8 Mahnwesen - Rechnungen

Transkript

1 Regelmäßiges Mahnen erhöht Ihre Liquidität Neben dem reinen Vergessen einer Überweisung bzw. Zahlung treiben gewohnheitsmäßige Spätzahler die Kosten in die Höhe. Hier hilft das rechtzeige Erkennen Kosten zu senken und unnötige Verluste zu vermeiden. Das Mahnwesen stellt ein wichtiges Unternehmensteuerungsinstrument dar. Nicht immer ist die Zahlungsmoral Ihrer Kunden zufriedenstellend. In Ihren msuoffice-anwendungen finden Sie das Mahnwesen im Modul Rechnungen. Ideal für: alle Kleinen und Mittleren Unternehmen Mit wenigen Klicks laden Sie aus der Musterbibliothek Ihr Mahnlayout und gestalten es nach Ihrem CI oder CD. Mahnungen erzeugen und verwalten Wählen Sie in der oberen Menuleiste den Menupunkt Zahlungen Zu mahnende Rechnungen Mit dem Drucken einer Rechnung im Original wird diese in msuanwendungen OFFEN gestellt und ist als Forderung in die Buchhaltung zu übertragen. Bei Ihrem Kunden stellt diese Forderung eine Verbindlichkeit dar, die er innerhalb einer gewissen Frist (bis zum Fälligkeitsdatum der Rechnung) zu begleichen hat. msuberlin F - 951

2 Überschreitet Ihr Kunde diese Frist, sollten Sie versuchen, schnellstmöglich Ihre Forderung einzutreiben. Sie werden durch das Mahnwesen Ihrer msuanwendung unterstützt. Das Mahnwesen Ihrer msuanwendung hilft beim Auffinden der Forderungen und beim Erzeugen von Zahlungserinnerungen und Zahlungsaufforderungen (Mahnschreiben). Diese können als Brief, Fax (OSX) oder PDF erstellt werden. Die Mahnstati der Rechnungen Werden mehrere Mahnungen zu einer Forderung gestellt, wird der Mahnstatus von Ihrer msu Anwendung hochgesetzt von der ersten gedruckten Mahnung an (M1) bis zu der vierten Mahnung (M4). Dies erfolgt automatisch: A) Zuerst ist die Rechnung ungedruckt. Sie trägt einen blauen Punkt. B) Nach dem Druck der Rechnung erscheint kein Eintrag. C) Skonto 1: S1 1. Frist i.d. Regel 3 Tage nach Rechnungsdruck. Die Zahlung sollte mit einem Skonto von 3 % erfolgen (diese Funktion ist definierbar). D) Skonto 2: S2 2. Frist i.d. Regel 10 Tage nach Rechnungsdruck. Die Zahlung sollte mit einem Skonto von 2 % erfolgen (diese Funktion ist definierbar). E) Mahnstufe M i.d. Regel 11. Tage nach Rechnungsdruck Diese Rechnung ist fällig. Jetzt sollte der erste Mahnlauf erfolgen. Nach jeder Mahnung wird die Mahnstufe um eine Zahl erhöht: - von M auf M1 nach dem Druck der 1. Mahnung - von M1 auf M2 nach dem Druck der 2. Mahnung - von M2 auf M3 nach dem Druck der 3. Mahnung - von M3 auf M4 nach dem Druck der 4. Mahnung Jetzt sollte der Vorgang endlich zum Anwalt gehen. F msuagent/dercreative/msufakt!

3 Suchen nach zu mahnenden Rechnungen Suchen nach zu mahnenden Rechnungen Wählen Sie in der Liste der RECHNUN- GEN aus dem Menü ZAHLUNGEN den Eintrag ZU MAHNENDE RECHNUNGEN. Ihre msuanwendung zeigt die zu mahnenden Rechnungen (Ausgangsrechnungen) an. Mahnstati werden in der Rechnungsliste neben der Rechnungsnummer rot angezeigt. Neben der Rechnungsnummer sehen Sie: >M, wenn zu dieser Rechnung noch kein Mahnschreiben erzeugt wurde M 1, wenn Sie zu dieser Rechnung die 1. Mahnung erzeugt haben. M 2, wenn Sie zu dieser Rechnung die 2. Mahnung erzeugt haben. M 3, wenn Sie zu dieser Rechnung die 3. Mahnung erzeugt haben. M 4, wenn Sie zu dieser Rechnung die 4. Mahnung erzeugt haben. >M, wenn zu dieser Rechnung noch kein Mahnschreiben erzeugt wurde, M1 - M4, je nachdem, wieviele Mahnungen Sie bereits erzeugt haben. Erzeugen von Mahnschreiben Wechseln Sie von der Übersicht in die Rechnungen (Ausgangsrechnungen). msuberlin F - 953

