Checkliste für die Filialapotheken-Gründung

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1 Checkliste für die Filialapotheken-Gründung Wer bereits über die Erlaubnis zum Betrieb einer einzelnen Apotheke verfügt und nun eine Mehrbetriebserlaubnis, das heißt eine Betriebserlaubnis für eine Hauptapotheke und bis zu drei Filialapotheken nach den 1, 2 Apothekengesetz (ApoG) erhalten möchte, muss einen entsprechenden an sich formlosen Antrag stellen, dem aber eine Vielzahl von Unterlagen beizufügen sind. Welche dies genau sind, haben wir nachfolgend zusammengestellt. Zuständig für die Erteilung der Betriebserlaubnis ist die Behörde, in deren Zuständigkeitsbereich die Hauptapotheke liegt und die die Betriebserlaubnis für diese Hauptapotheke erteilt hat. Für den Fall, dass der Filialbetrieb in einem anderen Zuständigkeitsbereich liegt, wird das für die Hauptapotheke örtlich zuständige Gesundheitsamt die für die Überwachung des Filialbetriebs zuständige Behörde am Erlaubnisverfahren beteiligen. Der Betreiber mehrerer öffentlicher Apotheken erhält nur eine Mehrbetriebserlaubnis, die sämtliche von ihm betriebenen Apotheken umfasst. Dies gilt auch, wenn der Antragsteller bereits Betriebserlaubnisinhaber ist und neue Apotheken hinzukommen. Der Antragsteller verzichtet dann auf die alte Betriebserlaubnis ab dem Zeitpunkt der Übernahme der weiteren Apotheke(n). Es gibt also immer nur eine einzige Betriebserlaubnis, über die der Apothekeninhaber verfügt. Wichtig ist, dass die vollständigen Unterlagen bei der zuständigen Behörde in der Regel sechs bis acht Wochen vor dem für die Betriebsaufnahme gewünschten Termin vorliegen sollten. Die Unterlagen müssen dabei entweder als beglaubigte Kopien oder im Original zur Einsichtnahme vorgelegt werden. Eine enge vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde ist hilfreich. Dabei können auch Einzelheiten über die Antragstellung erörtert werden. Vereinzelt haben Behörden ihre Vorstellungen über einen ordnungsgemäßen Antrag veröffentlicht. Derartige Bekanntmachungen sind bei der nachfolgenden Checkliste berücksichtigt. Rechtsanwältin Bettina Mecking, Justiziarin der Apothekerkammer Nordrhein, Düsseldorf, b.mecking@aknr.de Durch den Inhaber der Hauptapotheke sind vorzulegen: 1. Formloser Antrag auf Erteilung der Apothekenbetriebserlaubnis für mehrere Apotheken ( 2 Absatz 4 ApoG) Hiermit beantrage ich,... (Vor- und Nachname des Antragstellers/der Antragstellerin)... (Anschrift des Antragsstellers/der Antragstellerin)... (Angabe einer Telefonnummer, unter welcher der Antragsteller/die Antragstellerin tagsüber erreichbar ist) 1

2 mir/uns (im Fall der OHG) die Erlaubnis für den Betrieb der... -Apotheke in... als Hauptapotheke (Hauptapotheke) (Anschrift der Hauptapotheke) sowie der... -Apotheke in... als Filialapotheke (Filialapotheke) (Anschrift der Filialapotheke) zum... (Datum der geplanten Eröffnung oder Übernahme) zu erteilen. Die oben angegebene Adresse soll als Zustelladresse für die Erlaubnisurkunde dienen (Unterschrift des/der Antragstellers/Antragstellerin) 2. Verzichtserklärung auf die bisherige Betriebserlaubnis Sofern der Antragsteller/die Antragstellerin bereits über eine Betriebserlaubnis verfügt, muss er/sie den Verzicht darauf erklären. Hiermit verzichte ich auf die mir für den Betrieb der...-apotheke erteilte Betriebserlaubnis ab dem Zeitpunkt, in dem die...-apotheke von mir im Rahmen der beantragten Mehrbetriebserlaubnis mit übernommen wird. Bei Aushändigung der beantragten Mehrbetriebserlaubnis werde ich die bisherige Erlaubnisurkunde zurückgeben (Unterschrift des Antragstellers/der Antragstellerin) Hinweis: Manche Behörden verlangen für die Erteilung der Mehrbetriebserlaubnis, die nicht durch Neugründung einer Filiale, sondern durch den Kauf von Apotheken erfolgt, entsprechende Verzichtserklärungen der bisherigen Betreiber auf ihre jeweilige Betriebserlaubnis ( 3 Nr. 2 ApoG). 3. Staatsangehörigkeitsnachweis durch einen deutschen Reisepass oder einen Bundespersonalausweis oder einen Staatsangehörigkeitsausweis bzw. durch eine Einbürgerungsurkunde in beglaubigter Fotokopie ( 2 Absatz 1 Nr. 1 ApoG) Hinweis: Dies ist jedoch nur erforderlich, wenn bisher keine Betriebserlaubnis des Antragstellers/der Antragstellerin für die zukünftige Haupt apotheke im Bereich der zuständigen Behörde bestanden hat. 2

