LEITFADEN 3 Unternehmensserviceportal

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1 LEITFADEN 3 Unternehmensserviceportal Wenn Ihr Unternehmen nicht in FinanzOnline registriert ist und Sie als einzelvertretungsbefugte gesetzliche Vertretungsperson über eine Bürgerkarte oder Handy-Signatur verfügen Erstregistrierung

2 VORWORT Dieser Leitfaden zur Erstregistrierung im Unternehmensserviceportal (USP) richtet sich an Personen, die als einzelvertretungsbefugte gesetzliche Vertretungsperson über eine Bürgerkarte oder Handy-Signatur verfügen (deren Unternehmen aber noch nicht in FinanzOnline registriert ist). Er soll betroffenen Unternehmen die Arbeit mit dem USP erleichtern und durch präzise Anleitungen zu einer raschen und effizienten Eingabe führen. Das Hauptaugenmerk liegt auf dem Registrierungsprozess. Bitte beachten Sie: Dieser Leitfaden soll Ihnen als Arbeitsunterlage dienen. Über die gesetzlichen Bestimmungen hinausgehende Rechte und Pflichten können daraus vor allem aus den dargestellten Beispielen nicht abgeleitet werden. Bedenken Sie, dass die jeweils neueste Fassung im Internet mit einer von Ihnen bereits früher ausgedruckten oder heruntergeladenen Fassung nicht mehr übereinstimmen muss. Herausgeber, Medieninhaber und Verleger: Bundesministerium für Finanzen, Hintere Zollamtsstraße 2b, 1030 Wien Grafik: BMF Druck: Druckerei des BMF USP Seite 1/18 Stand:

3 ZEICHENERKLÄRUNG Bürgerkarte Handy-Signatur Entscheidungshilfe Ziel erreicht! Wichtiger Hinweis Relevanter Navigationsbereich Klick im USP Erklärung zur Navigation Prozesspfad vorhandenes personifiziertes FinanzOnline- Konto USP Personensuche im Stammzahlenregister Bitte nutzen Sie auch die Gelegenheit, mittels Links im elektronischen Dokument zu navigieren. Sollten Sie Verständnisfragen haben, bitten wir Sie, im ersten Schritt den gesuchten Begriff im Glossar (als gesondertes Dokument verfügbar) nachzuschlagen. Selbstverständlich können Sie uns danach auch gerne direkt kontaktieren. Wie Sie das tun können, ersehen Sie im Abschnitt 5. USP Seite 2/18 Stand:

4 INHALT 1 TEILNAHME AM USP LOGIN IN DAS USP Anmeldung = Identifikation + Authentifikation Login mittels Bürgerkarte Login mittels Handy-Signatur USP-ADMINistrator BENENNUNG Selbstbenennung Fremdbenennung: Person ohne vorhandenem Benutzerkonto PERSONIFIZIERUNG Personifizierung mit einem privaten FinanzOnline-Bürgerkonto Personifizierung mit einer Bürgerkarte Personifizierung mit einer Handy-Signatur HILFE & SUPPORT Online-Hilfe Kontaktformular USP Service Center (Hotline) USP Seite 3/18 Stand:

5 1 TEILNAHME AM USP Grundvoraussetzung für eine Teilnahme ist, dass Ihr Unternehmen steuerpflichtig ist. Dieser Leitfaden richtet sich ausschließlich an die Gruppe der Unternehmen, die noch nicht in FinanzOnline registriert sind und deren einzelvertretungsbefugte gesetzliche Vertretungsperson über eine Bürgerkarte oder Handy-Signatur verfügt. Bin ich einzelvertretungsbefugt? Als Einzelunternehmerin/Einzelunternehmen sind Sie jedenfalls einzelvertretungsbefugt. Ebenso wenn Sie im Firmenbuch als einzelvertretungsbefugte Person Ihres Unternehmens eingetragen sind. Die folgende, stark vereinfachte Darstellung gibt Ihnen einen Überblick über die Registrierung für diese Zielgruppe: WAS? WIE? LOGIN USP- ADMINISTRATOR BENENNUNG Fremdbenennung über Selbstbenennung PERSONIFIZIERUNG (wenn nötig) Abbildung 1: Registrierung mit Bürgerkarte/Handy-Signatur USP Seite 4/18 Stand:

6 2 LOGIN IN DAS USP Einstieg ins Internet Aufruf des USPs: Login-Bereich Abbildung 2: Login-Bereich der USP-Startseite 2.1 Anmeldung = Identifikation + Authentifikation Identifikation ist der Vorgang des eindeutigen Erkennens einer Benutzerin/eines Benutzers. Zur Identifikation dienen im USP die Bürgerkarte oder Mobiltelefonnummer beziehungsweise das Signatur Passwort der Handy-Signatur. Authentifikation ist der Nachweis der behaupteten Eigenschaft (hier: Nachweis der Zugangsberechtigung) einer Benutzerin/eines Benutzers. Im USP authentifiziert man sich durch den Bürgerkarten-PIN oder den Handy-Signatur-TAN USP Seite 5/18 Stand:

7 2.2 Login mittels Bürgerkarte Wählen Sie dafür im Login-Bereich der Startseite den Reiter Bürgerkarte Klicken Sie auf Karte Abbildung 3: Einstieg mittels Bürgerkarte Führen Sie nun Ihre Bürgerkarte in das Lesegerät ein Abbildung 4: Identifikation Bürgerkarte: Kartenlesegerät Geben Sie den Karten-PIN (optional) und den erforderlichen Signatur-PIN ein. Übrigens: Nur ein USP-Administrator kann das USP uneingeschränkt nutzen. In Abschnitt 3 erfahren Sie, wie Sie im nächsten Schritt eine Benennung dieser Rolle durchführen. Sie können wahlweise sich selbst oder eine andere Person zum USP-Administrator Ihres Unternehmens benennen. USP Seite 6/18 Stand:

8 2.3 Login mittels Handy-Signatur Wählen Sie dafür im Login-Bereich der Startseite den Reiter Bürgerkarte Klicken Sie auf Handy Abbildung 5: Einstieg mittels Handy-Signatur Geben Sie Ihre Mobiltelefonnummer und das Signatur Passwort ein: Abbildung 6: Identifikation Handy-Signatur: Mobiltelefonnummer + Signatur Passwort Klicken Sie auf Identifizieren USP Seite 7/18 Stand:

9 Sie erhalten nun eine SMS mit einem TAN, welcher 5 Minuten Gültigkeit besitzt Geben Sie diesen TAN in das Eingabefeld ein Abbildung 7: Eingabe TAN Übrigens: Nur ein USP-Administrator kann das USP uneingeschränkt nutzen. In Abschnitt 3 erfahren Sie, wie Sie im nächsten Schritt eine Benennung dieser Rolle durchführen. Sie können wahlweise sich selbst oder eine andere Person zum USP-Administrator Ihres Unternehmens benennen. USP Seite 8/18 Stand:

10 3 USP-ADMINISTRATOR BENENNUNG Im Rahmen der Registrierung wird ein sogenannter USP-Administrator benannt. Diese Rolle hat alle verfügbaren Rechte im USP und muss für jedes Unternehmen im USP vorhanden sein. Nur sie kann Benutzerinnen/Benutzer und deren Rechte verwalten sowie selbst für Ihr Unternehmen tätig werden. Bei der USP-Administratoren-Benennung können Sie wahlweise zum USP-Administrator benennen. - sich selbst ( Selbstbenennung ) oder - eine andere Person ( Fremdbenennung ) Was bedeutet Selbstbenennung? Was bedeutet Fremdbenennung? Selbstbenennung = Ich möchte selbst USP-Administrator werden. Fremdbenennung= Ich möchte eine andere Person zum USP-Administrator benennen. Sobald Sie sich mit Bürgerkarte/Handy-Signatur angemeldet haben, erkennt das USP automatisch, ob eine Einzelvertretungsbefugnis für Ihre Person eingetragen ist. Sie sehen das/die Unternehmen, für welche/welches eine Vertretungsbefugnis gefunden wurde (Muster): Abbildung 8: Prüfung Einzelvertretungsbefugnis bei USP-Administrator-Benennung Falls in den relevanten Registern für Sie eine Einzelvertretungsbefugnis gefunden wurde, werden Ihnen die zugehörigen Unternehmen zur Auswahl angeboten. USP Seite 9/18 Stand:

11 Treffen Sie eine Auswahl durch Auswählen der Checkbox und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Weiter. In Folge werden Sie gebeten, die USP-Nutzungsbedingungen zu akzeptieren: Abbildung 9: Abbildung 1 Zustimmung USP-Nutzungsbedingungen Nun können Sie die Auswahl für die USP-Administratoren-Benennung treffen: Abbildung 10: Auswahl Selbst-oder Fremdbenennung USP Seite 10/18 Stand:

12 3.1 Selbstbenennung Wählen Sie den Auswahlpunkt Mich selbst als USP Administratorin/USP Administrator auswählen durch Anklicken aus In Folge werden Sie gebeten, eine BENID zu vergeben: Abbildung 11: BENID-Vergabe Bei erfolgreichem Abschluss sehen Sie folgende Seite (Muster): Abbildung 12: Erfolgreicher Abschluss Selbstbenennung Sie erhalten in Folge ein pdf-dokument mit Zugangsdaten (TID, BENID und PIN) sowie ein pdf-dokument mit dem Sicherheitspasswort. USP Seite 11/18 Stand:

13 SIE HABEN IHR ZIEL ERREICHT! Die USP-Administrator Benennung wurde erfolgreich abgeschlossen. USP Seite 12/18 Stand:

14 3.2 Fremdbenennung: Person ohne vorhandenem Benutzerkonto Wählen Sie in der Übersicht den Auswahlpunkt Eine andere Person OHNE vorhandenem USP Benutzerkonto auswählen Suchen nach einer Person im Stammzahlenregister. Geben Sie hierfür Vorname, Nachname und Geburtsdatum als Suchkriterium in die Eingabemaske ein und klicken Sie anschließend auf Suchen : Abbildung 13: Personensuche im SZR In Folge werden Sie gebeten, eine BENID zu vergeben: Abbildung 14: BENID-Vergabe Fremdbenennung USP Seite 13/18 Stand:

15 Sie erhalten in Folge ein pdf-dokument mit Zugangsdaten (TID, BENID und PIN) sowie ein pdf-dokument mit dem Sicherheitspasswort. Abbildung 15: Abbildung 2 Erfolgreicher Abschluss Fremdbenennung Ein von Ihnen (d.h. der personifizierten einzelvertretungsbefugten gesetzlichen Vertretungsperson) benannter USP-Administrator über SZR-Personensuche ist noch nicht personifiziert: Bitte informieren Sie die betreffende Person über die notwendigen Schritte der Personifizierung, welche unter Abschnitt 4 erklärt sind! Damit der von Ihnen benannte USP-Administrator seine Rechte ausüben kann, muss sie/er ihr/sein Benutzerkonto zuerst personifizieren! SIE HABEN IHR ZIEL ERREICHT! Die USP-Administrator Benennung wurde erfolgreich abgeschlossen. USP Seite 14/18 Stand:

16 4 PERSONIFIZIERUNG Für die uneingeschränkte Nutzung des USP ist neben der Registrierung des Unternehmens die sogenannte Personifizierung des USP-Administrators erforderlich. Die Personifizierung ist die Zuordnung einer natürlichen Person zu einer Benutzerin/einem Benutzer im USP. Wie unterscheiden sich Benutzerin/Benutzer und Teilnehmerin/ Teilnehmer? Die Teilnehmenden des USP sind grundsätzlich Unternehmen (= juristische Personen), während die Benutzerin/der Benutzer immer eine natürliche Person darstellt. Ein teilnehmendes Unternehmen kann mehrere Benutzerinnen/Benutzer haben. Folgender Hinweis erscheint als Aufforderung zur Personifizierung: Abbildung 16: Aufforderung zur Personifizierung Diese Zuordnung können Sie auf drei verschiedenen Wegen durchführen: Abbildung 17: Möglichkeiten der Personifizierung USP Seite 15/18 Stand:

17 4.1 Personifizierung mit einem privaten FinanzOnline-Bürgerkonto Klicken Sie auf das FinanzOnline-Symbol bzw. den Button Zugangskennung Geben Sie den TID, BENID und PIN Ihres privaten FinanzOnline-Bürgerkontos ein 4.2 Personifizierung mit einer Bürgerkarte Klicken Sie auf das Bürgerkartensymbol bzw. den Button Karte Führen Sie Ihre Bürgerkarte in ein Lesegerät ein Geben Sie Ihren Karten-PIN (optional) und den erforderlichen Signatur-PIN ein. Abbildung 18: Eingabe Karten-PIN (Personifizierung mittels Bürgerkarte) 4.3 Personifizierung mit einer Handy-Signatur Klicken Sie auf das Symbol für Handy-Signatur bzw. den Button Handy Geben Sie Ihre Mobiltelefonnummer und Signatur Passwort ein, klicken Sie auf Identifizieren Abbildung 19: Identifikation Handy (Personifizierung Handy-Signatur) Nun erhalten Sie eine TAN als SMS, welche 5 Minuten Gültigkeit besitzt USP Seite 16/18 Stand:

18 Geben Sie die TAN in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf Signieren Abbildung 20: Eingabe TAN SIE HABEN IHR ZIEL ERREICHT! Die USP-Administrator Benennung wurde erfolgreich abgeschlossen. USP Seite 17/18 Stand:

19 5 HILFE & SUPPORT Wenn Sie im USP angemeldet sind, so finden Sie sowohl in der Mein USP -Box als auch im Bereich Mein Benutzerkonto Verweise zu Hilfen, dem Kontaktformular und dem USP Service Center. 5.1 Online-Hilfe Die Online-Hilfe finden Sie durch Aufrufen von Hilfe/Sitemap im Kopfbereich der USP- Startseite. In Folge haben Sie die Auswahl zwischen kontextbezogenen Suchthemen sowie verwendbaren Tastatur-Kurzbefehlen. 5.2 Kontaktformular Gerne können Sie uns Fragen und Anregungen auch mittels Web-Kontaktformular zukommen lassen. Dieses finden Sie unter dem URL: oder indem Sie im Kopfbereich auf Hilfe/Sitemap klicken und im Contentbereich dem Link Kontakt und dann Kontaktformular folgen: Hilfe /Sitemap Abbildung 21: Kontaktformular für Fragen und Anregungen Bitte beachten Sie, dass Eingabefelder, die mit einem * gekennzeichnet sind, verpflichtend auszufüllen sind. 5.3 USP Service Center (Hotline) Unser USP Service Center erreichen Sie österreichweit unter der Telefonnummer 0810 / , Erreichbarkeit: Montag Freitag 8-17 Uhr USP Seite 18/18 Stand: