Gute Aussichten für die Zukunft.

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Elke Linden
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1 Siemens Business Services Gute Aussichten für die Zukunft.

2 Erstellung des Uni-Masters Zu Beginn des Projektes werden sich die Projektteams auf die Erstellung des Uni-Masters konzentrieren. Dieser Master wird an der Uni Wien erstellt, es sind von Anfang an Vetreter von allen unterschiedlichen Hochschultypen direkt in die Masterentwicklung involviert. Somit können alle spezifischen Anforderungen optimal abgedeckt werden. Analyse der Geschäftsprozesse Die Hauptaufgabe bei der Mastererstellung besteht in der Analyse und Optimierung aller im universitären Umfeld erforderlichen Geschäftsprozesse. Bei der Umsetzung dieser Prozesse unter Einsatz von erprobten SAP R/3 Standardfunktionalitäten wird die aktive Beteiligung der Mitarbeiter in den zuständigen Fachabteilungen gefordert sein. Rollout Nach der Abnahme des Uni-Masters wird der Rollout in allen 21 österreichischen Hochschulen erfolgen. Dabei werden mehrere Rollout-Teams parallel an verschiedenen Universitäten die Installation des Uni-Masters vornehmen. Arbeiten im Team Da es sich bei uni.verse.at um ein österreichweites IT-Projekt handelt, wird die Kommunikation der zum Teil örtlich getrennten Teammitglieder ein zentraler Faktor für den Projekterfolg sein. Neben den heute üblichen Kommunikationsmedien wird ein innerhalb des Siemenskonzerns bereits bewährtes Werkzeug namens teamworks zum Einsatz kommen. Teamworks ist eine aufgabenspezifische Implementierung von Livelink, die jedem Benutzer den geregelten Zugriff auf die von ihm benötigten Projektinformationen gestattet. Natürlich sind diese technischen Kommunikationshilfen alleine noch kein Garant für ein funktionierendes Informationsmanagement. Es wird daher jeder einzelne Projektmitarbeiter gefordert sein, um den Informationsfluß in seinem Umfeld optimal zu gestalten.

Somit können alle spezifischen Anforderungen optimal abgedeckt werden.

3 Eine neue Herausforderung. Durch das Universitätsgesetz 2002 wird eine Fülle neuer Anforderungen an die Unversitäten Österreichs gestellt. Unter anderem wird die Einrichtung eines Rechnungswesens gefordert, das neben Kosten- und Leistungsrechnung auch ein Berichtswesen einschließt, um die Vergleichbarkeit aller österreichischen Universitäten zu gewährleisten. Gleichzeitig soll aber größtmögliche Autonomie und Selbstverwaltung der Universitäten und ihrer Organe gewahrt bleiben. Um diesen Anforderungen gerecht werden zu können, sind die Hochschulen noch mehr als bisher auf perfekt funktionierende IT- Lösungen angewiesen Was ist uni.verse.at? Das Projekt uni.verse.at hat die Implementierung von SAP R/3 an allen 21 Universitäten Österreichs zum Ziel. Es ist geplant, am 1.Jänner 2004 alle erforderlichen Prozesse der Finanzbuchhaltung, der Kostenrechnung und diverse Grundfunktionen der Beschaffung und des Vertriebs in Betrieb zu nehmen. Der Projekterfolg ist die Summe der Einzelerfolge. Angesichts der Größe und Komplexität dieses Vorhabens wird der Ablauf des Projekts in mehrere Phasen untergliedert und somit eine Folge von eigenständigen Teilerfolgen angestrebt. Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6 Projektplanung Konzeption Uni-Master Erstellung und Abnahme des Uni-Masters Rollout und Implementierung an den 21 Universitäten Produktionsüberleitung und Produktivstart Projektabschluss und Nachbetreuung (Ende 7/02) (Ende 11/02) (Ende 1/03) (Ende 10/03) (Ende 12/03) (Ende 3/04)

Universitäten zu gewährleisten. Gleichzeitig soll aber größtmögliche Autonomie und Selbstverwaltung der Universitäten und ihrer Organe gewahrt bleiben.

