Excel Arbeiten mit. Tabellenkalkulation Diagramme Datenbank Analysen Datenaustausch Makros Betriebs- und volkswirtschaftliche Auswertungen

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1 Dipl.-Hdl., Dipl.-Kfm. Werner Geers Arbeiten mit Excel 2010 Tabellenkalkulation Diagramme Datenbank Analysen Datenaustausch Makros Betriebs- und volkswirtschaftliche Auswertungen Sonderteil: 50 Seiten Prüfungsvorbereitung Bürokauffrau/Bürokaufmann Sonderteil: Vorbereitung auf die Abschlussprüfung für Bürokaufleute

2 2 Vorwort Das Buch Arbeiten mit Excel 2010 ermöglicht, im Unterricht die Tabellenkalkulation handlungsorientiert einzusetzen. Vor allem drei Aspekte stehen im Vordergrund: Es werden alle Inhalte zur Tabellenkalkulation incl. Diagrammerstellung, Datenbank, Was-wäre-wenn-Analyse, Datenaustausch mit anderen Programmen usw. abgedeckt, die in vielen Rahmenlehrplänen, beispielsweise bei den Büroberufen, in Berufsfachschulen, in Fachoberschulen usw., angegeben werden. Auch der Einsatz in der Weiterbildung bietet sich an. Damit ist sichergestellt, dass gute EXCEL- Kenntnisse, die später im Beruf benötigt werden, erworben werden können. Eine Vielzahl von Funktionen wird erklärt. Dabei geht es nicht nur darum, die Anwendung einer Funktion zu üben. Vielmehr wird des Öfteren gezeigt, wie der Wert beispielsweise mit einer Formel oder in Einzelschritten in Form von Tabellen berechnet werden kann. Dadurch wird das Verständnis für das Zustandekommen von Ergebnissen gefördert. Außerdem wird gezeigt, dass je nach dem gewünschten Zweck Ergebnisse auf verschiedene Art und Weise erreicht werden können. Die Prüfungsrelevanten Befehle bei der Tabellenkalkulation für die Büroberufe werden vollständig beschrieben. Umfangreiche Übungen bereiten zusätzlich auf die Abschlussprüfung vor. Aus einer Übersicht können Sie entnehmen, auf welchen Seiten die Befehle beschrieben und in welchen Übungen die Befehle angewandt werden. Die Inhalte von Computerführerscheinen werden abgedeckt. Das Buch ist so aufgebaut, dass alle Befehle usw. erklärt werden. Betriebs- und volkswirtschaftliche Auswertungen im letzten Kapitel des Buchs sollen zum einen praktische Anwendungsbeispiele für den Einsatz einer Tabellenkalkulation zeigen, zum anderen sollen diese Übungen den Umgang mit einer Tabellenkalkulation bei umfangreicheren Fragestellungen üben. Dabei wird Wert darauf gelegt, dass die Anwendungen nicht nur fachspezifisches Wissen erfordern, sondern vielmehr die vielen gegebenen Möglichkeiten einer Tabellenkalkulation ausnutzen. Neueste Informationen, eventuelle Änderungen und Ergänzungen, die sich beispielsweise durch Updates des Programms ergeben, können Sie über das Internet unter den folgenden Adressen abrufen: Für die Arbeit mit dem Buch wünsche ich Ihnen viel Spaß! Papenburg, Dezember 2010 Werner Geers

3 Inhaltsverzeichnis 3 1 Verwendung des Programms Arbeiten mit Arbeitsmappen Tabellenkalkulationsprogramm starten und beenden Backstage-Bereich Aufbau des Backstage-Bereichs Aufteilung des Backstage-Bereichs Erstellen einer neuen Arbeitsmappe aufgrund einer Standardvorlage Speicherung einer Arbeitsmappe unter verschiedenen Namen Öffnen von Arbeitsmappen Spezielle Möglichkeiten des Speicherns und Öffnens von Dateien Speicherung und Öffnen eines anderen Dateityps Verbesserung der Produktivität Basis-Optionen Hilfe-Funktionen Zoomfunktion Grundlagen Vorbemerkungen Register, Menüband, Gruppen und Schaltflächen Bearbeiten des Menübands (Ribbon) Kontextmenü Symbolleiste für den Schnellzugriff Smarttags Zellen Dateneingabe und Datenänderung Bearbeitungshinweise Eingaben und Korrekturen Dateneingabe und Berechnungen anhand eines einfachen Beispiels Auswählen (Markierung) von Zellen Zellen und Spalten Zellen bzw. Spalten einfügen / Zellen bzw. Spalten löschen Breite der Spalten bzw. Höhe der Zeilen ändern Einfrieren und Teilen von Tabellen Kopieren, Verschieben und Löschen von Zellen und Bereichen Löschen von Zellen und Bereichen Kopieren und Einfügen von Zellen und Bereichen Kopieren und Einfügen durch AutoAusfüllen Ausschneiden und Einfügen von Zellen und Bereichen Drag and Drop Suchen und Ersetzen Ausfüllen Berechnung von Reihen Vorbemerkungen Reihen mit einem Wachstum von Reihen mit einem anderen Wert des Wachstums Reihen mit benutzerdefinierten Werten Arbeitsblätter (Tabellen) Einfügen, Löschen und Umbenennen einer Tabelle Berechnungen unter Nutzung von mehreren Tabellen Übungen... 41

4 4 Inhaltsverzeichnis 3 Adressierung von Zellbereichen Begriff Arten der Adressierung Relative Adressierung Absolute Adressierung Adressierung über Namen Vorbemerkungen Namen festlegen Namen in Formeln verwenden Namen in Bereichen anwenden Namen in Funktionen anwenden Löschen von Namen Übungen Formatierung Allgemeine Erklärungen Formatierungen über die Schaltfläche Zellen formatieren Erstellung und Übertragung einer Formatierung Einfügen, Löschen, Ausblenden usw. von Zellen Zellenformatvorlagen Nutzung von Zellenformatvorlagen Erstellen eigener Zellenformatvorlagen Formatierung als Tabelle Ausrichtung und Formatierung von Zellen Bedingte Formatierung Vorbemerkung Balkenformatierung usw Hervorheben von Zellen nach Regeln Definieren und Verwaltung von neuen Regeln Zahlenformatierungen Prozentformatierungen Benutzerdefinierte Formate Textfelder Übungen Formeln und Funktionen Inhalte von Zellen Formeln Vorbemerkungen Formeln Prozentrechnung Formeln Zinsrechnung Formeln Zinseszinsrechnung Formeln Zinseszinsrechnung unter Verwendung der Zinseszinsformel Formeln Einfacher und gewogener Durchschnitt Formelüberwachung Fehlermeldungen Übungen Funktionen Vorbemerkungen Arten von Funktionen Funktions-Assistent Schaltflächen der Funktionsbibliothek... 80

5 Inhaltsverzeichnis Mathematische Funktionen POTENZ SUMMEWENN Finanzmathematische Funktionen ZW (ZUKUNFTSWERT) ZINS BW (BARWERT) Informations-Funktionen ISTLEER ISTFEHLER Logik-Funktionen WENN Verwendungsmöglichkeiten der WENN Funktion UND ODER Verschachtelte Funktion WENN_WENN Verschachtelte Funktionen WENN_UND Verschachtelte Funktionen WENN_MIN_MAX WENNFEHLER WAHR, FALSCH, NICHT Text-Funktionen VERKETTEN GROSS, GROSS2, KLEIN Statistik-Funktionen Tabelle mit verschiedenen statistischen Funktionen ZÄHLENWENN Matrix-Funktionen Vorbemerkungen SVERWEIS SVERWEIS Anwendungsbeispiel Datenbankfunktionen Datums- Zeitfunktionenen Formatierung von Zellen zur Aufnahme eines Datums Berechnung des Zeitabstandes mithilfe der Subtraktion von Zellen TAGE JETZT Bedeutung der Funktionen HEUTE und JETZT TAG, MONAT, JAHR WOCHENTAG STUNDE, MINUTE, SEKUNDE Datums- und Zeitfunktionen Funktionen und/oder Formatierung Übungen Schutz von Zellen, Formeln, Funktionen usw Aktivieren des Schutzes Aufheben des Schutzes Blattschutz mit Eingabemöglichkeit und nicht sichtbaren Formeln Diagramme Vorbemerkungen Darstellungsarten Erstellung eines Diagramms Diagrammtools Überschriften, Legende, Datentabelle usw

