Handbuch Scan-it für ACT! September 2008/1. Scan-IT für ACT! Scannen von Visitenkarten direkt in ACT!

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1 September 2008/1 Scan-IT für ACT! Scannen von Visitenkarten direkt in ACT!

2 Inhaltsverzeichnis 1. Verwendungszwecke und Vorteile von Scan-IT Starten von Scan-IT Scannen einer Visitenkarte Formular Kontaktdetail Speichern Planen einer Aktivität Erstellen der Historie Scan-IT Konfiguration Info Lizenz Support Starteinstellungen Einstellungen: Tätigkeiten und Protokolle OCR Details...22 Abbildungsverzeichnis: Abbildung 1: Öffnen von Scan-IT... 5 Abbildung 2: Hauptfenster... 7 Abbildung 3: Formular Kontaktdetail... 8 Abbildung 4: Vorhandener Kontakt... 9 Abbildung 5: Aktivität planen Abbildung 6: Historie aufzeichnen Abbildung 7: Konfigurationskarte Abbildung 8: Lizenz Abbildung 9: Support Abbildung 10: Starteinstellungen Abbildung 11: Einstellungen Tätigkeiten & Protokolle Abbildung 12: OCR Details

3 1. Verwendungszwecke und Vorteile von Scan-IT Starten Sie das direkte Scannen in ACT! Funktioniert mit jedem CardScan 600 oder höher, egal ob personal oder executive! Kontaktdaten werden direkt in ACT! abgelegt und auf Duplikate überprüft. Definieren Sie vorab Ihre Nachfasstätigkeiten und bleiben Sie im Kontakt. Während Sie Ihre Visitenkarten einscannen, können Sie die Historie pflegen. 3

4 Nummern von Telefon, Fax und Handy werden direkt im geeigneten Format mit Ländercodes in ACT! eingefügt. Scan-IT versucht anhand der adresse und Telefonnummer das Land zu definieren. Ist dieses blau markiert, hat der Benutzer die Möglichkeit Korrekturen vorzunehmen. Sie sind ein visueller Typ? Ein Name sagt Ihnen nichts aber der Blick auf eine Visitenkarte verrät Ihnen alles? Scan-IT ermöglicht Ihnen die Visitenkarte farbig oder in schwarz direkt auf einem neuen Reiter in ACT! zu hinterlegen. Sie können eine Gruppe festlegen und Ihre Kontakte werden auf Wunsch zu dieser Gruppe hinzugefügt. Scan-IT überprüft ob die Domain existiert. Falls nicht, wird diese blau markiert. Der User hat nun die Möglichkeit Änderungen vorzunehmen. Bei erfolgreicher Änderung wird die blau Markierung aufgehoben. Existiert nur eine Domain und keine adresse wird eine erstellt. Gibt es nur eine erstellt Scan- IT einen entsprechenden Domaineintrag. Anhand des Status können Sie auf einen Blick kennen, um was für einen Kontakt es sich handelt. Ist es zum Beispiel ein Kunde oder ein Geschäftspartner? 4

5 2. Starten von Scan-IT Sie müssen nur eine Karte in den CardScan einlegen und der Scan beginnt automatisch. Voraussetzung: Der Besitz eines CardScan Scanners. CardScan Software 6.06 oder höher muss auf dem PC installiert sein. Falls die CardScan Software noch geöffnet ist, wird diese nach Meldung des Programms automatisch geschlossen. HINWEIS: Die CardScan Software und Scan IT dürfen nicht gleichzeitig geöffnet sein. Sie finden Scan-IT aber weiterhin in der Toolbar oder unter Extras -> crmaddon.com -> Scan-IT-> Scannen / Scan-IT Optionen Abbildung 1: Öffnen von Scan-IT 5

