Digitale Signatur und Verschlüsselung

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1 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatikstrategieorgan Bund ISB Architekturen, Standards, Technologien AST Xander Kaempfer-Maurer, ISB 13. Dezember 2010 Merkblatt (Vorlage) Digitale Signatur und Verschlüsselung 1 Zweck des Dokuments Dieses Dokument beschreibt aus Sicht GEVER, wie mit verschlüsselten und/oder digital signierten Eingängen und Ausgängen zu verfahren ist. Es dient als Vorlage für amtsspezifische Merkblätter zu den Themen Signatur bzw. Verschlüsselung. Die Verwaltungseinheiten (optional auch die Departemente) müssen ergänzende organisatorische Regeln definieren, damit das Merkblatt verwendet werden kann. In der Vorlage sind die entsprechenden Stellen mit dem Platzhalter <Regeln des Amtes> (in Kursivschrift) bezeichnet. Wenn ihr spezifisches Geschäft das erfordert, können die Verwaltungseinheiten auch von dieser Vorlage abweichende Regeln definieren. Das Signieren von Mails bzw. Dokumenten und das Prüfen von Signaturen bzw. Zertifikaten ist als Funktion in die Anwendungssoftware (z.b. Outlook, Adobe, Local Signer etc.) integriert. Dieses Merkblatt beschreibt nicht die Funktionsweise dieser Programme, sondern Regeln, die beim Umgang mit signierten/verschlüsselten Eingängen und Ausgängen zu beachten sind. Alle Eingänge bzw. Ausgänge gelten s, Anhänge, Downloads und Dokumente auf Datenträgern, die in die eigene Organisation hereinkommen oder die Organisation verlassen. Vergleiche auch den Standard ech0043 «Informationssicherheit im E-Government». Der Standard verknüpft ausgewählte Schutzanforderungen mit verfügbaren digitalen Schutztechnologien.

2 2 Bemerkungen und Abgrenzung 1. Dieses Merkblatt befasst sich mit digital signierten 1 Dokumenten sowie mit verschlüsselten Dokumenten bzw. Nachrichten (insbes. s). Das Drucken einer gescannten händischen Unterschrift auf ein Dokument und die eingescannte händische Unterschrift gelten nicht als digitale Signatur im Sinne dieses Merkblatts. 2. Die Informationsschutzverordnung 2 und die Bearbeitungsvorschriften der GSK zur Informationsschutzverordnung 3 machen detaillierte Vorgaben darüber, welche Informationen zu klassifizieren sind und über den Umgang mit klassifizierten Informationen. 3. Zur Funktionsweise der digitalen Signatur (Herstellung und Prüfung) vergleiche oder 4. Zum Überprüfen einer digitalen Signatur muss das Zertifikat der signierenden Person oder Organisation und das Zertifikat des Herausgebers dieses Zertifikats verfügbar sein. Diese beiden Zertifikate garantieren, dass die verwendeten technischen Merkmale (Schlüssel) tatsächlich der signierenden Person gehören. Je nach Herausgeber und Ausgabeprozess ist diese Garantie besser (vertrauenswürdiger) oder schlechter (weniger vertrauenswürdig). Das SECO publiziert eine Liste 4 der (Schweizer) Unternehmen, die qualifizierte (gem. ZertES) und damit vertrauenswürdige elektronische Zertifikate herausgeben. 5. Zertifikate gemäss ZertES haben im Gegensatz zur händischen Unterschrift eine Gültigkeitsdauer. Nach Ablauf der Gültigkeit kann nicht mehr festgestellt werden, ob das Zertifikat zum Zeitpunkt der Unterschrift gültig war 5. Das bedeutet, dass die Gültigkeit einer Unterschrift sofort geprüft werden und das Ergebnis der Prüfung in geeigneter Weise protokolliert 6 werden muss. 1 SR Bundesgesetz vom 19. Dezember 2003 über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (Bundesgesetz über die elektronische Signatur, ZertES) 2 SR bzw. AS Verordnung über den Schutz von Informationen des Bundes vom 4. Juli Bearbeitungsvorschriften der GSK vom 30. Juni 2010 (AS ) 4 Liste der gem. ZertES anerkannten Anbieter (Herausgeber) elektronischer Zertifikate: In dieser Liste fehlen zur Zeit die anerkannten ausländischen Anbieter von elektronischen Zertifikaten. Die Schweiz anerkennt im Rahmen verschiedener Staatsverträge auch Zertifikate von Anbietern, die von einer im Ausland anerkannten offiziellen Akkreditierungsstelle akkreditiert sind. Es ist unklar, wann diese Lücke geschlossen wird. 5 Juristisch gesehen ist die elektronische Unterschrift zeitlich unbegrenzt gültig, egal ob das Zertifikat abgelaufen ist oder nicht. Die heute gängigen Programme zum Überprüfen einer digitalen Signatur funktionieren aber nur, solange das entsprechende Zertifikat gilt. 6 Puristen, die dieses Prüfprotokoll sicherheitshalber wieder digital signieren, müssen diese Signatur des Prüfprotokolls vor Ablauf der entsprechenden Zertifikate wieder nachprüfen und periodisch nachsignieren (auch diese Zertifikate verfallen wieder). Der damit verbundene Aufwand ist nur in den wenigsten Fällen gerechtfertigt. 2/9

