Starkenburg Leitfaden zur Umstellung auf die SEPA-Lastschrift in SPG-Verein

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1 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Informationen zu SEPA Seite Voraussetzungen für die SEPA-Umstellung Seite Umstellung auf SEPA Seite Erster Einzug mit der SEPA-Lastschrift Seite Allgemeine Informationen Seite Allgemeine Informationen zu SEPA 1.1 Was heißt eigentlich SEPA? SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area, d.h. einheitlicher Euro- Zahlungsverkehrsraum. Diese Länder nehmen an SEPA teil: Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Kroatien Lettland Liechtenstein Litauen Luxemburg Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien San Marino Schweden Schweiz Slowakei Slowenien Spanien Tschechische Republik Ungarn Zypern 1.2 Allgemeines Am ersetzt die neue SEPA-Lastschrift die bisherige nationale Lastschrift ohne Übergangsfrist. Ab diesem Datum können Lastschriften nur noch im SEPA-Format verarbeitet werden. SEPA ermöglicht den Einzug von fälligen Zahlungen national und auch über die Grenzen hinaus. Als Lastschrifteinreicher bestimmen Sie auf den Tag genau, wann die Lastschrift bei Ihren Mitgliedern abgebucht werden soll. Ihre Mitglieder selbst können innerhalb von 8 Wochen nach dem Belastungstag eine Erstattung des Betrages verlangen (SEPA-Basis-Lastschrift). Damit wird ein größtmöglicher Verbraucherschutz gewährleistet. Die Ihnen bisher erteilten Einzugsermächtigungen können als SEPA-Lastschriftmandate weiter genutzt werden. Darüber sind Ihre Mitglieder schriftlich zu informieren. Seite 1 von 10

2 1.3 IBAN International Bank Account Number Die internationale Kontonummer. In Deutschland ist diese immer 22 Stellen lang. Sie besteht aus der Länderkennung (DE), einer zweistelligen Prüfziffer, der Bankleitzahl und der 10stelligen Kontonummer (Ist die Kontonummer kürzer als 10 Stellen wird mit Vornullen aufgefüllt). Länderkennzeichen Prüfziffer 2-stellig Bankleitzahl 8-stellig Kontonummer des Kunden 10-stellig (ggf. mit Vornullen) DE BIC Business Identifier Code Die internationale Bankleitzahl. Bank-Code Länder-Code Orts-Code Filiale HELA DE F1 HEP 1.5 Gläubiger-ID Die kontounabhängige eindeutige Kennzeichnung eines Lastschrifteinreichers (z.b. eines Vereins). Die Gläubiger-ID ist ein verpflichtendes Merkmal im SEPA-Lastswchrift-Mandat und in jeder einzelnen SEPA-Lastschrift. Sie wird auch als Creditor Identifier (CI) bezeichnet. Beantragt wird die Gläubiger-ID ausschließlich online bei der Deutschen Bundesbank unter: Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger (Verein) individuell vergebenes Kennzeichen für ein Mandat. Die Mandatsreferenz kann bis zu 35 alphanumerische Zeichen lang sein. Erlaubte Zeichen sind: 0 9 A Z a z :?, - ( +. ) / Die vereinsinterne Mitgliedsnummer kann z.b. als Mandatsreferenz vergeben werden. 1.7 SEPA-Lastschriftmandat Das SEPA-Lastschriftmandat ersetzt die frühere Einzugsermächtigung und autorisiert den Zahlungsempfänger für den Einzug von SEPA-Lastschriften. Seite 2 von 10