4 Markieren Sie die Rechnungen, zu denen Sie ein Mahnschreiben erzeugen wollen. Wenn Sie alle Rechnungen mahnen wollen, wählen Sie aus dem Menü BEARBEITEN den Eintrag ALLES AUS- WÄHLEN oder betätigen Sie die KOM- MANDOTASTE A. Wählen Sie nun aus dem Menü ZAHLUNGEN den Eintrag MAHNSCHREIBEN. Anschauen von Mahnschreiben Wählen Sie nun aus dem Menü ZAHLUN- GEN den Eintrag MAHNLISTE. Sie wechseln in die Liste mit den erzeugten Mahnschreiben. Drucken von Mahnschreiben Markieren Sie die Mahnschreiben, die Sie drucken möchten und wählen Sie aus dem Menü ABLAGE den Eintrag MAHNUNG DRUCKEN Die Mahnungen werden gedruckt. Zu Ihrer Information wird diese Mahnung auch in jede Kundenakte (Kunden & Lieferanten) hereingeschrieben. Pfad/Weg: Übersicht / Kunden & Lieferanten / Anschrift auswählen und öffnen / Statistik / Mahnungen Via Klick sehen Sie schon im Telefonat - welche Rechnungen gemahnt wurden, - Welche bezahlt. wurden... F msuagent/dercreative/msufakt!

5 Einstellungen Mahnwesen Öffnen Sie die Anschriftenmaske zu Ihrem Kunden. Über den Ansprechpartnern finden Sie das Modul Statistik. Wählen Sie Mahnungen aus. Es erscheint die Liste mit den Mahnungen zu diesem Kunden. Einstellungen Mahnwesen Die Einstellungen zum Mahnwesen finden Sie im Modul Einstellungen. Sie definieren Mahnlaufzeiten, Mahnzeiten, Mahntexte, Fälligkeiten... Wechseln Sie aus der Übersicht in die EINSTELLUNGEN auf die zweite Seite FAKTURA. Betätigen Sie die Taste Skonti & Mahnungen. Es öffnet sich eine dreiseitige Eingabemaske Auf der ersten Seite finden Sie die Einstellungen zu den Skonti. msuberlin F - 955

6 Auf den Seiten zwei und drei können Sie die Mahnungen und Mahntexte einstellen. Auf der Seite 2 Mahnungen definieren Sie die Mahntage In den Feldern Mahnung 1 bis Mahnung 4 können Sie die Tage eintragen, nach denen Ihre msuanwendung automatisch eine höhere Mahnstufe erzeugt (im Beispiel nach jeweils nach 7 Tagen), sowie die dazugehörige Mahngebühr. Im Betreff tragen Sie Ihren Text für die Mahnung ein. Im Fußtext tragen Sie Ihre Angaben für die Zahlungen o.ä. ein. F msuagent/dercreative/msufakt!

7 Verwandte Themen: Die Mahntexte können Sie individuell auf Seite 3 formulieren. Verwandte Themen: Der erste Beleg wird gebucht Jahresanfang Saldenvorträge Bargeld buchen - Geldtransite Herrschaftswissen der Steuerberater erlernen Musterbuchungen einsetzen Kämpfen Sie auch mit der Reisekosten-Abrechnung, mit Pauschalen, Eigenanteilen? - oder geben Sie Ihr schwerverdientes Geld lieber beim Finanzamt ab, weil das alles zu kompliziert ist? Geben Sie auch noch 1,8 % des Neuwagenpreises Ihres Pkw's freiwillig beim Finanzamt ab, nur weil Ihnen ein vernünftiges Fahrtenbuch fehlt? Mit dem Fahrtenbuch in der Buchhaltung erfassen Sie einfach Ihre Fahrten. Die Buchhaltung kümmert sich dann um den Rest! Viele unserer Anwender wollen nicht erst vom Bescheid des Finanzamtes überrascht werden, wieviele Steuern Sie zu zahlen haben. Dann können Sie jetzt jederzeit mit MacKonto die Steuern berechnen, die auf Sie zukommen. So können Sie planen und rechtzeitig Rücklagen bilden. msuberlin F - 957

8 Sicherlich haben Sie sich gefragt, was Ihnen eine Tabellenkalkulation in der Buchhaltung nutzt? Neben den Buchhaltungstätigkeiten werden Sie immer wieder Hilfsrechnungen durchführen. Durch die Integration der Tabellenkalkulation können Sie diese in der Datenbank speichern und so jederzeit wieder darauf zurückgreifen. Kennen Sie den Unterschied warum eine Leuchtstoffröhre anders als eine Glühbirne korrekt verbucht wird? Dieses Herrschaftswissen der Steuerberater können Sie nun einsetzen. Mit Hilfe der Tabellenkalkulation laden Sie über 2500 Musterbuchungen und können diese frei auswählen (verfügbar ab Version 9.5) F msuagent/dercreative/msufakt!