Ordnung im Qualitätsmanagement mit Microsoft SharePoint

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1 Ordnung im Qualitätsmanagement mit Microsoft SharePoint Bei pscquality handelt es sich um ein vollständiges Produkt, das die QM-Abläufe in Ihrem Unternehmen nach Ihren Anforderungen und basierend auf den vorgegebenen Prozessen strukturiert. Dadurch sorgen Sie für die Erfüllung Ihrer Compliance-Vorgaben und der optimalen Nutzung Ihrer Qualitätsmanagementrichtlinien. Wesentliche Features der Lösung pscquality sind die geordnete Dokumentenlenkung (Workflow) und die Bereitstellung von Strukturansichten für Dokumente in Form von Prozessen, Organisationseinheiten und Normabschnitten. Die Dokumente werden in einer QM-Akte samt mitgeltenden Dokumenten strukturiert abgelegt. Über eine Prozesslandkarte haben Sie jederzeit Zugriff auf alle Informationen. Das Reporting erfolgt über Microsoft Excel und den darin enthaltenen Möglichkeiten von Pivottabellen- und Charts. Wesentliche Features von pscquality sind Abbildung des Dokumentenerstellungsprozesses vorgefertigte und konfigurierbare Workflows für die Freigabe- und Bearbeitung von QM- Dokumenten Abbildung des QMH (Qualitätsmanagement-Handbuchs) konfigurierbare Prozesslandkarte für strukturierte Dokumentenfilterung Metadaten- und Volltextsuche Einhaltung der Compliance Vorgaben- und Richtlinien Berechtigungsmanagement und Audit-Trail

2 automatische Benachrichtigungen per Report und vorgefertigte und flexibel konfigurierbare Reports und Auswertungen integriertes Auditmanagement pscquality stellt dem Anwender eine personalisierte Startseite zur Verfügung mit folgenden Funktionen: übersichtliche Einstiegsseite, personalisiert für den Anwender übersichtliche Navigation persönliche Favoriten Schnelleinstieg über Metadaten- und Volltextsuche, Prozesslandkarte oder Normdarstellung Ansicht der Wiedervorlagen und Aufgaben (Workflow) Die QM-Dokumente können aufgrund der vorhandenen Eigenschaften (Metadaten) in unterschiedlicher Art und Weise anwendergerecht präsentiert werden: Normansicht Organisationsansicht Prozesssicht Die QM-Akte stellt die Klammer aller zu einem QM-Vorgang zugehörigen Daten und Dokumente dar. Die QM-Akte präsentiert die wesentlichen Informationen einfach und übersichtlich. Alle Informationen sind mit zumeist einem Mausklick erreichbar. Akteninhalte werden prozessbezogen in Reitern dargestellt Schnellzugriff auf Anlagen und mitgeltende Unterlagen Workflows und spezielle Funktionen werden prozessorientiert direkt in der QM-Akte angeboten Anzeige der Änderungshistorie für Freigabe- und Workflowprozesse integrierte Vorschau des/der QM-Dokumente(s) pscquality Funktionsübersicht PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 2 von 8

3 pscquality unterstützt den Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) im gesamten Dokumentenerstellungsprozess durch vorgefertigte Vorlagen, Textbausteine, konfigurierbare Workflows und automatisierte Hintergrundprozesse. Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten durch Bereitstellung von Vorlagen und Textbausteinen Genehmigungs-, Freigabe- und Änderungsverfahren (Sichtung, Redaktion, Prüfung, Freigabe) durch mehrstufige Workflows Sicherung der Integrität durch Zusammenfassung (Klammern) aller QM-Daten- und Dokumentinformationen in der QM-Akte Flexibles Berechtigungsmanagement mit AD-Gruppen, Rollen und Verantwortlichkeiten automatische Wiedervorlagen mit -Benachrichtigung pscquality ergänzt die DMS-Funktionen des SharePoint um einige wesentliche, für QM-Prozesse notwendige, Funktionen. QM-Dokumente können per Vorlage/Template mit Hilfe von Microsoft Office direkt aus der Anwendung pscquality heraus erstellt werden. pscquality Funktionsübersicht PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 3 von 8

