Zahlen bildhaft darstellen: Spezielle Diagramme

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1 Zahlen bildhaft darstellen: Spezielle Diagramme 259 Die Top Ten im Diagramm darstellen 263 Daten in Diagrammen vor dem Hintergrund anderer Werte darstellen 266 Balkendiagramm mit eingebauter Obergrenze 272 Komfort bei der Aktualisierung von Diagrammen 276 Die Umsatzentwicklung aufzeigen 281 Bedingte Formatierung im Diagramm 283 Grenzwerte zu einer Datenreihe anzeigen 286 Viele Tabellen, ein Diagramm 290 Leselinie in Diagrammen 292 Tipps und Tricks zu Diagrammen 297 Allgemeine Regeln für Diagramme Die Top Ten im Diagramm darstellen Der Erfolg von Berichten hängt oft davon ab, wie wichtige Zahlen in Form von Diagrammen dargestellt werden. Zahlenfriedhöfe überzeugen kaum noch. Daraus erwächst die Notwendigkeit, die richtigen Daten auszuwerten und die Informationen dann auch grafisch so aufzubereiten, dass sie anschaulich und schnell erfassbar sind. Ein sortiertes Balkendiagramm In vorliegenden Beispiel sollen aus einer beliebig langen Datenreihe, die monatlich eingegeben wird, die jeweils zehn höchsten Werte herausgefiltert und dann sortiert in einem Balkendiagramm untereinander dargestellt werden, also der längste Balken oben, der kürzeste unten. Die Daten eingeben Die Daten selbst werden untereinander eingetragen, in Spalte B die Bezeichnung und in Spalte C der jeweilige Betrag. Diese Rohdaten werden dann für das zu erstellende Diagramm aufbereitet. 259

2 Das fertige Beispiel finden Sie in der Datei TopTen.xls im Ordner Buch\Kap05 auf der CD-ROM zum Buch. Zum Üben und zum Nachvollziehen der folgenden Schritte finden Sie im gleichen Ordner eine Datei namens TopTen_0.xls, die die Rohdaten enthält. Die Möglichkeit, die Daten im Eingabebereich zu sortieren, besteht zwar, aber dieser Schritt müsste jeden Monat wiederholt werden. Insofern scheidet das Sortieren wie auch die Verwendung eines AutoFilters aus, in dem man die Top Ten auswählen könnte. Abbildung 5.1: Links der Eingabebereich, rechts die aufbereitete Liste der zehn größten Werte Komfortabler wird es, wenn die Daten in einer zweiten Tabelle separat aufbereitet und dort sortiert werden. Dies hat auch den Vorteil, dass die eingegebenen Daten in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben. Kopieren Sie also die Tabellenüberschriften rechts neben die Ausgangstabelle, beispielsweise in den Bereich G4:H4. Unter der Überschrift für den Betrag (Zelle H5) wird nun aus der Ausgangstabelle der kleinste Wert berechnet (Abbildung 5.1). Beginnen Sie mit dem kleinsten Wert, weil in Balkendiagrammen die einzelnen Balken im Vergleich zu den Daten stets in umgekehrter Reihenfolge dargestellt werden. Steht also in der Datentabelle der kleinste Wert ganz oben, erscheint der entsprechende Balken im Diagramm ganz unten. HINWEIS Namen festlegen Um die folgenden Formeln zu vereinfachen, versehen Sie die Werte in Spalte B und C mit Bereichsnamen. Die Werte in beiden Spalten sollen die Überschriften aus Zeile 4 als Namen übernehmen. Markieren Sie dazu den Zellbereich B4:C100 und rufen mit der Tastenkombination Strg+Umschalt+F3 das entsprechende Dialogfeld auf. Alternativ dazu wählen Sie den Menübefehl Einfügen/Namen und dann Erstellen. Wählen Sie dort unter Namen erstellen das Kontrollkästchen aus Oberster Zeile (Abbildung 5.2). 260 Kapitel 5