3 3 Vorbedingungen Damit die unten beschriebenen Schritte durchgeführt werden können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein. 1. Als vertrauenswürdig gelten mindestens 7 die vom SECO unter publizierten Herausgeber von Zertifikaten gem. ZertES. Mit einem Zertifikat eines solchen Herausgebers signierte Dokumente können mit dem Validierservice 8 unter überprüft werden. 2. Das Amt oder Departement kann zusätzlich eine ergänzende Liste vertrauenswürdiger Zertifikatsherausgeber/Zertifikatsklassen führen (evtl. verschiedene Listen pro Geschäftsprozess). 3. Es gibt ein Eingangs- bzw. Ausgangsjournal, in dem Eingänge bzw. Ausgänge protokolliert werden. Dieses Journal kann zentral für das ganze Amt, pro Dienststelle oder pro Dossier geführt werden. Möglich ist auch die Protokollierung des Eingangs/Ausgangs beim Dokument selber. 4. Das Amt oder Departement regelt im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben welche Dokumente (insbes. Ausgänge) digital signiert werden müssen, welche Personen für das Amt signieren, und welche Signaturen 9 (Schlüssel, Zertifikate) dafür eingesetzt werden. 5. Das Amt oder Departement regelt wie signierte Ausgänge als solche gekennzeichnet werden und wie signierte Ausgänge langfristig aufbewahrt werden (insbesondere über die Gültigkeitsdauer der Zertifikate hinaus). 6. Das Amt oder Departement regelt im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben welche Dokumente (insbes. Ausgänge) verschlüsselt 10 werden müssen, und welche Schlüssel verwendet werden. 7 In dieser Liste fehlen zur Zeit die anerkannten ausländischen Anbieter von elektronischen Zertifikaten. Die Schweiz anerkennt im Rahmen verschiedener Staatsverträge auch Zertifikate von Anbietern, die von einer im Ausland anerkannten offiziellen Akkreditierungsstelle akkreditiert sind. Es ist unklar, wann diese Lücke geschlossen wird. 8 Auch das BIT bietet einen Validier- und Zeitstempelservice an. Die Validierservices akzeptieren aktuell Root- Zertifikate des BIT und der Swisscom, können aber erweitert werden. 9 Allenfalls setzt das betreffende Amt auch unpersönliche Organisationszertifikate ein (das wären dann keine Zertifikate gem. ZertES). 10 Das Bundesarchiv archiviert keine verschlüsselten Dokumente. Zur Übergabe von Dokumenten ans BAR müssen alle Dokumente entschlüsselt werden (Art. 10, Zi. 1 der Weisung über die Ablieferung und Anbietepflicht an das BAR. 3/9

