Arbeiten mit Microsoft Visio 2007

Transkript

1 Arbeiten mit Microsoft Visio 2007 Sascha Kurze

2 Agenda Shapes I: Unentbehrliches Grundlagenwissen Shapes II: Shapes gekonnt anordnen, stapeln und gruppieren Shapes III: Wissenswertes zu Text in Visio Shapes IV: Wissenswertes zum Positionieren von Text Verknüpfen von Daten mit Diagrammen I: Erste Schritte Verknüpfen von Daten mit Diagrammen II: Datengrafiken Verknüpfen von Daten mit Diagrammen III: Positionieren von Datengrafiken Verknüpfen von Daten mit Diagrammen IV: Automatisches Verknüpfen von Daten Sonstiges 2

3 Shapes I: Unentbehrliches Grundlagenwissen Was ist eigentlich ein Shape?

4 Shapes I: Unentbehrliches Grundlagenwissen Welche Arten von Shapes gibt es? Es gibt 1D- und 2D-Shapes

5 Shapes I: Unentbehrliches Grundlagenwissen Wie verhalten sich 1D-Shapes? Es gibt einen Anfang- und einen Endpunkt

6 Shapes I: Unentbehrliches Grundlagenwissen Wie verhalten sich 2D-Shapes? Sie verfügen über 8 Verbindungspunkte

7 Shapes I: Unentbehrliches Grundlagenwissen Auch Text, Fotos oder ClipArt-Grafiken werden beim Einbinden in Visio 2007 zu Shapes

8 Shapes I: Unentbehrliches Grundlagenwissen Quellen für Visio-Shapes: 1. Fenster Shapes : Dieses Fenster enthält Schablonen. 2. Schablonen: Schablonen sind keine Shapes. Das ist ein wesentlicher Aspekt. Schablonen enthalten Shapes. 3. Shapes: Shapes sind in Visio alles. Aber Shapes sind keine Schablonen. Schablonen enthalten Shapes.

9 Shapes I: Unentbehrliches Grundlagenwissen Die Suchfunktion: Wenn man online ist, werden auch die Microsoft- Datenbanken mit durchsucht Es können eigene Schablonen definiert werden

10 Shapes I: Unentbehrliches Grundlagenwissen

11 Shapes I: Unentbehrliches Grundlagenwissen Es können auch eigene Shapes erstellt werden:

12 Shapes II: Shapes gekonnt anordnen, stapeln und gruppieren Welches Diagramm findet Ihr besser?

13 Shapes II: Shapes gekonnt anordnen, stapeln und gruppieren Welches Diagramm findet Ihr besser?

14 Shapes II: Shapes gekonnt anordnen, stapeln und gruppieren Es gibt die Möglichkeit Shapes automatisch zu verbinden: 1. Stellen Sie sicher, dass Autom. Verbinden aktiviert ist, indem Sie auf die Schaltfläche Autom. verbinden klicken. (Oft ist es schon aktiviert ist, je nach Diagrammtyp, mit dem Sie gerade arbeiten.) 2. Wählen Sie in einer Schablone das gewünschte Shape aus. 3. Positionieren Sie Ihren Zeiger über dem Shape, das verbunden werden soll, und klicken Sie dann auf einen blauen Pfeil für Autom. Verbinden. 4. Ein neues Shape wird hinzugefügt, verbunden und ordentlich auf dem Zeichenblatt positioniert.

15 Shapes II: Shapes gekonnt anordnen, stapeln und gruppieren Gitternetzlinien, Lineal und Führungslinien helfen beim manuellen anordnen. Führungslinien entstehen beim Ziehen aus dem Seitenlineal.

16 Shapes II: Shapes gekonnt anordnen, stapeln und gruppieren Größe und Position über das Menü: Ansicht/Größen und Positionsfenster

17 Shapes II: Shapes gekonnt anordnen, stapeln und gruppieren Weitere Möglichkeiten: Drehen Kippen Automatisches Ausrichten mehrere Shapes Gleichmäßiges Verteilen von Shapes

18 Shapes II: Shapes gekonnt anordnen, stapeln und gruppieren Man kann Shapes stapeln

19 Shapes II: Shapes gekonnt anordnen, stapeln und gruppieren Wie gruppiere ich Shapes? Tipp: Die Tastenkombination für das Gruppieren lautetstrg+umschalt+g. (Merken Sie sich G für Gruppe.)

20 Shapes II: Shapes gekonnt anordnen, stapeln und gruppieren Wie beende ich die Gruppierung von Shapes? Tipp: Sie können eine Gruppierung auch aufheben, indem Sie STRG+UMSCHALT+U drücken.