4 Alle QM-relevanten Daten werden automatisch in das Microsoft Office-/Word-Dokument übernommen Automatische Integration und Aktualisierung aller mitgeltenden Unterlagen direkt in Office/Word und Verlinkung auf den Originalvorgang Versionierung von Dokumenten, Checkin-/Checkout-Mechanismus automatische Wandlung (als Hintergrundprozess) von QM-Dokumenten aus dem Microsoft Office-/Word-Format in das langzeitstabile pdf/a-format revisionssichere Archivierung von Dokumenten pscquality bietet im Standard die Auswertung aller QM-Daten in Form von Microsoft Excel -Reports an. Dafür ist keine SharePoint Enterprise Lizenz notwendig. Selbstverständlich kann die Lösung auch im Kontext von Enterprise-Reporting-Lösungen eingebunden werden. Folgende Reporting Möglichkeiten stehen im Standard zur Verfügung: Erstellung von QM-Berichten auf Basis aller vorhandenen QM-Informationen/Daten (Dokument, Workflowstatus, Aufgabe, Termin, Wiedervorlage) Die QM-Reports basieren auf Microsoft Excel. Es werden alle QM-Informationen mit dem jeweiligen Microsoft Excel -Report online und adhoc synchronisiert Reports können von jedem Mitarbeiter mit Microsoft Excel -Kenntnissen angepasst, erweitert oder neu erstellt werden. Auch grafische Darstellungen sind einfach möglich pscquality Funktionsübersicht PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 4 von 8

5 pscquality bietet über Microsoft Visio eine konfigurierbare Prozesslandkarte zum einfachen und schnellen Finden von QM-Dokumenten. Die Prozesslandkarte ordnet die Dokumente in Abteilungen oder organisatorische Bereiche ein. Mit einem einfachen Klick auf einen Abschnitt der Prozesslandkarte werden alle QM-Dokumente zu diesem Prozess in einer aussagekräftigen Ergebnisliste übersichtlich angezeigt. Diese Ergebnisliste kann in der weiteren Bearbeitung sortiert oder gefiltert werden. pscquality bietet eine integrierte Volltextsuche für alle QM-Dokumente an. Alle QM Dokumente (pdf, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint oder auch Grafiken) können im Volltext recherchiert werden In Sekundenschnelle werden die relevanten Treffer aus tausenden QM-Dokumenten gefunden und angezeigt Zusätzlich können auch die Schlagworte (Metadaten) zur weiteren Filterung benutzt werden pscquality Funktionsübersicht PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 5 von 8

6 Direkt in der Trefferliste der Volltextsuche steht ein Dokumentenviewer und die QM- Aktenansicht zur Verfügung Jeder Benutzer kann seine durchgeführten Suchabfragen für eine spätere Wiederverwendung speichern. Diese gespeicherte Suchen und Ergebnisse werden personalisiert auf seinem QM Portal angezeigt. Jedes beliebige Dokument, jede Akte oder jede Aufgabe kann als Favorit markiert werden. pscquality bietet ein integriertes Auditmanagement für die komplette Planung und Durchführung der Audits an. Alle Aufgaben und Informationen zur Planung, Durchführung und Nachkontrolle von Audits können integriert verwaltet werden Jedes Audit kann detailliert geplant und vorbereitet werden pscquality Funktionsübersicht PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 6 von 8

7 Zu jedem einzelnen Audit können entsprechende Tagesordnungspunkte definiert werden (Auditplan) Abweichungen können erfasst werden und die Bearbeitung wird automatisiert dokumentiert Umfangreiche Übersichten und vorgefertigte Reports sichern die Nachhaltigkeit der Auditierungen pscquality bietet ein integriertes Stammdatenmanagement an. Eine Synchronisation mit Stammdaten aus Ihrem führenden ERP-System ist problemlos konfigurierbar. Die QM-Stammdaten werden übersichtlich in einem eigenen Bereich verwaltet. Die Verwaltung der Stammdaten erfolgt sehr einfach über Standard SharePoint - Listen Wer diese Stammdaten bearbeiten darf ist dank eines rollenbasierten Berechtigungskonzeptes einfach und übersichtlich definierbar pscquality Funktionsübersicht PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 7 von 8

8 pscquality bietet ein integriertes Workflowmanagement an. Dabei wird mit der Lösung ein konfigurierbarer Workflow ausgeliefert, der ohne Programmierkenntnisse durch reine Parametrisierung angepasst werden kann. Alle mitgelieferten Workflows basieren auf dem Workflowsystem NINTEX und können somit vom Kunden selbst gewartet und erweitert werden Der QM-Prozessablauf (Workflow) in Ihrem Unternehmen kann mit pscquality einfach und schnell angepasst werden, und dies ohne NINTEX -Workflow-Kenntnisse. Der fachliche Verlauf der Workflows kann über einfache Bearbeitungsmasken durch den Benutzer gesteuert werden. Kontakt PSC Portal Systems Consulting GmbH - Fischertwiete Hamburg info@portalsystems.de - Bildnachweis: by photomakers.org pscquality Funktionsübersicht PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 8 von 8