6 3. Scannen einer Visitenkarte Nun können Sie die Visitenkarte in das CardScan Gerät einlegen und das Kartenlesegerät scannt die Karte automatisch ein. Falls die Visitenkarte noch eine Rückseite hat, kann diese ebenfalls eingescannt werden, indem Sie auf der Hauptmaske Rückseite wählen. Button Funktion Durch Klicken auf diesen Button öffnet sich das Einstellungs-Menü. Zeigt die von CardScan gefundenen Daten der Visitenkarte an. Beendet Scan-IT. Speichert die eingescannten Daten. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, Tätigkeiten und Historien hinzuzufügen. Scannt die Rückseite einer Visitenkarte ein. INFORMATION: Beim Scannen überprüft Scan-IT ob die Domain existiert. Ist dies nicht der Fall, wird die Domainadresse blau, so dass dem Benutzer visuell gezeigt wird, dass diese Domain im Moment nicht verfügbar ist. Ihm ist dann freigestellt, diese manuell anzupassen oder so zu übernehmen. Hat der Benutzer eine Änderung vorgenommen wird noch einmal überprüft und die blaue Kennzeichnung aufgehoben. Falls eine Domain existiert aber keine , wird eine erstellt. Falls es nur die adresse aber keine Domain erkannt wird, erstellt Scan- IT einen entsprechenden Domaineintrag. 6

7 Abbildung 2: Hauptfenster 7

8 3.1 Formular Kontaktdetail Das Programm fügt selbständig die vorhandenen Daten der Karte in das Kontaktdetail Formular hinzu. Sie können die Daten jederzeit korrigieren oder weitere hinzufügen. Abbildung 3: Formular Kontaktdetail HINWEIS: Der Präfix wird nur als Präfix erkannt, wenn dieser auch in ACT! hinterlegt ist (Extras Einstellungen Namenseinstellungen. Falls nicht wird der Präfix als Vorname erkannt. 8

9 3.2 Speichern Gehen Sie auf Speichern ; wenn Sie die Daten Speichern und/oder eine Aktivität/Historienanlage planen möchten. Falls der Kontakt schon in Ihrer ACT! Datenbank eingetragen ist erscheint dieses Fenster. Duplikate werden anhand der adresse erkannt. Abbildung 4: Vorhandener Kontakt Funktion Ausgewählten Kontakt aktualisieren Neuen Kontakt anlegen Speichern abbrechen Beschreibung Der in ACT! gespeicherte Kontakt wird mit den gescannten Daten aktualisiert Es wird ein neuer Kontakt angelegt, obwohl dieser Kontakt bereits in ACT! besteht. Ihr Speichervorgang wird abgebrochen. 9

10 3.3 Planen einer Aktivität Abbildung 5: Aktivität planen Wenn Sie beispielsweise einen Anruf tätigen wollen geben Sie das Datum und die Uhrzeit ein und ACT! erinnert Sie an das geplante Telefonat. Falls Sie keine Aktivität zu diesem Kunden planen möchten, klicken Sie auf Abbrechen und Sie kommen zum Historien-Fenster. HINWEIS: Um weitere Informationen über Einstellungsmöglichkeiten zu erhalten schauen Sie bitte auf Seite 16! 10

11 Feldname Funktion Startdatum Tag der Aktivität Startzeit Uhrzeit der Aktivität Dauer Gibt die Dauer der geplanten Aktivität an in : - Minuten - Stunden - Tage - Wochen Blau markierte Felder 1 Tag, 2 Tage.. Startdatum + 1/ 2/ 7/ Tage Tätigkeitstyp - Anruf - Besprechung - Erledigung - Private - Urlaub - In ACT! erstellte Typen Anhang Datei hinzufügen Geplant für Name des Kontaktes Betreff Betreff/ Notiz hinzufügen Priorität - Hoch - Mittel - Niedrig - In ACT! erstellte Prioritäten Hinweis Erinnerung planen Privat Als privates Ereignis markieren Details Standard- Text einfügen Wenn Sie das Feld Hinweis anlegen aktivieren, erinnert ACT! Sie zu diesem Zeitpunkt an die geplante Aktivität. 11

