Zentrale Heuerstelle Hamburg (ZHH) Aufbau- und Ablauforganisation

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1 1. Grundsätzliches Die Fachvermittlung für Seeleute in der Bundesagentur für Arbeit (BA) ist in der Zentralen Heuerstelle Hamburg (ZHH) bundesweit zentralisiert und organisatorisch in die Agentur für Arbeit Hamburg eingebunden. Über grundlegende Veränderungen in entscheidet die zuständige Facheinheit der Zentrale der Bundesagentur für Arbeit. Das Einvernehmen mit der Agentur für Arbeit Hamburg zu entsprechenden Veränderungen in Aufbau- und Ablaufstruktur ist nach Möglichkeit herzustellen. 2. Aufbauorganisation Die Agentur für Arbeit Hamburg stellt im Rahmen ihres Stellenplanes die Funktionsfähigkeit der ZHH sicher. In der ZHH sind 4 Planstellen eingerichtet: 1 Leitung/Berufsberatung/Arbeitsvermittlung (Tätigkeits-und Kompetenzprofil: Berater/in U 25 mit Schwerpunkt Berufsorientierung) 2 Arbeitsvermittler/in (Tätigkeits-und Kompetenzprofil: Arbeitsvermittler/in mit Beratungsaufgaben) 1 Fachassistent/in (Tätigkeits-und Kompetenzprofil: Fachassistent/in in der Eingangszone/SIE) 3. Ablauforganisation Das Aufgabengebiet der ZHH umfasst das gesamte In- und Ausland in den Bereichen See- und Küstenschifffahrt sowie Hochseefischerei. Die ZHH ist als überregionale Vermittlungsagentur tätig. Kunden sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die in den Bereichen Decks- und nautisches Personal, Maschinenpersonal oder übriges seemännisches Personal auf See tätig werden wollen. Das Dienstleistungsangebot der ZHH umfasst arbeitnehmerorientierte Arbeitsvermittlung arbeitgeberorientierte Arbeitsvermittlung Berufsberatung und bewerberorientierte Ausbildungsvermittlung Arbeitsmarktbeobachtung und berichterstattung Im Interesse der Kundinnen und Kunden und eines funktionierenden Marktausgleiches ist eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Es ist darauf zu achten, dass die Fachkräfte der ZHH und der Agenturen für Arbeit bzw. der gemeinsamen Einrichtungen vermittlungsrelevante Erkenntnisse zeitnah dokumentieren und die gegenseitige Information, z. B. per Wiedervorlage im Fachverfahren VerBIS, sicherstellen.

2 3.1 Erreichbarkeit der ZHH Die Fachvermittlung für Seeleute ist bundesweit für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bundesagentur für Arbeit, der Jobcenter sowie alle Arbeitgeber und alle Arbeitnehmer direkt erreichbar. Die Kontaktdaten der ZHH können an alle Interessenten innerhalb und außerhalb der BA weitergegeben werden: Zentrale Heuerstelle Hamburg, Nagelsweg 9, Hamburg, Tel.: 040/ , Fax: 040/ Internet: Partner vor Ort Hamburg Agentur Bürgerinnen & Bürger Zentrale Heuerstelle. Aufgrund der Spezifizität der Kundenanliegen sowie einem hohen Kommunikationsanteil in der Seeverkehrssprache Englisch ist die ZHH nicht an das Service-Center (SC) der BA angeschlossen. Prozessinformationen für das Kundenportal (EZ/SC) sind der FAQ Kundenportal (Start > AN Vermittlung > Sonstiges) zu entnehmen. Die ZHH garantiert telefonische Service-Zeiten von Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 14:00 Uhr sowie am Freitag von 8:00 bis 12:00 Uhr. Außerhalb der Service-Zeiten eingehende Anrufe werden arbeitstäglich innerhalb von 24 Stunden beantwortet. 3.2 Arbeitnehmerorientierte Arbeitsvermittlung Für die Vermittlungsdienstleistung der ZHH gelten die etablierten Geschäftsprozesse und Standards der BA. Muss aufgrund zwingender äußerer Bedingungen von diesen Standards abgewichen werden (z.b. Eingliederungsvereinbarung kann nicht abgeschlossen werden, weil sich die Kundin/ der Kunde auf hoher See befindet), so sind entsprechende Abweichungen zu dokumentieren. In Bezug auf die Zuständigkeiten und Prozessabläufe gelten die unter Punkt 5. Prozessstandards beschriebenen Regelungen. 3.3 Arbeitgeberorientierte Arbeits- und Ausbildungsvermittlung Die Annahme und Detaillierung des Stellenangebots erfolgt nach den geltenden Standards und unter Berücksichtigung der Dokumentationspflichten, u.a. der HEGA 05/ sowie des rechtskreisübergreifenden Leitkonzepts (RLK) Die Vermittlung in seemännische Berufen ist grundsätzlich auch die Aufgabe aller Agenturen für Arbeit/gemeinsamen Einrichtungen ( 35ff SGB III, 16 SGB II). In Bezug auf die Zuständigkeiten und Prozessabläufe gelten die unter Punkt 5. Prozessstandards beschriebenen Regelungen

