Inhaltsübersicht. Nettolohnoptimierung durch Gehaltsumwandlung

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1 Nettolohnoptimierung durch Gehaltsumwandlung Inhaltsübersicht 1. Allgemeines 2. Grundsätzliche Regeln 2.1 Steuer- und Beitragsfreiheit 2.2 Anwendung nur für die Zukunft 2.3 Abgrenzung Barvergütung und Sachbezug 3. Anwendungsfälle 3.1 Keine Zusätzlichkeit erforderlich Entgeltumwandlung für die betriebliche Altersversorgung Weitere Anwendungsbeispiele: 3.2 Entgeltteile mit Zusätzlichkeitsvoraussetzung Voraussetzungen Beispiele mit Zusätzlichkeitsvoraussetzung Information 1. Allgemeines Oft wird beklagt, dass von Gehaltserhöhungen nach Abzug der Abgaben zu wenig übrig bleibt. Dabei lassen sich durch alternative Entlohnungsformen sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Betrieb in erheblichem Umfang Steuern und Beiträge einsparen. Die Möglichkeiten der Gehaltsumwandlung, welche übrigens vom Gesetzgeber ausdrücklich eingeräumt wurden, bergen allerdings auch Fallstricke, wie der folgende Beitrag zeigt. 2. Grundsätzliche Regeln 2.1 Steuer- und Beitragsfreiheit Führt die Gehaltsumwandlung dazu, dass der umgewandelte Betrag steuerfrei ist oder eine Pauschalbesteuerung durchgeführt wird, zieht dies in der Regel auch Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung nach sich. Durch die Beitragsfreiheit spart dann auch der Betrieb. Hinweis: Die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung bringt dem Mitarbeiter auf der einen Seite Beitragsersparnisse, er muss auf der anderen Seite aber auch Leistungseinschränkungen hinnehmen. So mindert sich durch den geringeren beitragspflichtigen Verdienst der spätere Rentenanspruch und Entgeltersatzleistungen, wie z. B. Kranken- oder Arbeitslosengeld. 2.2 Anwendung nur für die Zukunft Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist, dass die Vereinbarung vor der Entstehung des Vergütungsanspruchs zwischen den Arbeitsvertragsparteien abgeschlossen wird. Der Vergütungsanspruch entsteht mit der Fälligkeit aok-business.de - PRO Online,

2 Nach dem Arbeitsvertrag mit dem Arbeitnehmer A wird die Vergütung jeweils am 5. des auf die Arbeitsleistung folgenden Monats ausgezahlt. Eine Umwandlung für die Vergütung des Monats Februar könnte also bis 04. März vereinbart werden. Die entsprechende Vereinbarung sollte schon aus Beweisgründen grundsätzlich schriftlich abgefasst werden. 2.3 Abgrenzung Barvergütung und Sachbezug Soweit es sich bei der neu vereinbarten Leistung um einen Sachbezug handelt, sind die durch die Rechtsprechung entwickelten Grundsätze der Abgrenzung zwischen Barvergütung und Sachbezug zu beachten. Wichtig ist insbesondere, dass der Sachbezug nicht durch eine Barleistung erfüllbar sein darf. Die Besteuerung von Sachbezügen ist u. a. in 8 Abs.2 und 3 EStG geregelt. Ob Barlöhne oder Sachbezüge vorliegen, entscheidet sich nach dem Rechtsgrund des Zuflusses. Also auf Grundlage der arbeitsvertraglichen Vereinbarungen danach, was der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber beanspruchen kann. Es kommt nicht darauf an, auf welche Art und Weise der Arbeitgeber den Anspruch erfüllt und seinem Arbeitnehmer den zugesagten Vorteil verschafft. Sachbezug ist u. a. eine Zahlung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, die mit der Auflage verbunden ist, den empfangenen Geldbetrag nur in bestimmter Weise zu verwenden, ein dem Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber eingeräumtes Recht, bei einer Tankstelle zu tanken, ein Gutschein über einen in Euro lautenden Höchstbetrag für Warenbezug. Ein Sachbezug liegt nicht vor, wenn der Arbeitnehmer anstelle der Sachleistung Barlohn verlangen kann (LStH 2015, 8.1 (1-4). 