Datenschutzbeauftragte an Staatlichen Schulämtern für die staatlichen Grundschulen, Mittelschulen und Förderschulen

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Ruth Baumann
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1 Bayerisches Staatsministerium für Unterricht und Kultus flayv^hi*» sidäl6nin i»iniin lex umflichtund Kölns. 6032/ Mfothtn Herrn Rolf Habermann Vorsitzender des Hauptpersonalrats beim Staatsministerium für Unterricht und Kultus Hauctufryorymini oairnbftys; Sraa!Mrwh?ionun n.y\3 onus Ui / 13dl. - im Hause - Ihr Zeichen / Ihre Nachricht vorn Unser Zeichen (Dille bei Antwort angeben} München, IV.4-5L 05/2.2-1 a Telolon Name: Herr ßulz Datenschutzbeauftragte an Staatlichen Schulämtern für die staatlichen Grundschulen, Mittelschulen und Förderschulen Anlage: 1 Abdruck des KMS vom an die Schulämter Sehr geehrter Herr Vorsitzender, vielen Dank für Ihre vom In unserem Schreiben an die Staatlichen Schulämter vorn konnten wir leider die Worte nach Möglichkeit" auf der Seite 3 nicht streichen. Auch nach nochmaliger Prüfung mussten wir an der Begründung festhalten, die wir Ihnen am per übermittelt haben. Wir bitten Sie hierfür um Verständnis. Ein Abdruck unseres Schreibens vom (ohne die zahlreichen Anlagen) liegt zu Ihrer Information bei. Mit freundlichen Grüßen gez. Stefan Graf Leitender Ministerialrat Telefon: 089» poststeke@5!nws( bayem de SatvatofsKafte München Telelax- oflg?»8g?boo Memel www stmuk bayem.de U3, LM, UJ>, Ufi HalieMeUe Odeonsplatf

- im Hause - Ihr Zeichen / Ihre Nachricht vorn Unser Zeichen (Dille bei Antwort angeben} München, 22.04.2013 11.04.2013 IV.4-5L 05/2.2-1 a.044025 Telolon.

2 Bayerisches Staatsministerium für Unterricht und Kultus il!>< - '- Sls-?«i..-vsWt»iin im Uniemtttl ttfrl Kutus MI.HIMI An die Fachlichen Leiterinnen und Leiter der Staatlichen Schulämter in Bayern ABDRUCK - I jatttkccfsckictf-ftt ucm-.-i i>,. V f:!5rj3ja.ti!.'ii &ßriufn für UnfCfric-ii ii Kiilivis 2', i Ihr Zeictien / Ihre Nachricht vom Unser Zeichen (bitte öel Antwort 3l»gobon) IV.4-5 L a Mönchen, Telefon: Name: Herr Dr.Kley Datenschutzbeauftragte an Staatlichen Schulämtern für die staatlichen Grundschulen, Mittelschulen und Förderschulen; hier: Bestellung von Datenschutzbeauftragten Anlagen: - Auszug aus dem Bayerischen Datenschutzgesetz (BayDSG) - Handreichung für Datenschutzbeauftragte an staatlichen Schulen in Bayern mit entsprechenden Anlagen Sehr geehrte Damen und Herren, das Staatsministerium für Unterricht und Kultus hat sich zum Ziel gesetzt, parallel zur Einführung des neuen Schulverwaltungsprogramms ASV den Datenschutz an den staatlichen Schulen zu stärken. Zum Schuljahr 2013/14 ist daher gemäß Art. 25 Abs. 2 Satz 1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) mit Wirkung vom je Schulamtsbezirk eine Lehrkraft (aus dem Grundschul-, Mittelschul- oder Förderschulbereich) oder eine Förderlehrerin bzw. ein Förderlehrer aus dem Schulamtsbezirk durch die fachliche Leiterin oder den fachlichen Leiter Telefon: Telefax-089?I postslelle@stmuk bayern de Internet wwwslmwkbayetado SafvalOfSlraftc München 03. U4. U5. U6 - Haltestelle Odeonsplatz

13 01704 Ihr Zeictien / Ihre Nachricht vom Unser Zeichen (bitte öel Antwort 3l»gobon) IV.4-5 L 0572.2-1a.33945 Mönchen, 16.04.2013 Telefon: 089 2186 2762 Name: Herr Dr.

3 -2 des Staatlichen Schulamts zum Datenschutzbeauftragten für alle Grundschulen, Mittelschulen und Förderschulen im Schulamtsbezirk zu bestellen. Dabei ist Folgendes zu beachten: - Die Bestellung hat aus Gründen der Rechtsklarheit schriftlich zu erfolgen. Das Bestellungsschreiben ist bei der personalverwaltenden Stelle zum Personalakt der Lehrkraft zu nehmen. - Die Bestellung hat auf drei Jahre befristet zu erfolgen. Dabei sind eine Verlängerungsoption und die Möglichkeit, aus wichtigem Grund auch vor Ablauf der Drei-Jahresfrist eine Abberufung durchzuführen, im Bestellungsschreiben vorzusehen. - Bestellt werden darf nur eine dauerhaft beschäftigte Lehrkraft bzw. eine/ein dauerhaft beschäftigte(r) Förderlehrerin/Förderlehrer. - Die Bestellung sollte mit Einverständnis der Lehrkraft bzw. der Förderlehrerin/des Förderlehrers erfolgen. - Der fachlichen Leiterin bzw. dem fachlichen Leiter des jeweiligen Staatlichen Schulamts wird empfohlen, die beabsichtigte Auswahlentscheidung vor Bestellung des Datenschutzbeauftragten im Wege der vertrauensvollen Zusammenarbeit (vgl. Art. 2 Abs. 1 BayPVG) mit dem örtlich zuständigen Personalrat zu erörtern. - Es sollte möglichst eine Lehrkraft bzw. ein Förderlehrer/eine Förderlehrerin bestellt werden, die/der ausreichende Fachkenntnis in Fragen des Datenschutzes und der Datensicherung besitzt, über technische Grundkenntnisse der Datenverarbeitung verfügt und mit der Organisation und den Funktionen der Dienststellen vertraut ist. Eine Bestellung kann auch erfolgen, wenn die genannten Voraussetzungen nicht vollumfänglich vorliegen, da entsprechende Schulungen für die Datenschutzbeauftragten, nämlich ein Online-Selbstlernkurs der ALP (über die Rahmenbedin-