3 4. Knapper (tabellarischer) Lebenslauf, der Angaben über die Ausbildung und die beruflichen Tätigkeiten nach Erteilung der Approbation enthält ( 2 Absatz 1 Nr. 3 und 2 Absatz 3 ApoG). Die Ausführungen sind handschriftlich zu unterzeichnen. Hinweis: Einige Behörden verzichten auf die neuerliche Vorlage eines Lebenslaufs, wenn der Antragsteller/die Antragstellerin im Bereich der zuständigen Behörde schon eine Apotheke betreibt. Andere verlangen ihn auch bei diesen Antragstellern/Antragstellerinnen, sofern die Erteilung der bisherigen Betriebserlaubnis länger als ein Jahr zurückliegt dies muss mit der beteiligten Behörde abgeklärt werden. 5. Deutsche Approbationsurkunde in beglaubigter Fotokopie ( 2 Absatz 1 Nr. 3 ApoG) Hinweis: Dies ist jedoch nur erforderlich, wenn bisher keine Betriebserlaubnis des Antragstellers/der Antragstellerin für die zukünftige Hauptapotheke im Bereich der zuständigen Behörde bestanden hat. 6. Amtliches Führungszeugnis, das nicht älter als sechs Monate sein darf ( 2 Absatz 1 Nr. 4 ApoG), Belegart O (= zur direkten Zusendung an die zuständige Behörde) als Verwendungszweck Apothekenbetriebserlaubnis angeben. Ein solches kann z. B. beim Einwohnermeldeamt beantrag werden. Hinweis: Eine erneute Vorlage wird bei Antragstellern/Antragstellerinnen verlangt, die im Bereich der zuständigen Behörde schon eine Apotheke betreiben, sofern die Erteilung der bisherigen Betriebserlaubnis länger als ein Jahr zurückliegt dies muss mit der beteiligten Behörde abgeklärt werden. 7. Ärztliches Attest, aus dem ausdrücklich hervorgeht, dass der Antragsteller/die Antragstellerin in gesundheitlicher also in physischer und psychischer Hinsicht in der Lage ist, eine Apotheke ordnungsgemäß zu leiten ( 2 Absatz 1 Nr. 7 ApoG). Dieses Attest sollte folgenden Wortlaut haben: Herr/Frau... ist in gesundheitlicher Hinsicht nicht ungeeignet, eine Apotheke ordnungsgemäß zu leiten. Hinweis: Eine erneute Vorlage wird bei Antragstellern/Antragstellerinnen verlangt, die im Bereich der zuständigen Behörde schon eine Apotheke betreiben, sofern die Erteilung der bisherigen Betriebserlaubnis länger als ein Jahr zurückliegt dies muss mit der beteiligten Behörde abgeklärt werden. 8. Erklärungen In 2 ApoG ist vorgesehen, dass der Antragsteller/die Antragstellerin der Erlaubnisbehörde gegenüber mit teilen muss, a) dass der Antragsteller/die Antragstellerin voll geschäftsfähig ist ( 2 Absatz1 Nr. 2 ApoG); b) dass dem Antragsteller/der Antragstellerin die Ausübung des Apothekerberufs nicht untersagt ist sowie, dass keine Strafverfahren und keine berufsgerichtlichen Verfahren gegen ihn/sie anhängig sind ( 2 Absatz 1 Nr. 4 ApoG); c) ob und ggf. an welchem Ort der Antragsteller/die Antragstellerin in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Gemeinschaften oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Euro päischen Wirtschaftsraum eine oder mehrere Apotheken betreibt ( 2 Absatz 1 Nr. 8 ApoG). 3

