Aufbau eines betrieblichen Gesundheitsmanagements am Beispiel der Jade Hochschule

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1 Aufbau eines betrieblichen Gesundheitsmanagements am Beispiel der Jade Hochschule Alexandra Baumkötter, Koordinatorin des Gesundheitsmanagement, Jade Hochschule und Universität Oldenburg 13. Fachtagung des HochschulNetzwerkes SuchtGesundheit Saarbrücken, 26. September 2013

2 ABFRAGE In welcher Phase des Gesundheitsmanagements befinden Sie sich? 2

3 Vorgehen nach Leitfaden Quellen: Techniker Krankenkasse (2010). Gesunde Lebenswelt Hochschule Ein Praxishandbuch für den Weg zur Gesunden Hochschule Niedersächsischen Ministeriums für Inneres und Sport (2011). Gesundheitsmanagement in niedersächsischen Dienststellen

4 PROZESSKREISLAUF EINFÜHRUNG BGM Vorbereitung Projektorganisation Bestandsaufnahme von Belastungen und Ressourcen Integration Analyse und Planung Evaluation Entscheidung und Umsetzung 4

5 VORBEREITUNG 1. Schlüsselakteure finden Z.B. Personalrat, Leiter der Personalabteilung und Personalentwicklung, Gleichstellungsvertretung, Schwerbehindertenvertreter, BEM- Beauftragter, Sicherheitsingenieur, Betriebsarzt, Vertreter Hochschulsport, Wissenschaftler einschlägiger Fakultäten, Organisationsentwickler, Sozialberater, Vertreter der Weiterbildung (Studierendenvertretung, Studierendenberater) Personen sollten über Entscheidungskompetenz verfügen und anerkannt innerhalb der Hochschule sein Persönliche Gespräche mit Vertretern führen Gemeinsames Treffen organisieren 5

6 VORBEREITUNG 2. Hochschulleitung überzeugen und Auftrag abholen Argumente für BGM Beleg des Bedarfs anhand von Gesundheitsdaten (der eigenen Hochschule) Attraktivität der Hochschule im Vergleich zu anderen Imagegewinn in der Öffentlichkeit Verbesserung der Gesundheit, Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit Reduktion von Fehlzeiten Return-on-Investment: BGM lohnt sich auch finanziell Verbesserung des Hochschulklimas und der Motivation der Beschäftigten Reduktion von Fluktuation Verbesserung von Arbeitsabläufen und der Vernetzung in der Hochschule Auftrag zum BGM Inhalte und Vorgehensweise zum BGM Zielgruppen Angestrebte Ergebnisse Verfügbarkeit personeller und finanzieller Ressourcen 6

7 PROJEKTORGANISATION 1. Ist-Situation und interne Strukturen analysieren Was gibt es bereits für Angebote an der Hochschule? Welche steuernden Strukturen oder Gremien gibt es? Was sind deren Aufgaben? Wie arbeitsfähig sind diese? Brauchen es eine Neuorganisation oder Erweiterung der Gremien? 2. Steuerungsgruppe Mögliche Mitglieder Aufgaben und Arbeitsweise festlegen 3. Verantwortlichkeiten benennen 4. Leitziele 5. Grober Zeit- und Ablaufplan 6. Bestandsaufnahme der Belastungen und Ressourcen 7

8 PROJEKTORGANISATION 2. Steuerungsgruppe Mögliche Mitglieder: Hochschulleitung (Kanzler/HVP) Personalrat Schwerbehindertenbeauftragter Gleichstellungsbeauftragte Personaldezernent/in Fort- und Weiterbildung Betriebsarzt/ärztin Fachkraft für Arbeitssicherheit Beauftragter fürs Betriebliche Eingliederungsmanagement Sozial-/Suchtberater/in 8

9 PROJEKTORGANISATION 2. Steuerungsgruppe Aufgaben Definition und Weiterentwicklung der Ziele und Zielgruppen Erarbeitung eines Gesamtkonzepts Priorisierung sowie Planung, Umsetzung und Evaluation von Maßnahmen Sicherstellung der Beteiligung der Beschäftigten Information der Führungskräfte und Beschäftigten Aufbau hochschulinterner und externer Partnerschaften Öffentlichkeitsarbeit Aufstellung eines Finanz- und Zeitplans Arbeitsweise: Projektleiter benennen, Benennung einer Moderation, Rhythmus und Dauer der Sitzungen, Protokollführung, Entscheidungsmodus 9

