LBS Nord baut auf die

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1 baut auf die Balanced Scorecard Neue Softwarelösung unterstützt die strategische Unternehmenssteuerung im Intranet Bereits seit 2002 setzt die die Balanced Scorecard Methode zur strategischen Unternehmenssteuerung ein. Jetzt wurde die bisherige Excel-Anwendung durch die professionelle Software-Lösung "hyscore BSC" der Peiner hyperspace GmbH abgelöst. Bild: LBS Fast ein Drittel der 82 Mio. Einwohner der Bundesrepublik, etwa 25 Mio. Menschen, haben einen Bausparvertrag. Insgesamt besitzen Bausparer in Deutschland über 35 Mio. Bausparverträge mit einer Bausparsumme von mehr als 700 Mrd. Euro. An etwa zwei Dritteln aller Neubaufinanzierungen in Deutschland ist eine Bausparkasse beteiligt. Die Gruppe der elf Landesbausparkassen (LBS) ist in Deutschland flächendeckend vertreten und betreut über 9,7 Mio. Kunden mit rund 11,7 Mio. Bausparverträgen und einer Gesamtbausparsumme von 241,5 Mrd. Euro. Mit 7,7 Mrd. Euro Bilanzsumme und 1,2 Mio. Kunden ist die die viertgrößte LBS in Deutschland und Marktführer im Geschäftsgebiet. Das Engagement in die Balanced Scorecard begann bei der LBS Nord 2002 mit einem entsprechenden Projekt im Fachbereich Unternehmensentwicklung, mit dem die BSC als Methode zur strategischen Unternehmenssteuerung eingeführt wurde. In dieses strategische Projekt waren neben der Unternehmensentwicklung die Bereiche Controlling/Finanzen, Marketing/Kommunikation, Organisation/EDV und Personal eingebunden. Neben der Unternehmens-Scorecard auf der obersten Ebene wurden in mehreren Workshops eigene Bereichs-Scorecards für zwei Pilotbereiche - je ein Markt- und Stabsbereich- entwickelt. Dabei wurde die Unternehmensstrategie in den klassischen vier Perspektiven Finanzen, Markt, Prozesse und Wissen & Kultur abgebildet. Nach der erfolgreichen Einführung in den Pilotbereichen wurde die BSC-Nutzung dann auch auf die anderen Bereiche des Unternehmens ausgeweitet. Inzwischen setzen alle Bereiche des Unternehmens die Balanced Scorecard Methode als Steuerungsinstrument mit individuellen Scorecards ein: Rund 270 Kennzahlen werden in insgesamt 14 Balanced Scorecards regelmäßig erhoben und strategisch ausgewertet. Bild: Ulli Reinecke, NILEG 1

2 Die Erhebung der Daten erfolgt einmal pro Quartal dezentral durch ca. 30 Erhebungsverantwortliche. Die Ergebnisse der BSC stehen danach als strategischer Bericht rund 35 Empfängern zur Verfügung. Für den laufenden Betrieb der Balanced Scorecard verantwortlich ist der Fachbereich Controlling/Finanzen, von den rund 40 Mitarbeitern in dieser Abteilung sind 3 in das BSC Projekt eingebunden. Für die Kommentierung der BSC, die Qualitätssicherung, strategische Bewertung und Weiterentwicklung ist dagegen der Fachbereich Unternehmensentwicklung/Strategie zuständig. Verankerung der BSC in der Unternehmenskultur In den vergangenen 2 Jahren wurden schrittweise alle Controlling- Instrumente immer stärker mit der BSC verknüpft und zahlreiche weitere Maßnahmen ergriffen, um die Balanced Scorecard Methode fest in der Unternehmenskultur zu verankern: è Die BSC wurde in den vorhandenen Strategieprozess integriert und wird dort regelmäßig überprüft und angepasst è In den Steuerungsgremien wird die Unternehmens-BSC regelmäßig präsentiert und für Erläuterungen genutzt è Zielvereinbarungen mit Vorgesetzten werden auf Basis der BSC getroffen è Die variable Vergütung für Marktbereichsleiter und Regionaldirektoren erfolgt auf der Basis von Kennzahlen aus der Balanced Scorecard è Die Priorisierung von Projekten erfolgt auf der Basis der BSC Planung auf Basis der BSC Seit 2005 wird sogar die Unternehmensplanung an der BSC ausgerichtet: Im einem iterativen Kreislauf werden unter Beteiligung der kompletten Führungsmannschaft im Rahmen einer Planungsklausur die Budgets für Maßnahmen und Projekte auf ihre GuV- und Bilanzwirkung untersucht und mit den BSC-Zielen abgeglichen. 2