3 3.4 Berufsorientierung, Berufsberatung und bewerberorientierte Ausbildungsvermittlung Für die Berufsorientierung, Berufsberatung sowie die bewerberorientierte Ausbildungsvermittlung der ZHH gelten die etablierten Geschäftsprozesse und Standards der BA. In Bezug auf die Zuständigkeiten und Prozessabläufe gelten die unter Punkt 5. Prozessstandards beschriebenen Regelungen. 4. Arbeitsmarktbeobachtung und berichterstattung Die ZHH übernimmt im Auftrag des Bundesministeriums für Verkehr die Beobachtung des Arbeitsmarkts (14-tägige Information der Reedereien zur Arbeitsmarktlage im Hinblick auf die Schiffsbesetzungsverordnung (SchiffBesV)). Je nach Ergebnis sind deutsche Reeder verpflichtet deutsche Seeleute zu beschäftigen oder können ggf. auf ausländische ausweichen. Die ZHH erstellt im Auftrag weitere Auswertungen zum Arbeitsmarkt für Seeleute, insbesondere zu Struktur und Angebot der Arbeitsvermittlung (insbesondere privater Arbeitsvermittler) für Seeleute in Deutschland, zu der sich die Bundesrepublik Deutschland im Rahmen ihrer Mitgliedschaft in internationalen Organisationen (u.a. ILO) verpflichtet hat 5. Prozessstandards Vgl. Übersichten auf den Folgeseiten.

4 Zentrale Heuerstelle Hamburg, Nagelsweg 9, Hamburg, Tel.: 040/ , Fax: 040/ Telefonische Service-Zeiten: Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 14:00 Uhr, Freitag von 8:00 bis 12:00 Uhr Prozessstandards Ü25/Arbeitnehmer Zugangsweg Meldung der Kundin/des Kunden zuerst in der örtlich zuständigen Agentur für Arbeit/gemeinsamen Einrichtung Verfahren AA/gE: Meldung der Kundin/des Kunden wird durch die örtlich zuständige Agentur/gE aufgenommen. AA/gE: Der zuständige Hauptbetreuer veranlasst die Mitführung von Kundinnen und Kunden aus dem relevanten Berufsbereich durch die ZHH durch das Setzen einer Wiedervorlage in VerBIS (Agenturbezirk Hamburg Dienststelle SGB III Hamburg (FV)85 Team Zentrale Heuerstelle Hamburg virtueller Mitarbeiter). ZHH: Die ZHH nimmt umgehend Kontakt mit der Kundin/dem Kunden auf und klärt die spezifische Berufseignung (z. B. gültige Seediensttauglichkeit, gültige Befähigungszeugnisse, international vorgeschriebene Zertifikate gem. STCW 95 Standard of Training, Certification and Watchkeeping). ZHH: Sollte eine spezifische Berufseignung nicht vorliegen, erstellt die ZHH einen entsprechenden Vermerk und setzt eine Wiedervorlage zur Information der örtlich zuständigen Vermittlungsfachkraft und löscht ihre Nebenbetreuung. ZHH: Bei Vorliegen der spezifischen Berufseignung erfolgt die Einleitung von Vermittlungsaktivitäten durch die ZHH nach den geltenden Standards der BA. Meldung der Kundin/des Kunden zuerst in der ZHH ZHH klärt die spezifische Berufseignung ab und erfasst die Kundendaten. ZHH nimmt eine Arbeitssuchend-Meldung nach 15 SGB III auf und ordnet sich als Hauptbetreuer zu. ZHH leitet Vermittlungsaktivitäten ein. ZHH übermittelt der Kundin/dem Kunden die schriftliche Information, dass sie/er sich zur Wahrung von Ansprüchen (z. B. Geldleistungen, Bescheinigung rentenrechtlicher Ausfallzeiten, Leistungen der Arbeitsförderung) umgehend bei seiner örtlich zuständigen Arbeitsagentur melden muss. Dieses wird in der Kundenhistorie entsprechend dokumentiert. Auf die entsprechenden Online-Zugangskanäle der BA wird hingewiesen. AA/gE: Bei anschließender Meldung der Kundin/des Kunden in der AA/GE erfolgt dort die Zuordnung eines zuständigen Hauptbetreuers, die ZHH bleibt Nebenbetreuer. AA/gE: Der zuständige Hauptbetreuer klärt im Rahmen eines persönlichen Beratungsgesprächs unter anderem die persönliche und allgemeine berufliche Eignung des Bewerbers (z.b. gesundheitliche Einschränkungen) ab. Ergeben sich Zweifel an der Eignung, die auch Auswirkung auf die Beschäftigung auf See haben, erfolgt eine umgehende Information an den Nebenbetreuer der ZHH per Wiedervorlage in VerBIS.

