Beschaffungsprozess. Schritte des Beschaffungsprozesses. Möglichkeiten Bedarf auszulösen. Ermittlung von Bezugsquellen. Elektronische Märkte

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1 Beschaffungsprozess Schritte des Beschaffungsprozesses 1. Bedarfsfeststellung 2. Ermittlung von Bezugsquellen 3. Angebotseinholung 4. Angebotsvergleich 5. Lieferantenauswahl 6. Bestellung 7. Kontrolle der Lieferung Möglichkeiten Bedarf auszulösen Durch eine Anforderung im Rahmen eines Kundenauftrages Durch laufende oder wiederkehrende Anforderungen Durch das Erreichen bestimmter Lagerkennzahlen Ermittlung von Bezugsquellen Bei der Ermittlung von Bezugsquellen stehen vielfältige Informationsquellen zur Verfügung: Suchmaschinen über das Internet Empfehlungen von Geschäftsfreunden Besuche von Fachmessen und Ausstellungen Informationen von Fachverbänden und Kammern Gedruckte Branchenverzeichnisse, Zuliefererkataloge und Fachzeitschriften Elektronische Märkte Auktionen Bei einer Auktion erwirbt in der Regel derjenige Nachfrager das Gut, der das höchste Gebot abgibt. Kataloge In einem katalogbasierten Marktplatz sind die Angebote verschiedener Anbieter zusammengefasst. Ausschreibung Bei ausschreibungsbasierten Marktplätzen können die Nachfrager selbst Ausschreibungen formulieren und bei den Anbietern im Markt Angebote anfordern.

2 Branchenverzeichnis Mittel: Wenn die benötigten Publikationen im Unternehmen vorhanden sind, können diese direkt eingesetzt werden. Falls nicht, müssen diese zunächst beschafft werden, was den Prozess der Bezugsquellenermittlung verzögern kann. Gut: In Katalogen kann anhand von alphabetischen Registern und Indizes gut recherchiert werden. Nachteil: Teilweise sehr umfangreiche Druckerzeugnisse müssen archiviert und regelmäßig aktualisiert werden, was einen hohen Aufwand mit sich bringt. Mittel: Viele Kataloge und Verzeichnisse können zwar kostenlos bezogen werden, aber die Archivierung und Aktualisierung erfordert einen hohen personellen Aufwand, der berücksichtigt werden muss. Mittel: Informationsqualität hängt von der Art der Publikation ab. Klassische Branchenverzeichnisse beschränken sich auf die Bereitstellung von Kontaktinformationen. Fachmessen und Ausstellungen Niedrig: Fachmessen und Ausstellungen werden zwar regelmäßig aber nur mit geringer Häufigkeit und nur an bestimmten Orten durchgeführt. Gut: Auf einer Messe besteht die Möglichkeit, in kurzer Zeit Kontakt mit einer Vielzahl von potenziellen Lieferanten aufzunehmen. Hoch: Neben den Gebühren für den Eintritt fallen Reiskosten an. Außerdem müssen die Kosten für die Abwesenheit vom Arbeitsplatz hinzugerechnet werden. Hoch: Auf Fachmessen können im Gespräch mit Lieferanten sehr gezielt auch spezielle Informationen eingeholt werden. Außerdem ist es möglich, einen unmittelbaren Eindruck von der Beschaffenheit der Produkte zu erhalten. Internetverzeichnis Hoch: Das Internet kann ohne zeitliche Verzögerung unmittelbar am Arbeitsplatz genutzt werden. Sehr gut: Spezielle Portale/Marktplätze bieten vielfältige Recherche Möglichkeiten. Niedrig: Außer den Kosten für die Internetverbindung fallen in der Regel keine weiteren Kosten. Mittel: Die Qualität der Informationen ist sehr unterschiedlich. In der Regel sind die Anbieter selbst daran interessiert, die Produktinformationen ständig aktuell zu halten.

