Rechtskonforme -Archivierung

Transkript

1 Rechtskonforme -Archivierung CPL Unternehmensberatung für Organisation Sandra Muggli Und Datenverarbeitung GmbH Partner Account Manager Hamburg Lovosoft GmbH

2 -Kommunikation Die Erfolgsgeschichte schlechthin Ausgangssituation Ob Angebote, Bestellungen, Verträge etc., der größte Teil der geschäftlichen Kommunikation wird via abgewickelt. Die Archivierung von s im Geschäftsverkehr gewinnt weiter an Bedeutung. Was muss? Was sollte? Was darf nicht archiviert werden? Wie ist das mit dem Datenschutz? s werden weltweit täglich verschickt.

3 Ausgangssituation Die Notwendigkeit für -Archivierung liegt auf der Hand Rechtliche Einordnung: = Handelsbrief Jede , welche einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden kann, muss 6 10 Jahre archiviert werden! Beispiele: Steuerprüfung, Revision, Datenoffenlegungen bei behördlicher Anordnung

4 Ausgangssituation Die -Flut und der gesetzliche Aufbewahrungsdschungel Gesetzliche Rahmenbedingungen Was muss? Wie? Revisions- und fälschungssicher- oder in elektronisch auswertbarer Form vorgehalten werden z.b.: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), Handelsgesetzbuch (HGB) Abgabenordnung (AO)

5 Ausgangssituation Die -Flut und der gesetzliche Aufbewahrungsdschungel Im Interesse des Unternehmens Rechtssicherheit: z.b. Preisverhandlungen, Verträge, Datenschutz, im Kündigungsfall, Straftatbestand, Widerruf, Rücktritt, Anfechtung, Bestätigung, Verzug bei elektronischen Rechnungen Was darf nicht archiviert werden? z.b. Betriebsrat, medizinischer Dienst

6 Die Zeit drängt um Ausgangssituation die gesetzliche Anforderungen der -Archivierung in die Praxis umzusetzen Seit 2002 besteht die Archivierungspflicht für Unternehmen Sind Ihnen die Vorteile einer -Archivierungs-Lösung bekannt? Gesetzliche Anforderungen, kein Grund den Kopf in den Sand zu stecken

7 Das Rezept für wirtschaftliche und rechtskonforme -Archivierung Kosten Verwaltungsaufwände reduzieren, Preis/Leistung/Wirtschaftlichkeit Produktivität Zugriff auf ein zentrales Archiv sicherstellen Rechtliche Anforderungen Datenschutz, Filterung steuerrelevanter s, IDEA Schnittstelle, Beweisfähigkeit Eine Lösung für alle Anforderungen!

8 Acht gute Gründe für: -Archivierung 1 IT- Kosten sparen und Verwaltungsaufwände minimieren. Die Durchführung von zeitaufwändigen Datensicherungsvorgängen, das Suchen und Wiederherstellen von vermissten E- Mails bei der dezentralen - Verwaltung, kosten Zeit und Geld. BytStorMail Zentrales Archiv für s Einfache Wiederherstellung Keine zeitaufwändige Datensicherung Keine Lizenzkosten für Backup Anti-Spam "Die günstige Einstiegsvariante hilft sogar kleinen Unternehmen rechtskonform zu archivieren" Ludwig Altmannsberger, Geschäftsführung, A+S Dentaltechnik "Das Komplettpaket Archivierung und Anti-Spam, Anti-Viren hat uns überzeugt" Rolf Schaadt, Geschäftsführung, teknihall GmbH

9 Archivsuche

10 Acht gute Gründe für: -Archivierung 2 Schutz vor Datenverslust aufgrund technischer Probleme. Bereits ein Systemabsturz, ein Systemwechsel, ein Hardwaredefekt, Backup-Problem, oder defekte PST Dateien können den Verlust unternehmenswichtiger s verursachen. BytStorMail Betriebssystemen Unabhängig von: Hardware Zugriff und Verfügbarkeit von s bleibt sichergestellt "Unsere bestehende Infrastruktur wurde nicht verändert, wir bleiben weiterhin plattformunabhängig" Alexander Jung, IT-Leitung, Denso GmbH