4 SAP R/3 SAP R/3 ist die weltweit am stärksten verbreitete betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware und deckt über eine Vielzahl von Komponeten alle Bereiche des Enterprise Resource Planning (ERP) ab. Diese Komponeten dienen im wesentlichen der Planung, Steuerung, Optimierung, Abwicklung, Kontrolle und Dokumentation sämtlicher betrieblicher Abläufe. FI Finanzbuchhaltung Die Komponente Financials (FI) stellt das externe Rechnungswesen des Unternehmens dar, in dem alle buchhalterisch relevanten Geschäftsvorfälle entsprechend den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung erfaßt werden. Wichtige Funktionalitäten von FI sind Hauptbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie die Konsolidierung. FI-AA Anlagenbuchhaltung Die Komponente Financials Asset Accounting (FI-AA) dient der Verwaltung und Überwachung des Sachanlagevermögens. Innerhalb des Rechnungswesen hat es als Nebenbuch zum FI-Hauptbuch die Aufgabe, detaillierte Informationen zu den Vorgängen im Sachanlagevermögen zur Verfügung zu stellen. FI-FM Fondsmanagement FI-FM unterstützt die Haushaltserstellung und Haushaltsbewirtschaftung, indem sämtliche Einnahmen und Ausgaben sachbezogen für die einzelnen Verantwortungsbereiche budgetiert werden. Somit können die zukünftigen Finanzmittelbewegungen entsprechend der verteilten Budgets kontrolliert und eine Überschreitung der Budgets unterbunden werden. Über sukzessive Freigaben, Nachträge, Rückgaben und Umbuchungen können die verteilten Budgets veränderten Rahmenbedingungen angepaßt werden. CO Controlling Die Komponente Controlling (CO) ermöglicht die Planung und Kontrolle von Kosten einzelner organisatorischer Verantwortungsbereiche (Gemeinkostencontrolling) und die Kostenkalkulation für bestehende bzw. geplante Produkte und Dienstleistungen (Produktkostencontrolling). Außerdem kann die Ergebnisentwicklung in den einzelnen Verantwortungsbereichen geplant und überprüft werden (Ergebnis- und Vertriebscontrolling).

FI Finanzbuchhaltung Die Komponente Financials (FI) stellt das externe Rechnungswesen des Unternehmens dar, in dem alle buchhalterisch relevanten Geschäftsvorfälle entsprechend den Grundsätzen der

5 PS Projektsystem Diese Komponete dient der Planung und Überwachung von Projekten. Auf Basis eines Projektstrukturplans kann das Projekt in einzelne Arbeitspakete aufgegliedert werden. PS unterstützt die Projektverantwortlichen bei der termin-, kosten- und leistungsgerechten Durchführung von Projekten und ermöglicht die optimierte Bereitstellung der dafür notwendigen Ressourcen und Finanzmittel. SD Vertrieb Die Komponente Sales and Distribution (SD) unterstützt unter anderem folgende Aktivitäten: Konditionen und Preisfindung Verfügbarkeitsplanung Verkauf Kontenfindung und Fakturierung Beim uni.verse.at Projekt wird der Schwerpunkt innerhalb der Vertriebskomponete auf der Fakturierung liegen. MM Materialwirtschaft Die Komponente Material Management (MM) unterstützt vorrangig den Beschaffungsprozess von Materialien und Dienstleistungen. Darüber hinaus sind Aktivitäten für die Lagerhaltung, die finanzielle Bewertung und Verwaltung von Materialien, verschiedene Dispositionsmethoden, sowie die automatische Generierung von Bestellanforderungen möglich. Die eingehenden Rechnungen können mit Bezug zu einem Wareneingang oder einer Bestellung geprüft werden. BW - Business Information Warehouse Über das BW läßt sich eine Gesamtsicht auf alle verfügbaren Daten der Universität realisieren. Dazu werden die Daten aus den oben genannten Komponenten zusammengefaßt, um sie anschließend in unterschiedlichen Aggregationsformen und Sichten als Grundlage für fachbereichsspezifische oder strategische Entscheidungen verwenden zu können.

6 Ansprechpartner: Projektmanagement Assistenz: Organisationsentwicklung SAP Einführung Rollout und Schulung Technik und Entwicklung Betrieb und Service Koordinationsausschuss Siemens Business Services Dietrichgasse Wien

com Rollout und Schulung rudolf.stachl@siemens.com Technik und Entwicklung helmut.halper@siemens.

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