Leitfaden für Antragssteller

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1 Leitfaden für Antragssteller 1 Wer sind die Friends of the German School? Die Friends sind der Förderverein der Deutschen Schule, Washington DC. Wir sind ein gemeinnütziger Verein mit dem Ziel, den freundschaftlichen und interkulturellen Austausch im Umfeld der Schule zu fördern. Wir ermöglichen zugunsten der Schüler und der Schule Projekte und Anschaffungen, welche nicht aus dem laufenden Schuletat finanziert werden können. Unsere Mitglieder sind Familien und Einzelpersonen, welche in irgendeiner Weise mit der Schule verbunden sind. 2 Was finanzieren die Friends? 2.1 Spenden der Friends Es gibt jährlich wiederkehrende Spenden der Friends, die nicht beantragt werden müssen. Dies sind: - Weckmänner am St. Martinsumzug. - Drei Autorenlesungen je maximal $1000 pro Schuljahr. - Beitrag an Abschlussfeierlichkeiten, $10 pro abschließender Schüler. - Preise für die Spelling Bee (max. $100). Bei diesen Spenden erwarten wir, dass wir von den entsprechenden Verantwortlichen rechtzeitig angesprochen werden. Es ist nicht Sache der Friends diese zu organisieren oder zu bestellen. Wir stehen natürlich gerne mit Rat und Informationen zur Seite. 2.2 Sachmittel, Projekte, Ausflüge, Anlässe Die Finanzierungsanträge können die Anschaffung von Sachmitteln und/oder die Finanzierung von Projekten, Ausflügen und Anlässen betreffen. In der Vergangenheit bewilligte Anträge beinhalten z.b. Preise für Wettbewerbe, Workshops, T-Shirts für Anlässe, Spielplatzausrüstung, Möbel für Aufenthaltsräume der Schüler, Beiträge für Anlässe der Schüler, Mit-Finanzierung der Schüler-Agenda. Eine vollständige Liste finden Sie unter Erfahren Sie mehr über die Friends/Unterstützte Projekte. Alle Anträge werden ausschließlich in den monatlichen Vorstandssitzungen der Friends diskutiert und anschließend abgestimmt. Wir bitten Sie, uns möglichst viele Informationen über das Projekt/die Anschaffung zur Verfügung zu stellen. Verwenden Sie dazu das Zusatzblatt im Antragsformular. Umfassende Informationen erlauben es uns, innerhalb eines angemessenen Zeitraumes eine Entscheidung zu fällen und vermeiden unnötigen Zeitverlust. Die Friends möchten die Lernumgebung der Schüler nachhaltig verbessern. Die Friends finanzieren Projekte, welche möglichst vielen Schülern zugute kommen. Dazu steht ein begrenztes Budget zur Friends Leitfaden für Antragsteller, Mai

2 Verfügung und daher bitten wir alle Antragsteller zu überlegen, ob der beantragte Betrag nicht aus einer anderen Quelle bezahlt werden kann. 3 Wer kann Finanzierungsanträge stellen? Anträge können von Lehrern, Angestellten, Schülern, Eltern, Gremien der Schule und der GLC gestellt werden. Inhaltlich müssen die Anträge mit dem Zweck unserer Organisation übereinstimmen. 4 Wie stelle ich einen Antrag? Unsere Antragsformulare sind auf der Webseite der Deutschen Schule unter Erfahren Sie mehr über die Friends/Anträge/Antrag für Sachmittel bzw Antrag für Projekt zu finden. Suchen Sie das passende Formular und drucken es aus. Alle Felder mit MÜSSEN ausgefüllt werden, bitte schreiben Sie DEUTLICH und in DRUCKBUCHSTABEN. Das Zusatzblatt für ausführliche Informationen darf nicht handschriftlich ausgefüllt werden sondern MUSS GEDRUCKT sein. Der Antrag muss die Unterschriften des/der Antragsteller/s, der Schulleitung und der Verwaltung aufweisen, ansonsten kann keine Bearbeitung durch die Friends stattfinden. Bei einem Betrag von $1,000 oder mehr muss der Antragsteller seinen Antrag zusätzlich persönlich in der Vorstandssitzung der Friends vortragen, um so eventuell aufkommende Fragen direkt beantworten zu können. Bitte bedenken Sie, dass sich der Vorstand zur Behandlung der Anträge einmal monatlich trifft (mit Ausnahme der Monate Juli und August). November und Dezember sind durch den Weihnachtsmarkt zeitlich stark belastete Monate. Die Reaktionszeit ist in diesen Monaten entsprechend länger. Auf jeden Fall sollten Sie genügend Zeit einberechnen. Sollten Sie eine größere Anzahl Artikel bei uns beantragen, so kann es sein, dass wir diese erst bestellen müssen. 4.1 Hinweis für Anträge zur Anschaffung von Sachmitteln Für Anträge zur Finanzierung von Sachmitteln ist die Einholung von zwei verschiedenen Angeboten oder Schätzungen verpflichtend. Bitte füllen Sie das Antragsformular entsprechend aus und legen Kopien der Angebote bei. 4.2 Hinweis für Anträge zur Finanzierung von Projekten, Ausflügen, Anlässen Wir geben keine Beiträge an reguläre Klassenausflüge. Soll im Rahmen des Unterrichts eine Theatervorführung, ein Konzert oder ähnliches besucht werden, so finanzieren wir die Eintrittskosten der Schüler zu einem Teil in der Höhe von 30% oder max. $ 20 pro Schüler. Wir beabsichtigen damit, dass die finanzielle Belastung der Eltern reduziert wird und eine Bereicherung des Unterrichts stattfinden kann. Friends Leitfaden für Antragsteller, Mai