11 Acht gute Gründe für: -Archivierung BytStorMail 3 Schutz vor Einsichtnahme auf fremde inhalte. Ohne klare Zugriffskontrollen auf die E- Mailinhalte können die gesetzlichen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) nicht sichergestellt werden. Einem Systemadministrator darf wegen Einsichtnahme in fremde s auch ohne vorherige Abmahnung gekündigt werden! Das 4-Augenprizip gewährleistet die Möglichkeit zum maximalen Datenschutz mit BytStorMail "Mit BytStorMail werden alle gesetzlichen Datenschutzbestimmu ngen eingehalten, sagt Mario Reichherzer von der Odenwald Chemie

12 Useransicht Empfänger u. Absender wird angezeigt Adminansicht Admin sieht nur Domains

13 Acht gute Gründe für: -Archivierung 4 Produktivität durch Informationsverfügbarkeit steigern. Unternehmenswichtige Unterlagen liegen oft nur im Postfach von Mitarbeitern, oder sind über verschiedene z.b. Dokumentenmanagementsysteme verteilt. Die Produktivität eines Unternehmens hängt entscheidend davon ab, dass diese Informationen zu jeder Zeit komplett und schnell abgerufen werden können. BytStorMail Damit alles rund läuft s stehen im zentralen Archiv zur Verfügung Komfortable Volltextsuche (auch in Datei- Anhängen) Kinderleicht finden und per Knopfdruck erneut an das eigene Postfach zustellen "Die Installation war in kürzester Zeit abgeschlossen, unsere individuellen Bedürfnisse wurden sofort umgesetzt" Sebastian Wehnl, IT-Leitung, infra Fürth GmbH

14 Acht gute Gründe für: -Archivierung 5 Verhindern Sie das Löschen von geschäftsrelevanten s. Bei der dezentralen Archivierung der elektronischen Post entscheidet der Mitarbeiter, welche s wann, wo und wie archiviert werden. Dabei werden s, weil Postfächer überlaufen, absichtlich oder aus versehen schnell gelöscht. BytStorMail Alle s werden zentral erfasst bevor sie in den Postfächern der Benutzer landen! Ablage im Originalzustand inkl. Anhang u. Zeitstempel Disaster Recovery Konzept: Mailserver u. Konten können mit wenigen Handgriffen wieder hergestellt werden

15 Acht gute Gründe für: -Archivierung 6 Erhöhen Sie Ihre Beweisfähigkeit bei Rechtsstreitigkeiten. Eine geordnete und jederzeit verfügbare Aufbewahrung der elektronischen Geschäftspost ist auch aus Gründen der strategischen Rechtssicherheit notwendig. BytStorMail Jede wird im BSM-Archiv mit Zeit und Datumsstempel geloggt. Daten können somit weder verändert noch manipuliert werden.

16 Acht gute Gründe für: -Archivierung 7 Postfachabgrenzung abschaffen. Einerseits soll die Entlastung des - Servers durch die Begrenzung der Postfächer erreicht werden. Andererseits bedeutet das für die Anwender: Zeitaufwendige Aufräum-, Lösch- und Verwaltungsarbeiten. BytSorMail Mit BytStorMail : Anwender und den Mailserver dauerhaft entlasten. Kein Aufräumen des Postfaches mehr notwendig Keine Aufforderung des Mailservers Mails zu löschen Kein Anlegen von pst Files oder Löschen alter s notwendig "Jedes Unternehmen sollte BytStorMail im Einsatz haben," so Stefan Reich, Teamleiter der Systemadministratoren, Vitaphone GmbH

17 Acht gute Gründe für: -Archivierung 8 Sanktionen wegen nicht eingehaltener Aufbewahrungsfristen und Vorschriften vermeiden. Anforderungen ergeben sich z.b. aus : Der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB), den Grundsätze ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme (GoBS). Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben vor, dass auch alle steuerrelevanten s in maschinell auswertbarer Form vorgehalten werden müssen. BytStorMail Mit BytStorMail können sämtliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden, darüber hinaus: Intelligente Filtertechnologie IDEA-Schnittstelle Nicht steuerrelevante" s bleiben geschützt!

18 Nach erfolgreicher Authentifizierung des Steuerprüfers muss sich als weiterer Sicherheitsfaktor der Admin gesondert anmelden. Erst dann sieht der Steuerprüfer die steuerrelevante - Kommunikation für den freigeschalteten Zeitraum.

19 Der modulare Aufbau, der besondere Mehrwert BytStorMail bietet die Möglichkeit der individuellen Anpassung Schnittstellen zu weiteren Applikationen durch die offene Standard Technologie möglich. BytStorMail ermöglicht optional weitere Filterkriterien. Ob eine Betriebsvereinbarung vorhanden ist oder nicht, Anforderungen können individuell eingestellt werden.