3 Abbildung 5.2: Namen schnell definieren durch Verwendung von Spaltenüberschriften Die Top Ten ermitteln mit KGRÖSSTE Verwenden Sie als nächstes die Funktion KGRÖSSTE. Sie kann den größten, zweitgrößten, drittgrößten usw. Wert aus der Ausgangstabelle berechnen. Der wievieltgrößte Betrag berechnet werden soll, wird im zweiten Argument der Funktion festgelegt. Wie schon erwähnt, ist beim Sortieren der Daten für das angestrebte Balkendiagramm zu beachten, dass der kleinste Wert in der Tabelle ganz oben steht. Beginnen Sie deshalb bei der Aufbereitung der Auswertungstabelle in Spalte G und H mit der Berechnung des zehntkleinsten Wertes. 1. Tragen Sie in Zelle H5 folgende Formel ein: =KGRÖSSTE(Betrag;10) 2. Kopieren Sie diese Formel neun weitere Zellen nach unten bis H Ersetzen Sie in H6 in der Formel die 10 durch eine 9, denn dort soll der neuntgrößte Betrag berechnet werden. 4. Passen Sie auch alle anderen acht Formeln entsprechend an. In H14 lautet dann demzufolge die letzte Formel: =KGRÖSSTE(Betrag;1) Damit ist eine automatische Sortierung der Werte aus der Ausgangstabelle in Spalte H gesichert. Die Bezeichnungen zu den Top Ten-Werten finden Für die korrekte Darstellung des Diagramms muss nun in Spalte G zu jedem der Werte aus Spalte H die entsprechende Bezeichnung geliefert werden. Dazu gibt es mehrere Lösungsvarianten. Zum einen kann die Funktion SVERWEIS zum Einsatz kommen. Dies würde jedoch voraussetzen, dass noch eine Hilfsspalte gebildet wird. Günstiger ist es, die beiden Funktionen VERGLEICH und INDEX miteinander zu kombinieren. Die Funktion VERGLEICH Die Ermittlung der jeweils zutreffenden Bezeichnung in Spalte G muss in zwei Teilschritten erfolgen. Zunächst wird mithilfe der Funktion VERGLEICH die Position des gesuchten Wertes in dem Bereich Betrag erfasst. Die Syntax der Funktion lautet: VERGLEICH(Suchkriterium;Suchmatrix;Vergleichstyp) 1. Markieren Sie Zelle G5 und rufen Sie den Funktions-Assistenten auf. 2. In der Kategorie Matrix finden Sie die Funktion VERGLEICH. Das erste Argument ist der Wert in Spalte H in der gleichen Zeile, in unserem Fall also H5. 3. Für das Argument Suchmatrix geben Sie den Bereichsnamen Betrag ein. Betätigen Sie dazu die Taste F3 und wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus. Zahlen bildhaft darstellen: Spezielle Diagramme 261

4 4. Das Argument Vergleichstyp setzen Sie auf 0 (Null). Dieses Argument ist unter anderem deshalb erforderlich, da die Beträge im Bereich Betrag (Spalte C) nicht sortiert vorliegen. Und bei diesem Vergleichstyp 0 können die Elemente der Suchmatrix in beliebiger Reihenfolge angeordnet sein. Die Formel lautet also vollständig =VERGLEICH(H5;Betrag;0). Vergleichen Sie hierzu auch Abbildung 5.3. Kopieren Sie die Formel nach unten bis G14. Die Ergebnisse geben darüber Auskunft, in welcher Zeile des Bereiches Betrag die gesuchten Werte liegen. Abbildung 5.3: Das Dialogfeld der Funktion VERGLEICH Die Funktion INDEX Mit der Funktion INDEX kann nun aus dem Bereich Bezeichnung (Spalte B) die entsprechende Zuordnung vorgenommen werden. Die Syntax der Funktion ist in unserem Fall INDEX(Bezug;Zeile). Die beiden anderen Argumente der Bezugsversion der INDEX-Funktion werden hier nicht gebraucht. Da das Argument Zeile bereits vorliegt nämlich das Ergebnis der Funktion VERGLEICH müssen Sie nun diese VERGLEICH-Formel in die INDEX-Funktion übernehmen. 1. Klicken Sie dazu auf G5, markieren Sie in der Bearbeitungszeile die gesamte Formel ohne das Gleichheitszeichen und kopieren diese mit Strg+C in die Zwischenablage. Beenden Sie den Vorgang mit Esc und löschen dann den Inhalt von G5 mit Entf. 2. Rufen Sie nun erneut den Funktions-Assistenten auf. In der Kategorie Matrix finden Sie die Funktion INDEX. 3. Wählen Sie nach Klick auf OK die erste Variante dieser Funktion. Das Argument für Matrix ist in unserem Fall der Bereichsname Bezeichnung, den Sie wieder über F3 einsetzen können. 4. Für das Argument Zeile befördern Sie per Strg+V den Inhalt aus der Zwischenablage in das entsprechende Eingabefeld. 5. Das Argument Spalte können Sie im vorliegenden Fall leer lassen, denn die Matrix umfasst in diesem Beispiel nur eine Spalte, aus der Werte wiedergegeben werden können. Sie können aber auch gern die Zahl 1 eingeben, um Excel zu veranlassen, die Werte aus der ersten Spalte zu holen. Das Ergebnis ist beim vorliegenden Beispiel in beiden Fällen gleich. Die endgültige Formel, die Sie bis G14 nach unten kopieren können (Abbildung 5.4), lautet: =INDEX(Bezeichnung;VERGLEICH(H5;Betrag;0)) 262 Kapitel 5

