Unsere These: Meilensteindefinitionen sind wichtig für die Projektplanung und die Bewertung des Projektstatus.

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1 Fachgruppe Projektmanagement im Mittelstand August 2015 Themen, die vor dem Projekt durchzuführen sind KNOW-HOW Unsere These: Meilensteindefinitionen sind wichtig für die Projektplanung und die Bewertung des Projektstatus. Meilensteine sind Zeitpunkte in einem Projekt zu denen bestimmte Ergebnisse vorliegen sollen. Durch die Einführung von Meilensteinen in die Planung lässt sich ein Projekt gut strukturieren. Die Erreichung eines Meilensteins ist ein guter Moment, um zu sehen, ob alles für die noch anstehenden Schritte vorbereitet ist und ob sich das Projekt noch im geplanten Rahmen bewegt. Werden die Meilensteine wie geplant erreicht und zeichnen sich auch keine größeren Verzögerungen für die zukünftigen Meilensteine ab, kann man davon ausgehen, dass das Projekt stabil ist und weiterhin wie geplant durchgeführt werden kann. Betrifft: Projektleiter, Auftragnehmer und Auftraggeber Projektteam Chancen: Meilensteine helfen, einem Projekt Struktur zu geben Durch Meilensteine sind Zwischenziele definiert, die eine Prüfung des Projektstatus während der Laufzeit erlauben. Werden Meilensteine nicht wie geplant erreicht und zeichnen sich weitere Abweichungen ab, können Maßnahmen eingeleitet werden. Meilensteine erlauben es dem Projektteam fokussiert die Zwischenziele im Projekt in Angriff zu nehmen. Greifbare Zwischenziele erhöhen die Motivation. Das Einhalten der Meilensteine erzeugt Vertrauen bei den Auftraggebern und Projektmitarbeitern. Risiken: Werden zu viele Meilensteine definiert, verlieren diese an Aussagekraft und die wirklich wichtigen Meilensteine treten nicht mehr deutlich hervor. Unrealistische Meilensteine demotivieren das Projektteam und erzeugen falsche Erwartungen beim Auftraggeber. Meilensteindefinition 7.Juli 2015 Seite 1 von 5

2 Empfehlung: Wesentliche Meilensteine lassen sich gut aus der Historie bisheriger Projekte ableiten und können durch projektspezifische Zwischenziele ergänzt werden. Die Meilensteine sind kontinuierlich zu beobachten. Damit lassen sich Abweichungen im Projekt frühzeitig erkennen und korrigierende Maßnahmen einleiten. Bei inhaltlichen Änderungen innerhalb der Projektlaufzeit müssen deren Auswirkungen auf die nachfolgenden Meilensteine berücksichtigt werden. Die Ergebnisse, die zu einem Meilenstein vorliegen sollen, sind präzise zu beschreiben und festzuhalten. Weitere Aspekte: Der erfolgreiche Abschluss wichtiger Meilensteine sollte gewürdigt werden. Damit lässt sich die Motivation des Projektteams fördern. Eine projektübergreifende Standardisierung von Meilensteinen kann zu Prozessoptimierungen verwendet werden. Meilensteinplanung und Status der Meilensteine eignen sich als Grundlage für den Projektbericht an das Management. Verdeutlichung durch erlebte Beispiele: m konkreten Fall hat sich bei Softwareentwicklungsprojekten (klassische Vorgehensweise) ein Meilensteinplan mit den entsprechenden Ergebnissen entwickelt, der sich über den verschiedenen Projekten hin bewährt hat. D.h. hier wurden für diese Projekte, die gleichen Meilensteine verwendet! Die PM-Meilensteine und deren PM-Meilensteinergebnisse ergeben sich aus einem Phasenmodell. Anmerkung: Die Aufzählungen bei den einzelnen Meilensteinen sind teilweise nur Auszüge. Meilensteindefinition 7.Juli 2015 Seite 2 von 5

3 Der Meilensteinplan sieht wie folgt aus: M0: Projektbeginn Entscheidung der Organisation/Auftraggeber ein Projekt durchzuführen Projektauftrag/-steckbrief wird erstellt (erste Version) M1: Ende der Projektstartphase Projektauftrag/-steckbrief wurde vollständig erstellt und verabschiedet Projekt wurde initial vollständig geplant Projektauftrag/- steckbrief ist final M2: Start der Anforderungsaufnahmephase Starten der Anforderungsaufnahme im Rahmen von Workshop, nterviews etc. mit dem Kunden Abstimmen und Finalisieren der Anforderungen mit dem Kunden M3: Ende der Anforderungsaufnahmephase Finalisieren der Anforderungen mit dem Kunden Erstellen eines Lastenheftes Abnahme des Lastenheftes M4-Abnahme der Frontend Designs Frontend Design sind erstellt und zusammen mit dem Kunden abgestimmt/finalisiert worden Abnahme der Frontends M5-Ende des Solution Designs Entwicklung der Softwarelösung auf Basis des Lastenheftes und der abgenommenen Frontend Designs Erstellen eines Solution Dokumentes (Art Pflichtenheft) M6-Ende der Umsetzung/Entwicklung der Softwarelösung Entwicklung und Umsetzung der Softwarelösung abgeschlossen Schnittstellen zu anderen Systemen sind fertig entwickelt M7- Ende der Qualitätssicherung der Softwarelösung Softwarelösung ist umfassend getestet worden Unitest Systemtest ntegrationstest Abnahmetest M8- Ende des RollOuts Softwarelösung ist im Rahmen eines Rollout in Produktion gegangen M9- Abnahme der Softwarelösung Abnahme der Softwarelösung nach der Stabilisierungsphase Meilensteindefinition 7.Juli 2015 Seite 3 von 5

4 M10: Projektende Abnahme des Projektgegenstandes Lessons Learned Termin Die Meilensteine bilden i.d.r. das Eingangstor in die nächste Phase, die wiederum einen Meilenstein als Abschluss besitzt. Das bedeutet, dass bewertet wird, ob der/die Meilensteine erfolgreich bewältigt wurden und somit der neuen Phase gestartet werden kann. Sollte der Meilenstein nicht erfolgreich bewältigt worden sein muss entscheiden werden, wie die weitere Vorgehensweise sein sollte! Beispiel 2: Projektstrukturierung durch Gates. Die Produktentstehung ist Teil des Product Lifecycle Managements. Dabei werden folgende Gates durchlaufen: start plan develop qualify launch Zu jedem Gate müssen definierte Anforderungen erfüllt sein nach denen entschieden wird, ob das Projekt in die nächste Phase übergeht: start plan Grobabschätzung des geplanten Projekts abgestimmtes und genehmigtes Lastenheft, erster Business-Case, erster Zeitplan develop qualify abgestimmtes und genehmigtes Pflichtenheft, ausgearbeiteter Business- Case, abgestimmter Zeitplan Abschluss der entwicklungsbegleitenden Prüfungen, Kundendokumentation Meilensteindefinition 7.Juli 2015 Seite 4 von 5

5 launch Serienfreigabe, Werbemaßnahmen abgestimmt, Rote Gates werden von der Geschäftsleitung entschieden, graue Gates vom Bereichsleiter der jeweiligen Business Unit. Die Phasen werden in sich durch Meilensteine strukturiert. So sind beispielsweise in der Entwicklungsphase die Meilensteine A-Muster-Freigabe und B-Muster-Freigabe Pflicht. Weitere Meilensteine können, je nach Projekt, vom Projektteam gesetzt werden. Meilensteindefinition 7.Juli 2015 Seite 5 von 5