3. Anwendungsfälle Für die Durchführung einer Gehaltsumwandlung ist zu unterscheiden, ob die steuerliche Begünstigung voraussetzt, dass der relevante Vergütungsanteil zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitsentgelt erbracht werden muss oder nicht. 3.1 Keine Zusätzlichkeit erforderlich Entgeltumwandlung für die betriebliche Altersversorgung Nach 1a BetrAVG kann der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber verlangen, dass ein Teil seiner künftigen Entgeltansprüche in eine betriebliche Altersversorgung umgewandelt wird. Eine betriebliche Altersversorgung liegt auch vor, wenn künftige Entgeltansprüche in eine wertgleiche Anwartschaft auf Versorgungsleistungen umgewandelt werden. Begrenzt ist die Möglichkeit der Entgeltumwandlung auf 4 Prozent der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (2016 = EUR jährlich, 248 EUR monatlich). Bestimmt der Arbeitgeber dafür einen Pensionsfonds oder eine Pensionskasse, ist die betriebliche Altersversorgung dort durchzuführen; andernfalls kann der Arbeitnehmer verlangen, dass für ihn eine Direktversicherung abgeschlossen wird. Die Umwandlung ist aber auch im Rahmen einer Unterstützungskasse oder bei Direktzusage des Arbeitgebers möglich. Weitere Voraussetzungen: Umwandelbar sind auch hier nur künftige Entgeltansprüche. Die Umwandlung kann sowohl aus laufender Vergütung wie auch aus Einmalzahlungen erfolgen. Bei Umwandlung aus laufender Vergütung kann der Arbeitgeber verlangen, dass monatlich gleichbleibende Beträge verwandt werden. Die Durchführung muss durch eine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber geregelt werden aok-business.de - PRO Online,

3 Der Arbeitnehmer muss mindestens einen Betrag von 1/160 der Bezugsgröße in der Sozialversicherung ( 18 Abs. 1 SGB IV ) für die betriebliche Altersversorgung aufwenden (2016 = 217,88 EUR jährlich). Der Arbeitnehmer muss versicherungspflichtig in der gesetzlichen Rentenversicherung sein ( 17 Abs. 1 BetrAVG ). Gilt ein Tarifvertrag, ist die Entgeltumwandlung nur möglich, soweit der Tarifvertrag dies vorsieht oder zulässt Seitens des Arbeitnehmers ist zu berücksichtigen, dass die eingestellten Vergütungsanteile zwar während der Einzahlungsphase steuerfrei sind, diese aber zum Teil der nachgelagerten Besteuerung unterliegen, d. h. in der Auszahlungsphase entweder voll oder mit dem Ertragsanteil versteuert werden müssen. Außerdem besteht in Kranken- und Pflegeversicherung Beitragspflicht. Weitere Einzelheiten siehe Entgeltumwandlung. Der Arbeitnehmer B. erhält ein gleichbleibendes Monatsgehalt von EUR. Er ist in der Lohnsteuerklasse IV; es sind zwei Kinderfreibeträge zu berücksichtigen. Nach Vereinbarung mit seinem Arbeitgeber werden von dem Gehalt ab monatlich 300 EUR an einen Pensionsfonds überwiesen. Vergleich der Abzüge: Text Ohne Entgeltumwandlung Mit Entgeltumwandlung Bruttogehalt 3.900,00 EUR 3.600,00 EUR Steuer- und beitragspflichtiger