3 2. Voraussetzungen für die SEPA-Umstellung 2.1 Gläubiger-Identifikationsnummer für den Verein beantragen Diese Identifikationsnummer kann online bei der Bundesbank unter der Adresse beantragt werden. Hier erhalten Sie auch weitere Informationen dazu. 2.2 SEPA-Inkassovereinbarung mit der Sparkasse abschließen Zur Einreichung von SEPA-Lastschriften schließen Sie mit der Sparkasse die "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften" ab. Bitte wenden Sie sich hierfür an Ihren Kundenberater und halten Sie Ihre Gläubiger-ID bereit. Diese wird in der Vereinbarung festgehalten. 2.3 Freischaltung für das Online-Banking beantragen SEPA-Lastschriften können ausschließlich online eingereicht werden. Die Abgabe per Datenträger (Diskette, CD-Rom oder USB-Stick) ist nicht möglich. Falls Ihr Vereinskonto noch nicht online frei geschaltet ist, wird dies ebenfalls Ihr Kundenberater für Sie erledigen. Der Einzug einer SEPA-Lastschriftdatei im Internet-Banking, steht Ihnen im Menü "Banking" unter "Datei-Übergabe" zur Verfügung. Sie können die erstelle SEPA-Lastschriftdatei auch mit einer Online-Banking-Software wie z.b. SFirm32 (Vers. 2.5) oder StarMoney 9.0 übertragen. Seite 3 von 10

4 3. Umstellung auf SEPA Bevor Sie die Umstellung und die damit verbundenen Änderungen in SPG-Verein durchführen, empfehlen wir Ihnen dringend eine Datensicherung (Extras Datensicherung Stammdaten sichern) durchzuführen 3.1 Gläubiger-ID hinterlegen Wählen Sie: Stammdaten Stammdaten pflegen Vereinsdaten pflegen Im Eintrag "Bankverbindung" können Sie die Gläubiger-ID hinterlegen. 3.2 BIC, IBAN und Mandatsreferenz einschließlich Mandatsdatum erstellen Diese Änderungen können Sie leicht von SPG-Verein durchführen lassen. Dazu sind insgesamt 4 Änderungsläufe (Massenänderung) im Programm durchzuführen. Führen Sie diese am besten in der Reihenfolge BIC, IBAN, Mandatsreferenz und Mandatsdatum durch. Die Massenänderungen rufen Sie hierüber auf: Wählen Sie: Mitglieder Änderungsdienst Massenänderungen Seite 4 von 10

5 Es ist empfehlenswert die Änderungen der verschiedenen Läufe nicht im Änderungsprotokoll zu dokumentieren. Alle 4 Änderungsläufe finden Sie am Ende der Feldauswahl-Liste. Arbeiten Sie diese in der angegebenen Reihenfolge ab BIC und IBAN aufbauen Bevor Sie BIC und IBAN aufbauen lassen, drucken Sie bitte die Prüfliste unter "Extras Prüflisten Prüfliste BLZ/Kontonummer" aus um falsche Bankverbindungen korrigieren zu können. Bei allen Mitgliedern, bei denen eine Kontonummer und eine Bankleitzahl hinterlegt ist, werden automatisch die entsprechende BIC und IBAN bei Abarbeitung von "BIC aufbauen" und "IBAN aufbauen" eingestellt SEPA-Mandatsreferenz aufbauen Zum Aufbau der Mandatsreferenz wird die Mitgliedsnummer herangezogen. Wählen Sie über das Menü aus, wie diese erstellt werden soll. Sie können die Mandatsreferenz mit Vornullen aufbauen oder eine max. 5stellige Kennung voranstellen. Seite 5 von 10