4 7. Das Amt oder Departement regelt wie die zum Lesen verschlüsselter Dokumente nötigen Schlüssel verfügbar gehalten werden und wie mit ablaufenden/abgelaufenen Zertifikaten umgegangen wird. 8. Das Amt oder Departement regelt wie verschlüsselte Ausgänge als solche gekennzeichnet werden (langfristige Verfügbarkeit/Lesbarkeit). 4 Digital signierte Eingänge 1. Entscheiden: Ist das Prüfen der Signatur / des Zertifikats nötig? Nicht bei jedem signierten Eingang ist die Signatur aus Geschäftssicht relevant. Geprüft werden nur die Signaturen, die im Kontext des Geschäftsprozesses relevant sind. > Ergänzende Regeln des Amtes bzw. Departementes. 2. Verifizieren der Signatur (Prüfsumme) und der Gültigkeit des verwendeten Zertifikats Geprüft wird a. ob das Dokument nach dem Signieren verändert wurde. b. ob das Zertifikat zum Zeitpunkt der Prüfung 11 gültig ist und dem Absender gehört. c. ob der Herausgeber des Zertifikats als vertrauenswürdig gilt (Liste des SECO; siehe Fussnote 4 bzw. allenfalls amtsspezifische Liste der vertrauenswürdigen Zertifikatsherausgeber). Für die Prüfung einer digitalen Signatur wird empfohlen, den Validierservice unter 12 zu verwenden. Der Validierservice erstellt ein Prüfprotokoll im PDF-Format mit den notwendigen Informationen. Die Prüfung der Signatur kann auch durch die Anwendungssoftware (z.b. Adobe Reader) erfolgen. Diese Prüfung ist aber unzuverlässig, da die von Betriebssystem und/oder Anwendungssoftware lokal geführte Liste der vertrauenswürdigen Zertifikatherausgeber unter Umständen nicht vertrauenswürdige Herausgeber einschliesst oder vertrauenswürdige Zertifikatherausgeber nicht eingetragen sind. 3. Protokollieren des Prüfergebnisses in der GEVER. Protokolliert wird mindestens a. der Zeitpunkt der Prüfung 11 Wenn das Zertifikat in der Zeit zwischen Unterschrift und Empfang revoziert (ungültig erklärt) wurde, muss sicherheitshalber davon ausgegangen werden, dass das Zertifikat bereits zum Zeitpunkt der Unterschrift korrumpiert war. Die Gründe für eine Revozierung werden nicht bekanntgegeben. 12 Dieser Service kann zur Zeit nur PDF-Dokumente überprüfen. Es wird geprüft, ob das digital signierte Dokument nach dem Signieren verändert wurde und ob das verwendete Zertifikat von einem gem. ZertES anerkannten Herausgeber ausgestellt wurde und zum Zeitpunkt der Prüfung gültig ist. Unter sind zusätzliche fachspezifische Validierservices aufgeschaltet (Prüfung für andere Zertifikatsherausgeber). 4/9

5 b. der Herausgeber des Zertifikats c. das Ergebnis der Prüfung. Protokolliert wird entweder im Eingangsjournal (Prüfung im Rahmen der Vorregistratur) oder in/bei der Eingangsunterlage (Prüfung durch Sachbearbeiter). Der unter Ziffer 3 genannte Validator erstellt ein Prüfprotokoll im PDF-Format mit den notwendigen Informationen. Das Prüfprotokoll wird mit dem Eingangsdokument zusammen registriert. > Ergänzende Regeln des Amtes bzw. Departementes. 4. Weitere Bearbeitung des Eingangs: a. Wenn Prüfsumme und Gültigkeit des Zertifikats in Ordnung: Registrieren des Eingangs und Bearbeitung gemäss Geschäftsprozess. b. Wenn Zertifikat abgelaufen, revoziert oder falsche Prüfsumme: Kontakt zum Absender aufnehmen, Erneute Sendung anfordern > Ergänzende Regeln des Amtes bzw. Departementes. Insbesondere im Fall von geschäftsrelevanten Fristen müssen Regeln zum Umgang mit «technisch» fehlerhaften Eingängen festgelegt werden. 5 Verschlüsselte Eingänge 1. Entschlüsseln Eingangsobjekt/e (Dokument/e, Mail/s, Download/s) allenfalls entschlüsseln 13 und zwischenspeichern. Vgl. Punkt 4c! 2. Prüfen Muss das eingehende Dokument aufgrund seiner Sicherheitseinstufung verschlüsselt abgelegt werden? Die Informationsschutzverordnung (ISchV; SR ) bzw. die Bearbeitungsvorschriften der GSK vom 1. August 2010 (AS ) machen z.t. detaillierte Vorgaben, welche Informationen verschlüsselt abgelegt werden müssen. Insbesondere als geheim oder als vertraulich klassifizierte Informationen müssen gemäss Weisung Informatiksicherheit verschlüsselt abgelegt werden. > Ergänzende Regeln des Amtes oder Departementes Wenn nicht, weiter mit Punkt 3, sonst weiter mit Punkt Registrieren unverschlüsselt 13 Je nach vom Absender verwendeter Verschlüsselung und je nach eingesetzter Anwendungssoftware beim Empfänger erfolgt die unverschlüsselte Darstellung automatisch, ohne dass die Information unverschlüsselt zwischengespeichert werden muss. 5/9

