Handbuch ECDL 2003 Basic Modul 6: Präsentation Diagramm auf einer Folie erstellen

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3 ECDL 2003 Basic Modul 6 Präsentation - Diagramm auf einer Folie erstellen Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG NEUE FOLIE MIT INHALTSLAYOUT DIAGRAMM ERSTELLEN DIAGRAMM BEARBEITEN FOLIENTITEL ERFASSEN ZUSAMMENFASSUNG... 11

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5 Diagramm auf einer Folie erstellen 1 Einleitung Lernen Sie, wie in PowerPoint Diagramme erstellt werden. Erfahren Sie darüber hinaus, wie Sie Veränderung am Layout vornehmen können. 1

6 ECDL 2003 Basic Modul 6 Präsentation 2 Neue Folie mit Inhaltslayout Die Präsentation Projektmeeting mit der Folie Datenfluss ist geöffnet. Es ist nun gewünscht, vor dieser Folie eine weitere zu ergänzen. Darauf soll dann die Entwicklung der Datenmenge pro Quartal als Diagramm dargestellt werden. > Wählen Sie bitte im Aufgabenbereich unter Inhaltslayout Titel und Inhalt aus. > Klicken Sie auf den Menüeintrag Neue Folie einfügen... 2

7 Diagramm auf einer Folie erstellen Das Inhaltslayout Titel und Inhalt scheint gut geeignet als Basis für das folgende Diagramm. Die in der Mitte angezeigten Symbole helfen bei der Auswahl des gewünschten Objektes. 3

8 ECDL 2003 Basic Modul 6 Präsentation 3 Diagramm erstellen > Jetzt soll das Diagramm erstellt werden, klicken Sie dazu bitte auf. Direkt auf der Folie wird ein Beispieldiagramm erzeugt. Außerdem ist im oberen Bereich die Datentabelle zu sehen, hier sollen im nächsten Schritt die richtigen Werte erfasst werden. Glücklicherweise sind die erforderlichen Daten bereits in einer Exceltabelle hinterlegt worden. So lassen sich diese jetzt leicht für das PowerPoint-Diagramm übernehmen. > Wechseln Sie bitte über die Taskleiste zu Excel herüber, um die dort bereits erfassten Daten für dieses Diagramm zu nutzen. 4

9 Diagramm auf einer Folie erstellen > Hier sind die für das Diagramm erforderlichen Werte hinterlegt. Zunächst sollen diese in die Zwischenablage kopiert werden. Markieren Sie daher das gesamte Tabellenblatt über die Tastenkombination + A. Das auch Zellen markiert sind, die keine Daten enthalten, wird PowerPoint beim Einfügen nicht verwirren. Wählen Sie bitte direkt den Befehl Kopieren in der Symbolleiste aus. > Klicken Sie dazu bitte auf die Schaltfläche. > Die Daten wurden in die Zwischenablage übernommen, auch wenn sich äußerlich nichts verändert hat. Wechseln Sie daher über die Taskleiste wieder zurück zu PowerPoint. Gegenwärtig sind die Tabelle und das Diagramm auf der Folie nur mit Beispieldaten gefüllt. Diese Programmfunktion zum Erstellen von Diagrammen nennt sich Microsoft-Graph- Diagramm. Darüber hinaus wäre es auch möglich zunächst ein Diagramm in Excel zu erstellen. Im zweiten Schritt würde dann das fertige Diagramm in PowerPoint direkt eingefügt. > Jetzt ist es zuerst erforderlich die angezeigten Beispielwerte der Tabelle zu markieren, damit diese anschließend durch die neuen Daten überschrieben werden. 5

10 ECDL 2003 Basic Modul 6 Präsentation > Drücken Sie dazu bitte die Tastenkombination + A. Nun sollen die Werte ersetzt werden. Das Symbol Einfügen auf der Symbolleiste ist aber nicht zu sehen. Durch die Bearbeitung der Tabelle wird stattdessen die hierfür erforderliche Symbolleiste angezeigt. > Der leichteste Weg ist jetzt über die richtige Tastenkombination den Befehl auszulösen. Drücken Sie darum bitte + V. Die neuen Daten sind nun in der Tabelle sichtbar. Besonders eindrucksvoll ist, dass auch die Säulen und auch die Legende im Diagramm sofort angepasst worden sind. > Schließen Sie bitte die noch sichtbare Datentabelle über die Schaltfläche. 6