21 Shapes II: Shapes gekonnt anordnen, stapeln und gruppieren Bereits gruppierte Shapes:

22 Shapes III: Wissenswertes zu Text in Visio Hinzufügen und Bearbeiten von Text

23 Shapes III: Wissenswertes zu Text in Visio Das Text-Tool: Mithilfe des Text-Tools ist es möglich nur Text auch als Shape zu verwenden Auch Gruppierungen können damit textlich benannt werden Am Ende zum Zeigertool wechseln nicht vergessen!

24 Shapes III: Wissenswertes zu Text in Visio Besondere Textfelder: Das Feld: Ein Feld kann automatisch Informationen beinhalten (z. B. ein Datumsfeld, welches automatisch das aktuelle Datum anzeigt) Befindet sich unter Einfügen/Feld

25 Shapes IV: Wissenswertes zum Positionieren von Text Textblock drehen ShapeSheet

26 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen I: Erste Schritte Flussdiagramm als Geschäftsprozess ohne hinterlegte Daten:

27 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen I: Erste Schritte Flussdiagramm als Geschäftsprozess mit hinterlegten Daten:

28 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen I: Erste Schritte

29 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen I: Erste Schritte 1. Shapes auf Zeichnung ziehen 2. Shapes mit Datenblatt verknüpfen

30 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen I: Erste Schritte 3. Zeilen in die Shapes ziehen

31 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen I: Erste Schritte Beim ziehen wird immer nur eine Teilmenge angezeigt. Alle Daten in Visio anzeigen: Shape markieren, und das Fenster Shape-Daten aufrufen.

32 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen I: Erste Schritte Wie sollten die Datensätze (z.b. die Excel- Worksheets) aussehen?

33 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen I: Erste Schritte Wie sollten die Datensätze (z.b. die Excel- Worksheets) aussehen? Zeilen sollten Shapes beschreiben:

34 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen I: Erste Schritte Wie sollten die Datensätze (z.b. die Excel- Worksheets) aussehen? Daten sollten in Tabellenform mit Überschriften vorliegen

35 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen I: Erste Schritte Wie sollten die Datensätze (z.b. die Excel- Worksheets) aussehen? Die Daten sollten einen Primärschlüssel beinhalten

36 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen I: Erste Schritte Wie sollten die Datensätze (z.b. die Excel- Worksheets) aussehen? Die Datensätze sollten keine unnötigen Informationen mit beinhalten:

37 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen I: Erste Schritte Welche Datenquellen können genutzt werden? Microsoft Office Excel-Arbeitsmappen Microsoft Office Access-Datenbanken Microsoft Windows SharePoint Services-Listen Microsoft SQL Server-Datenbanken OLEDB- oder ODBC-Datenquellen

38 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen II: Datengrafiken

39 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen II: Datengrafiken Über neue Datengrafik lassen sich weitere Datengrafiken und Symbolsätze definieren

40 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen III: Positionieren von Datengrafiken Auch Datengrafiken lassen sich einzeln oder gemeinsam verschieben.

41 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen IV: Automatisches Verknüpfen von Daten

42 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen IV: Automatisches Verknüpfen von Daten Damit das automatische Verknüpfen funktioniert, muss der Shape-Text exakt dieselbe Schreibweise aufweisen wie der Text in den Daten. Siehe Beispiel:

43 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen IV: Automatisches Verknüpfen von Daten Danach mit Datenquelle verbinden:

44 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen IV: Automatisches Verknüpfen von Daten Und danach automatisch verknüpfen:

45 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen IV: Automatisches Verknüpfen von Daten Am Ende mit dem Shape-Text verbinden:

46 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen IV: Automatisches Verknüpfen von Daten Ergebnis:

47 Verknüpfen von Daten mit Diagrammen IV: Automatisches Verknüpfen von Daten Und nun nur noch das ganze in Zeitintervallen automatisieren. Auf das Menü Daten auf Daten aktualisieren und dann auf Konfigurieren. Das Kontrollkästchen Aktualisierung alle muss angehakt sein

48 Sonstiges Über Shape und Layout konfigurieren lassen sich große Datensätze gut automatisiert anordnen Unter Design gibt es nette Designeffekte für Shapes Es gibt eine Kommentarfunktion unter Markup ist allerdings noch sehr unhandlich Es gibt gute AddOns die z.b. komplett automatisiert einen Netzwerkplan für Visio 2007 aufstellen Unter Ansicht kann man sich eine Kopf- und Fußzeile definieren Achtet vor dem Drucken darauf, dass alles auf eure Seite passt (Seitenansicht)

49 Noch Fragen?