5 Zentrale Heuerstelle Hamburg, Nagelsweg 9, Hamburg, Tel.: 040/ , Fax: 040/ Telefonische Service-Zeiten: Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 14:00 Uhr, Freitag von 8:00 bis 12:00 Uhr Prozessstandards AG-S/Arbeitgeber Zugangsweg Stellenangebot geht bei der örtlich zuständigen Agentur für Arbeit/gemeinsamen Einrichtung ein Verfahren AA/gE: Die Annahme und Detaillierung des Stellenangebots erfolgt nach den geltenden Standards und unter Berücksichtigung der Dokumentationspflichten, u.a. der HEGA 05/ sowie des rechtskreisübergreifenden Leitkonzepts (RLK). AA/gE: Dem Arbeitgeber wird die Betreuung durch die ZHH als Fachvermittlungsstelle für die seemännischen Berufe ausdrücklich empfohlen. AA/gE: Stimmt der Arbeitgeber der Stellenbetreuung durch die ZHH zu, wird die Stellenbetreuung per Wiedervorlage in VerBIS an die ZHH übertragen (Agenturbezirk Hamburg Dienststelle SGB III Hamburg (FV)85 Team Zentrale Heuerstelle Hamburg virtueller Mitarbeiter) AA/gE: Arbeitgeberbetreuer bleibt der zuständige lokale Arbeitgeber-Service (AG-S). AA/gE: Stimmt der Arbeitgeber der Stellenbetreuung durch die ZHH nicht zu, wird die ZHH durch das Setzen einer Wiedervorlage in VerBIS um Mithilfe bei der Stellenbesetzung gebeten. Stellenangebot geht in der ZHH ein ZHH: Die Annahme und Detaillierung des Stellenangebots sowie der gesamte systematisierte Vermittlungsprozess erfolgt nach den geltenden Standards und unter Berücksichtigung der Dokumentationspflichten, u.a. der HEGA 05/ sowie des rechtskreisübergreifenden Leitkonzepts (RLK) durch die ZHH. ZHH: Die ZHH ordnet sich als Stellenbetreuer zu. ZHH: Wird der Arbeitgeber nicht von einem lokalen AG-S betreut, ordnet sich die ZHH auch als Arbeitgeberbetreuer zu. Leistungen für Arbeitgeber ZHH: Für die Beratung zu Leistungen für Arbeitgeber verweist die ZHH an die zuständigen lokalen Agenturen für Arbeit bzw. ge.

6 Zentrale Heuerstelle Hamburg, Nagelsweg 9, Hamburg, Tel.: 040/ , Fax: 040/ Telefonische Service-Zeiten: Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 14:00 Uhr, Freitag von 8:00 bis 12:00 Uhr Prozessstandards U25/Berufsberatung Zugangsweg Erstkontakt mit der örtlich zuständigen Agentur für Arbeit/ gemeinsamen Einrichtung Verfahren AA/gE: Meldet sich ein ausbildungssuchender junger Mensch zuerst bei der Beratungs- bzw. Vermittlungsfachkraft der Agentur für Arbeit/gE, so gelten auch beim Vermittlungswunsch für eine Ausbildung in der Seeschifffahrt die etablierten Geschäftsprozesse und Standards. AA/gE: Bei vorliegendem Einverständnis der Bewerberin bzw. des Bewerbers kann die Beratungs- bzw. Vermittlungsfachkraft zur Unterstützung bei der Vermittlung in Ausbildung die ZHH einschalten. Dies kann beispielsweise durch das Setzen einer Wiedervorlage in VerBIS an den virtuellen Mitarbeiter der ZHH erfolgen. (Agenturbezirk Hamburg Dienststelle SGB III Hamburg (FV)85 Team Zentrale Heuerstelle Hamburg virtueller Mitarbeiter) Erstkontakt mit der ZHH ZHH: Nimmt ein an einer Ausbildung in der Seeschifffahrt interessierter junger Mensch zuerst Kontakt mit der ZHH auf, so sind die Kundendaten sofern noch nicht vorhanden in den Fachverfahren zpdv und VerBIS aufzunehmen. Die Kundin bzw. der Kunde wird über die Zuständigkeit der Berufsberatung der Agentur für Arbeit bzw. bei Kundinnen und Kunden aus dem Rechtskreis SGB II der Jobcenter informiert und an diese bzw. dieses verwiesen. ZHH: Die ZHH veranlasst nach Möglichkeit mit dem Einverständnis der Kundin bzw. des Kunden die Terminvergabe bei der Beratungs- oder Vermittlungsfachkraft über eine Wiedervorlage in VerBIS. ZHH. Auf Wunsch der Kundin bzw. des Kunden erteilt die ZHH erste ausbildungs- und arbeitsmarktrelevante Berufsinformationen zur Seeschifffahrt und dokumentiert diese in der Kundenhistorie in VerBIS. Berufsorientierung AA/gE: Es gelten die Regelungen der HEGA 09/ Bei spezifischen Angeboten zum Thema ist bei berufsorientierenden Veranstaltungen der AA zu prüfen, ob eine Beteiligung der ZHH zielführend ist. ZHH: Die ZHH beteiligt sich im Rahmen ihrer zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen bei spezifischen Veranstaltungen zur Berufsorientierung.