Nachforderungs- oder Claimmanagement (409)

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Elsa Kohler
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1 Nachforderungs- oder Claimmanagement (409) Grundanliegen: Projekte, insbesondere große Projekte, werden in der Regel nie realisiert wie sie geplant worden waren! Der wirtschaftliche Erfolg der Abwicklung von Projektaufträgen hängt in hohem Maße von der systematischen Behandlung der in der Praxis immer wieder auftretenden Abweichungen von den vertraglichen Vereinbarungen ab. Durch ganzheitliches Vorgehen und differenzierte Gestaltung der Projektabwicklung verhindert der Unternehmer die Entstehung von Mehrkosten und sichert die termin- und leistungsgerechte Erfüllung der vertraglichen Vereinbarungen bzw. regelt im Abweichungsfalle einvernehmlich die materiellen und finanziellen Folgen. Ziel: Optimierung der Projektabwicklung durch erfolgreiche Installation eines Nachforderungs-Managements in der Auftrags-Projektorganisation. Definition: Claims sind Forderungen, die eine Vertragspartei an die andere stellen kann, wenn die Vertragspartei ihre vertraglichen Verpflichtungen nicht, mangelhaft oder abweichend erfüllt, Änderungen des Vertrages fordert oder die Vertragsabwicklung durch Ursachen gestört wird, die keine der Parteien zu vertreten hat. Vorgehensweise: 1. Einbindung einer zeitlich begrenzten Projektorganisation in die Unternehmensorganisation 2. Einbettung des Claimmanagements in die Projektorganisation 3. Claimmanagement im Projektablauf 1. Claimmanagement basiert auf dem frühzeitigen Erkennen der Abweichungen im Ist-Geschehen. Die Auftrags-Projektorganisation (=Projektmanagement mit arbeitspaketbezogenem Weisungsrecht) ist dazu besonders geeignet. 2. Die Einbettung des Claimmanagement kann auf unterschiedliche Weise erfolgen 2.1 die Projektleitung nimmt zugleich die Aufgabe Claimmanagement wahr 2.2 die Aufgabe Claimmanagement wird einer eigenständigen Stelle im Projektteam zugeordnet 2.3 die Aufgabe Claimmanagement wird von einer Stabsstelle außerhalb des Projektkernteams wahrgenommen (wobei die Basisdaten von der Projektorganisation geliefert werden müssen) Organigramm 1 Organigramm 2 Organigramm 3

2 3. Projektablauf des Claimmanagement findet in zwei Phasen statt, die in einander übergehen 3.1 Vorbeugendes Claimmanagement während der Angebotsphase während der Vertragsphase zu Beginn der Abwicklungsphase 3.2 Aktives Claimmanagement während der Auftragsabwicklungsphase während der Projektabschlussphase Ziele Maßnahmen Angebotsphase Vertragsphase Vermeidung von Claims hinsichtlich der Auftragsgestaltung Abschluss eines möglichst eindeutig definierten Vertrages - Aufnahme von Vorbehalten in den Vertrag und Abgabe von unverbindlichen Angeboten bei zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht definierter Leistung / Preis - besonderes Augenmerk auf zusätzliche Risiken als Konsorte oder Mitglied eines Generalunternehmens - Gestaltung der kommerziellen und vertraglichen Seite des Angebots sodass ein auf dem Angebot basierender Vertrag abgewickelt werden kann - Analyse der eigenen Schwachstellen bei der Abwicklung des angebotenen Vertrages, um potentiellen Fremdclaims vorzubeugen Vertragsanalyse: - terminliche Festlegung der aus dem Vertrag resultierenden Verpflichtungen von Auftragnehmer und Auftraggeber oder Treffen von Vereinbarungen für eine nachträgliche vertragswirksame Festlegung des Terminplanes - Vereinbarung von eindeutigen Höchstbegrenzungen bei Regelungen, die zu einem unlimitierten Kostenrisiko führen können, z.b. bei Verzugsentschädigungen, Verzugs- und Vertragsstrafen und allgem. Schadenshaftung - vertragliche Festlegung der Verfahrensweisen zur Stellung von Claims durch den Vertragspartner

Auftragsgestaltung Abschluss eines möglichst eindeutig definierten Vertrages - Aufnahme von Vorbehalten in den Vertrag und Abgabe von unverbindlichen Angeboten bei zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe

3 Auftragsabwicklungsphase (Beginn) Auftragsabwicklungsphase Projektabschluss phase Treffen aller notwendigen Maßnahmen, eine gesicherte Abwicklungsbasis zu erhalten Claim-Dokumentation Stellen von Eigenclaims und Abwehren von Fremdclaims ohne Projektgefährdung Claimverwaltung Abschluss der nach Beendigung des Projektes offenen Claims Abwehr/ Abmilderung von noch offenen Fremdclaims Erfolgskontrolle - Anlegen einer Vertragdatei (Was ist wo wie geregelt) - Gestaltung von Subauftragnehmerverträgen, sodass keine Lücken zwischen den mit dem Kunden abgeschlossenen Vertrag und den Subauftragnehmerverträgen entstehen - Berichtswesen über Abweichungen, um frühzeitiges Erkennen von Abweichungen zu realisieren - präventive Dokumentation von eventuellen Tatsachen, die zum Claim führen könnten, Erstellen von Besprechungsprotokollen - Sammeln von Basisinformationen hinsichtlich der Abweichungen und Prüfen, ob die festgestellte Abweichungen Auswirkungen auf vertragliche Vereinbarungen haben falls NEIN, kein Raum für Claimmanagement falls JA, muss jedes einzelne Vertragsverhältnis auf die Möglichkeit des Stellens von Claims überprüft werden - bei Eigenclaims: Evaluierung der Erfolgsaussichten, der Risiken und des Kosten-Nutzen-Verhältnisses - bei möglichen Fremdclaims: vorsorgliche Suche und Dokumentation von Entlastungsbeweisen und Ausschöpfen von Möglichkeiten der Überlagerung von Fehlern anderer über die eigenen - Aufnahme der abgeschlossenen Claims in die Claim-Summary - Endverhandlung aller offenen Claims keine (meist finanzielle) Einigung : Entscheidung über Einleitung von rechtlichen Schritten auf Grundlage der Claimdokumentation nach Abschluss(bei erfolgreicher Einigung) darf in der Claim-Summary kein offener Claim mehr vorhanden sein - Überprüfung des finanziellen Erfolges des Claimmanagements - Erstellen eines Erfahrungsberichtes zur Verfeinerung des Claimmanagements und zur Verbesserung der Verfahrensweise im Unternehmen

Erfolgskontrolle - Anlegen einer Vertragdatei (Was ist wo wie geregelt) - Gestaltung von Subauftragnehmerverträgen, sodass keine Lücken zwischen den mit dem Kunden abgeschlossenen Vertrag und den

4 Claimmanagement als eigenständige Stelle im Projektteam ZURÜCK Vorteile : Nachteile : Einsatz: - die jeweiligen Ziele: 1. Sicherstellung der Abwicklung des Vertrages 2. Optimierung des wirtschaftlichen Ergebnisses bei Abweichungen(Claimmanagement) werden getrennt verfolgt und getrennt gegenüber dem Auftraggeber vertreten, Claimmanager hat eine eigene Verhandlungsstrategie. - Kapazitätsprobleme bei großen Projekten werden vermieden - Entstehung von zusätzlichen Kosten für die Durchführung des Claimmanagement (Personal, Reisen, etc.) - Beschaffung von Informationen für das Claimmanagement wird erschwert - Erhöhung des internen Konfliktpotentials - bei größeren Projekten ab 2,5 Mio. EUR Auftragswert - bei Projekten, deren vertragsrechtliche Komplexität ein besonderes Know how seitens des Claimmanagers erfordert - Auslandsprojekte

Verhandlungsstrategie. - Kapazitätsprobleme bei großen Projekten werden vermieden - Entstehung von zusätzlichen Kosten für die Durchführung des Claimmanagement (Personal, Reisen, etc.

5 Claimmanagement als Stabsstelle in der Linie ZURÜCK Vorteile.: Nachteile : Einsatz : - Konzentration der Claimmanagement-Erfahrungen :über alle Projekte in der damit betrauten Stelle - gleichzeitige Betreuung mehrer Projekt möglich - Vermeidung von Kapazitätsproblemen - schwierige Informationsbeschaffung für das Claimmanagement - Betreuung mehrerer kleiner strukturähnlicher Projekte (bis 500 T EUR ) besonders wenn mehrere Projekte für einen Auftraggeber durch verschiedene Projektleiter abgewickelt werden

gleichzeitige Betreuung mehrer Projekt möglich - Vermeidung von Kapazitätsproblemen - schwierige Informationsbeschaffung für

6 Der Projektleiter als Claimmanager ZURÜCK Vorteile. Nachteile: Einsatz : - beim Projektleiter laufen sämtlich Informationen über das Projekt und damit auch im Hinblick auf Abweichungen vom Vertrag zusammen - Informationswege- und zeiten sind kurz - schnelle Anpassung an neue Gegebenheiten möglich - teiweise gegenläfige Ziele des Projektmanagement und des Claimmanagement müssen durch den Projektleiter gleich zeitig verfolgt werden - bei gleichzeitiger Bearbeitung der Aufgaben Claimmanagement und Projektmanagement treten Kapazitätsprobleme auf - bei kleineren und mittleren Projekten (bis 2,5 Mio. EUR), bei denen in der Regel immer wieder die gleichen Abweichun gen auftreten, für die dann standardisierte Behandlungsrichtlinien geschaffen werden können

kurz - schnelle Anpassung an neue Gegebenheiten möglich - teiweise gegenläfige Ziele des Projektmanagement und des Claimmanagement müssen durch den Projektleiter gleich zeitig verfolgt

7 Quellen: 1. DIN 69905: Überwachung und Beurteilung von Abweichungen bzw. Änderungen und deren wirtschaftliche Folgen zwecks Ermittlung und Durchsetzung von Ansprüchen 2. Lothar Böker: Vertragsrecht und Claimmanagement, 2.Auflage, Expert Verlag, Renningen-Malmsheim Volker Wirth, Siegmar Bührle, Jürgen Schulze-Seeger: Erfolgsfaktor Nachtragsmanagement im Bauwesen, Expert Verlag, Renningen Walter Gregorc, Karl-Ludwig Weiner: Claimmanagement, Publicis Corporate Publishing, Erlangen Walter Eversheim, Günter Schuh: Betriebshütte Produktion und Management, 7.Auflage, Springer-Verlag Berlin Heidelberg New York 1996

Auflage, Expert Verlag, Renningen-Malmsheim 1998 3.

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