1. Planungsblatt Terminierung Ziele Planungskontrolle Schwierigkeiten Prozessplan...4

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2 Inhalt 1. Planungsblatt Terminierung Ziele Planungskontrolle Schwierigkeiten Prozessplan Flussdiagramm Bericht Lernjournal Auswertung Beilagen...9 LETIZIA GEMELLI LOHNBÜRO 1

3 1. Planungsblatt 1.1 Terminierung November 2007 Vereinbarung der Prozesseinheit Skizzieren des Flussdiagramms Dezember 2008 Beschaffen der Informationen Januar 2008 Verarbeitung der Informationen Fertigstellen des Flussdiagramms Februar 2008 Titelblatt erstellen Fertigstellen des Berichtes März 2008 Korrigieren der ganzen PE Abgabetermin Abteilung April 2008 Beurteilungsgespräch Abteilung Abgabetermin ÜK LETIZIA GEMELLI LOHNBÜRO 2

4 1.2 Ziele Mein wichtigstes Ziel war, früh genug mit der Prozesseinheit zu beginnen, damit ich nicht in Zeitdruck gelingen würde. Dies ist mir leider nicht sehr gelungen. Meine Motivation war am Anfang nicht sehr gross, da ich selber nicht wusste, wie ich voranrücken wollte. Diese Situation änderte sich schlagartig. Mein zweites Ziel war, den Abgabetermin nicht zu überschreiten. Diese Punkte wollte ich gewiss erreichen. 1.3 Planungskontrolle Nach langen Überlegungen wusste ich, wie ich beginnen wollte. Somit gestaltete ich mein Planungsblatt. Ich wusste, dass ich den Planungsblatt bewusst einhalten muss. Mit diesem Planungsblatt würde ich keinen Rückschlag erleiden. Leider konnte ich, das Planungsblatt nicht immer einhalten, da ich für die Schule auch noch Zeit investieren musste. 1.4 Schwierigkeiten Der Bericht fiel mir am schwersten, weil ich es schwierig fand, ihn verständlich, richtig und sinnvoll zu formulieren. Das Leichteste fand ich das Flussdiagramm und das Titelblatt, bei welchen ich am wenigsten Probleme hatte. LETIZIA GEMELLI LOHNBÜRO 3

5 2. Prozessplan 1.5 Flussdiagramm START Stellvertretungsmeldungen entgegen nehmen HRA aufstarten Pers.Nr. eingeben Entsprechender Vertrag öffnen Nein Mehr als 5h pro Woche? Ja BU versichert NBU versichert LETIZIA GEMELLI LOHNBÜRO 4

6 Sozialversicherung erfassen Pensionskasse erfassen Zahlungsweg erfassen Vertrag freigeben Kürzel aufs Blatt schreiben Blatt ablegen ENDE LETIZIA GEMELLI LOHNBÜRO 5

7 1.6 Bericht Die Verarbeitung der Stellvertretermeldungen oder -verträge ist eine sehr wichtige Aufgabe im Lohnbüro. Diese Stellvertreter vertreten die Lehrer bei Erkrankungen, Kurse etc. Stellvertretungsmeldungen entgegen nehmen: Der Prozess der Verarbeitung der Stellvertreter beginnt indem ich die Stellvertretungsmeldungen per Post entgegen nehme. Im Laufe des Monats erhält man diese Meldungen von der Bildungs-, Kultur- und Sportdirektion. HRA aufstarten: Nachdem ich die Meldungen erhalten habe, starte ich das Programm "HRA", falls es noch nicht geöffnet ist. Ich klicke vor bis ich die entsprechende Option habe (siehe Beilagen "Variable Elemente detailliert" Bild 4). Pers.Nr. eingeben: Nachdem die gewünschte Option zu sehen ist, gebe ich die Personalnummer ein. Jede Person hat eine eigene Personalnummer. Entsprechender Vertrag öffnen: Beim Öffnen des Vertrags achte ich mich auf die Meldung um welchen Vertrag es sich handelt, indem ich das entsprechende Datum auf der Meldung mit dem Vertrag im Programm "HRA" vergleiche (siehe Beilagen "Variable Elemente detailliert" Bild 2). Mehr als 5h pro Woche? Wenn ich den Vertrag geöffnet habe, sehe ich wie viele Stunden und in welcher Zeitperiode dieser Stellvertreter gearbeitet hat. Hier überlege ich mir ob der Lehrer mehr als 5 Stunden in einer Woche gearbeitet hat oder nicht. Diese Überlegung hilft mir beim nächsten Schritt (siehe Beilagen "Variable Elemente detailliert" Bild 4). Ja/Nein, BU/NBU? Wenn dieser Lehrer mehr als 5 Stunden in einer Woche gearbeitet hat, ist er bei der Unfall- Versicherung als Berufs- und Nichtberufsunfall versichert. Wenn ein Lehrer aber weniger als 5 Stunden pro Woche arbeitet, ist er nur Berufsunfall versichert. Sozialversicherung erfassen: Die entsprechende Versicherung trage ich bei der Sozialversicherung ein. Dadurch aktualisiere ich die neuen Angaben (siehe Beilagen "Mitgliedschaften" Bild 3). Pensionskasse erfassen: Danach erfasse ich die Pensionskasse. Da es sich um Stellvertreter handelt, sind sie nur Risikoversichert. Neben der Pensionskasse erfasse ich ebenfalls das Anfangsdatum dieser Zeitperiode, indem dieser Stellvertreter risikoversichert ist (siehe Beilagen "Mitgliedschaften" Bild 3). Zahlungsweg erfassen: Anschliessend erfasse ich noch den Zahlungsweg, indem ich die Zahlungsart entweder Postcheck- oder die Bankkontonummer eingebe. Wie zuvor trage ich das entsprechende Datum ein (siehe Beilagen "Zahlungsweg/Arbeitszeit" Bild 5). LETIZIA GEMELLI LOHNBÜRO 6

8 Vertrag freigeben: Der nächste Schritt zählt zu den wichtigsten Schritten überhaupt, denn hier muss man den entsprechenden Vertrag freigeben. Diese Aufgabe macht man natürlich erst wenn der Zahlungsweg richtig eingeben wurde. Beim Status Vertrag setze den Buchstabe "F" (Freigeben) ein (siehe Beilagen "Freigabe Zahlungsw./BLPK-Pensum" Bild 6) Kürzel aufs Blatt schreiben: Wenn ich den Vertrag freigegeben habe, alles in Ordnung ist und keine Änderungen mehr vorliegen, muss ich nur noch mein Kürzel aufs Blatt schreiben. (siehe Beilagen "Variable Elemente detailliert" Bild 4) Blatt ablegen: Zum Abschluss lege ich die Stellvertretungsmeldungen in den Stellvertretungsordner ab. LETIZIA GEMELLI LOHNBÜRO 7

9 3. Lernjournal 1.7 Auswertung Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich Freude am Gestalten hatte und es für mich auch eine grosse Herausforderung darstellte, war meine Motivation sehr gross. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich diese Arbeit jeden Monat selber machen durfte, viel es mir einerseits leicht und andererseits noch schwer den Prozess gut zu erledigen, den Bericht richtig zu verfassen viel mir am schwersten. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil ich mit meiner Arbeit zufrieden bin und weil ich der Ansicht bin, dass sie mir gut gelungen ist.. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil durch weitere Durchläufe des Prozesses, werde ich den Ablauf besser beherrschen. LETIZIA GEMELLI LOHNBÜRO 8

10 4 Beilagen LETIZIA GEMELLI LOHNBÜRO 9