Anteil der Entgeltumwandlung (300 EUR 248 EUR [ = monatlicher Höchstbetrag]) 52,00 EUR Ausgangswert für die Berechnung der Abgaben 3.900,00 EUR 3.652,00 EUR Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer 766,06 EUR 683,66 EUR Rentenversicherung 364,65 EUR 341,46 EUR Arbeitslosenversicherung 58,50 EUR 54,78 EUR Pflegeversicherung 45,83 EUR 42,91 EUR Krankenversicherung 284,70 EUR 266,60 EUR KV Zusatzbeitrag (angenommen 1,1 %) 42,90 EUR 40,17 EUR Abzüge insgesamt 1.562,64 EUR 1.429,58 EUR Nettovergütung 2.337,36 EUR 2.222,42 EUR Ergebnis: Der Arbeitnehmer spart monatlich 114,94 EUR, der Betrieb monatlich 47,93 EUR (zuzüglich evtl. Einsparung bei den Umlagen) Weitere Anwendungsbeispiele: Zahlung von steuerfreiem Verpflegungsmehraufwand ( 3 Nr. 16 EStG ); Überlassung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör auch zur privaten Benutzung ( 3 Nr. 45 EStG, R 3.45 LStR ); Dienstwagen auch zur privaten Nutzung ( 8 Abs. 2 EStG ). Der geldwerte Vorteil ist zu versteuern (Dienstwagen Allgemeines); Sonstige Sachbezüge (z. B. Warengutscheine, Zinsersparnisse bei einem Arbeitgeberdarlehn, Job-Ticket) im Rahmen der 44-EUR-Freigrenze ( 8 Abs. 2 S. 11 EStG, LStH [1-4]); Rabatte für Waren und Dienstleistungen, die der Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber bezieht (Rabattfreibetrag bis EUR jährlich; 8 Abs. 3 EStG, Rabattfreibetrag); aok-business.de - PRO Online,

4 Zuschüsse für unentgeltlich oder verbilligt abgegebene Mahlzeiten ( R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR 2015 ; zur Pauschalversteuerung siehe 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG ). Durch die Umwandlung der bisherigen Vergütung in solche Bezüge entstehen steuerfreie oder pauschal zu versteuernde Entgeltbestandteile. Dabei ist es auch unschädlich, wenn die umgewandelten Beträge weiterhin Bemessungsgrundlage für künftige Lohnerhöhungen oder sonstige Arbeitgeberleistungen sind. Auch unschädlich ist es, wenn Arbeitgeber oder Arbeitnehmer die Zuordnung einseitig ändern können (OFD Nordrhein-Westfalen, Kurzinfo Lohnsteuer 05/2015 vom ). 3.2 Entgeltteile mit Zusätzlichkeitsvoraussetzung Voraussetzungen Die Finanzverwaltung sieht das Zusätzlichkeitserfordernis als erfüllt an, wenn die zweckbestimmte Leistung zu der Vergütung hinzukommt, die der Arbeitgeber arbeitsrechtlich schuldet. Eine zusätzliche Leistung liegt deshalb auch dann vor, wenn als Ausgleich eine andere freiwillige Sonderzahlung (wie z. B. Weihnachts- oder Urlaubsgeld, auf das kein Rechtsanspruch besteht) entsprechend vermindert wird. Darüber hinaus ist die Zusätzlichkeitsvoraussetzung auch erfüllt, wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern verschiedene zweckgebundene Leistungen zur Auswahl stellt und diejenigen, die davon keinen Gebrauch machen, dafür eine freiwillige Sonderzahlung erhalten. Lediglich Umwandlungen von regulärem, arbeitsrechtlich zustehendem Gehalt sind schädlich (siehe R 3.33 Abs. 5 LStR 2015 ). Kommt die zweckbestimmte Leistung zu dem (vor der Gewährung der zusätzlichen Leistung) geschuldeten Arbeitslohn hinzu, ist das Zusätzlichkeitserfordernis ebenfalls erfüllt. Dabei ist es unschädlich, wenn der Arbeitnehmer arbeitsvertraglich einen Anspruch auf die zweckbestimmte Leistung hat (OFD Nordrhein-Westfalen, Kurzinfo LSt 05/2015). Die