Das Bestellungsschreiben ist bei der personalverwaltenden Stelle zum Personalakt der Lehrkraft zu nehmen. - Die Bestellung hat auf drei Jahre befristet zu erfolgen.

4 -3- gungen sowie das Anmeldeverfahren zur Online-Fortbildung werden Sie noch rechtzeitig informiert) und eine anschließende eintägige Präsenzforthildung durch die (bereits benannten) Multiplikatoren für den Datenschutz an den jeweiligen Regierungen vorgesehen sind. Letztere wird ab Juni 2013 stattfinden. Zudem können die Datenschutzbeauftragten auf die anliegende Handreichung zurückgreifen, die datenschutzrechtliche Grundkenntnisse vermittelt und sich mit datenschutzrechtlichen Fragen des Schulalltags befasst. Diese Handreichung wird in Kürze aktualisiert und ist dann auf der Hompage des Staatsministeriums unter einsehbar. - Um Interessenkonflikte mit der Tätigkeit des Datenschutzbeauftragten zu vermeiden, sollten EDV-Verantwortliche nach Möglichkeit nicht zum Datenschutzbeauftragten bestellt werden. - Die zuständige Regierung ist über die Bestellung zu informieren (im Hinblick auf die Zuständigkeit des Datenschutzbeauftragten auch für die Förderschulen). Der Datenschutzbeauftragte hat die Aufgabe, auf die Einhaltung des BayDSG und anderer Vorschriften über den Datenschutz (Gesetze, Verordnungen, Verwaltungsvorschriften) in den Grundschulen, Mittelschulen und Förderschulen seines Schulamtsbezirks hinzuwirken (vgl. Art. 25 Abs. 4 Satz 1 BayDSG). Im BayDSG sind ausdrücklich folgende Aufgaben geregelt: - Durchführung datenschutzrechtlicher Freigabeverfahren gemäß Art. 26 BayDSG; - Führen des Verfahrensverzeichnisses gemäß Art. 27 BayDSG. Das Verfahrensverzeichnis ist eine Zusammenfassung der Verfahrensbeschreibungen, die der Datenschutzbeauftragte im Rahmen der datenschutzrechtlichen Freigabeverfahren der jeweiligen Schule erhält. Auch

Zudem können die Datenschutzbeauftragten auf die anliegende Handreichung zurückgreifen, die datenschutzrechtliche Grundkenntnisse vermittelt und sich mit datenschutzrechtlichen Fragen des

5 4- für die Schulen einschlägige landesweite Freigaben (wie z. B. die lan desweite Freigabe des neuen Schulveiwaltungsprogramms ASV) sind zeitnah in das Verzeichnis aufzunehmen. - Beratung der Beschäftigten der Grundschulen. Mittelschulen und Förderschulen im Schulamtsbezirk gemäß Art. 25 Abs. 3 Satz 6 BayDSG. Als weitere Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten kommen in Frage: - Kontrolle der Einhaltung der Datenschutzvorschriften; - Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der Datenverarbeitungsprogramme, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden; - Überprüfung eventuell bestehender Auftragsdatenverarbeitungen mit Blick auf den Datenschutz; - Information insbesondere der EDV-Verantwortlichen in Datenschutzfragen. Der Datenschutzbeauftragte ist in dieser Eigenschaft unmittelbar der fachlichen Leiterin bzw. dem fachlichen Leiter des jeweiligen Schulamts unterstellt (vgl. Art. 25 Abs. 3 Satz 1 BayDSG). Er ist in seiner Eigenschaft als Datenschutzbeauftragter weisungsfrei und darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht benachteiligt werden (Art. 25 Abs. 3 Satz 4 BayDSG). Nach seiner Bestellung erhält er zunächst für den Zeitraum der Bestellung (drei Jahre) sechs Anrechnungsstunden (UPZ) für die Ausübung seiner Tätigkeit. Innerhalb der Drei-Jahresfrist wird zu prüfen sein, ob nach ihrem Ablauf Anpassungen hinsichtlich der Höhe der Anrechniingsstunden vorzunehmen sind.

Als weitere Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten kommen in Frage: - Kontrolle der Einhaltung der Datenschutzvorschriften; - Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der

6 -5- Wir bitten Sie, die vorgeschlagenen Lehrkräfte bzw. Förderlehrerinnen/ Förderlehrer unmittelbar gegenüber der örtlich zuständigen Regierung, Bereich 4. bis zu benennen. Die Kegierungen, Bereich 4, erhalten einen Abdruck dieses Schreibens. Mit freundlichen Grüßen gez. Stefan Graf Leitender Ministerialrat

Regierung, Bereich 4. bis 03.05.2013 zu benennen.

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