5 Abbildung 5.4: Das Dialogfeld der Funktion INDEX Das Diagramm Zum Erstellen des Diagramms markieren Sie anschließend den Bereich G5:H14 und rufen dann über den Menübefehl Einfügen/Diagramm den Diagramm-Assistenten auf. Wählen Sie dort in der Liste Diagrammtyp den Eintrag Balken und als Untertyp das Symbol für Gruppierte 3D-Balken. Formatieren Sie abschließend das Diagramm so, dass es in etwa der Abbildung 5.5 entspricht. Abbildung 5.5: Das fertige Balkendiagramm, in dem die Top Ten- Ergebnisse dargestellt werden Das Beispiel finden Sie in der Datei TopTen.xls im Ordner Buch\Kap05 auf der CD- ROM zum Buch. Daten in Diagrammen vor dem Hintergrund anderer Werte darstellen Nicht immer sollen in Diagrammen nur zeitliche Entwicklungen, Mengen oder Anteile wiedergegeben werden. Manchmal geht es auch darum, eine bestimmte Entwicklung vor dem Hintergrund anderer Trends vergleichbar zu machen. Verwenden Sie für solche Fälle Liniendiagramme oder falls möglich eine Mischung aus Linien- und Flächen-Diagramm. Bekannte Anwendungsfälle für solche vergleichenden Diagramme sind beispielsweise: b die Gegenüberstellung der Entwicklung des Euro zum US-Dollar oder b das Aufzeigen des Aktienkurses einer Firma oder einer Branche im Vergleich zum DAX. Zahlen bildhaft darstellen: Spezielle Diagramme 263

6 In all diesen Fällen werden in der Regel Linien- oder Flächendiagramme eingesetzt. In Abbildung 5.6 sehen Sie ein Beispiel für eine solche Lösung. Die betreffende Datenreihe wird als Linie dargestellt. Im Hintergrund wird der Verlauf der Vergleichswerte gezeigt und zwar als Fläche. Abbildung 5.6: Die fertige Lösung: Linien- Diagramm im Vordergrund und im Vergleich dazu das Flächendiagramm dahinter In unserem Beispiel soll die Entwicklung in einer Region mit der im nationalen Rahmen verglichen werden. Das Beispiel und die einzelnen Schritte finden Sie in der Datei Vergleich.xls im Ordner Buch\Kap05 auf der CD-ROM zum Buch. Abbildung 5.7: Die Daten in zwei Zeilen untereinander angeordnet Dateneingabe und Erstellung des Ausgangsdiagramms Geben Sie zunächst für die Zeitperiode die Spaltenüberschriften ein, also beispielsweise Jahre oder Quartale oder Monate (siehe hierzu auch den Einschub). In den zwei Zeilen darunter tragen Sie die Werte der beiden Datenreihen ein (Abbildung 5.7). Danach erstellen Sie das Ausgangsdiagramm mit folgenden Schritten: b Klicken Sie in die Datentabelle und markieren Sie diese schnell und vollständig mit der Tastenkombination Strg+* (das Multiplikationszeichen auf dem numerischen Block der Tastatur). b Betätigen Sie die Funktionstaste F11, um vor dem Blatt mit der Datentabelle ein neues Diagrammblatt einzufügen. 264 Kapitel 5

7 b Wählen Sie den Menübefehl Diagramm/Diagrammtyp, klicken Sie links auf den Eintrag Linie und nehmen Sie rechts bei Diagrammuntertyp den Vorschlag an (zweite Reihe ganz links). b Im Ergebnis dieser Schritte erhalten Sie ein Liniendiagramm, das unten die regionale Entwicklung seit 1980 anzeigt und oben die im nationalen Rahmen. Probleme mit Jahreszahlen als Spaltenüberschriften Wenn Sie in der Datentabelle in der ersten Zeile als Spaltenüberschriften Jahreszahlen verwenden, müssen Sie darauf achten, dass die erste Spalte der Tabelle keine Überschrift enthält. Im Beispiel in Abbildung 5.7 muss also die Zelle B2 leer bleiben. Andernfalls interpretiert Excel die Jahreszahlen als erste Datenreihe und stellt somit die Jahreszahlen als entsprechend hohe Säulen oder Balken oder eben Linien dar. Bestehen Ihre Spaltenüberschriften nicht aus Zahlen, dann tritt dieses Problem gar nicht erst auf. Übrigens: selbst wenn Sie die Zellen mit den Jahreszahlen mit dem Zahlenformat Text belegen, interpretiert Excel die Überschriften immer noch als Datenreihe. Der einzige Weg, der bleibt, besteht darin, den Jahreszahlen bereits bei der Eingabe ein Hochkomma voranzustellen, also beispielsweise '1980. Dann ist der Inhalt für Excel eindeutig ein Text und Sie könnten in unserem Beispiel auch in B2 eine Information als Überschrift eingeben. Das Diagramm nachbearbeiten Um nun die Linie für die Datenreihe Landesweit in eine Fläche umzuwandeln: b markieren Sie zunächst die Linie. Wählen Sie dann wieder den Menübefehl Diagramm/Diagrammtyp, klicken Sie diesmal links auf den Eintrag Fläche. Wichtig: Unten links im Bereich Optionen ist nun das Kontrollkästchen Auf Auswahl übernehmen mit einem Häkchen versehen, da nur dieser Teil des Diagramms geändert werden soll. b Passen Sie nun die Farbe für die Fläche und für die Linie so an, dass ein gut sichtbarer Kontrast entsteht. Markieren Sie dazu das jeweilige Objekt und rufen mit der Tastenkombination Strg+1 das jeweils passende Dialogfeld zum Formatieren auf. Ändern Sie auch die Linienstärke auf die maximale Breite. b Um am Schnittpunkt von Rubriken- und Größenachse nicht die beiden Zahlen zu haben, sorgen Sie dafür, dass die 0 (Null) an der Größenachse ausgeblendet wird. Markieren Sie die Größenachse, rufen mit Strg+1 das Dialogfeld Achsen formatieren auf und legen auf der Registerkarte Zahlen in der Kategorie Benutzerdefiniert das Zahlenformat 0;; fest. Ändern Sie gegebenenfalls im gleichen Dialogfeld auf der Registerkarte Skalierung noch die Werte für Maximum und Hauptintervall, um eine optimale Darstellung zu erhalten. Die Linie aufpeppen Regionalkolorit verstärken Versehen Sie abschließend die Linie, die ja bei dem Vergleich im Vordergrund stehen soll, mit dem jeweiligen Wappen oder einem anderen Symbol der Region. Kopieren Sie dafür zunächst die entsprechende Grafik in die Zwischenablage. Markieren Sie die Linie und fügen den Inhalt der Zwischenablage mit Strg+V ein. Zahlen bildhaft darstellen: Spezielle Diagramme 265