20 Rechtskonforme -Archivierung & -Management Zwei Herausforderungen, eine Lösung: TaskWatcher MAV² Eine schnelle, übersichtliche und qualitativ gute Bearbeitung der elektronischen Post auch bei sehr hohem -Aufkommen Die Verarbeitung der s erfolgt mit automatisiert von der Erkennung und Kategorisierung, dem Routing bis hin zur Beantwortung der s. Antwortzeiten verbessern, Servicelevels einhalten und erhöhen sowie Kosten bedeutend senken. TaskWatcher-MAV² verfügt bereits über eine Vielzahl an Grundfunktionen, die zu vielen Unternehmen passen und ohne Aufwand sofort einsetzbar ist.

21 Über ByteAction GmbH Seit 18 Jahren richtungweisender Hersteller von Infrastrukturlösungen Zählt zu den Technologie und Innovationsführen in den Bereichen Sicherheit und Organisation von , Netzwerken, Internet sowie Infrastrukturlösungen. Die in der Praxis bewährten Technologien werden von vielen Unternehmen eingesetzt. Bei einer Systemverfügbarkeit von 99,9 % werden mehrere Hunderttausend Benutzer unterstützt. Zu den Kunden zählen zahlreiche renommierte Unternehmen wie

22 Über BytStorMail - Wichtige Produktmeilensteine Seit Gründung Unterstützung größerer Telkos beim Aufbau von -Plattformen 2001 Erstellung von TKÜV Systemen für Telkos 2004 Großes ASP Projekt bei City Carrier (4000 Domains) 2005 Zertifikat der RegTP (Bundesnetzagentur) für TKÜV 2006 BSM wird für Fujitsu Siemens zertifiziert 2006 BytStorMail wird mit dem Innovationspreis der Initiative Mittelstand ausgezeichnet 2006 Erster Verkauf über Partner 2007 BytStorMail wird mit dem Innovationspreis der Initiative Mittelstand ausgezeichnet 2007 Erster Verkauf von BSM über Partner T-Systems an den Mittelstand 2008 BytStorMail wird mit dem Innovationspreis der Initiative Mittelstand ausgezeichnet 2008 Neue strategische Allianzen mit namenhaften Herstellern 2009 Jan. Beginn Entwicklung BSM Weitere Kunden & Partnergewinnung 2009 Gründung des Distributors und Partnerkanals Lovosoft GmbH Ausbau Partnergeschäft 2009 Zertifizierung auf IBM x-series und Lotus Notes Foundation Server 2009 Im November Kampagnenstart Klein kommt groß raus! mit IBM Lotus Notes Foundation

23 Technischer Überblick

24 Gewusst wie

25 Technische Anbindungsmöglichkeiten BSM als Relay Server

26 Technische Anbindungsmöglichkeiten BSM als Archiv Server

27 Technische Anbindungsmöglichkeiten BSM in einer virtuellen Umgebung

28 Auf einen Blick Mit BytStorMail 2.0 erwartet Sie: Eine einfache Integration in die vorhandene Infrastruktur (ob VMware, Software Lizenzen oder Appliance) Die Bereitstellung eines zentralen Archivs zum Suchen und Wiederherstellen von s im Falle behördlich angeordneter Datenoffenlegungen Das automatische Archivieren aller ein- und ausgehenden s Eine wirtschaftlich und intelligente Archivierungslösung mit welcher die Datenschutzrichtlinien sowie aktuelle Gesetze eingehalten werden können Eine Archivierungslösung die auf Ihre Unternehmensbedürfnisse angepasst werden kann, wie z.b.: das Definieren von Ausnahmeadressen (Betriebsrat, Personalabteilung etc.) Optional: die Möglichkeit zur Verknüpfung der s mit den Geschäftsprozessen: Zuordnung der s entsprechend ihres Inhalts zu elektronischen Akten und Prozessen Geringer Administrationsaufwand durch die sog. Blackbox

29 Möchten Sie auch so zufrieden aussehen? Dann wenden Sie sich an den Experten - Fragen Sie uns!

30 Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit. Wir beraten Sie gerne! CPL Unternehmensberatung für Organisation und Datenverarbeitung GmbH Weidestrasse 120a D Hamburg Tel.: +49 (0) 40 / Fax: +49 (0) 40 / Kontakt@cplgmbh.com Ihr fachlicher Ansprechpartner Herr Jörg Anhalt