6 3.2.3 SEPA-Datum-Mandatsreferenz aufbauen Geben Sie als Datum für die Mandatsreferenz das Datum der Benachrichtigung an, an dem Sie Ihre Mitglieder über die Nutzung der Einzugsermächtigung als SEPA-Basis- Lastschriftmandat informiert haben. (Infos zur Benachrichtigung unter Ziffer 3.3 ff) 3.3 Mitglieder informieren Bereits im Juli 2012 wurden die rechtlichen Voraussetzungen geschaffen, um aktuell vorliegende Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschriftmandate weiter nutzen zu können. Ihre Mitglieder sind darüber unter Angabe der Gläubiger-ID und Mandatsreferenz zu informieren. Beispiele, wie Sie Ihrer Mitteilungspflicht nachkommen können: per Brief/ oder Fax an jedes Mitglied im Verwendungszweck der letztmalig im Einzugsermächtigungsverfahren durchgeführten Lastschrift über Ihr Vereinsblatt (vorausgesetzt, dieses wird allen Vereinsmitgliedern ausgehändigt) während Ihrer Mitgliederversammlung (insofern das Protokoll für alle Vereinsmitglieder einsehbar ausgehändigt wird) Benachrichtigung per Brief In SPG-Verein steht Ihnen dazu der Musterbrief "sepa-mitteilung-umstellung.brf" zur Verfügung. Dieser ist unter "Mitglieder Computerbriefe Briefe ausgeben" zu erreichen Mitteilung im Verwendungszweck des letzten nationalen Beitragseinzugs Es empfiehlt sich, die Umwandlung der Einzugsermächtigung in das SEPA-Lastschriftmandat und die Vorinformation (pre-notification), über die Ankündigung des ersten SEPA- Lastschrifteinzugs, im Verwendungszweck des letzten nationalen Beitragseinzugs mitzugeben. Dazu stehen Ihnen bei Erstellung der DTA-Datei acht Verwendungszweckzeilen zur Verfügung. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Gläubiger-ID und Mandatsreferenz per Platzhalter einzustellen: Platzhalter Aufbereitung und Ausgabe <Mandatsref> Mandatsref <Gläubiger-ID> GL-ID Seite 6 von 10

7 Die Angaben im Verwendungszweck könnten bei einem jährlichen Beitragseinzug wie folgt aussehen. Die Option "Zahlungen mit gleicher Kontonummer zusammenfassen" muss auf "nein" gesetzt werden, da ansonsten nur das Hauptmitglied die Information erhält und die weiteren Mitglieder nicht. Mit diesen Angaben haben Sie über die weitere Nutzung der Einzugsermächtigung als SEPA- Lastschrift-Mandat informiert, das Signaturdatum des SEPA-Mandats bestimmt und rechtzeitig (mindestens 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Lastschrift) über den Fälligkeitstag der künftigen SEPA-Lastschrift unter Angabe der Gläubiger-ID und Mandatsreferenz informiert. Der Betrag und die Kontokennungen (IBAN und BIC) gehen aus dem Kontoauszug hervor. 3.4 Zahlungsart von "Lastschrift" in "SEPA-Lastschrift" ändern Diese Massenänderung ist erst vorzunehmen, wenn ab sofort die SEPA-Lastschrift genutzt werden soll. Bei allen Mitgliedern, die auf den SEPA- Lastschrifteinzug vorbereitet wurden, wird mit dieser Änderung der künftige Einzug nur noch mittels SEPA-Lastschrift vorgenommen. Seite 7 von 10

8 4. Erster Einzug mit der SEPA-Lastschrift Nachdem Sie per Massenänderung die Zahlungsart von "l" in "s" = SEPA-Lastschrift umgestellt haben, kann der künftige Beitrag als SEPA-Lastschrift eingezogen werden. Die Durchführung der Beitragserhebung hat sich nicht geändert. Wir empfehlen vor einem Originallauf stets eine Stammdatensicherung durchzuführen. Nutzen Sie auch die Möglichkeit, sich über den Testlauf das Ergebnis einer Beitragserhebung vorab anzeigen zu lassen Beitragserhebung durchführen Geben Sie im Fenster "Beitragserhebung" Ihre Vorgaben für einen Testlauf oder den Originallauf an Beitragserhebungsliste ausgeben Für die Archivierung sollte die Beitragserhebungsliste ausgedruckt werden. Wählen Sie: Beiträge Beitragsverfahren Beitragserhebungsliste Die Ausgabe der Zahlungsart sollte in der Regel auf "alle" stehen. Anhand der Beitragserhebungsliste kann festgestellt werden, welche Art von Lastschriften (SEPA-Erst- oder SEPA-Folge-Lastschriften) erstellt wurden. Seite 8 von 10

