Eine klitzekleine Einführung in die Erstellung von Pivottabellen von < Peter >

Transkript

1 Vorwort Die folgende Abhandlung soll eine kleine Einführung in die Erstellung von Pivottabellen geben. Ich möchte versuchen die vielfältigen Möglichkeiten von Pivottabellen die ich selbst auch erst so nach und nach entdecke - ansatzweise aufzuzeigen und bestehende Vorurteile die der Verwendung von Pivottabellen entgegenstehen etwas abzubauen. Die nachfolgende Beschreibung bezieht sich auf die Version Excel In früheren Versionen (Excel XP, Excel 2000 und Excel 97) sollte es außer möglichen kleineren Abweichungen in der Beschriftung der Menüpunkte keine Unterschiede geben. Für wen ist die Einführung geschrieben Zunächst einmal für mich. Ich habe hier die Beta-Version von Office 2007 installiert und wollte in Word einfach etwas ausprobieren und dabei ist das hier herausgekommen. Wer schon Pivottabellen erstellt und sich Grundkenntnisse in diesem Bereich erworben hat der kann gleich auf die letzte Seite mit den Literaturhinweisen springen. Für diejenigen gibt es hier und wahrscheinlich auch bei den Literaturhinweisen nichts Neues zu erfahren. Diese Einführung ist tatsächlich nur für jene gedacht die mit der Erstellung von Pivottabellen bisher nichts am Hut hatten. Diese Anwender sollen im positiven Sinne einfach an die Hand genommen werden um den ersten Ausflug in diese faszinierende Welt nicht alleine machen zu müssen. Was ist eine Pivot-Tabelle Die Pivot-Tabelle ( aus dem franz. pivoter = sich drehen), wird verwendet zur übersichtlichen Darstellung komplexer Datenbestände. Sie dient der Anzeige, Zusammenführung, Auswertung und Filterung von Daten aus anderen Tabellen. Zeilen und Spalten in einer Pivot-Tabelle können gedreht und beliebig umgestellt und positioniert werden, um unterschiedliche Darstellungen und Analyseansichten der Daten zu ermöglichen. Dabei ist es wichtig zu wissen, daß die Ausgangsdaten nicht verändert werden. Seite 1

2 Ausgangslage Als Grundlage für unsere weiteren Betrachtungen soll diese kleine Tabelle dienen die den Umsatz zweier Filialen an verschiedenen Tagen zeigt. (Zwischenbemerkung: Der Aufbau der Tabelle ist für eine Umsatztabelle zweier Filialen nicht sonderlich geschickt gewählt. Hier wäre es besser gewesen die Umsätze der Filiale1 z.b. in Spalte C und die Umsätze der Filiale2 in Spalte D darzustellen.) Der Betrachter einer derartigen Umsatztabelle (die in der Realität wesentlich mehr Daten umfaßt) will z.b. wissen: Wie hoch war der Umsatz in den jeweiligen Kalenderwochen oder Monaten? Wie hoch ist die Summe der Umsätze in Filiale1 und in Filiale2? Selbstverständlich lassen sich diese Fragen auch mit Hilfe von Formeln und dem Autofilter beantworten. Aber wesentlich schneller und effizienter geht es mit einer Pivottabelle. Seite 2

3 Vorbereitende Maßnahmen (Optional) Als erstes werden wir für den Datenbereich einen Namen vergeben. Dieser Schritt ist nicht unbedingt notwendig, aber wenn sich der Datenbereich ständig erweitert wie z.b. bei einer Umsatzliste, ist es sinnvoll als erstes einen dynamischen Datenbereich für die Tabelle zu erstellen. Wir müssen dann nicht jedesmal bei einer Erweiterung des Datenbereiches die Pivottabelle händisch anpassen. Dazu aktivieren wir zuerst das Tabellenblatt mit unseren Ausgangsdaten. Wenn wir über das Menü Einfügen Namen Definieren gehen erscheint das folgende Fenster: Wir verwenden den z.b. den Namen Pivot_Daten als Datenquelle für die Tabelle anstelle eines festen Bezuges. Bei der Formel =BEREICH.VERSCHIEBEN($A$1;;;ANZAHL2($A:$A);ANZAHL2($1:$1)) gehen wir davon aus, dass die Daten in der Zelle A1 beginnen und dass die Spalte A fortlaufend ohne Lücken gefüllt ist. Seite 3

4 Erstellung der Pivottabelle Über das Menü Daten Pivot-Table und PivotChart-Bericht... starten wir den Pivot-Assistenten der uns in drei Schritten durch die wesentlichen Punkte führt. Die Markierungen in Schritt 1 können wir für unser Beispiel wie von Excel vorgeschlagen und wie auf dem oberen Bild dargestellt unverändert übernehmen und mit Weiter den nächsten Schritt aufrufen. In Schritt 2 müssen wir den Datenbereich angeben. Hier gibt es zum einen die Möglichkeit den Datenbereich mit der Maus zu markieren und damit fest vorzugeben oder wir verwenden unseren definierten Bereichsnamen Pivot_Daten um das Ganz zu dynamisieren. Seite 4

5 Wir könnten auch, bevor wir den Pivot-Assistenten aufrufen unseren Datenbereich von A1 bis D13 in der Tabelle markieren. Excel würde dann diesen Bereich im Schritt 2 automatisch eintragen. Nach Bestätigen von Weiter kommen wir zu Schritt 3. Hier müssen wir uns entscheiden ob die Pivottabelle in einem neuen oder in einem bestehenden Arbeitsblatt erstellt worden soll. Wir wählen hier den Menüpunkt In neuem Arbeitsblatt. Anschließend erstellt Excel in einer leeren Tabelle das Anfangslayout unserer Pivottabelle. Seite 5