10 PROJEKTORGANISATION 3. Verantwortlichkeit festlegen Projektleiter/-koordinator benennen Aufgaben: Fachliche Koordination und Steuerung des Gesundheitsmanagements Geschäftsführung des Steuerungskreises Fachwissenschaftliche Reflexion Informieren und Aufklären über den aktuellen Stand in Wissenschaft und Praxis Planung, Umsetzung und Evaluation von Projekten/Maßnahmen Öffentlichkeitsarbeit Vernetzung mit internen und externen Akteuren Einwerben finanzieller Mittel 10

11 PROJEKTORGANISATION 4. Leitziele definieren/vision Sollten vorstellbar, wünschenswert, fassbar, flexibel und kommunizierbar sein Luxemburger Deklaration: Krankheiten am Arbeitsplatz vorbeugen Gesundheitspotenziale stärken Wohlbefinden am Arbeitsplatz verbessern 5. Groben Zeit- und Ablaufplan Bis wann soll die Steuerungsgruppe gegründet sein? Wann soll die Erhebung von Belastungen und Ressourcen stattfinden? Bis wann sollen spätestens erste Ergebnisse sichtbar sein? 11

12 PROJEKTORGANISATION 6. Bestandsaufnahme der Belastungen und Ressourcen Mögliche Instrumente Analyse interner Daten Fehlzeiten intern Fehlzeitenbericht Krankenkassen Altersstruktur Bericht Betriebsarzt Gefährdungsbeurteilung Sozialbericht Arbeitsplatzbegehungen Schriftliche Mitarbeiterbefragung Gruppenbefragung Einzelinterviews Vorschlagwesen, Kummerkasten etc. 12

13 WEITERE SCHRITTE Analyse und Planung Analyse der Ergebnisse aus der Bestandsaufnahme Ziele konkretisieren Zeit-/Ablaufplan konkretisieren Rückmeldung an die Beschäftigten Maßnahmenplanung Entscheidung und Umsetzung Evaluation Integration 13

14 ERFOLGSFAKTOREN Erfolgskriterien Ausreichend Zeit für die Vorbereitungsphase Stolpersteine Zu hohe Erwartungen an das BGM Unterstützung durch Hochschulleitung Vielzahl gleichzeitiger Projekte in Organisation Persönliche Ansprache von Schlüsselpersonen Rolle und Entscheidungsmodus der Umfassende Information der Beschäftigten und Leitung und Personalrat nicht in der Verantwortlichkeit/Projektleiter benannt Schlechte Erfahrungen mit Erhebungsmethoden Zusammensetzung und Auftrag der Durchführung einer Erhebung, ohne sich was daraus folgt Qualifikation und Fortbildung der gegeben Information der MA und FK über den Ablauf und Zweck einer Erhebung Fragenkatalog für Erhebung an Leitziele (Quelle: Niedersächsischen Ministeriums für Inneres und Sport 14 (2011). Gesundheitsmanagement in niedersächsischen

15 ERFOLGSFAKTOREN AN HOCHSCHULEN Ressourcen Initiator Funktionsfähiges Gremium Projektleiter/Koordinator Externer Berater Finanzen Externe und interne Partnerschaften Akzeptanz in der Organisation Unterstützung durch die Organisationsleitung Fürsprecher Akzeptanz bei den Führungskräften Akzeptanz bei den Mitarbeitern und Studierenden 15

16 ERFOLGSFAKTOREN AN HOCHSCHULEN Effektives Projektmanagement Vision, Konzept Kongruenz zwischen Projekt und Organisation Wahl geeigneter Maßnahmen Evaluation Externe Öffentlichkeitsarbeit Adäquate Laufzeit Verstetigung Quelle: Seibold, C. (2011). Gesundheitsförderung durch Organisationsentwicklung im Setting Hochschule 16

17 MINDESTSTANDARDS Standards des Betrieblichen Gesundheitsmanagements 1. Formulierung einer klaren, inhaltlichen Zielsetzung 2. Abschluss schriftlicher Vereinbarungen 3. Einrichtung eines Lenkungsausschusses 4. Bereitstellung von Ressourcen 5. Festlegung personeller Verantwortlichkeiten 6. Qualifizierung von Experten und Führungskräften 7. Beteiligung und Befähigung der Mitarbeiter 8. Betriebliche Gesundheitsberichterstattung 9. Internes Marketing 10.Durchführung der vier Kernprozesse Quelle: Walter, U. (2010). Standards des Betrieblichen Gesundheitsmanagements. In Badura et. al: Betriebliche Gesundheitspolitik. 17