9 4.1.2 SEPA-Datei erstellen Nachdem Sie den Originallauf erstellt haben, wählen Sie: Beiträge Beitragsverfahren DTA/SEPA-Datei erstellen Geben Sie hier an, dass eine SEPA- Lastschriftdatei erstellt werden soll Nach einer Beitragserhebung können Erst- und/oder Folge-Lastschriften vorliegen (siehe Beitragserhebungsliste). Ggf. müssen also zwei SEPA- Lastschriftdateien von Ihnen erstellt werden. Führen Sie dazu die Dateierstellung ohne erneuten Beitragserhebungslauf zwei mal durch und treffen Sie über den Optionspunkt "Ausführung von" die jeweilige Auswahl der zu erstellenden Lastschriftart. Für den Beitragseinzug sind dann beide Dateien an die Sparkasse zu übertragen. Unter "Fälligkeitsdatum" wird das Datum eingestellt, an dem die Lastschrift auf dem Girokonto des Mitglieds belastet werden soll. Seite 9 von 10

10 5. Allgemeine Informationen Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Einreichungsfristen für SEPA- Lastschriftdateien. Bei SEPA-Basislastschriften muss laut Regelwerk immer eine Unterscheidung zwischen Erst- Lastschriften und Folge-Lastschriften durchgeführt werden. Neue, noch nie eingezogene Mitglieder, müssen mit der Funktion Erst-Lastschrift, bestehende und in der Vergangenheit bereits per SEPA-Lastschrift eingezogene Mitglieder mit der Auswahl Folge-Lastschriften eingezogen werden. Es werden somit 2 Einzugsdateien im XMLFormat erstellt. Beide müssen später per Online-Banking weitergeleitet werden. Erläuterungen Vorhandene Zeichen Ä Ö Ü ä ö ü ß werden in Ae OE UE ae oe ue ss konvertiert. Nicht erlaubte Zeichen werden durch eine Leerstelle ersetzt. Besonderheit bei Mitgliedern mit speziellen Verwendungszwecken SEPA/DTA(1) und SEPA/DTA(2). Sofern beim Datenträgeraustausch innerhalb der Verwendungszwecke einer der Platzhalter <Mandatsref> oder <Gläubiger-ID> verwendet wird, so werden diese Verwendungszwecke zusätzlich zu den speziellen Verwendungszwecke ausgegeben. Ferner kann ein Fälligkeits- und Erstellungsdatum vorgegeben werden. Als Vorgabedatum ist das Programmdatum eingestellt. Beachten Sie in diesem Zusammenhang unsere Einreichungsfristen für SEPA-Basis-Lastschriften: Bei Erst- und Einmallastschriften Bei Folgelastschriften Bei Erst-, Einmal- und Folgelastschriften im COR1-Verfahren (Euro-Express- Lastschrift) frühestens 28 Kalendertage und spätestens 7 Geschäftstage bis 16:00 Uhr vor Fälligkeit der SEPA-Basis- Lastschrift frühestens 28 Kalendertage und spätestens 4 Geschäftstage bis 16:00 Uhr vor Fälligkeit der SEPA-Basis- Lastschrift frühestens 28 Kalendertage und spätestens 2 Geschäftstage bis 16:00 Uhr vor Fälligkeit der Euro-Express- Lastschrift Der Dateiname und der Ordner unter dem die SEPA-Datei abgelegt werden soll, kann unter "SEPA-Datei speichern unter" bestimmt werden. Die Eingaben werden im Verzeichnis "Parameter" gespeichert und beim nächsten Aufruf als Vorgabe-Werte eingestellt. Es wird eine Kopie der Datei im Verzeichnis "DTA-Historie" abgelegt. Die Extension "xml" des Dateinamens wird dabei durch eine lfd. Nummer ersetzt. Bei einer späteren Wiederverwendung braucht lediglich die lfd. Nummer wieder in xml geändert werden. Dieser Leitfaden ist auf Basis der SPG-Version erstellt. Seite 10 von 10