Deutsche Übersetzung des Schreibens von Mr Tom Murphy, IATA Senior Vice President IDFS

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1 Deutsche Übersetzung des Schreibens von Mr Tom Murphy, IATA Senior Vice President IDFS Elektronische Tickets und sonstige Dokumente innerhalb von BSPs ab dem Stichtag 1. Juni 2008 Sehr geehrter IATA Agent, Die International Air Transport Organisation (IATA) hat auf ihrer Jahreshauptversammlung 2007 erneut ihr Ziel bekräftigt, ab 2008 Papiertickets über den Billing and Settlement Plan (BSP) zu eliminieren. Gleichzeitig stellte die Hauptversammlung aber fest, dass einige Fluggesellschaften Schwierigkeiten haben, die Frist 31. Dezember 2007 einzuhalten. In Anerkennung dieser Tatsache und um die Airlines in ihrem Bemühen um die Abschaffung von Papier-Flugtickets zu unterstützen, hat die IATA die Frist zur kompletten Umstellung aufdas E-Ticketing bis Ende Mai 2008 verlängert. Dieser Termin ist endgültig, eine weitere Verlängerung wird es nicht geben. Was bedeutet dies für Sie als Agent und BSP-Nutzer? Ab dem 1.Juni 2008 ist die Ausstellung von neutralen über den BSP bereitgestellten Papiertickets nicht mehr möglich. Anweisungen hinsichtlich der Vernichtung und/oder Rücksendung des verbleibenden Papierticketbestands werden nächsten Monat separat an Sie ergehen. In enger Kooperation mit den Anbietern der Computer-Reservierungs- und Ticketingsysteme (Global Distribution System, GDSs) bemühen wir uns um einen reibungslosen Übergang zum Electronic Ticketing. Sie werden von den Fluggesellschaften direkt über deren eigene Anweisungen für die Zeit nach dem 1. Juni 2008 informiert. Natürlich wissen wir, dass auch Drittanbieter wie Eisenbahngesellschaften ihre Serviceleistungen über die BSPs abrechnen, und wir arbeiten auch an Lösungen für diesen Bereich. Da bei uns zahlreiche Anfragen zur Umstellung auf das E-Ticketing eingehen, haben wir auf dem beiliegenden Übersichtsblatt die wichtigsten Punkte zusammengefasst. Wir hoffen, dass diese Informationen für Sie von Nutzen sind. Im wesentlichen geht es um die folgenden Themen: Spezifische erforderliche Maßnahmen Verwendung von Virtuellen MPDs (V-MPDs) und elektronischen MDs (EMDs) Konsequenzen für den Fall einer Ausstellung von neutralen Papiertickets ab 1. Juni 2008 Auswirkung der Abschaffung von neutralen Papiertickets auf Drittanbieter in einem BSP E-Ticketing Itineraries ab 1. Juni 2008 Haben Sie Fragen hierzu oder möchten Sie Anmerkungen machen? Bitte senden Sie eine an: Mit freundlichen Grüßen Tom Murphy IATA Senior Vice President, IDFS International Air Transport Association USt-Id-Nr.: DE Poststrasse Frankfurt am Main Germany

2 Übersicht der wichtigsten Punkte für Reisebüro-Agenten bezüglich elektronischer Tickets und sonstiger Dokumente innerhalb des BSP ab 1. Juni Spezifische erforderliche Maßnahmen Es obliegt den einzelnen am BSP teilnehmenden Fluggesellschaften, Reisebüro-Agenten bezüglich ihrer spezifischen Verfahrensweisen für solche Reiseverläufe zu informieren, für die das E-Ticketing nicht verfügbar ist. Dies schließt folgende Optionen ein, ohne auf diese begrenzt zu sein: 1. Ausstellung eines anderen Dokuments (z.b. V-MPD), das als Prepaid Ticket Advice (PTA) dienen könnte. Fluggesellschaften werden Reisebüro-Agenten darüber informieren, ob sie die Verwendung von V-MPDs als PTAs zu diesem Zweck akzeptieren. 