12 3.4 Erstellen der Historie Nun können Sie auch eine Historie erstellen. Das Startdatum, die Startzeit und die Dauer übernimmt ACT! automatisch aus dem Feld Aktivität planen, wenn Sie vorher eine Aktivität geplant haben. Ansonsten können Sie Startdatum und Startzeit manuell eingeben und dann mit OK bestätigen. Wichtig hierbei ist, dass der Typ des Protokolls angegeben wird. Abbildung 6: Historie aufzeichnen Anhang Betreff Details Privat Datei hinzufügen Betreff/ Notiz hinzufügen Standard- Text einfügen Als Privat- Ereignis markieren Wenn Sie zu diesem Kunden kein Protokoll erstellen wollen, dann klicken sie auf Abbrechen und Sie gelangen zum ACT! Hautptfenster zurück. HINWEIS: Um weitere Informationen über Einstellungsmöglichkeiten zu erhalten schauen Sie bitte auf Seite 16! 12

13 4. Scan-IT Konfiguration 4.1 Info Hier erhalten Sie unsere Kontaktinformationen, einschließlich Links zu unserer Website und unsere adresse Abbildung 7: Konfigurationskarte 13

14 Link CRMADDON Factory GmbH Beschreibung Der Link zu unserer Homepage. Changelog Zeigt, was sich seit Ihrer installierten Version geändert hat. Download Klicken sie auf diesen Link, um eine.zip Datei herunter zu laden, mit der Sie nicht nur Scan-IT.NET aktualisieren, sondern auch alle anderen Addons von CRMADDON Factory GmbH installieren können. Dokumentation Klicken Sie auf diesen Link um das Handbuch herunter zu laden. Message Board Mit diesem Link gelangen Sie in unser Forum, in dem Sie Antworten auf die meisten Fragen finden, über unsere Produkte reden können und vieles mehr. Schreiben Sie uns doch eine E- Mail, einfach auf den Button klicken und Outlook wird geöffnet. Hier sehen Sie Ihre aktuelle Version. Ausserdem zeigt es den Speicherort der Lizenzdatei an. Telefon Support Verwenden Sie bitte für den Telefon Support die aufgelisteten Nummern 14

15 4.2 Lizenz Abbildung 8: Lizenz Hier können Sie Ihr Addon lizenzieren. Genauere Infos erhalten Sie indem Sie auf den blauen Link Weitere Informationen zur Lizenzierung klicken. 15

16 4.3 Support Abbildung 9: Support Genauere Infos erhalten Sie auch in unserem Handbuch Hochladen der Logdatei 16

17 Funktion TraceLevel: Logfiles für Support Open Remote Session Beschreibung Hier können Sie festlegen, wie genau Ihre Aktionen protokolliert werden sollen. Um so höher die Zahl umso mehr wird protokolliert. Haben Sie also keinen Fehler in Ihrer Anwendung, setzen Sie das TraceLevel auf 0, benötigen Sie jedoch Support, dann setzen Sie es so hoch wie möglich, dass ein möglichst genaues Protokoll entsteht. Reproduzieren Sie Ihren Fehler und notieren Sie sich, was sie genau getan haben, dass dieser Fehler auftritt. Anschließend klicken Sie auf den -Button. In dem -Fenster geben Sie die Beschreibung des Fehlers ein. Sie können auch eine zusätzliche Datei an die anhängen, wenn Sie über entsprechende Dateien verfügen. Schließen sie alle Programme zu denen die angehängten Dateien gehören. Ihnen wird dann in Kürze weitergeholfen. Damit wird, unter Verwendung unseres online Support Programms PCVISIT, welches dem Techniker Fernzugriff auf Ihren PC ermöglicht, eine Beratung gestartet. Der Techniker gibt Ihnen eine Session-ID. Tragen Sie diese in das Kästchen Session-ID ein und klicken Sie auf "Verbinden" um die Beratung zu starten. Klicken Sie auf Ja um Ihren Bildschirm freizugeben. Klicken Sie auf das Icon mit der weißen Hand, um dem Techniker die Kontrolle über Ihre Maus und Ihre Tastatur zu übergeben. Sie können die Beratung jederzeit durch Klicken auf das Icon mit dem roten Telefon oder durch Drücken der F12 Taste beenden. 17