Arbeitnehmerin C. hat ein Monatsgehalt von EUR. Statt einer im März 2016 anstehenden Gehaltserhöhung von 200 EUR vereinbart sie mit ihrem Arbeitgeber, dass dieser monatlich einen Kindergartenzuschuss in gleicher Höhe zahlt. Die Vereinbarung wird in einem Zusatz zum Arbeitsvertrag dokumentiert. Frau C. ist in Lohnsteuerklasse IV und hat einen Kinderfreibetrag. Obwohl ein Anspruch auf die Gehaltserhöhung besteht, ist für den Kindergartenzuschuss die steuerlich relevante Zusätzlichkeitsvoraussetzung erfüllt. Damit ist der Zuschuss steuer- und beitragsfrei Finanzielle Auswirkungen: Text Mit Entgelterhöhung Mit Kindergartenzuschuss Bruttogehalt 3.900,00 EUR 3.700,00 EUR Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer 780,41 EUR 713,34 EUR Rentenversicherung 364,65 EUR 345,95 EUR Arbeitslosenversicherung 58,50 EUR 55,50 EUR Pflegeversicherung 45,83 EUR 43,48 EUR Krankenversicherung 284,70 EUR 270,10 EUR KV-Zusatzbeitrag (angenommen: 1,1 %) 42,90 40,70 EUR Abzüge insgesamt 1.576,99 EUR 1.469,07 EUR Nettovergütung 2.323,01 EUR 2.230,93 EUR Die Arbeitnehmerin spart also 92,08 EUR monatlich. Der Betrieb spart an Sozialversicherungsbeiträgen 38,65 EUR zuzüglich evtl. Einsparungen bei den Umlagen. Praxistipp: aok-business.de - PRO Online,

5 Schädlich ist in einem solchen Fall aber eine so genannte Rückfallklausel. Davon wäre auszugehen, wenn die Arbeitnehmerin C. bei Wegfall des Kindergartenzuschusses (z. B. weil das Kind eingeschult wird) automatisch einen Anspruch auf die im März 2016 anstehende Gehaltserhöhung in Form von regulärer Vergütung hätte. In diesem Fall wäre der Kindergartenzuschuss von vornherein nicht steuerlich begünstigt. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer hinsichtlich der zusätzlichen Leistung ein einseitiges Kündigungsrecht hat, d. h. er jederzeit zu der ursprünglichen Bruttovergütung zurückkehren kann. Wird durch eine Änderungskündigung eines unbefristeten Arbeitsvertrages die Vergütung so umgestaltet, dass eine steuerlich begünstigte Leistung eingeschlossen wird, ist damit das Zusätzlichkeitserfordernis nicht erfüllt. Dadurch tritt die Steuerbegünstigung nicht ein. Lediglich beim Auslaufen eines befristeten Arbeitsvertrages können in einem neuen Folgevertrag entsprechende Regelungen steuerunschädlich getroffen werden Beispiele mit Zusätzlichkeitsvoraussetzung Kindergartenzuschüsse ( 3 Nr. 33 EStG, Kostenzuschuss für Kindergartenplatz); Betreuungs- und Beratungskosten, die der Arbeitgeber für die Vermittlung von Betreuungspersonal für Kinder und pflegebedürftige Angehörige bzw. für die Notbetreuung von Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen, die aus zwingenden und beruflich veranlassten Gründen erforderlich wird, übernimmt ( 3 Nr. 34a EStG ); Pauschal besteuerte Erholungsbeihilfen ( 40 Abs. 2 EStG ); Zuschüsse zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes und der betrieblichen Gesundheitsförderung ( 3 Nr. 34 EStG Stolpersteine Zusatzleistungen und Abgaben ); Pauschal zu versteuernde Zuschüsse für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte ( 40 Abs. 2 EStG, Fahrkostenzuschüsse); Pauschal zu versteuernde Beträge für die Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten samt Zubehör und Zuschüsse für die Internetverbindung ( 40 Abs. 2 EStG ) aok-business.de - PRO Online,