8 Doppelklicken Sie nun noch auf die Rubrikenachse (am besten auf eine der Jahreszahlen) und setzten Sie auf der Registerkarte Skalierung ein Häkchen ins Kontrollkästchen Größenachse schneidet zwischen Rubriken. Das fertige Diagramm sollte dann der Abbildung 5.6 entsprechen. Balkendiagramm mit eingebauter Obergrenze Mit der folgenden Diagramm-Lösung ist es möglich, die Einhaltung von bestimmten Vorgaben optisch zu überwachen. Sie kann als Muster für verschiedene Anwendungsbereiche verwendet werden: Kostenkontrolle, Abgleich von Messdaten usw. In Tabellen kann die Einhaltung bestimmter Ober- oder Untergrenzen für Werte mittels der Bedingten Formatierung optisch ausgewertet werden. In dem folgenden Beispiel geht es aber darum, per Diagramm aufzuzeigen, ob verschiedene Werte eine bestimmte Obergrenze überschreiten. Diese Obergrenze wird flexibel gehalten, indem sie in eine Zelle des Arbeitsblatts eingegeben werden kann. Die einzelnen Werte werden als Balken abgebildet. In dem Fall, da die vorgegebene Obergrenze überschritten wird, nimmt der Balken eine andere Farbe an. In Abbildung 5.8 sehen sie die fertige Lösung. Im oberen Bereich werden die zu überwachenden Daten eingetragen. Hier befindet sich auch die Zelle, in welcher der Wert für die Obergrenze festgelegt werden kann (C2). Darunter werden im Diagramm in all den Fällen zweifarbige Balken gezeigt, in denen die Werte in Spalte C die Obergrenze überschreiten. Das Beispiel finden Sie in der Datei DiaOber.xls im Ordner Buch\Kap05 auf der CD- ROM zum Buch. In diesem Ordner gibt es auch eine Datei namens DiaOber_0.xls. Verwenden Sie diese zum Üben und Nachvollziehen der folgenden Schritte. Abbildung 5.8: Die fertige Lösung mit Eingabebereich und auswertendem Diagramm, in dem ab der Obergrenze die Balken eine andere Farbe annehmen 266 Kapitel 5

9 Vorüberlegungen zum Anfertigen des Diagramms Um das Diagramm in der gewünschten Art anzeigen zu können, sind zunächst einige Vorüberlegungen zu den Anforderungen notwendig: b Aus der Zielstellung, die Balken für die Werte gegebenenfalls in zwei Farben darzustellen, ergibt sich, dass der Diagrammtyp ein gestapeltes Balkendiagramm sein muss. b Daraus wiederum folgt, dass für das Anfertigen des Diagramms zwei Datenreihen gebraucht werden. b Die Anwender sollen aber nur die Daten für eine Datenreihe eingeben müssen. Excel soll auf dieser Basis die beiden erforderlichen Datenreihen bilden, also werden entsprechende Formeln gebraucht. b Damit diese beiden Datenreihen unsichtbar bleiben, müssen sie ausgeblendet werden. Hierbei ist zu bedenken, welche Auswirkungen das auf das Diagramm hat. b Der Wert für die Obergrenze soll flexibel anpassbar sein. Hier ist es sinnvoll, einen Namen für die entsprechende Zelle festzulegen; gegebenenfalls sogar ein Steuerelement (beispielsweise ein Drehfeld) einzusetzen. b Im Diagramm soll ein eingegebener Gesamtbetrag als ein Balken erscheinen. Der Bereich oberhalb des Grenzwertes soll zwar andersfarbig sein, sich aber innerhalb dieses Gesamtbalkens befinden, also wird ein stärkerer und gleichfarbiger Rahmen benötigt. b Der Betrachter soll die Überschreitung der Obergrenze nicht nur farblich erkennen können, sondern auch eine Information erhalten, um wie viel die Obergrenze überschritten wurde. Dazu ist eine Datenbeschriftung der zweiten Balkensegmente erforderlich, allerdings nur dann, wenn die Werte größer Null sind, also die Obergrenze auch tatsächlich überschritten wurde. b Eine Legende im Diagramm soll anzeigen, was die beiden farblich unterschiedlichen Segmente bedeuten. b Die Legende muss sich also dynamisch dem Grenzwert anpassen und diesen wiedergeben. Die Tabelle aufbauen Nach diesen notwendigen Vorüberlegungen können nun die einzelnen Schritte für die Lösung zielstrebig abgearbeitet werden. Die»normalen«Tabellendaten in zwei Hilfsspalten aufbereiten Der in Abbildung 5.9 gezeigte Eingabebereich soll so weiterentwickelt werden, dass die in Spalte C eingegebenen Daten auf zwei Datenreihen aufgeteilt werden: b Eine Datenreihe, die die Werte bis zu der in C2 definierten Obergrenze wiedergibt. b Eine Datenreihe, die darüber hinaus gehende Werte in einem zweiten Balkensegment anzeigt. Um die Formeleingabe zu vereinfachen, vergeben Sie zunächst noch zwei Bereichsnamen: für C2 den Namen Grenzwert und für die darunter liegenden Daten in den Zellen C5 bis C9 den Namen Ergebnis. Markieren Sie dazu die jeweiligen Zellen, tip- Zahlen bildhaft darstellen: Spezielle Diagramme 267

