Prozessorientierte Organisationsentwicklung im Kontext von Campus Management ZKI Arbeitskreis Campus Management 07. Juni 2011 in Hamburg

Transkript

1 im Kontext von Campus Management ZKI Arbeitskreis Campus Management 07. Juni 2011 in Hamburg

2 . Ein Erfahrungsbericht. Folie 2 und Ausgangssituation und Aufgaben der prozessorientierten Phasen der prozessorientierten Methoden und Maßnahmen in den einzelnen Phasen Zusammenfassung und

3 PAUL. und Ausgangssituation. Folie 3 Februar 2008: Start der Arbeiten in PAUL Sommersemester 2009: Hochschulweite Umstellung des Studierenden- und Lehrveranstaltungsmanagements Januar 2009: Start der Arbeiten im Teilprojekt Betriebsabläufe und Prozesse Januar 2010: Start des Pilotprojekts im Prüfungsmanagement Wintersemester 2011/2012: Hochschulweite Umstellung des Prüfungsmanagements auf PAUL

4 Folie 4 des Teilprojekts Betriebsabläufe und Prozesse. Unser Auftrag. Durch die Projektleitung vorgegebenes Ziel war Klärung der Prozesse für die aktuelle Betriebsfähigkeit und damit jeden PAUL-Nutzer in die Position versetzen, zu wissen, was er tut und mit welchen Auswirkungen im System mit den folgenden Kernaufgaben: Gestalten und Festlegen der Standardprozesse für Fakultäten, Studierende und Lehrende Gestalten und Festlegen von Sonderprozessen Festlegen der Prozessverantwortlichen Definieren von stabilem Betrieb und dauerhaftem Regelbetrieb

5 Folie 5. Unser Phasenorientiertes Vorgehen. Entwurfsphase Pilotphase Detaillierungsphase Einführungsphase

6 Gestaltung grundlegender Zielprozesse. Folie 6

7 Ableiten eines Rollenkonzepts. Folie 7

8 Prozessgalerie. Folie 8

9 Folie 9 Klärung von Grundsatzfragen und deren Entscheidung durch Hochschulleitung.

10 Entwurf eines Akademischen Kalenders. Folie 10

11 Entwurfsphase. Definieren von Zielprozessen. Folie 11 Gestalten der grundlegenden Zielprozesse im Prüfungsmanagement mit wenigen zentralen Key Usern Ableiten eines zu detaillierenden Rollenkonzepts Kommunikation der Zielprozesse in dezentrale Einheiten (Fakultäten) zur Identifikation von Promotoren und Opponenten für Evaluation der Zielprozesse und des Rollenkonzepts Klärung von Grundsatzfragen und Entscheidung durch Projektleitung bzw. Präsidium Entwurf eines hochschulweit geltenden Akademischen Kalenders

12 Folie 12 Identifikation von unsicheren und strittigen Aspekten.

13 Aufsetzen des Pilotprojekts. Folie 13

14 Zielgruppenspezifische Kommunikation. Folie 14

15 Kontinuierliche Erfahrungssicherung. Folie 15

16 Folie 16 Prozessübergreifendes Rechte- und Rollenkonzept.

17 Evaluation des Piloten. Folie 17

18 Pilotphase. Evaluieren der Zielprozesse. Folie 18 Abgrenzen des Piloten durch Identifikation von unsicheren und strittigen Aspekten Zieldefinition und Aufsetzen des Projekts Durchlauf des Prüfungsmanagements vom Anlegen der Prüfungen bis zur Zeugniserstellung Konzept für zielgruppenspezifische Kommunikation Kontinuierliche Erfahrungssicherung durch wöchentliche Routine Erstellen und Umsetzen eines ausgefeilten, prozessübergreifenden Rechte- und Rollenkonzepts Evaluieren des Piloten durch strukturierte Umfrage (Studierenden und Lehrende)

19 Folie 19 Detailierung der Prozesse mit konsequenter Einbeziehung der Fakultäten. Anforderungen

20 Folie 20 Identifizieren von Workarounds und ressourcenorientierte Betrachtung.

21 Hochschulweite Integration der Prozesse. Folie 21

22 Visualisierung der Zielprozesse. Folie 22

23 Folie 23 Prozessübergreifende Abstimmung des Akademischen Kalenders.

24 Erarbeiten von Formularen und Checklisten. Folie 24

25 Folie 25 Detaillierungsphase. Fokussieren auf Prozessdefizite. Detailierung der Prozesse mit konsequenter Einbeziehung von Key Usern der fünf Fakultäten Identifizieren von Workarounds und ressourcenorientierte Betrachtung Hochschulweite Integration der Prozesse mittels prozessübergreifender Workshops Visualisierung der Zielprozesse durch Modellierung Verfeinerung und prozessübergreifende Abstimmung des Akademischen Kalenders Erarbeiten von Formularen und Checklisten sowie Handreichungen für die zukünftigen Anwender

26 Folie 26 Einführungsphase. Hochschulweites, IT-gestütztes Campus Management.

27 Folie 27 Einführungsphase. Hochschulweites, IT-gestütztes Campus Management.

28 Folie 28.. Kontinuierliches Einbeziehen der Beteiligten von Beginn an bei der Gestaltung der Zielprozesse Professionelles Begleiten der Prozessumstellung durch prozessübergreifende Maßnahmen der Sensibilisierung und Kommunikation Schaffen von Vertrauen und Commitment für weitreichende Prozessveränderung Sichtbarmachen von prozessunterstützenden Ergebnissen z. B. Akademischer Kalender Frühzeitiges Verankern der Prozesse durch kontinuierliche Maßnahmen der Erfahrungssicherung und Evaluation

29 Folie 29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Und ich freue mich auf Ihre Fragen. Dr. Yvonne Groening Geschäftsführerin Kilianstraße Paderborn fon fax mobil

30 Back Up Folien.