6 6 Inhaltsverzeichnis 8.6 Nachbearbeitung eines Diagramms Formatierung der einzelnen Elemente eines Diagramms Formatierung eines Diagramms mithilfe des Menüpunkts Format Änderung der Skalierung Formatierung der Achse Abstand zwischen den einzelnen Elementen eines Säulendiagramms Wechsel der Zeilen und Spalten in einem Diagramm Verschieben eines Diagramms Erstellung eines Diagramms mit nachträglicher Bearbeitung Änderung des Diagrammtyps Erstellung und Bearbeitung eines Kreisdiagramms Erstellung und Bearbeitung eines Liniendiagramms Trendlinien Textfelder, AutoFormen usw Sparklines Übungen Daten Sortieren von Daten Sortieren von Daten nach einem Kriterium Sortieren von Daten nach mehreren Kriterien Sortierung nach Sortierlisten Filtern von Daten Anlegen eines Datenbestands Ausgeben von Daten mit dem Textfilter Ausgeben von Daten mit einem Spezialfilter Teilergebnisse Datendarstellung mit einer Pivot-Tabelle Erstellen einer Pivot-Tabelle Bearbeiten einer Pivot-Tabelle Erstellung eines Pivot-Diagramms Verknüpfen von Daten und Diagrammen Vorbemerkungen Verknüpfung von Daten innerhalb der Tabellen einer Arbeitsmappe Verknüpfung von Daten zwischen zwei Arbeitsmappen Konsolidierung von Daten Vorbemerkungen Konsolidierung nach Position Konsolidierung nach Formeln Umwandlung von Daten in mehrere Spalten Übungen Was-Wäre-Wenn-Analysen Vorbemerkungen Zielwertsuche Datentabellen (Mehrfachoperationen) Szenarien Erstellen von Szenarien Auswertung der Daten Solver Vorbemerkungen Berechnungen mit dem Solver Alternativrechnungen Auswertungen mit dem Solver Trendberechnungen

7 Inhaltsverzeichnis 7 11 Datenüberprüfung und Kommentierung Erstellen einer Datenüberprüfung Datenüberprüfung mit Eingabe- und Fehlermeldung Kommentare Übungen Datenaustausch Vorbemerkungen Datenexport Übertragen einer EXCEL-Tabelle in die Textverarbeitung Word Übertragen eines Diagramms Verknüpfung von Daten Datenimport Nutzung externer Daten Vorbemerkungen Datenaustausch durch Kopieren und Einfügen Auslesen einer Access-Tabelle oder -Abfrage Einlesen von Texten Einlesen von Daten aus anderen Quellen Makros Vorbemerkungen Makro zum Druck von Daten Aufzeichnung des Makros Ausführen eines Makros Öffnen der Arbeitsmappe mit einem Makro Gemeinsame Elemente von Excel, Word und PowerPoint Vorbemerkungen Einfügen von ClipArts und Grafiken WordArt-Objekte Formen Einfügen von Objekten Einfügen eines bereits erstellten Objekts Einfügen eines zu erstellenden Objekts Einfügen einer Formel SmartArt-Grafiken Einfügen eines Organigramms Screenshot Drucken Setup Vorbemerkungen Einstellungsmöglichkeiten und Druckvorschau Druckerauswahl, Papierformat, Seitenformat und Seitenränder Kopf- und Fußzeile Skalieren Seiteneinrichtung das Register Seitenlayout Überprüfen des Ausdrucks Blattoptionen Wiederholungszeilen für den Ausdruck Rechtschreibprüfung und Thesaurus Drucken Ausgabe über den Drucker Ausgabe als PDF-Datei

8 8 Inhaltsverzeichnis 16 Übungen Allgemeine Erklärungen zu den Übungen Prüfungen für den Bürokaufmann/die Bürokauffrau Dreisatz (gerades, direktes Verhältnis) Dreisatz (ungerades, indirektes Verhältnis) Dreisatz (zusammengesetzter Dreisatz) Dreisatz vermischte Aufgaben Prozentrechnung Prozentwert Prozentrechnung Prozentsatz Prozentrechnung Grundwert Prozentrechnung vermehrter Grundwert Prozentrechnung verminderter Grundwert Prozentrechnung vermischte Aufgaben Gewogener Durchschnitt Fuhrpark Bürokaufleute Prüfungsergebnisse Lagerkennziffern Angebotsvergleich Kalkulation Kosten Energiekosten Break-Even-Point Stromkosten Optimale Bestellmenge Maschinenlaufzeiten Bilanzkennzahlen Abschreibung (linear, degressiv, Abnutzung) LKW_Fahrleistung Arbeitnehmer Vertreter Mitarbeiter_Bonus Zeiterfassung Produkte Kunden Stichwortverzeichnis