6 a. Registrieren des Dokuments bzw. der Dokumente (aus dem Zwischenspeicher). b. Entschlüsselung Protokollieren (Metadaten des Dokuments bzw. Eingangsjournal). c. Zwischenspeicher löschen. d. Originaleingang löschen bzw. stornieren. 4. Registrieren verschlüsselt a. Verschlüsseln des Dokuments / der Dokumente mit einem geeigneten (Amts- bzw. Gruppen-)Schlüssel 14 gem. Regelung des Amtes bzw. Departements. b. Protokollieren der Neuverschlüsselung (Metadaten des Dokuments bzw. Eingangsjournal). c. Zwischenspeicher löschen/wipen 15 gemäss Informationsschutzverordnung 16. Das ist extrem wichtig, da der Zwischenspeicher unter Umständen nicht verschlüsselt ist! d. Originaleingang löschen/stornieren. Da der Originaleingang verschlüsselt ist, erübrigt sich das Wipen gem,. ISchV. 6 Signierte Ausgänge Bemerkungen Die digitale Signatur gem. ZertES entspricht rechtlich der eigenhändigen Unterschrift und ist immer persönlich. Das Amt kann vorsehen, dass für bestimmte Geschäftsfälle eine (unpersönliche) Amts-Signatur (die dann keine Signatur gem. ZertES sein kann) verwendet wird. Wenn der Geschäftsprozess eine qualifizierte digitale Signatur gem. ZertES erfordert, muss das Ausgangsdokument selbst signiert werden. Es reicht nicht aus, z.b. die zu versendende 17 zu signieren. 14 Zum Verschlüsseln der Übertragung wird der Absender in der Regel einen Public Key mit eingeschränkter Lebensdauer verwenden. Der dazu gehörende Leseschlüssel wird mit dem Verfall des Public Key (bzw. des entsprechenden Zertifikats) ebenfalls nicht mehr verfügbar sein. 15 Wipen, von englisch «wipe», auswischen: Sicheres, unwiederbringliches Löschen durch mehrmaliges Überschreiben einer Information mit zufälligen Datenmustern. 16 ISchV bzw. daraus abgeleitete Vorschriften und Weisungen. 6/9