6 Neben dem Grundgerüst mit Seiten-, Spalten-, Zeilen- und Datenfelder erscheint die Pivot-Table- Feldliste und die Pivot-Symbolleiste. In der PivotTable-Feldliste werden die einzelnen Spaltenüberschriften bzw. Feldüberschriften dargestellt. Seite 6

7 Diese Feldüberschriften werden wir jetzt in die Pivottabelle ziehen. Die Anordnung dieser Elemente bestimmt wie Excel die Daten in der Pivottabelle gruppiert. Als erstes nehmen wir das Feld Datum und ziehen es mit gedrückter linker Maustaste in das Zeilenfeld. Als nächstes plazieren wir das Feld Filiale in das Spaltenfeld und das Feld Umsatz in das Datenfeld. Seite 7

8 Als Ergebnis erhalten wir die folgende Tabelle: Da uns aber auch interessiert wie das Ergebnis in den einzelnen Kalenderwochen ausgesehen hat nehmen wir auch das Feld KW und plazieren es direkt vor das Feld Datum. Excel paßt die Pivottabelle automatisch an. Sollten wir jetzt der Meinung sein, daß die Anzeige der Kalenderwochen doch nicht notwendig ist, so können wir das Feld KW ganz einfach wieder aus der Pivottabelle herausnehmen. Dazu positionieren wir den Cursor auf das entsprechende Feld, drücken die linke Maustaste und ziehen Seite 8

9 das Feld mit gedrückter linker Maustaste aus der Pivottabelle heraus und lassen dann die Maustaste los. So kann man schnell und einfach das Layout der Tabelle ändern. Am Anfang sollte man einfach mit der Anordnung der Felder etwas herumspielen um die für die jeweilige Aufgabenstellung beste Anordnung zu finden. Und hier sollte man einfach daran denken, daß wir hier überhaupt nichts an den Ausgangsdaten ändern. Wenn wir uns bei dem Layout der Pivottabelle total verrannt haben (auch das kommt vor) dann könnte man das Tabellenblatt einfach löschen und wieder von vorne anfangen. Die Pivottabelle ist erstellt und wir beschäftigen uns jetzt noch etwas mit dem Layout der Tabelle. Als erstes wollen wir die Zahlen mit Nachkommastellen und Tausenderpunkten formatieren. Dazu markieren wir einfach den Datenbereich von C5 bis E18 und rufen mit der rechtens Maustaste das Kontextmenü auf. Über den ersten Eintrag Zellen formatieren kommen wir in das Register zahlen und können dann über die Kategorie Zahlen unsere gewünschten Änderungen vornehmen. Sollten unsere Umsatzstatistik viele Werte enthalten wäre es auch sinnvoll auf die Darstellung der Umsätze der einzelnen Tage zu verzichten und die Monatsumsätze anzuzeigen. Um das zu erreichen markieren wir das Feld Datum (B4). Mit der rechten Maustaste rufen wir wieder das Kontextmenü auf. Wir gehen auf den Eintrag Gruppierung und Detail anzeigen und im Untermenü dann auf den Eintrag Gruppierung und wählen dort den Eintrag Monate. Seite 9

10 Das Ergebnis sieht dann so aus: Seite 10

11 Sollten uns jetzt die Zwischenergebnisse der einzelnen Kalenderwochen oder auch das Gesamtergebnis nicht interessieren, dann blenden wir diese Werte einfach aus. Dazu markieren wir z.b. die Zelle A6 in der eines der Zwischenergebnisse steht. Mit der rechten Maustaste rufen wir wieder das Kontextmenü aus und wählen Ausblenden. Wenn uns nur einzelne Monate interessieren sollten klicken wir einfach auf den Pfeil neben dem Datum und erhalten ein entsprechendes Auswahlmenü. Wir nehmen den Haken bei Alle anzeigen heraus und markieren die für uns interessanten Monate (z.b. Juni). Nach Bestätigten mit Ok sieht unsere Tabelle dann so aus: Selbstverständlich läßt sich diese Auswahl auf die gleiche Weise wieder rückgängig machen oder auch auf mehrere Monate ausdehnen. Ich hoffe, daß ich beim einen oder anderen das Interesse an Pivottabellen geweckt habe. Wer tiefer in die Materie einsteigen will dem seien die nachfolgenden Literaturtipps empfohlen. Wer noch andere interessante Seiten kennt ich würde mich über eine entsprechende PN freuen. Seite 11

12 Literaturhinweise und weiterführende Literatur Mir persönlich ist kein (deutschsprachiges) Buch bekannt dass sich ausschließlich mit Pivottabellen befasst. Wer aber jetzt Lust bekommen hat über diese kleine Schritt-für-Schritt-Anleitung hinaus sich etwas intensiver mit Pivottabellen zu beschäftigen, der sollte sich auf den folgenden Seiten umsehen: Eine wesentlich bessere und umfangreichere Abhandlung über Pivottabellen von Alexandra von Cube findet sich hier: Horst Schulte hat auf seiner Seite viele Beiträge zusammengefasst die er im Internet gefunden hat: Auch auf der Seite von Microsoft selbst gibt es einiges zu finden: Einführung in PivotTable-Berichte für Excel 2002, Teil einfach zu erstellende PivotTable-Berichte: PivotTable I: Besonderheiten von Pivot-Table-Berichten Aufbereitung und Analyse von Daten zur Optimierung wirtschaftlicher Entscheidungen Artikel der Zeitschrift PCTip vom September 2003 als PDF: Seite 12

13 Englischsprachige Seiten: Einen besonderen Dank an dieser Stelle an Thomas Ramel der mich mit seinen Postings in den Newsgroups und Excel-Foren im Internet überhaupt erst auf das Thema Pivot aufmerksam gemacht hat. Stand: Seite 13