Elektronische Verwaltungsarbeit

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1 Elektronische Verwaltungsarbeit Zitat 6 EGovG Elektronische Aktenführung : Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. Satz 1 gilt nicht für solche Behörden, bei denen das Führen elektronischer Akten bei langfristiger Betrachtung unwirtschaftlich ist. Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technischorganisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden. Elektronische Aktenführung (Anforderung EGovG) Im Sinne des 6 EGovG umfasst die elektronische Aktenführung eine nachvollziehbare, strukturierte Ablage der aktenrelevanten Dokumente, Vorgänge und Akten, bestehend aus Eingang und Ausgang, der Dokumentation der Ergebnisse der Bearbeitung und Aufbewahrung gemäß den festgelegten Fristen und den Anforderungen des Bundesarchivs. Die elektronische Aktenführung im Sinne des 6 EGovG bildet die Basis für die weiteren Formen der elektronischen Verwaltungsarbeit: Zusammenarbeit, wie informelle Abstimmungen, Gremienarbeit und Kollaboration und / oder Vorgangsbearbeitung (formelle Zusammenarbeit): d.h. formale Beteiligungsverfahren, wie Mitzeichnung, Billigung und / oder Fachverfahren zur Abwicklung von Fachaufgaben. Diese können sein: behördenintern, behördenübergreifend (und mit den Bundesländern) o mit harmonisierten Infrastruktur-Komponenten und o auf Basis von Standards behördenextern (außerhalb der Bundes- und Länderverwaltung, z.b. EU, international). 1

2 Extern behörden-übergreifend behörden-intern Zusammenarbeit Vorgangsbearbeitg. Fachverfahren Strukturierte Ablage Abbildung 1: Dimensionen der elektronischen Verwaltungsarbeit 2

3 Erfolgsfaktoren, Anforderungen und Prämissen Den nachfolgenden operationalisierten Zielen für die elektronische Aktenführung im Rahmen der elektronischen Verwaltungsarbeit liegen folgende Erfolgsfaktoren / Anforderungen und Prämissen zugrunde: Erfolgsfaktoren für die elektronische Aktenführung sind insbesondere: o Leitung als Promotor ( Chefsache ) o Akzeptanz (nutzerorientierte, ergonomische, barrierefreie E-Akte / E- Verwaltung), o Effizienz (medienbruchfreie Prozesse, z. B. arbeitserleichternde Zusammenführung von Ablage- und Informationsaustauschsystemen). Die Anforderungen an die elektronische Aktenführung richten sich nach dem Organisationskonzept E-Verwaltungsarbeit. Vorhandene Regelungen (u.a. GGO, RegR usw.,) werden angepasst, sollten sich aus der Praxis konkrete Änderungsbedarfe, insbesondere im Hinblick auf die Rechtssicherheit der Lösungen, ergeben. Als Maßnahme aus den Programmen Digitale Verwaltung 2020 und Gemeinsame IT des Bundes unterstützt der Aktionsplan E-Akte die elektronische Aktenführung. Der Aktionsplan umfasst insbesondere den technischen Basisdienst E-.Akte /DMS i.r. der Gemeinsamen IT des Bundes, die zentrale organisatorische Unterstützung (Best Practices, Musterlösungen, Musterprozesse, Wissensmanagement), die Unterstützung zum Veränderungsmanagement und Kulturwandel. Für die Realisierung der Maßnahmen zur E-Akte aus dem Programm DiV 2020 (Aktionsplan E-Akte) müssen die beantragten finanziellen und personellen Ressourcen wie geplant zur Verfügung gestellt werden. Dies gilt insbesondere für den Basisdienst E-Akte i.r. der Gemeinsamen IT des Bundes. Alle nachfolgenden Zielstellungen und Fristen können nur unter diesen Voraussetzungen gehalten werden. Bundesbehörden, die die nachfolgenden Zielstellungen erreichen und die den Basisdienst E-Akte nach Abschluss dessen 3

4 Pilotphase einzuführen beabsichtigen, werden die Frist zum trotzdem voraussichtlich nicht einhalten können. Dies wird im Interesse eines gemeinsamen wirtschaftlichen Vorgehens der Bundesverwaltung, das Kernanliegen des EGovG ist, in Kauf genommen. Die folgenden operationalisierten Ziele beruhen auf diesen Prämissen. 4

5 Operationalisierte Ziele Damit die elektronische Aktenführung Standard in der Bundesverwaltung werden kann, sind folgende Ziele zu erreichen: Für jede Bundesbehörde liegt bis Ende 2016 ein Konzept über die behördenspezifischen Anforderungen für die elektronische Aktenführung vor. Dafür stellt jedes Ressort bis Ende 2015 sicher, dass für sich selbst und den Geschäftsbereich eine Strategie vorliegt, in der definiert wird, welche Formen der elektronischen Verwaltungsarbeit voraussichtlich zukünftig realisiert werden. Die auf einem Standardprodukt basierende Lösung für den Basisdienst E- Akte/DMS wird bis Mitte 2017 beschafft und entwickelt sein. Die Bundesbehörden werden ihre spezifischen Anforderungen mit dieser Lösung bis Ende 2017 entsprechend den Rahmenbedingungen des Programms Gemeinsame IT des Bundes abgleichen und dabei insbesondere die Nutzung des Basisdienstes E-Akte/DMS klären. Bis 2019 schaffen die Bundesbehörden die konkreten organisatorischen und technischen Voraussetzungen zur Einführung der elektronischen Aktenführung. Bis Juli 2019 steht der Basisdienst E-Akte/DMS für die behördenspezifischen Einführungsprojekte in der Bundesverwaltung zur Verfügung. Bis 2020 befinden sich alle Bundesbehörden mindestens in der Umsetzung der elektronischen Aktenführung. 1 Fristsetzung gemäß 6 EGovG i.v. m. Art. 31 Abs. 5 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften 5