7 Wird das Ausgangsdokument über eine anerkannte Zustellplattform versandt, so erstellt diese Plattform eine Quittung, welche die erfolgreiche Übermittlung quittiert. Diese Quittung wird zusammen mit dem Ausgangsdokument registriert. Digital signierte Dokumente sollten unmittelbar nach dem Signieren mit einem Zeitstempel versehen werden (damit der Autor/Absender die Signatur nicht zurückdatieren kann). Es gibt verschiedene Zeitstempelservices, aber es ist heute unklar, welche Zeitstempelservices als vertrauenswürdig angesehen werden können. Das Signieren elektronischer Ausgänge erfolgt bis auf Weiteres in der Regel durch die Anwendungssoftware (z.b. Adobe Professional) und nicht durch die GEVER-Lösung selbst. Im Ausgangsprotokoll wird aber festgehalten, ob das Ausgangsdokument signiert wurde. Vorgehen 1. Prüfen: Ist das Signieren erforderlich? Wenn nein: Unsigniert versenden. 2. Prüfen: Bin ich berechtigt, zu signieren? Wenn nein: Veranlassen, dass die richtige Person den Ausgang signiert und versendet. 3. Entscheiden (falls mehrere Signaturen verfügbar): Welche Signatur soll verwendet werden? 4. Prüfen: Gültigkeitsdauer des Zertifikats Deckt die Gültigkeitsdauer der Signatur (eigentlich: des Zertifikats) allfällige Rechtsmittelfristen ab? Lässt die Gültigkeitsdauer dem Empfänger genügend Zeit zum Prüfen des Zertifikats? Wenn nein: Versand zurückstellen und neues Zertifikat besorgen oder alternative Versandart wählen. 5. Signieren des Ausgangsdokuments. 6. Allenfalls anbringen eines Zeitstempels auf dem signierten Ausgangsdokument. 7. Versenden des Dokuments. 17 Technisch ist das Signieren einer Mail mit Attachment gleichwertig mit dem Signieren des Ausgangsdokuments. Es existiert aber noch keine Gerichtspraxis zum Thema. Das BJ empfiehlt deshalb, analog der händischen Unterschrift, das eigentliche Dokument zu signieren und nicht das . 7/9

8 8. Protokollieren des Versands entweder im Ausgangsjournal oder bei der versendeten Unterlage. 9. Allenfalls registrieren der Empfangsquittung, wenn die Übertragungsplattform oder der Empfänger eine Empfangsquittung ausstellt. 7 Verschlüsselte Ausgänge Bemerkungen In der Regel werden Ausgänge nur für den Übertragungsweg verschlüsselt und beim Empfangen wieder entschlüsselt (beschränkte Lebensdauer der Schlüssel). Im Fall von klassifizierten Unterlagen muss der Empfänger auf geeignete Weise über die Klassifikation informiert werden 18. Die Informationsschutzverordnung macht diesbezüglich konkrete Vorgaben. Es gibt Übertragungsplattformen (z.b. SEDEX), welche die übertragenen Daten automatisch verschlüsseln. Die verschlüsselt nicht automatisch. Vorgehen 1. Entscheiden: Ist das Verschlüsseln für die Übertragung erforderlich? Die Informationsschutzverordnung macht diesbezüglich konkrete Vorgaben. > Ergänzende Regeln des Amtes bzw. Departementes. Wenn nein: Unverschlüsselt versenden. 2. Verschlüsseln des Ausgangs. Die Software (z.b. ) erkennt, ob ein geeigneter Schlüssel (öffentlicher Schlüssel des Empfängers) verfügbar ist und besorgt die Verschlüsselung pro Empfänger. 3. Prüfen: Kann die Übertragung für alle Empfänger verschlüsselt durchgeführt werden (Schlüssel verfügbar)? Wenn nicht: Für die betroffenen Empfänger eine alternative Versandart wählen. 4. Information über eine allfällige Klassifikation für den Empfänger vorbereiten (z.b. Betrefftext der ), damit der Empfänger die Informationen nach dem Empfang korrekt behandelt d.h. allenfalls verschlüsselt ablegt. 18 Werden Dokumente oder Dossiers gemäss GEVER-Schnittstelle (ech0039 bzw. I019) versendet, erhält der Empfänger diese Information (Klassifizierungsvermerk). Beim Versand als normales Attachment wird der Klassifizierungsvermerk nicht übertragen. Bei verschlüsselten s darf der Klassifizierungsvermerk im Betreff oder im Mailtext angegeben werden. Das ist erlaubt, da für die Übertragung der Mailtext und der Betreff verschlüsselt werden. 8/9

9 5. Ausgang versenden. Abhängig von der verwendeten Software (z.b. ): Sicherstellen, dass beim Absender keine unverschlüsselte Kopie der versendeten Informationen verbleibt Protokollieren, dass der Versand verschlüsselt erfolgt ist (Ausgangsjournal oder Ausgangsunterlage). 19 Die Zusatzsoftware «Secure Mail» legt verschlüsselte Ausgänge verschlüsselt im Ausgangspostfach ab. 9/9