2. Fluggesellschaften können mit Reisebüro-Agenten lokale Vereinbarungen dahingehend treffen, dass die Ausstellung von Tickets durch die Fluggesellschaft auf deren eigenen Papierticketbestand erfolgt. Es obliegt den Reisebüro-Agenten, sich hinsichtlich der spezifischen Verfahrensweisen der einzelnen Fluggesellschaften zu informieren. 3. Vorbehaltlich der Vereinbarungen mit dem Reisebüro-Agenten kann eine am BSP teilnehmende Fluggesellschaft ihren eigenen Papierticketbestand am Agentur-Standort hinterlegen und die Ausstellung der Tickets erfolgt dann aus diesem Bestand. Es ist jedoch zu beachten, dass in diesem Fall die gesamte Transaktion auf der Basis der zwischen dem Reisebüro-Agenten und der Fluggesellschaft getroffenen Vereinbarungen erfolgt. Diese Transaktionen sind nicht Bestandteil des IATA-Agenturprogramms und unterliegen weder den Verwaltungsvorschriften des BSP einschließlich der Standardprozeduren noch den Melde- und Abrechnungsterminen. 4. Die Verfahrensweisen hinsichtlich der Ausstellung von Flugtickets variieren von Carrier zu Carrier. Deshalb obliegt es dem Reisebüro-Agenten, sich in der verbleibenden Zeit bis zum 1. Juni 2008 über die spezifischen Verfahrensweisen der einzelnen Fluggesellschaften hinsichtlich der Ausstellung von solchen Flugtickets zu informieren, die ab 1. Juni 2008 nicht direkt als elektronische Tickets ausgestellt werden können. 2. Verwendung von V-MPDs und EMDs. IATA-Mitgliedsfluggesellschaften haben bereits Standards für ein EMD (Electronic Miscellaneous Document) verabschiedet, welches alle anderen Non-Ticket-Dokumente ersetzen wird und ähnlich funktioniert wie ein elektronisches Ticket. Es wird jedoch davon ausgegangen, dass dieses frühestens 2009 für den allgemeinen Einsatz verfügbar ist. Wir weisen darauf hin, dass in denjenigen BSPs, in denen maschinelle MCOs (bekannt als MD50) verwendet werden, ab 1. Juni 2008 keine Wertcoupons mehr für die Ausstellung von MCOs verfügbar sind. IATA wird die Verwendung aller sonstigen Papierdokumente in den verbleibenden BSPs, in denen sonstige Papierdokumente wie das manuelle, karbonisierte MPD, das maschinelle neutrale, karbonisierte MPD und das neutrale, karbonisierte Ticket für Übergepäck immer noch distribuiert werden, überwachen und bewerten. Sobald wie möglich wird IATA diese verbleibenden BSPs auf die bereits etablierte BSP-Best-Praxis umstellen und alle anderen Papierdokumente abschaffen. Während der Übergangszeit können alle anderen Dokumente über eine virtuelle MPD, auch V-MPD genannt, ausgestellt werden. Als Reisebüro-Agent sollten Sie deshalb sicherstellen, dass alle ihre Niederlassungen mit dem V-MPD- Prozess sowie den entsprechenden Ausstellungsverfahren vertraut sind. 2

3 Überblick über das V-MPD Eigenschaften eines V-MPD: - 71 Eine virtuelle Darstellung der Papier-MPD/maschinellen MCO; 71 Zur Verwendung für ein Exchange; 71 Ein Beleg für einen Zahlungsvorgang für einen Service oder für das Inkasso einer Gebühr; 71 Die Ausstellung erfolgt in BSPlink; 71 Die Drop Down Menüfelder sehen wie ein manuelles Dokument aus; 71 Bei Fertigstellung ergeht eine -Mitteilung an den Service-Point der Fluggesellschaft; 71 Die Fluggesellschaft sieht ihre Kopie und folgt ihrer internen Standardvorgehensweise für die Verarbeitung von Prepaid Ticket Advices PTAs. IATA ist auch weiterhin bestrebt, Funktionen zu entwickeln, die die Anforderungen der Reisebüro- Agenten erfüllen und einen möglichst unterbrechungsfreien Betrieb sicherstellen. Ihre Meinung und Ihre Kommentare sind uns willkommen. Das V-MPD ist eine praktikable