4 Hinweis: Eine erneute Vorlage der Erklärungen zu a) und b) wird bei Antragstellern/Antragstellerinnen, die im Bereich der zuständigen Behörde schon eine Apotheke betreiben, regelmäßig nur verlangt, sofern die Erteilung der bisherigen Betriebserlaubnis länger als ein Jahr zurückliegt dies muss mit der beteiligten Behörde abgeklärt werden. Zum Antrag auf Erteilung der Betriebserlaubnis für die...-apotheke (Hauptapotheke) in... und für die...-apotheke (Filialapotheke) in... gebe ich gemäß 2 ApoG die folgende Erklärung ab: 1. Ich bin voll geschäftsfähig. 2. Ich bin weder straf- noch berufsgerichtlich vorbestraft. Auch sind keine derartigen Verfahren gegen mich anhängig. Die Ausübung des Apothekerberufs ist mir nicht untersagt. 3. Ich bin nicht im Besitz einer Erlaubnis für eine andere Apotheke in der Bundesrepublik Deutschland oder in einem Mitgliedstaat der Europäischen Gemeinschaften und habe mich auch nicht anderweitig um eine solche beworben. (Ggf. müssten an dieser Stelle entsprechende Besitzverhältnisse offengelegt werden, was zum jetzigen Zeitpunkt eher einen Ausnahmefall darstellen dürfte.) Ich versichere die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben (Unterschrift des Antragstellers/der Antragstellerin) 9. Eidesstattliche Versicherung Der Antragsteller/die Antragstellerin muss nach 2 Absatz 1 Nr. 5 ApoG bezüglich der von ihm/ ihr geschlossenen Verträge an Eides statt versichern, dass er/sie keine Vereinbarungen getroffen hat, die gegen 8 Satz 2 ApoG (z. B. Umsatzmietverträge, stille Beteiligung), 9 Absatz 1 ApoG (Pachtvereinbarungen) 10 ApoG (Vereinbarungen über das bevorzugte Angebot bestimmter Arzneimittel oder die Beschränkung auf bestimmte Hersteller) oder 11 ApoG (Zuweisungen von Verschreibungen durch Ärzte oder andere) verstoßen. Neben den Hauptverträgen müssen auch die den Apothekenbetrieb ansonsten prägenden Vereinbarungen wie Gesellschaftsverträge, Finanzierungsabreden, Beraterverträge, Kooperationsverträge, Marketingverträge und Ähnliches apothekenrechtskonform gestaltet werden. Hinweis: Auch Vertragsentwürfe, die zum Zeitpunkt der Beantragung der Betriebserlaubnis zwar schon besprochen und ausgefüllt, aber noch nicht unterschrieben sind, fallen unter diese Vorgabe, wenn Anhaltspunkte vorliegen, dass die Parteien sich bereits mündlich oder stillschweigend auf die Einhaltung der entsprechenden Grundsätze geeinigt haben. 4

5 In der Regel kann die eidesstattliche Versicherung vor einem Notar oder vor der Genehmigungsbehörde abgegeben werden, sofern letztere zur Entgegennahme derartiger Erklärungen ermächtigt ist was dem Vernehmen nach nicht durchgängig der Fall ist. Mancherorts bestehen daher die Ämter auf den Gang zum Notar. Eidesstattliche Versicherung... (Vor- und Nachname des Antragstellers/der Antragstellerin)... (Geburtsdatum/Geburtsort)... (Anschrift des Antragstellers/der Antragstellerin) Hiermit erkläre ich, dass ich keine Rechtsgeschäfte geschlossen oder Absprachen getroffen habe, die gegen 8 Satz 2 ApoG, 9 Absatz 1 ApoG, 10 ApoG und 11 ApoG verstoßen. Insbesondere sind an den Apotheken, für die ich die Betriebserlaubnis beantrage, keine Dritten in Form einer stillen Gesellschaft beteiligt. Außer den vorgelegten Verträgen bestehen keine anderen Verträge oder Nebenabreden, die mit der Einrichtung oder dem Betrieb der Apotheke im Zusammenhang stehen. Es bestehen keine Pacht-, Besitz- oder Beteiligungsverhältnisse meinerseits an anderen Apotheken. Ich bin mir darüber im Klaren, dass eine erteilte Betriebserlaubnis von der Behörde zurückgenommen werden muss, wenn diese Erklärung inhaltlich unzutreffend oder unvollständig ist und wenn ich mich bei meiner Berufsausübung für die Leitung einer Apotheke als unzuverlässig erwiesen habe. Ferner ist mir bewusst, dass eine erteilte Betriebserlaubnis auch dann widerrufen werden kann, wenn nachträglich Vereinbarungen getroffen werden sollten, die gegen 8 Satz 2 ApoG, 9 Absatz 1 ApoG, 10 ApoG oder 11 ApoG verstoßen. Mir ist die Bedeutung einer Versicherung an Eides statt sowie die Strafbarkeit einer unrichtigen oder unvollständigen eidesstattlichen Versicherung* bekannt. In Kenntnis dessen versichere ich an Eides