11 Diagramm auf einer Folie erstellen 4 Diagramm bearbeiten Zur besseren Übersicht soll jetzt noch die Darstellung der Kundendaten hervorgehoben werden. Die Farbe rot erscheint dazu besonders geeignet zu sein. > Markieren Sie dazu bitte die 1. Säule des 1.Qrtl. mit dem Mauszeiger. Direkt ist die gesamte Datenreihe markiert worden. So werden Veränderungen einheitlich auf alle Säulen übertragen. Außerdem zeigt die Quickinfo Name und Wert des ersten Datenpunktes an. > Öffnen Sie jetzt bitte das Kontextmenü durch einen Rechtsklick auf der ersten Säule. Hinweis: * Säule * Balken * Linie * Kreis * Punkt (XY) * Fläche * Ring * Netz * Oberfläche * Blase * Kurs * Zylinder * Kegel * Pyramide Über den Menüeintrag Diagrammtyp, kann hier jederzeit auch der Standardtyp Balkendiagramm geändert werden. Hier ein Überblick über die zur Auswahl stehenden Diagrammtypen: > Wählen Sie hier den Menüeintrag aus. 7

12 ECDL 2003 Basic Modul 6 Präsentation Ein Dialog wird geöffnet. Hier befinden sich umfangreiche Optionen zu Farbe, Form und Beschriftung der Diagrammsäulen. So kann z.b. die 3D-Diagrammtiefe verändert werden. > Wählen Sie bitte als Farbe für die Fläche Rot aus. > Bestätigen Sie abschließend mit der Schaltfläche. 8

13 Diagramm auf einer Folie erstellen Die Datenreihe wurde nun klar hervorgehoben. Ist z.b. gewünscht, jede Säule unterschiedlich darzustellen, reicht es aus, diese ein weiteres Mal mit der Maus zu markieren und dann nur diese zu verändern. Hinweis: Das Kontextmenü Diagrammfläche formatieren kann durch ein Klick mit der rechten Maustaste auf den Diagrammhintergrund geöffnet werden. Hier kann analog zu der Änderung der Balkenfarbe auch die Farbe für den Hintergrund Ihren Wünschen angepasst werden. 9

14 ECDL 2003 Basic Modul 6 Präsentation 5 Folientitel erfassen Gegenwärtig fehlt auf der eingefügten Folie noch der Titel. Dieser ist wichtig, sonst ist es für das Publikum schwer nachvollziehbar, um was es bei dem Diagramm geht. > Klicken Sie auf den Text Titel durch Klicken hinzufügen. Eben befanden Sie sich noch im Bearbeitungsmodus für das Diagramm. Durch den ausgeführten Mausklick auf den Titelplatzhalter hat PowerPoint jetzt direkt einen Wechsel zurück in die Normalansicht vollzogen. > Klicken Sie bitte ein weiteres Mal auf den Text Titel durch Klicken hinzufügen. > Geben Sie jetzt hier den Titel Entwicklung Datenmenge in den entsprechenden Platzhalter ein. > Das Erstellen und Bearbeiten von Diagrammen ist damit abgeschlossen. Speichern und schließen Sie noch rasch Ihre Arbeit. 10

15 Diagramm auf einer Folie erstellen 6 Zusammenfassung Neue Folie mit Inhaltslayout Beim Erstellen einer neuen Folie ist es sinnvoll zunächst zu entscheiden, welche Inhalte dort dargestellt werden sollen. Das Inhaltslayout Titel und Inhalt scheint gut geeignet als Basis für Diagramm, Grafiken oder Organigramme. Die in der Mitte angezeigten Symbole helfen bei der Auswahl des gewünschten Objektes. Diagramm erstellen Zunächst erstellt PowerPoint ein Beispieldiagramm. Eine sichtbare Datentabelle dient zur Eingabe der richtigen Werte. Außerdem können Daten aus einer Tabelle (z.b. Excel, Word,...) in diese Datentabelle übertragen werden. Auch ein in Excel erzeugtes Diagramm lässt sich in PowerPoint übernehmen. Enthält die Datentabelle alle Werte wird sofort das Microsoft- Graph-Diagramm aktualisiert. 11

16 ECDL 2003 Basic Modul 6 Präsentation Diagramm bearbeiten Für die weitere Diagrammbearbeitung eignet sich sehr gut das Kontextmenü. Mit der Auswahl des Befehls Datenreihen formatieren... lassen sich dann alle Säulen einer Reihe gleichzeitig verändert. Darüber hinaus bietet der so aufgerufene Dialog eine große Anzahl von Layout-Veränderungen. Folientitel erfassen Damit ein Folientitel erfasst werden kann, reicht es normalerweise aus, direkt in den Titelplatzhalter zu klicken und dort den gewünschten Text einzugeben. Wurde zuvor ein Diagramm bearbeitet ist es zunächst erforderlich zur Präsentation zurückzukehren und dann mit dem zweiten Mausklick in den Titelplatzhalter zu wechseln. 12