3 Lieferantendatei Bankverbindung Preise der bestellbaren Ware Anmerkungen zur Qualität der Waren Anmerkungen zur Zuverlässigkeit des Lieferanten Warenangebote des Lieferanten mit Artikelnummern Name, Anschrift, Telefon- und Faxnummer und Internetadresse des Lieferanten Warendatei Auflistung möglicher Lieferanten für benötigte Waren Im Unternehmen benötigte Waren mit Artikelnummer Angebotseinholung / Angebotsvergleich Es müssen Informationen eingeholt werden in welcher Qualität, zu welchen Terminen, zu welchen Preisen und Zahlungsbedingungen die Ware bezogen werden kann. Zu diesem Zweck werden Anfragen an die potenziellen Lieferanten gestellt. Solche Anfragen können allgemein formuliert sein oder sich auf einen konkreten Bedarf beziehen. Bei einer allgemeinen Anfrage werden lediglich unverbindlich weitere Informationen über bestellbare Waren und Preise angefordert. Liegt ein tatsächlicher Bedarf vor, muss eine konkrete Anfrage gestellt werden. Angaben für konkreten Bedarf Benötigte Mengen Bezeichnung der Ware Art der verlangten Eigenschaften Gestaltung der Lieferbedingungen Lieferantenanalyse Um die Lieferanten systematisch zu beurteilen, kann man die Nutzwertanalyse anwenden. In einem ersten Schritt wird die Gewichtung der Kriterien festgelegt. Sehr wichtige Kriterien erhalten die zehnfache Gewichtung, durchschnittlich wichtige Kriterien werden fünffach und weniger wichtige Kriterien werden nur einfach gewichtet. Für die Erfüllung der Kriterien werden Punkte von 0 bis 10 vergeben. Daraus ermittelt man dann die gewichteten Punkte. Zum Schluss addiert er diese Werte der einzelnen Anbieter.

4 ABC-Analyse Um die Beschaffung im Unternehmen zu verbessern, kann eine ABC-Analyse durchgeführt werden. Da nicht für alle Materialien eine exakte Planung, Durchführung und Kontrolle des Beschaffungsvorgangs vorgenommen werden kann, sollen mit Hilfe der ABC-Analyse Schwerpunkte gesetzt werden. Es werden die wertmäßig wichtigsten Materialen ermittelt, auf die sich dann die Optimierung der Beschaffungsabläufe konzentrieren soll. Schritte der ABC-Analyse In einem ersten Schritt werden alle Güter mit der jeweiligen Bestellmenge und dem Stückpreis erfasst. Durch Multiplikation der Menge mit dem Preis ermittelt man für jeden Artikel den Bestellwert. Dann bildet man eine Rangfolge der Artikel nach der Höhe der Bestellwerte. Im Nächsten Schritt werden die prozentualen Wertanteile der Einzelpositionen am gesamten Bestellwert ermittelt, indem die prozentualen Wertanteile aufaddiert werden. Dann kann erkannt werden, auf welche Gruppe von Gütern der höchste Wertanteil der gesamten Bestellsumme entfällt. Konsequenzen aus einer ABC-Analyse Eine besondere Beobachtung des Beschaffungsmarktes für die Gruppe der C-Güter ist nicht notwendig, stattdessen sollte man sich auf den Beschaffungsmarkt für die Gruppe der A-Güter konzentrieren. Der Lagerbestand an A-Gütern sollte so gering wie möglich gehalten werden. Es sollte mit den Lieferanten der A-Güter intensive Einkaufsgespräche führen und Preisnachlässe aushandeln. Lieferbedingungen Vollständige Kostenübernahme ab Werk Teilweise Kostenübernahme frei Waggon ab Empfänger ab Bahnhof hier Keine Kostenübernahme frei Haus ab Lager ab Versandstation frei dort, frei Bahnhof dort frei Lager Gesetzliche Regelungen für Liefer- und Zahlungszeitpunkt Wenn nichts über die Lieferzeit vereinbart wurde, kann der Lieferer sofort liefern und der Käufer kann seinerseits sofortige Lieferung verlangen. Wenn über den Zeitpunkt der Zahlung nichts vereinbart wurde, hat der Käufer sofort nach Erhalt der Lieferung zu zahlen.

5 Zahlungsbedingungen Vorauszahlung (vor Erhalt der Ware) Anzahlung (ein Teil der Zahlung vor Erhalt der Ware, Rest nach Erhalt der Ware) Sofortige Zahlung bei Erhalt der Ware (Barzahlung, Nachname oder sofort Überweisung) Zahlung nach Ablauf einer vereinbarten Frist Ratenzahlung (Zahlung in mehreren Raten in bestimmter Höhe innerhalb eines vereinbarten Zeitraums. Arten von Preisnachlässen Skonto Preisnachlass für eine vorzeitige Zahlung (Vorauszahlung) sofern ein Zahlungsziel in Anspruch genommen wird. Bonus Nachträgliche Prämie auf einen bestimmten Gesamtbestellwert innerhalb eines vereinbarten Zeitraums. Rabatt Ein frei ausgehandelter Preisnachlass