchgeführt werden, denn jede negative Entscheidung bedeutet die endgültige Vernichtung des betreffenden Schriftgutes. Das Bistumsarchiv Essen hat seit 2011 rund lfd. m. Schriftgut vornehmlich aus der Bischöflichen Verwaltung übernommen. Es muss daher effektive und rationelle Verfahren einsetzen, um dieses Schriftgut in einem überschaubaren Zeitraum bewerten zu können. Im Rahmen dieser Bemühungen hat das Bistumsarchiv Essen erstmals ein Archivierungsmodell entwickelt. 1 Archivierungsmodelle sind bislang vor allem in staatlichen Archiven langjährig bewährte Bewertungsinstrumente, die Entscheidungen für einen großen Schriftgutbereich mit längerfristiger Gültigkeit zusammenfassen. Das Archivierungsmodell des Bistumsarchivs nimmt das Schriftgut der Personalverwaltung im Bischöflichen Generalvikariat in den Blick, da es in vergleichsweise großem Umfang im Bistumsarchiv vorliegt und zudem häufig nachgefragt wird. Außerdem eignet es sich besser als andere Schriftgutgruppen für ein Archivierungsmodell, weil es sich in erster Linie um serielle bzw. Massen -Akten mit stark standardisierten Vorgängen bzw. Abläufen handelt. Das Archivierungsmodell basiert auf der umfassenden Analyse der Aktenbildner, also der personalverwaltenden Stellen im Bischöflichen Generalvikariat, und ihres Schriftgutes. Auf dieser Grundlage hat das Bistumsarchiv Vorschläge zur Archivwürdigkeit, zu den Aufbewahrungsfristen des nicht archivwürdigen Schriftgutes sowie zur zukünftigen Abgabepraxis entwickelt. Diese Vorschläge 1 Für eine ausführliche Darstellung vgl. Christoph Moß, Entwicklung eines Archivierungsmodells für die Personalverwaltung des Bischöflichen Generalvikariates Essen Ein Beitrag zur Bewertungsdiskussion in kirchlichen Archiven. Masterarbeit für den Weiterbildungs-Studiengang Archivwissenschaft der Fachhochschule Potsdam, Fachbereich Informationswissenschaften, Moers

2 wurden mit den betreffenden Dezernaten und Abteilungen im Bischöflichen Generalvikariat diskutiert, um deren fachliches Wissen in das Modell einbeziehen zu können. Der im Folgenden dargestellte Bewertungskatalog stellt das Ergebnis der gemeinsamen Beratungen dar und ist bis auf Weiteres Grundlage der zukünftigen Bewertungsentscheidungen für das Schriftgut der Personalverwaltung. Der Austausch mit den aktenführenden Stellen ist auch zukünftig von großer Bedeutung, da das Archivierungsmodell als ein dynamisches Modell zu verstehen ist, welches zukünftig stets auf seine Gültigkeit und Aktualität überprüft werden muss. Diese Kurzdarstellung des Archivierungsmodells dient der Information über die wesentlichen Elemente des Archivierungsmodells und die damit verbundenen Anforderungen an die aktenführenden Stellen. 2

3 Bewertungskatalog 1. Archivwürdiges Schriftgut Alle Personalakten der Beschäftigten im Bischöflichen Generalvikariat, d. h. die Personalakten der Geistlichen und der Laien-Beschäftigten, werden zeitlich unbefristet im Bistumsarchiv Essen aufbewahrt. Sie sind die zentralen Quellen für vielfältige Fragestellungen zur Geschichte des Bistums Essen sowie für allgemeine sozial- und kulturhistorische Untersuchungen. Im Einzelnen sind dies folgende Aktengruppen: Personalakten der Geistlichen (Hauptakten) Personalakten der Laienangestellten (einschl. des Lehrpersonals an Schulen in Trägerschaft des Bistums Essen) Im Bistum Essen beschäftigte ausländische Geistliche und Ordensleute Missio Canonica 2. Befristet aufzubewahrendes Schriftgut Aktengruppe Aufbewahrungsfrist 3

4 Gehalts- und Besoldungsakten der Laienbeschätigten, einschließlich der Lehrerinnen und Lehrer an bistumseigenen Schulen im Angestelltenverhältnis (Lohn- und Gehaltskontenkarten aus der Gründungsphase des Bistums werden zur Dokumentation der frühen Gehaltsabrechnung in wenigen Einzelstücken archiviert). 10 Jahre nach Erreichen des gesetzlichen Renteneintrittsalters von 67 Jahren 2 (77 Jahre nach Geburt) Akten zur Sozialversicherung und Zusatzversorgung (Personalteilakten im Sinne der Verordnung über den Umgang mit den Personalakten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Dienst des Bistums Essen) Personenbezogene Aufsichtsakten von Laien- Beschäftigten (Stellenakten) Gehaltsakten von aus dem kirchlichen Dienst ausgeschiedenen (Ordens-)Geistlichen Besoldungsakten von Lehrerinnen und Lehrern an bistumseigenen Schulen im Beamten- oder beamtenähnlichen Verhältnis 5 Jahre nach Tod der betr. Person Beihilfeakten 5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in der der letzte Vorgang abgeschlossen wurde 2 Der einfacheren Kassation halber wird die von der Bundesregierung beschlossene sukzessive monatliche Anhebung des Renteneintrittsalters nach Geburtsjahrgang außer Acht gelassen. Die 10-Jahresfrist entspricht auch der einschlägigen Regelung des Landesbeamtengesetzes NRW für die Aufbewahrung von Versorgungsakten. Vgl. Beamtengesetz für das Land Nordrhein-Westfalen, 91, Absatz 3. Für die Gehaltsakten von Geistlichen beginnt die 10jährige Aufbewahrungsfrist in der Regel ab dem 75. Lebensjahr. 4

5 EDV-gefertigte Protokoll- und Nachweisunterlagen aus der Gehaltsabrechnung (z. B. Beitragsnachweise für Krankenkassen, EDV-Listen Brutto/Nettozahlungen; Meldeprotokolle, Buchungsprotokolle, Annahmeanordnungen, Monats- und Jahreslohnkonten) Kirchliche Unterrichtserlaubnisse (nach Ablauf der Befristung) Unmittelbare Vernichtung (Kassation) durch die aktenbildende Stelle Gehaltsakten von Geistlichen des Bistums Essen (nach dem Tod) Hinweise zur künftigen Abgabepraxis Die für die unmittelbare Vernichtung vorgesehenen Akten müssen zukünftig nicht mehr an das Bistumsarchiv abgegeben werden. Sie können von der aktenführenden Stelle sofort vernichtet werden. Das Bistumsarchiv wird vor geplanten Aktenvernichtungen nur über Art und Umfang des Schriftgutes informiert. Vor allen vorgesehenen Abgaben wird das Bistumsarchiv rechtzeitig informiert. Die abgebende Stelle erstellt ein detailliertes Abgabeverzeichnis (siehe Anlage Abgabeverzeichnis ), welches die Grundlage für spätere Rückfragen bzw. Ausleihen darstellt. Das Abgabeverzeichnis wird zum einen den Akten beigelegt, zum anderen erhält das Bistumsarchiv eine Datei des Verzeichnisses (WORD- oder Excel-Datei). Abgaben einzelner Akten (oder gar einzelner Blätter) sollten zukünftig vermieden werden. Bei Fragen, Zweifeln oder Unklarheiten stehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bistumsarchivs jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung. 5

6 Essen, 15. August