18 Aufbau an der Jade Hochschule

19 UMSETZUNG JADE HOCHSCHULE Durch Kooperation mit Universität Oldenburg personelle Ressource geschaffen Gespräche mit Hochschulleitung Gespräche mit Personalrat Mitglieder für Steuerungsgruppe ausgewählt Vorgespräche mit Mitgliedern geführt Gespräche mit anderen wichtigen Personen in Hochschule Vorstellung auf Personalversammlung 1. konstituierende Sitzung der Steuerungsgruppe Inhalte: Aufgaben der Koordinatorin und Steuerungsgruppe, Organisation der SG, Regeln für die Zusammenarbeit, erste Bestandsaufnahme zum BGM, weiteres Vorgehen 19

20 UMSETZUNG JADE HOCHSCHULE 2. Sitzung: Zielfindung und -bearbeitung Fragestellung: Im Jahr 2020 bekommt die Jade Hochschule den Preis als beste gesundheitsfördernde Hochschule. Wie sieht die Jade Hochschule aus? 12 Ziele wurden definiert Priorisierung der Ziele Konkretisierung des wichtigsten Zieles und Diskussion möglicher Maßnahmen Bsp. Ziel Klarer Organisationsstrukturen Mögliche Ansatzpunkte: Organigramme für alle Bereiche, Vertretungsregelungen, Tätigkeitsbeschreibungen, Einweisung neuer MA, Kommunikationsstrukturen (Teambesprechungen) 20

21 UMSETZUNG JADE HOCHSCHULE Vorstellung der Ziele und des weiteren Vorgehen im Präsidium, erweiterten Präsidium und Senat Rückmeldungen: Ziele generalisieren, Vertretung der Professorenschaft, Lehre stärker berücksichtigen 3. Sitzung Zusammenfassen der Ziele: 1. Gesunde Führungskultur 2. Gesundheitsförderliche Arbeitsbedingungen 3. Potenziale der Beschäftigten fördern und entwickeln 4. Förderung des Gesundheitsverhaltens Outcomes: Gutes Betriebsklimas und hohe Identifikation mit der Jade Hochschule Hohe Arbeitszufriedenheit Hohe Gesundheitsquote Planung einer Bestandsaufnahme: Befragung der Einrichtung bzw. Führungskräfte, Auswertung AU-Daten und Altersstruktur 21

22 UMSETZUNG JADE HOCHSCHULE 4. Sitzung Diskussion einer Dienstvereinbarung Aktueller Umsetzungsstand und weitere Aktivitäten im Bereich klarere Organisationsstrukturen Weitere Abstimmungen zur Bestandsaufnahme: Interviewleitfaden, Datengrundlage zur Fehlzeitenanalyse 5. Sitzung Arbeitsunfähigkeitsprofil: interne Auswertung und Fehlzeitenbericht einer Krankenkasse Mögliche Kooperation mit Krankenkassen Umsetzungstand Klare Organisationsstrukturen Bestandsaufnahme: Instrumente zur Befragung von Beschäftigten Favorisierte Methode: Analyse-Workshops/Arbeitssituationsanalysen Alter(n)sgerechte Arbeit 22

23 UMSETZUNG JADE HOCHSCHULE Alter(n)sgerechte Arbeit Gemeinsame Sitzung der Steuerungsgruppe Gesundheit und der Projektgruppe Audit familiengerechte Hochschule Erste Standortbestimmung der Hochschule zum Thema Selbstcheck altersgerechte Personalentwicklung (AGE CERT) Bildung einer Arbeitsgruppe zur Schwerpunktsetzung und Maßnahmenplanung 23

24 WEITERES VORGEHEN Umfassende Bestandsaufnahme Befragung der Führungskräfte Befragung der Mitarbeiter im Rahmen von Gruppeninterviews Weitere Auswertung interner Daten Weitere Umsetzung begonnener Aktivitäten zu Organisationsstrukturen Anpassung der Ziele aufgrund der Ergebnisse der Befragungen Verabschiedung einer Dienstvereinbarung Planung von Maßnahmen in Zusammenarbeit mit Beschäftigten 24

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Alexandra Baumkötter Koordination Gesundheitsmanagement Tel

26 LEITFÄDEN/LITERATUR Techniker Krankenkasse (2010). Gesunde Lebenswelt Hochschule Ein Praxishandbuch für den Weg zur Gesunden Hochschule Niedersächsischen Ministeriums für Inneres und Sport (2011). Gesundheitsmanagement in niedersächsischen Dienststellen Walter, Uta (2010). Standards des Betrieblichen Gesundheitsmanagements. In Badura et. al: Betriebliche Gesundheitspolitik. Seibold, Claudia (2011). Gesundheitsförderung durch Organisationsentwicklung im Setting Hochschule 26