statt, dass ich nach bestem Wissen die Wahrheit gesagt und nichts verschwiegen habe (Unterschrift des Antragstellers/derAntragstellerin) * Auszug aus dem Strafgesetzbuch: 156: Falsche Versicherung an Eides statt Wer vor einer zur Abnahme einer Versicherung an Eides statt zuständigen Behörde eine solche Versicherung falsch abgibt oder unter Berufung auf eine solche Versicherung falsch aussagt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft. 163: Fahrlässiger Falscheid; fahrlässige falsche Versicherung an Eides statt (1) Wenn eine der in den 154 bis 156 bezeichneten Handlungen aus Fahrlässigkeit begangen worden ist, so tritt Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe ein. 5

6 10. Vorzulegende Pläne a) Amtlich beglaubigter Grundbuchauszug, das heißt Bezeichnung des Grundstücks nach Straße, Hausnummer, Flur und Flurstück ( 1 Absatz 3 ApoG). Hinweis: Sofern für die zukünftige Hauptapotheke bereits eine Betriebserlaubnis des Antragstellers/der Antragstellerin bestanden hat, muss ein amtlicher Lageplan nur für die zukünftige(n) Filialapotheke(n) vorgelegt werden. b) Maßstabsgetreue Pläne über die Grundflächen der Apothekenbetriebsräume (geeigneter Maßstab = 1 : 100 oder 1 : 50), aus denen die Größe (mindestens 110 qm Gesamtfläche die Größe der einzelnen Räume ist jeweils in Quadratmetern anzugeben), die Lage, die Einrichtung sowie die Funktionsbezeichnungen der einzelnen Apothekenbetriebsräume ersichtlich sind ( 2 Absatz 1 Nr. 6 ApoG). Hinweis: Sofern für die zukünftige Hauptapotheke bereits eine Betriebserlaubnis des Antragstellers/ der Antragstellerin bestanden hat und sich keine Änderungen gegenüber den hier bereits vorliegenden Unterlagen ergeben haben, müssen Pläne nur für die Filialapotheke(n) vorgelegt werden. Manche Behörden wünschen ergänzend eine Erklärung darüber, dass die Apotheken betriebsräume der bestehenden Apotheke den Anforderungen nach 4 Apothekenbetriebsordnung entsprechen. 11. Verfügungsgewalt über die Apotheke a) Der Nachweis der Verfügungsgewalt des Antragstellers/der Antragstellerin über die Apotheke selbst als Gewerbebetrieb kann durch Vorlage eines Kaufvertrags im Original zum Verbleib in den Akten der Behörde oder in beglaubigter Fotokopie oder durch Vorlage eines Erbscheins geführt werden, wenn die Erteilung der Betriebserlaubnis zum Betrieb von bestehenden Apotheken nach Kauf oder Erbschaft beantragt wird ( 2 Absatz 1 Nr. 5 ApoG). Hinweis: Sofern für die zukünftige Hauptapotheke bereits eine Betriebserlaubnis des Antragstellers/der Antragstellerin bestanden hat und sich keine Änderungen gegenüber den hier bereits vorliegenden Unterlagen ergeben haben, müssen Unterlagen nur für die Filialapotheke(n) vorgelegt werden. b) Weiter muss der Antragsteller/die Antragstellerin den Nachweis erbringen, dass ihm/ihr die nach der Apothekenbetriebsordnung vorgeschriebenen Räume tatsächlich zur Verfügung stehen. Sofern der Antragsteller/die Antragstellerin nicht Eigentümer/in der Räume ist, dient als Nachweis die Vorlage der Hauptmietverträge, aus dem der/die Eigentümer/in hervorgeht, in Verbindung mit den aktuellen Grundbuchauszügen, zuzüglich sofern vorhanden sämtlicher Untermietverträge ( 2 Absatz 1 Nr. 6 ApoG). Hinweis: Sofern für die zukünftige Hauptapotheke bereits eine Betriebserlaubnis des Antragstellers/der Antragstellerin bestanden hat und sich keine Änderungen gegenüber den hier bereits vorliegenden Unterlagen ergeben haben, müssen Unterlagen nur für die Filialapotheke(n) vorgelegt werden. c) Auch weitere Verträge, die mit der Einrichtung und dem Betrieb der Apotheken in Zusammenhang stehen wie z. B. Kaufverträge über Einrichtungen, Warenlager, EDV sowie Finanzierungsvereinbarungen sind vorzulegen ggf. auch eine Ausfertigung des OHG-Vertrags, wenn die Hauptapotheke in Form einer offenen Handelsgesellschaft (OHG) betrieben werden soll ( 2 Absatz 1 Nr. 5 ApoG). 6

