Kapitel 20. Kostenrechnung und Kalkulation über den Daumen peilen reicht nicht! Beispiel zur Berechnung eines Lohnstundensatzes

Transkript

1 58 Kostenrechnung und Kalkulation über den Daumen peilen reicht nicht! Kapitel 20 Kostenrechnung und Kalkulation über den Daumen peilen reicht nicht! Ohne zukunfts- und erfolgsorientierte Kalkulation werden Sie sich auf Dauer nicht im harten Konkurrenzkampf behaupten können. Werden Sie sich Ihrer Kosten bewusst und treffen Sie dann richtige unternehmerische Entscheidungen. Solche Entscheidungen betreffen: Kosteneinsparung: Wieviel und in welchen Bereichen? Kostenanalyse: Welche Kosten sind überdurchschnittlich hoch und warum? Gewinne oder Verluste bei einzelnen Leistungen, Produkten und Aufträgen? Welches ist die optimale Betriebsgröße? Wo liegt die Preisuntergrenze bei der Kalkulation Grundlage jeder Kostenrechnung ist eine aussagefähige Buchhaltung. Im Kapitel Buchführung nicht nur lästige Pflicht erfahren Sie mehr dazu. Für Ihre Auftragskalkulation erhalten Sie von den verschiedenen Fachverbänden branchenspezifische Kalkulationsunterlagen. Welchen Preis Sie pro Stunde verrechnen müssen, können Sie sich mit dem folgenden selbst ausrechnen. Sie verwenden dazu die Zahlen aus der Rentabilitätsvorschau; später erhalten Sie die benötigten Zahlen aus Ihrer Buchhaltung. zur Berechnung eines Lohnstundensatzes Zuerst übernehmen Sie die folgenden Zahlen aus Ihrer Rentabilitätsvorschau: Personalkosten Sachkosten Zinsen Abschreibungen Betriebliche Kosten (einschl. Zinsen und Abschreibung) Zu diesen Kosten addieren Sie kalkulatorische Kosten wie: Unternehmerlohn (Privatentnahmen) Eigenkapitalverzinsung (aus ) 700 Mietwert der eigenen Räume

2 Kostenrechnung und Kalkulation über den Daumen peilen reicht nicht! 59 Kosten gesamt: Betriebliche Kosten (aufgerundet aus ) kalkulatorische Kosten Von diesem Betrag ziehen Sie nun die Kosten ab, die nicht über den Stundensatz, sondern über den Materialaufschlag verrechnet werden. Wenn Sie bei Ihrer Kalkulation beispielsweise etwa 20% auf den Materialeinkaufspreis aufschlagen, dann sieht Ihre Rechnung so aus: Kosten gesamt /. Erlös aus Materialaufschlag 20% aus Wareneinsatz Kosten, die über verrechenbare Stunden abzurechnen sind Die verrechenbaren Stunden berechnen Sie so: Kalendertage im Jahr 365 Tage./. Samstage/Sonntage kalkulatorische Kosten 104 Tage./. Feiertage 10 Tage./. Urlaubstage 30 Tage./. sonstige Ausfallstage 2 Tage./. durchschnittliche Krankheitstage 12 Tage Anwesenheitstage x Anwesenheitsstunden pro Tag 207 Tage 7,6 Std. = Anwesenheitsstunden pro Jahr Std../. unproduktive Stunden 15% 236 Std. = verrechenbare Stunden pro Mitarbeiter und Jahr Std. Multipliziert mit der Zahl der produktiv Beschäftigten erhalten Sie die gesamten produktiven Stunden Ihres Betriebes im Jahr: Inhaber 60%produktiv 0,6 1 Aushilfe 30%produktiv 0,3 2 Gesellen 100%produktiv 2,0 produktiv Beschäftigte gesamt 2,9 x verrechenbare Stunden pro Mitarbeiter Std. = gesamte verrechenbare Stunden des Betriebes Std.