Alternative zu Papier-MPDs und ist für die am BSP teilnehmenden Fluggesellschaften global verfügbar für den Einsatz in den einzelnen Märkten. Die IATA hat für Sie Präsentationsmaterialien, Benutzerleitfäden und eine Liste der am häufigsten gestellten Fragen (FAQs) vorbereitet, die Sie im Download Centre des BSPlink-Portals unter herunterladen können (siehe BSPlink Customer Manuals ) Auswirkung auf Reisebüro-Agenten - Ticketausstellung Wir gehen davon aus, dass die Ausstellung von PTAs und Tickethinterlegung am Abflughafen weiterhin stark zurückgehen und die Fluggesellschaften ihre Funktionen für das E-Ticketing weiter ausbauen werden. Es wird jedoch einige Flugtickets geben, die ab 1. Juni 2008 nicht als elektronische Tickets ausgestellt werden können und für die dann auch als Alternative das Papier-Flugticket nicht mehr verfügbar ist. Nachfolgend einige mögliche Gründe hierfür (abhängig von der jeweiligen Fluggesellschaft): 71 Interline-Flüge, bei denen es aufgrund der spezifischen Kombination von Marketing/Operating Carrier nicht möglich ist, einen der Carrier als den Validating Carrier auszuwählen, da keiner der Carrier ein Interline-E-Ticketing-Abkommen mit allen anderen Carriern besitzt; 71 Passive Buchungen; 71 Gruppen; 71 Reisen mit mehr als 16 Segmenten; 71 Kleinkinder; 71 Offene Segmente; 71 Nicht für die Abwicklung von E-Ticketing geeignete Sektoren, da die Infrastruktur der Bodendienste an einigen Flughäfen die Verarbeitung von elektronischen Tickets nicht zulässt. Entscheidet sich eine Fluggesellschaft für die Aufrechterhaltung eines eigenen Papierticket-Bestands, so können diese Tickets für diese Reisen weiterhin in den Airline-eigenen Büros ausgestellt werden. Es obliegt der einzelnen Fluggesellschaft, die Reisebüro-Agenten darüber zu informieren, ob sie ein solches Vorgehen zulässt und was ihre eigene Verfahrensweise ist. 3

4 Auswirkung auf Reisebüro-Agenten - Sonstige Dokumente IATA geht davon aus, dass Reisebüro-Agenten sonstige Dokumente hauptsächlich im Zusammenhang mit dem lnkasso von Bearbeitungsgebühren und Nicht-Flug-Serviceleistungen (z.b. Rundfahrten, Hotel, Autovermietung) ausstellen, wo kein Interline-E-Ticketing-Abkommen (IET) besteht. Das EMD eignet sich ideal für die Ausstellung von sonstigen Dokumenten. Für eine Übergangszeit wird die EMD-Lösung jedoch nicht verfügbar sein; während dieser Zeit sind alternative Verfahren für die Ausstellung von sonstigen Dokumenten erforderlich. Die IATA hat die Transaktionsart V-MPD implementiert. Da hier jedoch kein Wertcoupon vorgesehen ist, ist es IATA bewusst, dass diese Transaktionsart in solchen Fällen, wo ein Wertcoupon benötigt wird, einen Mehraufwand für die Reisebüro-Agenten impliziert. Wir möchten darauf hinweisen, dass das V-MPD nur als Übergangslösung bis zur endgültigen Implementierung des EMD gelten soll. Die IATA ist sich dessen bewusst, dass einigen Reisebüro-Agenten zur Verwaltung von Back-Office- Funktionen über ihr GDS Daten aus diesen Transaktionen bereitgestellt werden. Außerdem greifen einige, aber nicht alle, GDSs in bestimmten Umfang auf den Passenger Name Record (PNR) zu. Die V- MPD-Lösung weist hier in der Tat ein Defizit auf: Es wird kein Wert- oder Exchange-Coupon erstellt und es erfolgt keine automatische Aktualisierung des PNR-Datensatzes. Die Verfahrensweise, wie einer Fluggesellschaft die Ausstellung eines anderen Dokuments angezeigt wird, variiert von Airline zu Airline. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass sich Reisebüro-Agenten und Fluggesellschaft diesbezüglich abstimmen. So erwartet zum Beispiel eine Fluggesellschaft, dass die Informationen betreffend der Ausstellung eines sonstigen Dokuments in Form eines Special Service Request (SSR) oder einer Other Services Information (OSI) erfasst und im PNR-Datensatz hinterlegt werden. Die Informationen werden dann von der Fluggesellschaft gemäß ihrer Standardverfahren für Papierdokumente weiter verarbeitet. Alle von den GDS entwickelten Übergangslösungen (z.b. Unterdrückung des Ausdrucks von Wertcoupons auf OPATB2-Märkten) basieren in der Regel darauf, dass sich Fluggesellschaften/Reisebüro-Kunden direkt an das GDS gewandt haben. Bis zu dem Zeitpunkt, an dem die in einigen BSPs verbleibenden sonstigen Dokumente in Papierform eingestellt werden, können Fluggesellschaften den Reisebüro-Agenten die Ausstellung solcher Dokumente - wo praktikabel - auch über den 31. Mai 2008 hinaus gestatten. In den Märkten, in denen diese Dokumente (manuelle MPDs und MCOs) gegenwärtig genutzt werden, und wo der lokale Markt auch für die Zukunft der Ausstellung dieser Dokumente zugestimmt hat, wird die IATA auch weiterhin die Bereitstellung und Verarbeitung dieser Dokumente übernehmen. Auswirkung auf Reisebüro-Agenten - Remote-Ticketing Verfahren Mit der Abschaffung der Papierticketbestände entfällt auch die Nutzung von Satellite Ticket Printers (STPs) durch Reisebüro-Agenten. Infolge der Umstellung auf das Electronic Ticketing verlieren am 1. Juni 2008 alle Standards und Resolutionen in Bezug auf Satellite Ticket Delivery Offices (STDOs), Special Event Locations (SELs), European Union Satellite Ticket Printers (EUSTPs) und STPs ihre Gültigkeit. Reisebüro-Agenten, die für den Betrieb als STP, EUSTP, SEL oder STDO zugelassen sind und über eine entsprechende gültige IATA-Nummer verfügen, sind berechtigt, diese IATA-Nummer auch im Jahr 2008 weiter zu behalten. Ende 2008 nimmt die IATA jedoch keine Folgeanträge dieser Ticketing-Büros als STP, EUSTP, STDO oder SEL mehr an. Reisebüro-Agenten, die eine solche Betriebsstelle in eine andere Kategorie von IATA-Verkaufsstelle überführen möchten, können dies jederzeit tun. 4

5 Eine solche Umwandlung wird in Übereinstimmung mit den Anforderungen der anzuwendenden IATA- Resolution und gegen Zahlung der entsprechenden Gebühren geprüft. 3. Konsequenzen einer Ausstellung von neutralen Papier-Flugtickets ab 1. Juni 2008 Es wird sich nicht vermeiden lassen, dass einige Reisebüro-Agenten auch am und nach dem 1. Juni 2008 noch über einen Restbestand an Papier-Flugtickets verfügen bzw. übrige Papier-Flugtickets nicht vernichtet haben. Möglicherweise wurde vom GDS noch keine Restriktion zur Ausstellung von Papier- Flugtickets nach diesem Datum eingerichtet. Irrtümlich ab dem 1. Juni 2008 ausgestellte neutrale Papier- Flugtickets werden nicht mehr für normale Verkaufsberichte oder Reisen akzeptiert. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, dass zu Geschäftsschluss am 31. Mai 2008 alle verbleibenden Papier-Flugtickets aus den Ticket-Druckern entfernt werden. Außerdem gilt es zu beachten: - 1. Die IATA-Systeme werden an das BSP gemeldete Verkäufe ablehnen, die mit der irrtümlichen Ausstellung eines Papier-Flugtickets ab diesem Stichtag 1. Juni 2008 verbunden sind. In der Folge wird eine solche Transaktion nicht innerhalb des Standardberichtsprozesses an die ausstellende Fluggesellschaft gemeldet. Diese Transaktion wird dann im BSP als nicht gemeldeter Verkauf klassifiziert. 