3 4.3 Sachspenden Sie können bei uns auch die Spende von Waren aus unserem Verkaufssortiment beantragen. Dabei können Sie entweder spezifisch Artikel (z.b. 5 T-Shirts Größe L) oder einen Antrag für eine Anzahl Artikel (z. Bsp. Preise für einen Wettbewerb) beantragen. 4.4 Beurteilung der Anträge durch Schulleitung Alle Anträge werden von der Schulleitung, bzw. Verwaltungsleitung, bezüglich ihrer Wünschbarkeit und bezüglich ihrer Finanzierbarkeit aus dem Schul-Etat oder aus einer anderen Spendenquelle (z.b. Herta- Müller Fund) beurteilt. Der Schulleiter bestätigt mit seiner Unterschrift die Wünschbarkeit des Vorhabens. Der Verwaltungsleiter bestätigt im Namen der Schulleitung mit seiner Unterschrift, dass der Betrag vollständig, teilweise oder gar nicht aus dem Schul-Etat oder aus einer anderen Spendenquelle finanziert werden kann. Sowohl Schulleitung als auch Verwaltungsleitung haben eine kurze Stellungnahme zur Begründung ihrer Beurteilung abzugeben. 4.5 Teil- oder Vollfinanzierung Vermerken Sie im Formular, wie hoch die Gesamtkosten des Vorhabens sind, welchen Beitrag Sie beantragen und ob es sich dabei und eine Teil- oder Vollfinanzierung handelt. Bitte legen Sie Unterlagen über die Gesamtkosten bei. Sobald Sie den Antrag ausgefüllt und unterschrieben haben, geben Sie ihn bei der Verwaltung ab. Zusätzlich können Sie ihn uns gerne auch über friends@dswash.org vorab zusenden. 5 Wie funktioniert die Bezahlung? Im Fall der Anschaffung von Sachmitteln, die ins Eigentum der Schule übergehen werden, soll der Kauf durch die Schule abgewickelt werden. Bitte informieren Sie die Schule darüber, dass die Anschaffung von den Friends finanziert wird. Zu diesem Zweck erhalten Sie von uns einen Brief, in dem wir Ihnen die Bewilligung bzw Nicht-Bewilligung Ihres Antrags mitteilen. Diesen können Sie der Schulverwaltung vorlegen. Der Antragsteller bzw die Schulverwaltung lässt den Friends anschließend die Rechnung über die Sachmittel/Tickets usw. zukommen. Sobald uns die Rechnung vorliegt, wird der Betrag von unserem Schatzmeister beglichen. Beantragte und durch die Friends bewilligte Beträge sind innerhalb von 6 Monaten ab Bewilligung bei uns abzurufen. Verzögert sich die Anschaffung oder das Projekt um mehr als 6 Monate muss ein neuer Antrag gestellt werden, über den wieder neu entschieden wird. Friends Leitfaden für Antragsteller, Mai

4 Bei Theaterbesuchen oder bei der Finanzierung von Projekten, kann entweder eine Vorfinanzierung durch den Antragsteller oder durch die Schule, oder eine direkte Rechnungsstellung an die Friends erfolgen. Bitte beachten Sie, dass die Friends im Staat Maryland keine Sales tax bezahlen müssen. 6 Wenn sich ein abgeschlossener Antrag ändert Sollte sich ein gestellter und durch die Friends bewilligter Antrag inhaltlich ändern, z.b. veränderte Gesamtkosten, Anzahl der beantragten Sachmittel, usw., so wird der Antrag und unsere Bewilligung ungültig und es muss ein neuer Antrag gestellt werden. 7 Was erwarten die Friends im Fall bewilligter Anträge? Bewilligte Projekte sind unsere beste Werbung: Als kleine Gegenleistung erwarten wir daher von Ihnen, dass Sie unsere finanzielle Unterstützung in Publikationen oder Bekanntmachungen rund um das Projekt/die Anschaffung erwähnen. Wir danken Ihnen dafür. Ein Wort zum Schluss Die Friends haben verschiedene Einnahmequellen: - Mitgliederbeiträge - Spenden von Privatpersonen, Unternehmen oder den Botschaften - Einnahmen aus dem Weihnachtsmarkt - Einnahmen aus dem Verkauf der Artikel mit dem Schullogo. Unser Ziel und Zweck ist die Bereicherung der schulischen Umgebung unserer Kinder an der DSW. Die Friends können nur so viele Projekte unterstützen wie uns finanzielle Mittel zur Verfügung stehen. Die Summe Ihrer individuellen Beiträge ermöglicht es den Friends die Anliegen oder Anträge der Schüler, Eltern, Lehrer und der Schule umzusetzen, ohne große Belastung Einzelner. Helfen Sie uns dabei! Unterstützen Sie die Friends: Werden Sie Mitglied, kaufen Sie Friends Artikel, kommen Sie zu den Friends Veranstaltungen Sie bekommen Ihren Einsatz mehrfach zurück! Friends Leitfaden für Antragsteller, Mai

5 Sollten Sie noch weitere Fragen zu den Finanzierungsanträgen oder den Friends haben, kontaktieren Sie uns bitte unter Mit freundlichen Grüßen, Ihre Friends Friends Leitfaden für Antragsteller, Mai

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