3 60 Kostenrechnung und Kalkulation über den Daumen peilen reicht nicht! Nun können Sie die über verrechenbare Lohnstunden des Betriebes abzudeckenden Kosten durch die gesamten Lohnstunden des Betriebes dividieren. Das Ergebnis ist der Stundenverrechnungssatz Ihres Betriebes Kosten gesamt :gesamte verrechenbare Lohnstunden Std = Stundenverrechnungssatz (ohne Mwst.) 38,45 /Std. Kalkulieren mit Maschinenstundensätzen Nach dieser Berechnung müssten Sie also künftig bei der Kalkulation Ihrer Aufträge einen Stundenverrechnungssatz in Höhe von mindestens 38,45 /Std. zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer verrechnen, um alle betrieblichen Kosten zu decken. Diese einfache Berechnung eines Lohnstundensatzes kann für den Anfang genügen. Zusammen mit Ihrem Berater sollten Sie später die Berechnung verfeinern. Durch die Aufteilung der Kosten in fixe und variable Kosten können Sie dann kurzfristige Preisuntergrenzen bestimmen. Ein Prinzip der Kostenrechnung ist: Die Kosten sollen dem Auftrag, der sie verursacht hat, zugerechnet werden. Bisher haben Sie alle Kosten gleichmäßig auf die Lohnstunden verteilt. Wenn Sie aber einen wesentlichen Teil Ihrer Betriebsleistung aus dem Einsatz von Maschinen erzielen, sollten Sie anders rechnen. sweise hat ein Mechaniker eine Fräsmaschine, ein Fahrzeuglackierer eine Lackieranlage oder ein Schreiner teure Holzbearbeitungsmaschinen. In diesen Fällen wäre es nicht kostengerecht, die Montagestunden, die Stunden der Holzbearbeitung oder Lackiervorbereitung ebenfalls mit den Stunden der Maschinen zu belasten, zumal jeder Auftrag diese Maschinen unterschiedlich beansprucht. Tipp: Kalkulieren Sie die Kosten der Maschinen gesondert in den Maschinenstundensätzen. Die übrigen Arbeitsstunden werden dann natürlich geringer belastet, und der Stundenverrechnungssatz sinkt. Zu den Kosten der Maschine zählen insbesondere. Abschreibungen auf die Maschine Zinsen für das in die Maschine investierte Kapital Raumkosten der Maschine Instandhaltungskosten, Kundendienst, Reparaturen, Werkzeuge Energiekosten der Maschine sonstige maschinenbezogene Kosten, Hilfs- und Betriebsstoffe.

4 Kostenrechnung und Kalkulation über den Daumen peilen reicht nicht! 61 Berechnen Sie Maschinenstundensätze nach dem folgenden. Denken Sie aber daran: In dem Maschinenstundensatz sind keine Lohnkosten enthalten! zur Berechnung eines Maschinenstundensatzes Laufzeit der Maschine Geschätzte Laufzeit pro Jahr Kalkulierte Nutzungsdauer 800 Std. 5 Jahre Berechnung der kalkulatorischen Abschreibung Anschaffungswert geschätzter Wiederbeschaffungswert in 5 Jahren /. erwarteter Restwert in 5 Jahren = zu finanzierender Wiederbeschaffungswert Kalkulatorisch Abschreibung = zu finanzierender Wiederbeschaffungswert/Nutzungsdauer Berechnung der Kalkulatorischen Zinsen Anschaffungswert x Zins = x = Berechnung der Raumkosten Raumbedarf 10m 2 Mietpreis 2 /Monat x 12 Monate =240 Instandhaltungskosten Wartungsvertrag 0 /Monat Reparaturen 30 /Monat Ersatzteile 75 /Monat x 12 Monate =1.260 Energiekosten Leistung 25,00 kw/h Preis 0,15 /kw/h x 800 Std. =300 Sonstige maschinenbezogene Kosten Versicherung 180 /Jahr Werkzeuge, Schleifmittel etc /Jahr =4.180