18 4.4 Starteinstellungen Abbildung 10: Starteinstellungen 18

19 Funktion Icon für Konfiguration anzeigen Icon für Scannen anzeigen Vorderseite Rückseite CardScan Prozeß automatisch beenden Bild schwarz/weiß abspeichern, sonst in Farbe ScanIT im Vordergrund Postleitzahl kürzen Scannen testen Beschreibung Das Konfigurations-Icon wird in der Menüleiste angezeigt Das Scan-Icon wird in der Menüleiste angezeigt Hier können Sie festlegen, in welchem Bild-Feld Sie die Visitenkartenvorderseite in Ihrer ACT! Datenbank speichern möchten. Dieses wird dann später als extra Reiter angezeigt. Hier können Sie festlegen, in welchem Bild-Feld Sie die Visitenkartenhinterseite in Ihrer ACT! Datenbank speichern möchten. Dieses wird dann später als extra Reiter angezeigt. Die CardScan Software wird beim Starten nicht automatisch gestartet, da Scant-IT gestartet wird. Das Bild wird nur in Schwarz/Weiss gespeichert. Somit verbrauchen Sie viel weniger Speicherplatz. Falls Sie es in bunt möchten, setzen Sie hier keinen Haken. ScanIT bleibt im Vordergrund Alles was vor der PLZ steht wird weg gekürzt, damit diese der neuesten ISO Norm entspricht Beispiel: D => Genauer erläutert im CardScan Handbuch 19

20 4.5 Einstellungen: Tätigkeiten und Protokolle Abbildung 11: Einstellungen Tätigkeiten & Protokolle 20

21 Funktion Aktivitätseinstellungen beibehalten Aktivitätseinstellungen für Anhänge beibehalten Automatisches Öffnen des Tätigkeitsdialoges Protokolleinstellungen beibehalten Protokolleinstellungen für Anhänge beibehalten Automatisches Öffnen des Protokolldialoges Hinweismeldung anzeigen, falls das Datum der Aktivität auf ein Wochenende fällt Beschreibung Beim speichern einer Aktivität übernimmt Scan- IT Datum, Uhrzeit, Anlass usw. beim nächsten Öffnen einer Tätigkeit automatisch. Die Anhänge des jetzigen Scans werden auch an die nächsten angehängt. Durch die Aktivierung des Automatisches Öffnen des Tätigkeitsdialoges erscheint nach dem Speichern automatisch die Meldung ob Sie eine Aktivität planen möchten. Beim speichern eines Protokolls übernimmt Scan-it Datum, Uhrzeit, Anlass usw. beim nächsten Öffnen einer Historie automatisch. Anhänge des jetzigen Protokolls werden auch an das nächste angehängt. Durch die Aktivierung des Automatisches Öffnen des Protokolldialoges erscheint nach dem Speichern automatisch die Meldung ob Sie eine Aktivität planen möchten. Es erscheint ein Hinweis, falls die Aktivität an einem Wochenende stattfindet. 21

22 5. OCR Details Hier können Sie alle Daten sehen, die Ihr CardScan Gerät tatsächlich von der Visitenkarte erkannt hat. Falls Daten im Scan-IT Kontaktformular fehlen sollten, können Sie diese von hier kopieren und in die Hauptmaske einfügen. Außerdem können Sie unserem Support mitteilen, welche Felder die Scan-IT Software nicht oder falsch eingefügt hat. Abbildung 12: OCR Details Wenn Sie auf klicken, wird Scan-IT geschlossen. 22