2. Da dieser irrtümliche Verkauf nicht innerhalb des BSP gemeldet wird, erscheint das Flugticket nicht auf der BSP Billing Analysis/Statement. Daraus folgt, dass über den BSP keine Bezahlung des Flugtickets an die Fluggesellschaft erfolgt. 3. Ein Passagier, der im Besitz eines solchen Flugtickets ist, wird bei der Abfertigung möglicherweise von einem Mitarbeiter der Fluggesellschaft, der das Ausstellungsdatum des Flugtickets registriert, angehalten. Der Passagier kann von der Airline zum Erwerb eines neuen Flugtickets aufgefordert werden. Unter Umständen wird er darüber informiert, dass er sich wegen einer Erstattung an den Reisebüro-Agenten wenden kann, der das neutrale Flugticket ausgestellt hat. 4. Transportiert eine Fluggesellschaft den Passagier trotz dieses irrtümlich ausgestellten und nicht über den BSP abgerechneten Tickets, hat sie keine Möglichkeit, dieses Dokument in ihrem Abrechnungssystem (Revenue Accounting System, RAS) zu verarbeiten. Dies führt dazu, dass wegen des ungemeldeten Verkaufs eine ADM an den ausstellenden Reisebüro-Agenten ergeht. Reisebüros, die ab 1. Juni 2008 weiter Papier-Flugtickets ausstellen, müssen damit rechnen, dass die am BSP teilnehmende Fluggesellschaft bilaterale Maßnahmen ergreift, die den Entzug der Akkreditierung dieses Reisebüros zur Folge haben können. 5

6 4. Auswirkung der Abschaffung von neutralen Papier-Flugtickets auf Drittanbieter innerhalb des BSP: 1. In einigen BSPs nehmen Nicht-Airline-Partner als BSP-Teilnehmer teil. In diesen Fällen verwenden die Unternehmen das neutrale IATA-Standardverkehrsdokument im Format OPATB2 oder OPTAT. 2. Die Abschaffung der neutralen Papier-Flugtickets wird sich auf diese Unternehmen auswirken, da Reisebüro-Agenten nun keine neutralen Papier-Flugtickets mehr zur Verfügung stehen, die sie für die Ausstellung von Serviceleistungen von Drittanbietern verwenden können. 3. In einigen Fällen haben Drittanbieter-Teilnehmer ihre Geschäftsmodelle entsprechend angepasst. So hat z. B. eine Eisenbahngesellschaft ihre Teilnahme am BSP eingestellt und betreibt jetzt ein Internet-basiertes und kostengünstiges ticketloses Modell. 4. Reisebüro-Agenten, die Transportleistungen für solche Drittanbieter-Teilnehmer innerhalb des BSP verkaufen, sollten sicherstellen, dass sie über deren Regelungen informiert sind. 5. Reiseverläufe, für die ab 1. Juni 2008 E-Ticketing verfügbar ist Reisebüro-Agenten sollten sich bei ihrem/ihren Systemanbieter/n darüber informieren, ob sie zum Zeitpunkt der Preisfestsetzung und zum Zeitpunkt nachfolgender Änderungen an einer Reservierung, die eine eventuelle Neufestsetzung des Preises erforderlich machen, über eine Funktion darauf hingewiesen werden, wenn ein Reiseverlauf nicht auf einem einzelnen elektronischen Ticket ausgestellt werden kann. Dieser Hinweis ergeht vor dem folgenden Hintergrund: Möglicherweise sind für jedes Flugsegment für sich genommen E-Tickets verfügbar, wegen der spezifischen Kombination von Marketing/Operating Carriern ist es jedoch nicht möglich, das elektronische Ticket auf einen der Carrier auszustellen, für den der Reisebüro-Agent eine Ticketing-Berechtigung hat, da nicht alle betroffenen Carrier eine Interline- Vereinbarung für das E-Ticketing miteinander getroffen haben. Für detailliertere Informationen zum Thema ET besuchen Sie: Für Kundendienstanfragen steht Ihnen unser Customer Portal Europe zur Verfügung: 6