5 62 Kostenrechnung und Kalkulation über den Daumen peilen reicht nicht! Aufteilung in fixe und variable Kosten pro Jahr Gesamtkosten fix variabel Kalkulatorische Abschreibung kalkulatorische Zinsen Raumkosten Instandhaltungskosten Energiekosten sonstige Kosten fixe Kosten/Jahr variable Kosten/Jahr bei 800 Stunden Laufzeit Kosten pro Stunde bei 800 Std. Gesamtkosten fix variabel Kalkulatorische Abschreibung 17,50 17,50 0,00 kalkulatorische Zinsen 1,56 1,56 0,00 Raumkosten 0,30 0,28 0,03 Instandhaltungskosten 1,58 0,58 1,00 Energiekosten 3,75 1,50 2,25 sonstige Kosten 5,23 1,73 3,50 Gesamtkosten/Stunde 29,92 23,15 6,78 Tipps: Überprüfen Sie die Stundensätze regelmäßig, denn auch Kosten und Kapazität ändern sich. Mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung vergleichen Sie die Kostenentwicklung mit Ihren Plankosten. Mit der Zeiterfassung für Mitarbeiter und Maschinen kontrollieren Sie die verrechenbaren Stunden und die Auslastung. Rechnen Sie Ihre Aufträge nach. Nur dann können Sie Gewinn und Verlust feststellen und rechtzeitig eingreifen. Und Sie verbessern Ihre Erfahrungswerte für künftige Kalkulationen.

6 Kostenrechnung und Kalkulation über den Daumen peilen reicht nicht! 63 Zeit ist Geld. Jede Arbeitsstunde, die Sie nicht erfassen und nicht verrechnen, schmälert Ihren Gewinn. Die richtige und lückenlose Zeiterfassung für Mitarbeiter und wichtige Maschinen ist für eine exakte Kalkulation unerlässlich. Arbeitszeiten der Mitarbeiter, des Unternehmers und der Maschinen können ohne großen Verwaltungsaufwand auftragsbezogen erfasst werden. Praxisbezogene Zeiterfassungsbzw. Zeitmanagementsysteme oder elektronische Zeiterfassungsgeräte helfen Ihnen dabei. Vermeiden Sie Einzelblätter, Eintragungen in Notizbücher oder Kalenderblätter. Einfache Organisationshilfen sind: Zeiterfassung unerlässlich Auftragsbuch Auftragskarte Rapporte Stempeluhren elektronische Zeiterfassungsgeräte. Verwenden Sie diese Aufzeichnungen auch als Grundlage für die Lohnabrechnung, dann werden auch Ihre Mitarbeiter gewissenhaft die gesamten produktiven und unproduktiven Stunden aufschreiben. Die Kontrolle der Zeiten speziell der nicht verrechenbaren Stunden, wie Nacharbeiten, Garantieleistungen usw. ist Chefsache. Bessere Vor- und Nachkalkulation durch Erfahrungswerte Erfassung der verrechenbaren und der nicht verrechenbaren Zeiten Aussagen über die Betriebsleistung Verbesserung der Auftragsabwicklung bessere Kontrollmöglichkeiten schnellere Rechnungstellung Basisdaten für Lohnbuchhaltung lückenlose Aufzeichnungen bessere Verhandlungsposition bei Preisverhandlungen. Vorteile eines Zeiterfassungssystemes Tipp: Gerade Sie als Handwerksunternehmer sollten mit Ihrer Zeit optimal haushalten. Vermeiden Sie durch gutes Zeitmanagement unnötige Störfaktoren, Stress und Zeitnot. Verbessern Sie so Ihre Lebensqualität und schaffen Sie Freiräume für Ihre Kreativität. Dies ist zur erfolgreichen Führung eines Handwerksbetriebes heute unverzichtbar.