10 pen in das Namenfeld links von der Bearbeitungszeile die gewünschte Bezeichnung ein und schließen jeweils mit der Eingabetaste ab. Abbildung 5.9: Der Eingabebereich Nun erfolgt das Splitten der Daten in die zwei Datenreihen. Zunächst sollen in Spalte D die Daten bis zur Obergrenze dargestellt werden, also die linken Balkensegmente. b Geben Sie dazu in D5 folgende Formel ein: =WENN(Ergebnis<=Grenzwert;Ergebnis;Grenzwert). Sie stellt sicher, dass bei Werten bis zur Obergrenze die tatsächlichen Werte abgebildet werden, ansonsten nur der Teil des Wertes, der bis zur Obergrenze reicht. b Kopieren Sie diese Formel in Spalte D am Ausfüllkästchen nach unten. b Markieren Sie nun die Zelle E5, um die Formel für die Berechnung und Darstellung des Teils der Werte aus Spalte C einzugeben, die über der Obergrenze liegen. Tragen Sie folgende Formel ein: =WENN(Ergebnis>Grenzwert;Ergebnis-Grenzwert;0). Kopieren Sie auch diese Formel am Ausfüllkästchen in der Spalte nach unten. Abbildung 5.10: Die Eingaben in Spalte C werden in den Spalten D und E in zwei Teilwerte aufgesplittet Testen Sie nun die Formeln, indem Sie sowohl die Werte im Bereich ab C5 wie auch den Grenzwert in C2 verändern. Das Diagramm erstellen Im nächsten Schritt erstellen Sie nun das gestapelte Balkendiagramm auf der Basis der Daten aus den Spalten B, D und E. 268 Kapitel 5

11 Diagramm in seiner Rohfassung erstellen Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Markieren Sie den Zellbereich B4:B9. 2. Markieren Sie nun mit gedrückter Strg-Taste außerdem den Bereich D4:E9. 3. Rufen Sie den Diagramm-Assistenten auf. 4. Wählen Sie als Diagrammtyp Balken und als Untertyp die Option Gestapelte Balken (Abbildung 5.11). 5. Klicken Sie auf Fertig stellen. Abbildung 5.11: Die Wahl eines gestapelten Balkendiagramms Erste Nachbearbeitung des Diagramms Die folgenden Schritte dienen in erster Linie der Kosmetik und gehören in den Bereich der»normalen«diagrammbearbeitung. b Klicken Sie das (linke) Hauptsegment der Balken an und rufen Sie über die Tastenkombination Strg+1 das Dialogfeld Datenreihen formatieren auf. b Wählen Sie auf der Registerkarte Muster Aquamarin als Füllfarbe, als Farbe für einen verstärkten Rahmen und bestätigen Sie über OK. b Markieren Sie die (rechten) Teilsegmente und drücken Sie erneut die Tastenkombination Strg+1. Weisen Sie diesen Segmenten Gelbbraun als Füllfarbe zu und anschließend die gleiche Rahmenfarbe wie beim Hauptsegment zu. b Die Änderung der Produktfolge erreichen Sie per Doppelklick auf die Rubrikenachse. Aktivieren Sie nun auf der Registerkarte Skalierung die beiden Kontrollkästchen Rubriken in umgekehrte Reihenfolge und Größenachse (y) schneidet bei größter Rubrik. b Verändern Sie das Format für die Gitternetzlinien auf Gestrichelt und die Farbe der Gitternetzlinien sowie der Achsen auf Blaugrün. Schalten Sie bei der Gelegenheit für beide Achsen gleich noch die Hauptstriche aus. Zahlen bildhaft darstellen: Spezielle Diagramme 269