eakte mit d.3 digitale Vorgangsbearbeitung für Sachakten und Fallakten Laurenz Stecking

Transkript

1 eakte mit d.3 digitale Vorgangsbearbeitung für Sachakten und Fallakten Laurenz Stecking

2 Tägliche Herausforderungen in der Öffentlichen Verwaltung gestern.

3 Tägliche Herausforderungen in der Öffentlichen Verwaltung gestern. heute

4 Tägliche Herausforderungen in der Öffentlichen Verwaltung und morgen

5 codia Software GmbH Lösungsanbieter mit strategischer Ausrichtung auf Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, Vorgangsbearbeitung und egovernment sowie Scandienstleistung Zielmarkt: Öffentliche Verwaltungen mit Schwerpunkt Kommunalverwaltungen und Hochschulen Langjährige Erfahrung mit 16 Jahren Lösungskompetenz im Zielmarkt 45+ Mitarbeiter bundesweit mit Hauptsitz in Meppen 170+ direkt und indirekt betreute kommunale Anwender d.velop competence center (dcc) egovernment

6 d.velop AG Anbieter von integralen Lösungen für Digitale, revisionssichere Archivierung Verwaltung von elektronischen Dokumenten Workflow gegründet Mitarbeiter am Standort Gescher 15 Tochterunternehmen in Europa Mehr als 350 Experten in der d.velop group Mehr als 500 Experten im d.velop competence network Über Kunden Beteiligung an der codia Software GmbH mit 25%

7 Probleme in der Praxis, vor der Einführung der eakte Papierakten sind nicht vollständig und geordnet, Teile der Akte gibt es nur noch digital elektronische Ablagen (Filesystem, Postfächer) sind nicht vollständig und geordnet elektronische Dokumente werden für verschiedene Zwecke kopiert und innerhalb der Verwaltung per verschickt elektronische Dokumente werden unabhängig von gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen ohne zeitliche Begrenzung aufbewahrt

8 eakte im d.3-system Ziel: Ganzheitliche Elektronische Akte Unterschiedliche Dokumentenquellen: Office-Programme Papier (Scannen) Dateiablage, Internet Fachverfahren Langzeitstabile Dokumentenformate (TIFF, PDF/A) Integration / Anbindung Fachverfahren Recherche aus dem Fachverfahren Übernahme Dokumente und/oder Indexwerte Berechtigungen / Zugriffskontrolle Elektronische Signatur Revisionssicherheit = Rechtssicherheit Aufbewahrungsfristen / Aussonderung

9 Aktenarten Fallakten In der Regel große Mengen gleichartiger Akten, die ihre Aktenzeichen und Metainformationen aus einem führenden Fachverfahren erhalten. Elektronische Akte in Verbindung mit Sachbearbeitung und Fachverfahren Struktur fachspezifisch (Fachverfahren) Sachakten Querschnittliche Informationsablage Strukturierte Ablage z. B. nach Aktenplan Einheitlichen Metainformationen über die gesamte Verwaltung, Akten- und ein Vorgangszeichen, Erstellungsdatum, Aufbewahrungsfrist, die federführende Organisationseinheit etc. Behördenweit eine einheitliche Systematik für die Aktenführung:

10 codia Fallakten mit Fachverfahrensund Anwendungsintegrationen Grundsatz: Fachverfahren bleibt führendes Verfahren Transparenter Dokumentenzugriff aus dem Fachverfahren Automatisierte Belegübernahme bei Massendruck Metadaten / Dokumentattribute aus dem Fachverfahren codia hat über 140 Fachverfahren an d.3 angebunden SAP, Infoma nsk, AB-DATA, H&H, Prosoz, Lämmerzahl, Prosozial, Prosoz, Gekos, OTS, Avviso, ABIT phinavv, AKDN Sozial, HIS

11 Aktenarten: Sachakten Definierte Ablagestruktur und Metadaten (Akte-Vorgang-Dokument) Aktenplan als übergeordnetes hierarchisches Ordnungssystem Aktenschlüssel (Aktenzeichen, Vorgangsnummer), Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen etc. abgeleitet aus der Aktenplannummer der Betreffeinheit im Aktenplan Allgemeine Schriftgutverwaltung in der Registratur

12 Alle guten Dinge sind 3 Die 3 integralen Funktionselemente im d.3-system Digitale Archivierung Dokumenten-Management Workflow-Management

13 E-Government E-Government ist Gesetz! Aber: Es geht auch ohne Gesetz!

14 E-Government Die eakte ist ein Gebot der Vernunft technisch organisatorisch und wirtschaftlich sinnvoll

15 Strategie vor Organisation Organisation vor Technik