7 Hinweis: Sofern für die zukünftige Hauptapotheke bereits eine Betriebserlaubnis des Antragstellers/der Antragstellerin bestanden hat und sich keine Änderungen gegenüber den hier bereits vorliegenden Unterlagen ergeben haben, müssen Unterlagen nur für die Filialapotheke(n) vorgelegt werden. Für den Leiter der Filialapotheke ( =Filialverantwortlicher) sind vorzulegen: 1. Knapper (tabellarischer) Lebenslauf, der Angaben über die Ausbildung und die beruflichen Tätigkeiten nach Erteilung der Approbation enthält ( 2 Absatz 3 ApoG). Die Ausführungen sind handschriftlich zu unterzeichnen. 2. Deutsche Approbationsurkunde in beglaubigter Fotokopie 3. Amtliches Führungszeugnis, das nicht älter als sechs Monate sein darf ( 2 Absatz 1 Nr. 4 ApoG), Belegart O (= zur direkten Zusendung an die zuständige Behörde) als Verwendungszweck Apothekenbetriebserlaubnis angeben. 4. Ärztliches Attest, aus dem ausdrücklich hervorgeht, dass der Antragsteller/die Antragstellerin in gesundheitlicher also in physischer und psychischer Hinsicht in der Lage ist, eine Apotheke ordnungsgemäß zu leiten ( 2 Absatz 1 Nr. 7 ApoG). Dieses Attest sollte folgenden Wortlaut haben: Herr/Frau... ist in gesundheitlicher Hinsicht nicht ungeeignet, eine Apotheke ordnungsgemäß zu leiten. 5. In 2 ApoG ist vorgesehen, dass der Antragsteller/die Antragstellerin der Erlaubnisbehörde gegenüber mitteilen muss, a) dass der Antragsteller/die Antragstellerin voll geschäftsfähig ist ( 2 Absatz 1 Nr. 2 ApoG); b) dass dem Antragsteller/der Antragstellerin die Ausübung des Apothekerberufs nicht untersagt ist sowie, dass keine Strafverfahren und keine berufsgerichtlichen Verfahren gegen ihn/sie anhängig sind ( 2 Absatz 1 Nr. 4 ApoG). Erklärung Für die...-apotheke (Filialapotheke) in... soll ich,... (Vor- und Nachname des Filialleiters/der Filialleiterin)... (Geburtsdatum/Geburtsort)... (Anschrift des Filialleiters/der Filialleiterin) als verantwortliche/r Filialleiter/in bestellt werden. In diesem Zusammenhang gebe ich gemäß 2 ApoG die folgende Erklärung ab: 7

8 1. Ich bin voll geschäftsfähig. 2. Ich bin weder straf- noch berufsgerichtlich vorbestraft. Auch sind keine derartigen Verfahren gegen mich anhängig. Die Ausübung des Apothekerberufs ist mir nicht untersagt. Ich versichere die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben (Unterschrift des Antragstellers/der Antragstellerin) 6. Vorlage des Arbeitsvertrags mit dem jeweils Verantwortlichen zwecks Nachweis der Beschäftigungszeiten usw. Hinweis: Teilweise wird vertreten, dass die schriftliche Benennung des/der Filialverantwortlichen im Rahmen des Betriebserlaubnisverfahrens noch nicht erforderlich sei, da die Überprüfung des Vorliegens der Voraussetzungen des 2 Absatz 5 ApoG nur eine Sache der Überwachung des laufenden Betriebs darstelle. Ein Streit diesbezüglich dürfte sich in der Praxis jedoch nicht lohnen, da die Aufsichtsbehörden erfahrungsgemäß durchgängig die Vorlage des Filialleiter-Arbeitsvertrags fordern und zu befürchten ist, dass es zu einer von keinem Beteiligten gewollten Störung des Genehmigungsverfahrens kommt, wenn dieser nicht vorgelegt wird. Der Filialleiter-Arbeitsvertrag muss inhaltlich bestimmten apothekenrechtlichen Vorgaben entsprechen. Copyright 2004 AWA Aktueller Wirtschaftsdienst für Apotheker Diese Sonderdarstellung ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen der Urheberrechtsgesetzes ist ohne Genehmigung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Der Text ist mit äußerster Sorgfalt erarbeitet. Eine Haftung für die Richtigkeit kann aber nicht übernommen werden. Deutscher Apotheker Verlag, Dr. Roland Schmiedel GmbH & Co., Birkenwaldstraße 44, Stuttgart; Telefon 0711/2582-0, Telefax 0711/ , awa@deutscher-apotheker-verlag.de, Internet: 8