3 Eine professionelle Softwarelösung EDV-technisch wurden bisher mehrere Produkte losgelöst voneinander genutzt, um die Balanced Scorecard zu betreiben und die nötigen Informationen zu verarbeiten: Während die Darstellung und grafische Aufbereitung der Kennzahlen in Microsoft Excel erfolgte, wurden vorwiegend ARIS, Microsoft Word und Microsoft Powerpoint für die Dokumentation der Ziele, Maßnahmen und Kennzahlen eingesetzt. Um die Verankerung der BSC in der Unternehmenskultur weiter voranzutreiben und den breiten Einsatz in der Fläche zu ermöglichen beschloß die Ende 2003, eine professionelle Software-Lösung für den Betrieb der Balanced Scorecard anzuschaffen. Die neue Software sollte dabei vor allem folgende Anforderungen erfüllen: è Adäquates Sicherheits- und Berechtigungskonzept è Unterstützung des BSC-Prozesses durch die Software è Verringerung des Aufwandes im BSC-Betrieb um mindestens 50% è bessere Zugriffs- und Eingabemöglichkeiten è standardisierte Reports sollten direkt zu generieren sein è Breitere Kommunikation und Einsatz in der Fläche zur Steigerung der Akzeptanz Neben den konkreten Verbesserungen in der Funktionalität und den damit verbundenen Einsparungen im laufenden Betrieb sollte durch den Einsatz einer professionellen Softwarelösung auch ein deutliches Signal gegenüber den Anwendern gesetzt und das Image der BSC unternehmensintern noch weiter aufgewertet werden. Kriterien zur Softwareauswahl Im Rahmen einer Vorstudie wurden 17 Anbieter von BSC-Lösungen gebeten, ein Angebot abzugeben und dabei besonders auf die folgenden Punkte einzugehen: è Funktionalität der Anwendung è Systemvoraussetzungen und Technologie è Skalierbarkeit und Flexibilität der Anwendung è Verfügbarkeit einer Demo-Version è Preisgestaltung è Referenzen 3

4 Entscheidung für hyscore BSC Anhand der gemachten Angaben kamen 6 Produkte in die engere Auswahl, diese wurden genauer untersucht und anhand eines Kriterienkataloges nach Schulnoten umfassend bewertet. Überzeugt haben uns vor allem das exzellente Preis-Leistungsverhältnis von hyscore, die durchdachte Architektur, das ausgereifte Berechtigungskonzept und die Flexibilität des Entwicklerteams. Zudem ist die Lösung komplett webbasiert und sehr anwenderfreundlich. Carsten Meyer, Projektleiter Orga/EDV, Dabei erhielt hyscore BSC von hyperspace mit einer Durchschnittsnote von 1,8 die Bestnote (2. Platz: 2,9). Nach der Entscheidung für hyscore BSC im Juli 2004 wurde bis Ende August die nötige Infrastruktur in Gestalt eines Windows Servers beschafft, die Software installiert und in die vorhande IT- Infrastruktur eingepasst. Als Datenbank wird das bereits bei der vorhandene Oracle-System eingesetzt. Der Aufwand für kundenspezifische Anpassungen war sehr gering: Für die Übernahme der Altdaten musste das hyperspace Team die vorhandene Importschnittstelle an die besonderen Erfordernisse der LBS anpassen, außerdem wurden einige kundenspezifische Reports erstellt. Nachdem die Übernahme der Altdaten bis Dezember 2004 abgeschlossen war, konnte im Januar 2005 mithilfe von hyscore BSC der produktive Flächeneinsatz der Balanced Scorecard beginnen. Inzwischen nutzen bereits rund 85 Anwender das System. Ausblick Neben der Ausweitung der Benutzerzahlen ist die Anbindung der Balanced Scorecard Software hyscore BSC an das vorhandene Projektmanagementsystem geplant. Mittelfristig soll auch ein Modul zur Berechnung der variablen Vergütung anhand der BSC- Kennzahlen integriert werden. Die Autoren hyperspace GmbH Plaggestraße Schortens Fon Fax Web: info@hyperspace.de Ralf Guttmann ist Geschäftsführer der hyperspace GmbH ralf.guttmann@hyperspace.de Carsten Meyer ist Projektleiter in der Organisation/EDV der und war maßgeblich an der Auswahl und Einführung der Software beteiligt carsten.meyer@lbs-nord.de 4

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